001文件与资料管理程序.doc

文件与资料管理程序制 订： 文件编号：XX-QP-001 文件版本：A/0版 文件页数：共 10页 制订单位：文控中心批 准： 制订日期：X-XXXX有限公司文件编号XX-QP-001版本/次A/0版页 码2 OF 09制订日期X-X文件名称文件与资料管理程序文件类别程序文件/21．总则确保公司管理体系在运作中能够有效落实，对公司管理体系之所有文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持在现场操作中的文件版本是最新、最有效的。

2．范围 　　适用于公司所有与管理体系有关文件（包括适当范围的外来文件）的管理与控制 3．权责 3.1内部文件与资料之制订，废止与收发管制权责表： 文件阶层核准制订收发管制单位一阶文件总经理管理代表文控中心二阶文件管理代表部门主管文控中心三阶文件管理代表部门主管文控中心四阶文件管理代表部门主管文控中心 3.2外部文件资料,由文控中心收集,经管理代表审查,核准后由文控中心收发管制. 3.3文件审核过程中发现问题,如有手改现象,由审核人在手改处签名确认.4．定义 4.1一阶文件：质量手册：说明质量系统原则与管理重点之系统指导文件； 4.2二阶文件：程序文件：供管理者控管跨部门作业流程之文件； 4.3三阶文件：工作文件：规范作业者行为工作标准或指导书； 4.4四阶文件：质量记录(各类表单)：用来记录执行结果之表格或报告书； 4.5外来文件：特指与产品有关的国际、国家、行业标准以及客户的技术资料等 XXX有限公司文件编号XX-QP-001版本/次A/0版页 码3 OF 09制订日期X-X文件名称文 件与资料控制程序文件类别程序文件/2 5.3文件制订、修订、作废作业 5.3.1文件制订作业 文件需要制订时,由制订权责部门填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”进行文件制订、修订，经相关部门会审，权责主管核准，文控中心按文件编号原则对新文件进行编号。

5.3.2文件修订作业 A若文件不符合现实要求需修订时,由权责部门提出修订原因,填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”交原制订部门研议修订，修订内容填写于“文件修改记录表”中，并附于修订后之文件后面 B修订后之文件经审查与核准后由文控中心发行 5.3.3文件废止作业：文件废止作业时,需由提出部门填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”交原制订部门废止，原编号列入管制，不得重复使用 5.3.4工程图面制订,修订及废止作业按《工程图面管制办法》执行 5.4文件审核与核准作业：文件制订、修订及废止之审查及核准作业依照3.1作业 5.5文件编号原则 XX------ □□------□□□ 文件流水号 文件类别/代码 公司代码 5.5.1公司代码：公司代码用大写英文字母“XX”表示XXX有限公司。

5.5.2文件类别：序号文件类别文件代码序号文件类别文件代码1质量手册2程序文件3检验标准、作业指导书4质量记录 XXX有限公司文件编号XX-QP-001版本/次A/0版页 码4 OF 09制订日期X-X文件名称文 件与资料管理程序文件类别程序文件/2 5.6一、二、三阶文件版本/版次及页次管理 5.6.1第一次制订之原版以A/0表示,A/0版第一次修订为A/1版, 经过5次修订后改为B/0， 单页修订抽换为准，不必整本改版依此类推. 5.6.2一二三阶文件总页次数包括正文和附件两部分,表单不计入总页数,由该文件引出之表单附于后面, 以表单编号管制，由其余文件引出之表单而该文件也用到者,不再附于文件后面 5.7文件发行、回收管制作业 5.7.1一二三阶文件收发管制,由文控中心按“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”注明之各部门需求份额，填写“文件（发放、回收）记录表”，并在发行文件封页及正文和附件上加盖发行章（如附件四） 5.7.2修订及废止时,旧版本失效之文件于新文件发行时回收,回收份额与发行份额数量一致,内容完整,若有遗失,记录于“文件（发放、回收）记录表”备注栏。

5.7.3对外发行文件,由适当对外单位签收,回收亦由签收单位负责,并交文控中心统一处理 5.8文件保存、销毁作业5.8.1文件保存作业 A、 现场使用之文件须置于现场场所,非现场使用之文件由各部门自行集中管理 B、使用部门不得影印正式发行之文件(四阶文件不限制影印) C、文控中心须在增加新文件或文件有修订版本版次后3日内发行“文件清单和质量记录清单”，供使用部门核对其文件资料是否为最新版本，如有文件变动时，请使用部门在“文件清单和质量记录清单”上自行做好记录 D、文件若发现有遗失、破损、字迹模糊、份数不足等需要补发时，由需求部门填写“”注明申请原因，经单位主管审查，经理核准后由文控中心予以补发，损坏文件回收并记录于“文件（发放、回收）记录表”上 E、任何人不得于一二三阶文件上加标记或书写任何字符 F、文控中心由专人管理，文件管制须纳入内部质量稽核项目中以确保文件资料之正确使用G、各单位看板需引用文件时，在看板上标明文件编号及版本版次，文件修订时应随文件而改变。

H、文件之借阅，填写“文件借阅、更改、补发、报废、申请单”经权责部门主管审查，管理代表核准后交文控中心办理XXX有限公司文件编号XX-QP-001版本/次A/0版页 码5 OF 09制订日期X-X文件名称文 件与资料管理程序文件类别程序文件/2 5.8.2文件销毁作业 由各部门回收旧版本文件,统一交文控中心销毁,文控中心保留一份原版文件并加盖“作废章”（如附件四）存档 5.9外部文件资料 5.9.1外部文件资料由文控中心收存并加盖“外来文件章”（附件四）经管理代表审核后予以保存 5.9.2对外文件发行 对需发行之外部文件资料,文控中心填写“文件分发回收）记录表”经管理代表审核后进行发行，发行需加盖红色发行章，并做发行记录5.9.3外部文件资料版本管制 A、外部文件资料有版本标识者,以外部文件资料版本管制. B、 外部文件资料无版本标识者,无修订日期有制订日期者,以制订日期作版本管制. 例：某文件无版本标识,有制订日期为09年8月16日,其版本为“090816”C、外部文件资料无版本标识，有修订日期，有制订日期，以修订日期进行版本管制.例：某文件无版本标识，有制订日期，有修订日期为09年8月16日，其版本为“090816”D、外部文件资料无版本标识，无制订日期，无修订日期，以收文日期进行版本管制。

例：某文件无版本标识，无制订日期，无修订日期收文日期为09年8月16日，其版本为“090816”E、每半年由文控中心向相关机构询问国家，国际标准文件版本状况，以保证文件为最新版本 5.9.4外部文件资料之编号管制 外部文件资料编号经文件来源，收文年份及收文顺序流水编号： □ □□ □□□ 文件流水号 。