江苏省水利厅单位分散采购流程.doc

苏水财[2013]26 号省水利厅关于印发《江苏省水利厅单位分散采购流程规定》的通知厅机关各处室、厅直各单位：为加强采购管理,规范采购行为，提高采购资金的使用效益，促进廉政建设，特制定《江苏省水利厅单位分散采购流程规定》，现印发实施，请认真贯彻执行江苏省水利厅2013 年 10 月 31 日江苏省水利厅单位分散采购流程规定为加强采购管理,规范采购行为，促进廉政建设，小型项目单位分散采购活动采购流程按照以下规定执行：一、单位分散采购范围按照《江苏省水利厅政府采购管理暂行办法》和《关于加强厅直单位投资的经济实体财务监督管理的意见》的规定，单位分散采购范围是：应实行单位分散采购的项目，包括货物（设备）采购、服务采购、工程采购二、确定采购方式（一）由采购部门向各单位财务部门提出项目采购要求后，财务部门牵头召集会议，由采购部门、财务部门、项目主管部门、监察部门及其他有关部门参加，具体研究项目的采购方式二）具体研究采购方式及采购要求由采购部门对项目作介绍后，按以下要求确定采购方式：1.对预算在 50 万元以上的项目，必须实行招标采购；2.对项目性质相同可合并（如施工地点较近）招标的，应当合并招标采购；3.对只能从唯一供应商处采购的，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要从原供应商处购置，且不超过原合同金额的百分之十的，可采用单一来源方式采购。

采取单一来源方式的，应达成一致意见并形成纪要报单位办公会研究同意；4.不属以上类型的，必须采用竞争性谈判或询价方式三、采购程序及要求（一）公开招标或邀请招标属于招标采购的，应与厅招投标管理办公室（设在厅基建处）联系，按照招投标程序实施二）单一来源采购单一来源采购的，由采购部门、财务部门、项目主管部门、监察等部门组成采购小组，由采购小组对同型号市场价格进行了解，在保证项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购三）竞争性谈判采购1.成立谈判小组由采购部门（单位）代表（专家）、财务部门专家及项目主管部门专家、职工代表及其他部门组成谈判小组有特殊技术要求的，还可聘请有关专家参加谈判小组成员应由三人以上单数组成，其中专家人数不少于三分之二监察部门对谈判进行全程监督2.谈判小组集中研究包括：采购需求、质量和服务要求、供应商的资格条件、邀请谈判的供应商名额及具体推荐部门、成交原则、竞争性谈判邀请公告是否需在网站公开、未经邀请而要求参加谈判供应商资格审查程序、第一次报价文件递交截止时间和地点、谈判具体时间、各轮次报价是否公开等研究时应当注意的问题：(1)第一次报价文件直接由各供应商谈判当日（密封加盖公章）带到谈判会现场，无需提前送达。

2)成交原则应明确不超过采购预算且根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低成交的原则 （3）确定邀请参加谈判的供应商（含服务商、施工商）名额及部门推荐供应商的具体名额，必须做到符合相应资格条件参加谈判的供应商为 3 家以上且为 2 个以上部门推荐对采购预算在 20 万元以上的项目，各单位根据需要可由财审部门再另行推荐一家供应商参加谈判；不得在会上公布供应商的名单；禁止参加谈判的小组成员或单位其他人员向邀请参加谈判的供应商或其他人员透露参加谈判的供应商的名单和联系方式等信息3.起草、寄传邀请函由采购部门会相关部门起草邀请谈判文件，将会签后的邀请函盖章后送推荐供应商的部门,由推荐部门分别填写邀请的供应商及本部门联系后，由推荐部门直接发给供应商4.察看现场及为供应商解答疑问供应商如有疑问的，由其与推荐部门联系，由推荐部门联系采购部门确定具体时间答复疑问采购部门不得安排供应商同时察看现场禁止陪同察看现场的采购部门人员打听供应商的单位、联系方式，或者将本单位及本人的联系方式提供给供应商采取必要措施防止参加谈判的各供应商之间相互串通在第一次谈判文件接收截止时间前，如谈判文件有实质性变动的，应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

5.谈判 （1）监察人员宣布谈判纪律：除监察人员联系外，所有人员通讯工具一律关闭；谈判期间不得向任何一方透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息谈判期间所有人员（含监察人员）不得擅离现场 （2）在谈判现场对参加谈判供应商代表的身份证原件登记及审核，如是委托代理人，需查验授权委托书，正常交费的养老保险或医疗保险证明，能证明委托代理人系统供应商单位职工身份的材料如不能确认的，应取消该供应商参加谈判资格，并记入有关诚信档案 （3）查验供应商报价密封情况,密封完好并拆封如未密封、不公开报价的，应让提供报价文件的供应商签字确认 （4）审核供应商的基本信息、谈判文件是否响应，提出谈判时需供应商分别澄清的问题，谈判小组明确谈判要点5）谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判谈判小组对供应商谈判报价文件中含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的，可以要求供应商以书面形式加以澄清、说明或纠正，并要求其授权代表签字确认不能澄清的实质问题或者经确认资质条件不符合的，谈判小组研究后通知其不再参加报价 （6）各供应商在规定的时间内分别报价，报价单装入指定信封，未收齐所有供应商报价，谈判人员不得拆看已递交的报价。

