档案工作基础知识课件.ppt

档案工作基础知识1一、一、 档案工作 1 1 1 1．档案工作的含．档案工作的含．档案工作的含．档案工作的含义义 管理档案和档案事管理档案和档案事业业的活的活动动档案工作基档案工作基本本术语术语）） 广广义义上上, ,指整个档案事指整个档案事业业, ,包括档案室工作、包括档案室工作、档案档案馆馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣档案科研工作、档案宣传传出版工作、档案外事活出版工作、档案外事活动动、档案、档案历历史和史和发发展研究等等展研究等等　　　狭　　　狭义义上，上，专专指档案指档案业务业务工作，即档案室和档工作，即档案室和档案案馆馆用科学的原用科学的原则则和方法管理档案，和方法管理档案，为为各各项项事事业业服服务务的工作2一、一、 档案工作 ２．档案工作的基本内容２．档案工作的基本内容收集收集 整理整理 鉴定定 保管保管 统计 利用利用 2.12.1收集收集 （一）定（一）定义义：： 档案收集工作，是指基档案收集工作，是指基层层档案部档案部门门和档案和档案馆馆，根，根据国家和据国家和专业专业主管机关的相关法主管机关的相关法规规，通，通过过接收、接收、征集等方式，把具有保存价征集等方式，把具有保存价值值的文件或档案，集的文件或档案，集中到档案部中到档案部门统门统一管理的一一管理的一项业务项业务管理活管理活动动。

3 （二）档案的三次集中（二）档案的三次集中： 1 1、文件由、文件由业务业务部部门门、、专业专业人人员员向文向文书书部部门门或或档案档案专专兼兼职职人人员员的集中要的集中要进进行初步的价行初步的价值鉴值鉴定、定、分分类类整理、整理、组组卷卷编编目工作，并目工作，并暂为暂为代管，代管，这这就是就是档案收集工作的第一次集中档案收集工作的第一次集中, ,次年三月底以前完成次年三月底以前完成 2 2、档案由、档案由专专兼兼职职档案人档案人员员或文或文书书部部门门向基向基层层档案部档案部门门的集中归归档档时间时间：次年的六月：次年的六月统统一向一向档案室移交档案室移交这这是档案的收集工作的第二次集中是档案的收集工作的第二次集中 3 3、档案由档案室向档案、档案由档案室向档案馆馆的集中档案室所的集中档案室所保存的档案在保存保存的档案在保存1010年之后，就要将永久和年之后，就要将永久和3030年年保存的档案向国家保存的档案向国家综综合档案合档案馆馆或或专业专业档案档案馆馆移交42.2整理 按照一定原按照一定原则对则对档案档案实实体体进进行系行系统统分分类类、、组组合排列、合排列、编编号和基本号和基本编编目，使之有序化的目，使之有序化的过过程。

程 整理机构：整理机构：《《中中华华人民共和国档案法人民共和国档案法实实施施办办法法》》（国家档案局令第（国家档案局令第5 5号）号）规规定，定，应应当立卷当立卷归归档档的材料由的材料由单单位的文位的文书书或者或者业务业务机构收集机构收集齐齐全，并全，并进进行整理、立卷，定期交本行整理、立卷，定期交本单单位档案机构或者档位档案机构或者档案工作人案工作人员员集中管理集中管理 优优点：熟悉点：熟悉业务业务，有利，有利齐齐全完整保密，有利全完整保密，有利于提高于提高质质量和效率、方便以后的利用等量和效率、方便以后的利用等 5一、一、 档案工作 2.3鉴定 　　　　 对档案进行鉴别挑选,去粗取精 2.3.1对文件材料能否转化为档案进行鉴定 2.3.2对档案进行保管期限的划分永、长、短；2006年以后：永久、30年、10年） 2.3.3档案的期满鉴定 2.3.4档案的移交鉴定6一、一、 档案工作 2.4保管 档案的保管就是根据档案的成份和状况，采取安全有效的防护措施，克服和限制损毁档案的各种不利因素，维护档案的完整、准确、系统和安全，最大限度延长档案的寿命。

7档案档案保管工作的任保管工作的任务有：有： １、日常性的保管工作：主要指温湿度的观察监测、温湿度控制，库房清洁、库房的安全保卫和档案的入柜上架整理等； 2、预防性的保管工作：主要指围绕档案的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染、防盗等而采取的维护措施——“十防”措施，各种定期或不定期检查等8 3、抢救性的保管工作： 主要指对破损或载体变质的档案进行的修补、复制等； 4、条件性的保管工作： 主要指库房的规划建设与使用、档案装具的挑选及设备的购置与维护等 9 2.5统计 档案统计工作是通过数字和报表，掌握和解释档案宏观管理和微观管理基本情况有宏观统计和微观统计两项内容 10 1 1、宏、宏观统计工作工作 档案的宏观统计工作，是指国家各级档案行政管理部门和各级专业主管机关进行的档案统计工作 2 2、微、微观统计工作工作 档案微观统计，是指档案室和档案馆，对本单位档案和档案管理工作所进行的统计工作对有关情况（如档案数量、查借阅数量、设备设施情况、人员情况、经费投入情况等）进行数据的登记,统计和分析研究。

