浅谈档案管理的数字化趋势.doc

浅谈档案管理的数字化趋势【摘要】随着科技技术的口新月异，一个伟大的“数字时代”已经 来临伴随着传统的档案管理方式已经无法适应和满足人事档案日常应用 和管理的信息化、数字化的要求，为了提升工作效率以及人事档案的管理 水平、增强人力资源信息传递的时效性，各档案管理以及用人单位越來越 重视对人才档案管理工作的信息化、数宁化进程人事档案运用网络技术 进行口常管理以及提升数字化应用水平和质量已成为了大势所趋关键词】人事档案管理 信息化 数字化传统的档案信息存储通常是以纸质文档进行分类、存储，再经过人工 进行检索和进行维护且进行档案备份需要大量的人力和物力，人工处理 的过程中还需进行必要的纠错档案信息化通过对传统纸质文档进行扫描 再录入到计算机存储系统中，使得人事档案管理更容易进行实时的同步备 份，使得人事档案管理的存储空间更小，维护更加快捷、方便和安全［1］一、当前我国人事档案管理的主要问题分析管理制度的发展滞后致使弃档、死档等现象C成为档案管理中普遍的 一个难题从长远的角度來看，我国人事制度的改革以及社会的发展随着 人才流动樂垒的减少我国人事档案实施社会化管理成为最终的必然方 向当前我国人事档案管理中的“人档分离” ［2］、“死档弃档、现象较为 严重。

甚至出现一些“自持档案”的现象随着社会的发展，人事档案本 身的严肃性、准确性以及唯一性，逐渐已经被很多人视同为“鸡肋”)“人档分离”由于传统的人事档案管理模式弊端丛生随着人 才流动的特征，“人档分离”现象屡见不鲜很多人事档案，已经无法真 实的反映出当事人的状态，久而久Z,人事档案就会随着其分离的状态从 根木上达不到其应承担的固有使命，从一定程度而言这样的人事档案已 经丧失了其应有的“档案”的价值人事档案应能够首先反映出当事人客 观真实的历史记录，而当前我国的“人档分离”状态本身也成为了我国当 前人事档案中的一种真实状况的描述和反映)“弃档死档”在我国各类人力资源以及社会保障单位网络上， 己经长期开始定期公示“长期失去联系超过5年的流动人员的人事档案 名单每年我国在各类社会保障网及人力资源网站将很多这样失去联系 超过5年且被公示又无人认领的档案最后都被入库封存，成为“死档” 当前我国而临的该类弃档现象C经成为全国各地人才档案管理部门的普 遍遭遇2002年我国人事部全国人才流动中心就做过一项不完全统计，当 年在全国范围内就至少有超过60万的“弃档族” [3]o我国至上世纪九十 年代开始，随着新的用工制度建立，加剧了我国人员流动性，企业职工档 案管理也逐渐开始与企业分离，很多曾经的“单位公职人员”随着档案管 理逐渐与原单位的分离。

逐渐显现出其向“社会人”角色的一种转变加 之，我国自九七年开始在全国逐步建立统一的城镇企业职工基本养老保险 等制度，办理退休以及养老保险也逐渐开始与人事档案脱钩随着我国各地人才服务机构的托管档案的增多，每年和档案主人长期 失去联系的“死档”数量不断增加交费率低口持续不缴费致使成为的“死 档”令人才中介机构头痛不己，因为谁都不敢随便销毁或者故意丢弃这些 人事档案，就算这些当事人不来办理相关手续，其档案也不能随意丢弃 各地的档案部门将人事档案视为“弃档”封存起来而在封存期内，由 于无任何当造成很大的影响在当前我国现行的人事管理制度下，这些原 本已经丧失“价值”的人事档案，其余威仍在，由丁•我国特殊的人事制度 背景下，特别是在国企、事业单位以及想进入国企或事业单位的人员而言, 人事档案将成为其入职前的必不可少的基础资料之一二、我国人事档案发展的方向和趋势展望(-)我国人事档案管理的信息化方向由于现有人事档案中的很多 当事人的个人经历的记录方式仍是纸张的保存，其档案案卷具有唯一性， 一旦遗失和损毁都将难以弥补，另外进行查询和流转效率低下已成为共识 的普遍问题随着我国档案事业的发展，我国政府职能的相关机构几乎在 每年的统筹和总结大会中都会提及人事档案的信息化管理和数？化进程， 然而我国在人事档案利用和服务方血的数字化和网络化方血尽管已经取 得一些较为明显的进展。

但要在全国范I韦I内尽快形成统一的信息化、数字 化人事档案管理体系绝非易事，尽管由于我国人事档案管理的硬件设备、 档案人员管理的问题以及人事档案信息化软件发展的制约不足，但我国人 事档案管理实施的信息化、数宁化进程已初现成效，并在全国各地逐步开 展各类“社会人才人事档案电子化服务”项目，这些项目将分类整理的纸 质档案进行电子扫描等信息化处理，形成与实物档案内容相对应和一致的 “人事电子档案”档案管理人员可以轻易通过进入到“数字档案库”中 查询当事人的档案，并显著提升了口常的办公效率，如可以及时为当事人 或查询单位开设证明)我国人事档案进行电子化、信息化以及数字化成为必然方向随着我国全国开展得一轮信息化档案工作使得我国很多地区人事档案L1 经实现了电子化，但与档案研究领域的学者们的设想仍有一段显著地差 趴，随着我国人才流动的特征，当前很多单位和企业的人才英实际上过去 的丿力史行为以及个人信用记录很难真正被现单位了解，而构建起一个“数 字化”的人事档案将有助与每一个用人单位都能够及时客观的了解到当事 人的公共行为以及诚信记录数宁化”管理也已经成为了我国人事档案 管理现代化发展的必然要求三、总结人事档案管理数字化的好处使得用户进行档案检索更加快捷和方便， 在当今信息化网络时代，如何利用互联网实现高效的人事档案目录公布、 开放，同时让用户可以借助互联网进行交互应用已成为档案管理人员所关 心的最核心的问题。

而传统人事档案运用网络技术进行FI常管理以及提升 数字化应用水平和质量已成为了大势所趋参考文献：[1] 王露露•浅议干部人事档案数字化工作[J]・才智,2012, (21)： 350.[2] 俞平•试论高校人事档案的数字化[J]•科技信息,2013, (23)： 254.[3] 侯静•人事档案数字化加工流程及标准规范化探索[J] •办公室业务，2013, (19)： 83.。