报价单收齐后，集中宣读各轮各供应商报价直至最后报价 （7）根据最后一轮报价情况，在不超过预算的情况下，谈判小组依据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定第一候选成交供应商及第二候选成交供应商各一名 （8）谈判小组应将谈判情况形成书面纪要并分别签字非最低价成交的，必须报单位办公会研究确定（其中预算在 20 万元以上的，需报厅财审处商有关部门研究报厅领导确定）6.向成交的供应商发出成交通知单，同时将结果通知所有参加谈判的供应商7.签订采购合同8.决算工作量审核必须由单位审计部门(或审计人员)指定非项目实施单位（含项目主管部门）的人员进行工作量审核调增合同单价或合同价格的，必须由项目实施单位（部门）说明理由，由项目主管部门出具意见经审计部门工作量审计后，报单位办公会研究确定并形成纪要四）询价采购1.成立询价小组由采购部门（单位）代表（专家）、财务部门专家及项目主管部门专家、职工代表及其他部门组成谈判小组有特殊技术要求的，还可聘请有关专家参加谈判小组成员应三人以上单数组成，其中专家人数不少于三分之二监察部门对谈判全过程进行全程监督2.询价小组集中研究商讨包括：采购需求、质量和服务要求、询价对象的资格条件、邀请询价的供应商名额及具体推荐部门、成交原则、询价文件是否需在网站公开、未经邀请而要求参加询价的供应商资格审查程序报价文件接收截止时间和地点等。

研究时应当注意的问题：(1)报价文件由分别推荐供应商的部门（单位）接收，待报价文件递交截止日时送监察部门，报价文件应密封加盖公章2)在不超过采购预算的情况下，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低成交的原则执行 （3）确定邀请参加询价的供应商（含服务商、施工商）名额及部门推荐供应商的具体名额，必须做到符合相应资格条件，参加询价的供应商不少于 3 家且为 2 个以上部门推荐对采购预算在 20 万元以上的项目，根据需要可由厅财审处再另行推荐一家供应商参加询价；不得在会上公布供应商的名单；禁止询价小组成员或单位其他人员向邀请参加询价的供应商或其他人员透露参加询价供应商的名单和联系方式等信息3.起草、寄传邀请函由采购部门会相关部门起草邀请询价文件，将会签后的邀请函盖章后送有关推荐部门,由推荐部门分别填写邀请的供应商及本部门联系后，由推荐部门直接发给供应商4.察看现场及为供应商解答疑问供应商如有疑问的，由其与推荐部门联系，由推荐部门联系采购部门确定具体时间答复疑问采购部门不得安排供应商同时察看现场，禁止陪同察看现场的采购部门人员打听供应商的单位、联系方式或者将本单位及本人的联系方式提供给供应商。

采取必要措施防止参加谈判的各供应商之间相互串通在报价文件接收截止前 2 天，如询价文件有实质性变动 的，应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商5.询价 （1）在报价文件截止时间后，由财务部门牵头召开询价小组会议 （2）监察人员宣布纪律：所有人员不得向任何一方透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息；通讯工具一律关闭、期间所有人员不得擅离现场，与供应商澄清问题时应使用免提等 （3）查验供应商报价密封情况如未密封，应查明原因，属接收后的原因，应停止本次询价进行重新询价并查明原因属报价供应商自身原因，由询价小组根据情况确定是否作为有效报价文件 （4）折封报价文件具备拆封报价文件条件的，将所有报价文件现场拆封唱价 （5）审核供应商的基本信息、询价文件是否响应，提出需向供应商澄清的问题对询价文件没有响应的问题或需澄清的问题，进行现场向供应商免提确认释疑并要求供应商盖章、法定代表人签字后未向供应商就有关问题进行澄清或澄清后符合条件的，不得将供应商报价定为无效报价 （6）根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定第一候选成交供应商及第二候选供应商 （7）询价小组将谈判情况形成书面纪要并分别签字。

非最低价成交的，必须报单位办公会研究确定（其中预算在 20 万元以上的，同时厅财审处商有关部门研究，再报厅领导确定）6.向成交的供应商发出成交通知单，同时将结果通知所有参加询价供应商7.签订采购合同8.决算工作量审核由单位审计部门(或审计人员)指定非项目实施单位及项目主管部门的人员进行工作量审核调增合同单价或合同价格的，必须由项目实施单位（部门）说明理由，由项目主管部门出具意见报单位办公会研究确定并形成纪要。