规范干部档案管理夯实干部管理工作基础.docx

    规范干部档案管理，夯实干部管理工作基础    程伟 北京市安贞医院党委办公室Reference：通过档案专项审核工作，发现干部人事档案中存在重要材料缺失、材料不完整、不规范、信息前后不一致等共性问题问题的原因有干部本人的不够重视，还有档案材料生成部门、管理部门的履职尽责和协同配合等多个方面建议在实际工作中从加强干部教育、档案部门管理以及档案管理人员培训等方面进行规范和完善，提高干部档案质量，夯实干部工作基础Keys：干部档案 专项审核 干部管理干部档案管理工作是组织人事工作的重要内容，是干部管理工作的重要依据，也是选人用人的重要基础2016年，根据北京市医院管理局的统一部署，我单位分阶段推进了以干部“三龄两历一身份”为审核重点的中层管理干部人事档案专项审核工作此次档案审核工作对干部档案起到了规范和完善作用，提高了干部档案的质量，为干部档案后续工作打下了良好的基础与此同时，在审核中我们发现了目前档案工作中存在的一些共性问题，这些问题引起了我们对干部档案管理工作的思考思考如何在后续工作中，着眼于干部档案的真实性和完整性，着手于干部档案日常的规范化管理，做到防控和管理相结合，真正发挥干部档案在干部管理工作中的基础性作用。

一、档案审核过程中发现的主要问题通过档案专项审核工作，发现干部人事档案中存在重要材料缺失、材料不完整造成的“两历”不清晰、“三龄”记载的前后不一致以及材料不完善、不规范等共性问题重要材料缺失、材料不完整主要是指《干部履历表》、学历学位材料、进修证明材料、职称评聘材料、以及干部任免材料不齐全三龄”记载的前后不一致主要表现为案卷材料中先后记载的出生日期、参加工作日期以及入党时间不一致，其中以出生日期和参加工作时间前后记载不一致的情况较为突出出生日期前后不一致有阴阳历的情况，也有因为笔误和填写时不重视而造成的误差材料不完善、不规范主要表现为干部履历表中本人签名、填表时间、组织印章不齐全；年度考核表中主管领导评鉴意见、考核等次、组织印章、本人签名不齐全；考察材料中考察人、党委（党组）印章不齐全等二、存在问题的原因分析干部人事档案材料出现问题的原因是多方面的，有干部本人的不够重视，还有档案材料生成的高校学生管理部门、单位组织人事部门及档案管理部门的履职尽责和协同配合方面的问题1.干部本人重视程度不够档案中不同时期的案卷材料主要来源于干部本人填写和提交实际工作中，干部本人在填写相关材料时因为没有意识到所填材料将归入档案而引起足够重视，从而出现不规范填写或者笔误，比如出生日期、参加工作时间、入党时间填写的前后不一致、重要信息书写不规范造成的难以辨认等等；除此之外，由于干部本人不能按要求及时将重要材料提交档案管理部门，造成档案中部分材料缺失，上述情况给档案管理部门造成工作难度，同时可能会历史性的影响到干部本人的切身利益。

2.档案材料生成部门在工作中缺乏足够的严谨性和细致性干部人事档案在不同时期分别经不同的部门形成，一部分是在高校的学生工作管理部门形成，一部分是在单位组织人事部门形成，还有一少部分是在工作单位的其他职能部门形成高校学生工作管理部门所保管的学生学籍档案是干部人事档案的前身，是干部人事档案中至关重要的一部分其中，《报考登记表》、《成绩表》、《毕业生登记表》、《学位授予表》是学籍材料的要件，决定着学籍材料的完整性审核中发现，学籍材料中学位授予材料缺失情况比较突出从档案材料看，缺少学位授予材料则意味着干部仅取得了学历，而未取得学位，给组织人事部门区分单证、双证增加了难度除此之外，报考登记表、成绩表、毕业生登记表中缺少一件至两件的情况也较为常见组织人事部门是干部人事档案材料形成的主要部门，涉及干部人事档案材料的多个方面其中，《干部履历表》是组织部门要求干部填写的一份很重要的材料，内容包括出生日期、党团关系、学历、工作经历、奖惩情况、家庭成员情况等审核中发现，不同期形成的《干部履历表》中记载的信息存在前后记载不一致的情况，尤其是工作发生过调动的干部，说明组织人事部门对于《干部履历表》的审核工作不够细致到位。