11 2.6利用利用 是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其信息加工材料，及信息加工材料，及时时、准确地、准确地满满足个人、足个人、单单位、位、社会社会对对档案信息的利用需求档案信息的利用需求 形式：形式：形式：形式：档案档案实实体利用：外借、复制、室内体利用：外借、复制、室内阅览阅览、、陈陈列展列展览览、参考咨、参考咨询询、出据、出据证证明、介明、介绍绍宣宣传传；数；数字化档案信息的利用：提供拷字化档案信息的利用：提供拷贝贝、通信、通信传输传输、、电电子文件子文件汇编汇编、网、网络络服服务务 方式：主方式：主动动和被和被动动服服务务，，编编研开研开发发等12二．档案的分类档案档案文文书档案档案科技科技档案档案专门档案档案其它其它13二．档案的分类文文书档案档案党群党群档案档案行政行政档案档案生生产管理管理经营管理管理其它其它14二．档案的分类科技科技档案档案基建基建档案档案设备档案档案科研科研档案档案其它其它（水文、（水文、测绘、、地地质等）等）产品品档案档案15二．档案的分类专门档案档案人事人事档案档案工商工商档案档案税税务档案档案会会计档案档案其它（其它（诉讼、、检察、察、教学、教学、审计、、统计等）等）公安公安档案档案16二．档案的分类其它其它档案档案声像声像档案档案实物物档案档案电子子档案档案其它其它17档案室档案室党群工作行政管理业务工作人事档案会计档案电子档案实物档案声像档案18三、档案室工作三、档案室工作实务19档案室的基本任档案室的基本任务1.宣传贯彻档案相关法律、法规、规章、制度和标准，并建立健全本单位档案管理制度；2.负责监督和指导本单位各部门、下属单位文件材料、电子文件、照片、音视频、奖杯、奖牌、奖状等的形成、收集积累，整理和归档工作；3.负责本单位入库后档案的整理、保管、鉴定、数字化、统计和提供利用；4.依法定期向同级档案馆移交档案。

20档案室的档案室的“三三铁”与与“三室分开三室分开”n n“三铁”指铁柜、防盗门、防盗笼铁柜具有防火的作用，防盗笼具有防盗的作用，而防盗门兼具防火和防盗的作用n n“三室分开”指办公室、阅览室与档案室分开21密集架和档案柜密集架和档案柜22密集架和档案柜密集架和档案柜n n密集架的优点在于空间利用率高，容量大，缺点是成本高、安装复杂，特别是对楼面承重要求高，楼面荷载不小于12kN/㎡,而一般办公用房都达不到这个要求n n档案柜的优点在于成本低、安装方便，突发情况下便于整体搬移抢救，对楼面承重要求略低，楼面载荷为5 kN/㎡，缺点是空间利用率低，容量小23档案柜排列方式档案柜排列方式n n1.档案柜应布置成行并垂直于有窗的墙面，便于通风和采光；n n2.如果档案室无窗，档案柜应垂直于有出入口的墙面；n n3.档案柜靠墙单行摆放，房间中部可两行档案柜背靠背紧贴摆放；n n4.两行档案柜之间应留80cm宽通道，便于通行和打开档案柜门24档案室配档案室配备灭火器的火器的类型型 档案室应当配备气体灭火器，一般为二氧化碳灭火器因为气体灭火器在灭火后不会在档案上留下任何痕迹，不会对档案造成二次伤害。

25档案室照明灯的档案室照明灯的选择n n《档案馆建筑设计规范（JGJ-2000）》中要求“档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，宜选用白色灯罩的白炽灯” n n白光LED正好弥补白炽灯的缺点，具有高效能、低能耗、清洁环保的优势，即使对照明系统进行改造，只需更换灯管即可，更为关键的是白光LED不产生紫外线辐射26档案室的防档案室的防尘n n1.确保库房门、窗、柜密闭性良好n n2.每季度对空调或通风设备滤网进行清洁n n3.每月打扫库房地板、档案柜架，如果使用密集架的，还要对密集架轨道进行吸尘27档案室的防火档案室的防火n n1.建立安全防火责任制，定期检查电源开关、用电容量、用电设备运行情况，对故障、老化设备及时维修、更换；不违章用电，不超负荷用电；n n2.严禁在库区吸烟、堆放杂物；n n3.定期检查气体灭火器气压是否在正常区间28档案室的防霉、防虫档案室的防霉、防虫n n1.严禁将食物带入库区；n n2.控制温湿度，适时通风置换库内空气；n n3. 定期更换驱虫剂29驱虫虫剂的使用的使用n n1.应选择正规厂家生产的绿色环保产品，禁止使用含二氯苯、萘两种成分的驱虫剂n n2.每节档案柜架放置适量驱虫剂，使用期结束后及时更换。