excel中数据的有效性的应用.doc

excel 中数据的有效性的应用        3、 防止数据输入错误        典型应用如下：        （1） 防止日期错误：        只准输入日期或某个日期之后的特定日期：点击EXCEL菜单“数据-有效性-”， 在“设置-允许”对话框中选择“日期”、并在相应位置输入起始日期                （2） 只准输入整数：        在“设置-允许”对话框中选择“整数”        （3） 防止输入重复值：        首先要选定整行/列或单元格区域（比如选中B列），然后再点击EXCEL菜单“数据-有效性-”， 在“设置”对话框中选择“自定义”、在“公式”中输入“=COUNTIF(B:B,B1)<2”                 检验一下：在B3单元格中输入“A”，看看会出现什么结果？        （4） 只能输入大于上一行的数值（或日期）：                注意引用区域的最后一行行标为相对引用A4的有效性公式为：=MAX($B$3:$B4)        4、 条件输入        只准输入符合一定条件的数据：        （1） 只能输入大于左侧的数字                （2） 按条件输入_根据左侧条件来决定右侧单元格如何输入：        下图中，如果单据类型选择了“入库单”，则只能在“入库数量”所在列即C列输入数据，而不能在“出库数量”所在列即D列输入数据；反之亦然。

                C列公式为：=IF(B5="入库单",ISNUMBER(C5),FALSE)        D列公式为：=IF(B5="出库单",ISNUMBER(D5),FALSE)[应用一]下拉菜单输入的实现例1：直接自定义序列有时候我们在各列各行中都输入同样的几个值，比如说，输入学生的等级时我们只输入四个值：优秀，良好，合格，不合格我们希望Excel2000单元格能够象下拉框一样，让输入者在下拉菜单中选择就可以实现输入操作步骤：先选择要实现效果的行或列；再点击"数据\有效性"，打开"数据有效性"对话框；选择"设置"选项卡，在"允许"下拉菜单中选择"序列"；在"数据来源"中输入"优秀，良好，合格，不合格"（注意要用英文输入状态下的逗号分隔！）；选上"忽略空值"和"提供下拉菜单"两个复选框点击"输入信息"选项卡，选上"选定单元格显示输入信息"，在"输入信息"中输入"请在这里选择"例2：利用表内数据作为序列源有时候序列值较多，直接在表内打印区域外把序列定义好，然后引用操作步骤：先在同一工作表内的打印区域外要定义序列填好(假设在在Z1：Z8），如“单亲家庭，残疾家庭，残疾学生，特困，低收人，突发事件，孤儿，军烈属”等，然后选择要实现效果的列（资助原因）；再点击"数据\有效性"，打开"数据有效性"对话框；选择"设置"选项卡，在"允许"下拉菜单中选择"序列"；“来源”栏点击右侧的展开按钮（有一个红箭头），用鼠标拖动滚动条，选中序列区域Z1：Z8（如果记得，可以直接输入=$Z$1:$Z$8；选上"忽略空值"和"提供下拉菜单"两个复选框。

点击"输入信息"选项卡，选上"选定单元格显示输入信息"，在"输入信息"中输入"请在这里选择"例3：横跨两个工作表来制作下拉菜单用INDIRECT函数实现跨工作表在例2中，选择来源一步把输入=$Z$1:$Z$8换成=INDIRECT("表二!$Z$1:$Z$8"),就可实现横跨两个工作表来制作下拉菜单[应用二]自动实现输入法中英文转换有时，我们在不同行或不同列之间要分别输入中文和英文我们希望Excel能自动实现输入法在中英文间转换操作步骤：假设我们在A列输入学生的中文名，B列输入学生的英文名先选定B列，点击进入"数据\有效性"，打开"数据有效性"对话框；选择"输入法"对话框，在"模式"下拉菜单中选择"关闭（英文模式）"；然后再"确定"，看看怎么样[应用三]数据唯一性检验员工的身份证号码应该是唯一的，为了防止重复输入，我们用“数据有效性”来提示大家操作步骤：选中需要建立输入身份证号码的单元格区域（如B2至B14列），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式：=COUNTIF(B:B,B2)=1，确定返回。

以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框，并拒绝接受输入的号码运用Excel三大条件函数解决实际问题！秋尽冬至，又到一年年终时在工作中，数据的运算量和汇总的操作一下比平时多了不少众所周知，在Excel中可以对数据进行各种不同的运算和汇总，今天我向大家介绍与条件相关的函数三兄弟，分别是“COUNTIF”、“SUMIF”和“IF”函数他们有一个共同的特点——都姓字符“IF”大兄弟：COUNTIF函数（计数求和）COUNT函数，顾名思义是用来计数的，统计所选择区域的数值型单元格个数COUNTIF是COUNT函数的引伸与拓展，在计数时加上先前条件，只有符合计数的条件才进行统计计算比如，从员工信息表中，计算出有多少人的年龄大于35岁下面我们来看一个典型的分类计数汇总的例子这里有一张销售流水记录表，每名销售人员累计做了多少“销售订单个数”呢？ 大兄弟COUNTIF正常工作需要两个参数——条件区域（本例为左侧表中“销售人员”一列）和计数条件（本例为右侧表中的人员姓名）要计算第一位销售人员的“订单数”，很简单，输入函数公式 “=COUNTIF($C$2:$C$16,E2)”即可（见图1）。