与此同时，《干部履历表》存在信息滞后的问题，尤其在职称、职务、父母、配偶及子女信息方面表现突出，影响到干部档案材料的利用价值其次，《工资变动表》是人事部门制作的体现干部参加工作时间、职级及待遇变化的重要材料，是维护干部个人合法权益的证明材料审核中发现，《工资变动表》中记录的参加工作时间存在前后不一致的情况，同时《入职工资表》、《离职工资表》以及证明干部参加工作时间的《转正定级表》、《招工登记表》、《入伍登记表》、《聘用合同》、《转干审批表》等关键材料缺失情况也比较常见3.档案管理部门责任落实不到位干部人事档案管理部门在促进干部档案完整、规范方面发挥着至关重要的作用干部档案管理部门的对内职责是做好档案的接收、鉴定、分类、归档、整理、装订等业务工作，对外职责是主动加强与各档案材料生成部门的沟通联系，对接收档案过程中发现的缺失材料及时向档案发出单位发函补充，保证档案材料的完整齐全审核中发现，目前部分档案材料散落，没有分类整理好并装订成册；此外，缺少的材料中部分是在当期发生，还有一部门是在档案流转前和流转过程中发生，并且缺失情况没有及时给予补救，造成问题的逐渐积累，影响到干[]部档案的最终利用。

三、对策和建议通过对干部档案工作中存在的问题及主要原因的分析，我认为，要进一步做好干部档案工作应从五个方面入手：1.加强干部教育，提高干部本人的档案意识档案中很多信息来源于干部本人的填写，并在干部选拔任用等工作中最终服务于干部本人组织人事部门要加强对干部的宣传教育，让干部本人意识到档案资料的重要性，并以此在实际工作过程中获得积极支持，使干部在提交资料时自发的做到认真、仔细、主动、及时，从而提高档案资料的质量，降低档案管理部门工作的难度，提高档案管理的水平2.建立责任追究制度，加强档案管理部门内部管理首先要明确分工，将档案材料的制作、保管、归档或转递落实到人；其次是要严格落实档案材[来自WwW.L]料转递手续，即使在科室内部，也要按规定程序详细填写档案材料转递单，并签字盖章；最后是要实行责任追究，凡干部档案材料发现缺件或差错的，一定要按规定追究责任，并限时进行整理、补齐，即使发现问题时责任人已调离原岗位，也要通过其现岗位的直接领导及所在党组织落实其责任，只有这样，才能够真正增强业务人员管好干部档案的责任感3.档案管理部门主动加强外部联系，发挥好档案材料流转中的枢纽作用档案管理部门在与各档案材料生成部门进行材料交接过程中，要认真核对、及时提醒并做好流转签收，在发现材料缺失时，及时发函补齐，避免问题积累。

4.档案管理部门定期进行集中整理，及时发现日常维护过程中的遗漏，并及时补救鉴于当前干部队伍大多每年都有新增材料或记录的情况，宜每年进行一次集中整理可安排工作人员根据其分管的方面对所属干部一年来的变动情况进行一次全面梳理，该归档的归档，该追索的追索，该补填的补填，该登记的登记5.要强化对干部档案管理人员的业务培训，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质在干部档案管理信息化的大趋势下，要通过加强对干部档案管理人员业务的培训，充分利用计算机在干部档案管理工作中的作用，早日实现干部档案的信息化管理  -全文完-。