书目数据库的维护及书标改错的技巧-以辽宁省图书馆为例.docx

    书目数据库的维护及书标改错的技巧以辽宁省图书馆为例    杨小穷（辽宁省图书馆，辽宁沈阳410015 7收稿日期：2015 - 09 -10作者简介：杨小穷（1982-），辽宁省图书馆馆员Keys：书目数据；维护；书标；打印Reference：文章介绍了书目数据库维护的重要性，阐述了在互联网时代、联机编目条件下书目数据库中存在的一些问题，针对这些问题介绍了维护书目数据库的具体步骤，针对书目数据库维护中的最后一步书标改错，介绍了利用Excel打印书标的方法G254.3：A：1003 -1588(2015)10 -0087 -03由于互联网时代的不断发展，为书目数据的获得提供了多种渠道（如从联合编目中心下载、数据外包、书商提供等）这些渠道加快了编目速度，提高了入库效率，但也随之使书目数据的质量受到了影响如何解决这一问题？这就需要做好书目数据库的维护工作下面笔者结合辽宁省图书馆的实际工作对这一问题进行阐述1 维护书目数据库的重要性书目数据揭示了图书内容及馆藏情况，在读者与馆藏资源之间架起了一座桥梁因此，对书目数据进行质量管理有着重要的意义定期的、系统的对书目数据库的维护能够保证编目数据的统一性、规范性，这是实现资源共享的关键环节，能够充分、准确地揭示本馆馆藏情况；保证馆藏书目数据著录及标引格式前后一致性，使同种图书、同一主题的图书得以集中归类排架，避免一书两分情况的出现。

2 书目数据存在的主要问题2.1著录不规范在著录正题名时出现漏字、错字等情况，著录副题名时英文字母大小写混淆，遇到标点符号时全、半角混淆等2.2丛书名与正题名混淆在著录过程中，由于编目员将丛书名与正题名混淆，会造成图书无法集中归类或分散归到各类的情况例1{ FLDMARK} 001 0120150627002.3标引错误在著录过程中，由于标引的错误，使图书归于错误的类别905字段也应进行修改2.5必要字段的缺失由于著录人员的疏忽大意可能会造成必要字段的缺失，这一情况的结果将会导致图书信息揭示的不完整，读者在检索时出现困难，影响书目的质量3 维护书目数据库的具体步骤3.1划分岗位职责由专人负责书目数据库的维护工作，明确责任与分工图书馆书目数据维护工作通常由业务领导主抓，由业务领导指派人员来专门负责书目数据的维护工作3.2提高责任意识除了有专门的人员来负责书目数据库的维护外，其他的编目人员也应该有高度的责任意识，在平时的著录查重过程中，如发现书目数据存在错误应及时加以更正3.3及时发现，及时更改，并填写“改错本”发现书目数据错误后要及时更改，如果导致索书号发生变化的要及时填写“改错本”，以便日后集中的、统一的对书库中的书标进行更改。

3.4确立维护标准书目数据质量的关键在于数据是否标准、是否规范、是否前后一致在遵守“数据质量控制工作规程”规定的各项国际、国家标准基础上，根据本馆实际工作中出现的具体问题，参照各大权威机构制定的具体业务细则，制定本馆的书目数据库维护细则，保证馆内书目数据库维护细则的连贯性3.5确保维护工作的连续性由于图书馆书目数据的不断增加，错误不可避免，因此要确保书目数据维护工作的连续性、不间断性以辽宁省图书馆为例，随着每年购书经费的增加，辽宁省图书馆的藏书量不断增加，书目数据的数量也随之增长，因此要保证书目数据库的质量就要不间断地对书目数据进行维护，以确保读者能够在最短的时间里找到需要的图书4书标打印的方法书目数据库维护工作进行到填写“改错本”后并没有真正结束，接下来是组织人员对已经入库的图书的书标进行修改由于辽宁省图书馆采用的In-terlibClient系统不具有将需要改错的图书归类的功能，只能根据条码号逐一打出，每打一种书标都要调整书标纸的尺寸，因此工作效率不高根据这种情况笔者以辽宁省图书馆为例总结了一个用Excel表格打印书标的方法4.1 书标的格式辽宁省图书馆使用的书标纸规格为每张长40毫米、宽26毫米，一版含19行、4列共76张。

每张书标纸上的内容包括分类号、索书号与入馆年份，分为三行排列4.2书标模板的制作方法4. 2.1 表格的设置由于Excel的原表格与书标纸规格不符，因此需要对Excel表格进行重新设置打开Excel表格，选取A至D列与1-19行之间所有表格，设置行高为73.5、列宽为17.5此规格与书标纸基本相符4.2.2页面设置选取A至D列与1-19行之间所有表格，鼠标左键单击工具栏“文件”菜单，选取“页面设置”选项，在跳出的对话框中选取居中方式为水平居中，纸张大小为“书标”（辽宁省图书馆已将书标的规格输入电脑），最后选择“确定”键4.2.3 单元格格式设置选取A至D列与1-19行之间所有表格，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”选项或在工具栏“格式”的下拉菜单中选“单元格”项，进入“单元格格式”对话框在数字选项框里选择“文本”一项，这一项有助于“版本号”的正确打印；“对齐”栏里“水平对齐”选择“靠左（缩进）”，“垂直对齐”选择“居中”字体”栏里选择“仿宋_GB2312”，字形选择“加粗”，字号选择“14”号最后选择“确定”选项，书标模板便制作完成了4.3 书标模板打印书标的具体方法4.3.1 选择CapsLock大写键。

因为索书号的首字母均为大写，所以选择此键4.3.2输入书标内容辽宁省图书馆书标纸的内容包括分类号、索书号与入馆年份三部分，分为三行排列因此首先输入分类号，然后按Alt+回车键进行单元格内换行，再依次输入索书号与人馆年份，其中人馆年份取辽宁省图书馆书目数据控制号的前六位每种图书只需输入一张，若是需要多张可以通过复制来完成4.3.3根据需要进行调整不同的图书分类号也不尽相同，因此要根据不同的图书分类号对表格进行略微调整，以确保打印出美观、整洁的书标以此方法打印书标使书标的改错效率得到了很大提高总之，数字化、自动化是图书馆发展的必然方向，书目数据维护为图书馆的馆藏建设提供了有力保障书目数据维护工作任重道远，作为编目人员应担负起这一重任，把好编目质量关，建立起～整套科学的图书馆资源管理措施，规范化、标准化地对图书馆书目数据进行维护，切实地将本馆的书目数据库维护细则贯彻下去，使馆藏资源的最大效益得以发挥出来Reference：[1] 陈新洁.E环境下馆藏书目数据的维护方法与技巧[J]．现代情报，2012(139)：122 -125.[2] 牛振恒．采用Excel打印书标值得推广[J]．图书情报知识，2003(3)：73 - 74.[3] 牛书东．图书馆馆藏书目数据库的维护探讨[J].图书馆工作与研究，2007(139)：41 -42．（编校：崔萌）  -全文完-。