二兄弟：SUMIF函数（条件求和）SUM函数的作用是对数据求和，而SUMIF对它进行了引伸和拓展，比如计算“金额”在1元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等等它有3个参数，分别是条件区域、判断条件、实际的求和区域（如果它与“条件区域”是一个区域，就可省略）在上例中，计算每位“销售人员”的订单总金额，就要使用SUMIF函数来协助了如果要计算每个人的销售订单总金额，把左侧表的“销售人员”一列当作“条件区域”，把右侧表的每个名单当作求和“条件”，把左侧表的每笔“订单金额”当作“实际求和区域”，在G2单元格中输入数据计算公式 “=SUMIF($C$2:$C$16,E2,$B$2:$B$16)”（见图2），第1名销售人员的“订单总额”就瞬间产生了小提示：在本例的COUNTIF函数和SUMIF函数中，由于“销售人员”区域与“订单总额”区域都是固定的，所以在函数中引用这两列地址时，要使用“绝对地址”，也就是在地址前添加“$”符号三兄弟：IF函数逻辑高手IF函数是一个条件函数，它可以通过设置的条件进行逻辑判断如果在刚才的数据汇总表中再添加一列“销售奖金”数据，“销售奖金”发放的方法是：如果某个人的订单总额大于￥1500,000，那么“奖金”数用总额×5%，否则“奖金”就用总额×3%。

所以，第1位销售人员“销售奖金”的计算公式应为“=IF(G2>1500000,G2*0.05,G2*0.03)”，如图3所示结合刚才的知识，推测一下这个公式中3个参数的涵义吧G2>1500000”是IF函数的判断条件，“G2*0.05”是条件成立的操作，“G2*0.03”是条件不成立的操作名师点睛：*数据的分类汇总是Excel最常见的应用分类汇总的方法很多，包括使用函数和公式设置的条件可看作是分类的依据，用“COUNTIF函数”进行分类计数汇总，用“SUMIF函数”进行分类求和汇总，非常方便IF函数的作用是根据判断条件的真假，自动进行分支操作比如根据身份证号码的奇偶来判断性别，根据绩效数据来填写成绩等等在实际应用时，一个非常实用的应用是：把IF函数的“真”或“假”参数嵌套成另一个IF函数，实现多种分支操作如2个IF函数的嵌套可写成“=IF（条件，真，IF（条件，真，假））”，这样一来就可以实现3个分支判断了（在Excel中，最多是7层函数嵌套）重复数据的筛选问题常常让我们感到非常棘手COUNTIF函数除了可以实现分类计数汇总外，它和IF函数配合，还可以实现对重复数据的标识与筛选，从而将1列中的重复数据删除。

在如下图4所示的案例中，使用了公式“=IF(COUNTIF($C$1:C1,C1)>1,”1”,”0”)”为重复数据的后面添加了标识“1”，为不重复数的后面添加了标识“0”在公式中，COUNTIF是条件计数，可利用它统计出从这列的第1个数据起，某个数出现了几次，再用IF函数判断，若出现2次以上就添加“1”，若出现1次则就添加“0”最后用Excel中的自动筛选功能，将所有标识为“1”的数据行删除，就能把重复数据统统清理掉了与“IF”相关的函数三兄弟，不但为运算添加了“条件”，而且为我们打通了很多解决问题的道路，只要我们肯用心发掘，一定还能够找到更多的问题解决之道很多单位都组建了局域网，虽然有不少能在局域网上聊天的工具，但一来使用不方便，二来不安全(容易被老板发现)为此，笔者建议大家用Excel来聊天 用Excel来聊天　　★第一步:打开Excel2003，新建一个工作簿文档，取名保存(如“工作记录.xls”)　　★第二步:执行“工具→共享工作簿”，打开“共享工作簿”对话框(见图1)，选中“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”选项，确定返回 　　★第三步:将上述工作簿文档保存在局域网上某台电脑的一个共享文件夹中。

 　　★第四步:局域网内用户同时打开上述工作簿，大家约定好输入的单元格位置(如A用户在A列输入内容、B列输入时间；B用户在C列输入内容、D列输入时间……) 　　★第五步:选定相应的单元格(如A1)，将聊天内容输入到其中，再选中B1单元格，按下“Ctrl+Shift+;”组合键输入系统当前时间　　★第六步:单击工具栏上的“保存”按钮，将上述输入内容保存一下，对方只要再按一下“保存”按钮，即可看到上述输入的内容 　　★第七步:如果老板来了，只要切换到其他工作表(如Sheet2)中(可以事先输入一些与工作相关的内容)，即可转换到“工作状态”既方便又安全！ 　　小提示 　　提高效率，多人同时录入一个Excel文件这个应用主要利用了Excel的“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”功能，在实际工作中，可以用做多人共同录入一个Excel表格，Excel会自动保持信息不断更新比如:有A、B、C、D四个用户分工合作共同完成2005.xls文件的录入，首先打开这个文件，并按上面的操作勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”，最后点击“文件→另存为”，将其保存在E电脑的D盘中接下来四个用户就可以同时在这个文件中录入了。