地方高校“不在编人员”人事档案的构建研究.docx

地方iWj校“不在编人员"人事档案的构建研究摘要：“不在编人员”是高校在新 形势下的特殊用工方式，在高校事业发 展起着举足轻重的作用本文阐述了“不 在编人员”人事档案的现状、及规范管 理其人事档案的必要性，如并对如何构 建及其合理性等问题进行了研究关键词：不在编人员人事档案构 建一、“不在编人员”概述及其人事档 案现状地方高校“不在编人员”，是指存在 于iWj校事业编制以外的聘任制人员，地 方高校不在编人员总体分为三大类：教 学人员、管理人员和工勤人员由于“不 在编人员”身份各异、学历职称层次不 一、签订的劳动合同期限不一、工作稳 定性较差等诸多特点，因此，学校对他 们的管理就成了临时、被动的管理目前，“不在编人员”的人事档案材 料的管理现状主要是：一是管理不规范 “不在编人员”的人事档案没有纳入学 校的正常人事档案管理，一般是由学校 的劳资部门代管，更未按照在编人员的 人事档案规范整理二是档案材料不齐 全这类人员的人事档案资料仅是身份 证、职称证，以及来学校后招工录用情 况、劳动合同、工资发放资料等，而来 校前的档案一般仍留在原单位或在人才 交流中心，因其属于临时人员基本无档 案材料。

三是没有形成按人建档这类 人员的档案材料仅是简单存放，没有按 照人事档案每人一档，仅仅是将材料分 类存放，如：工资表一类、招工表一类、 劳动合同一类等等四是“不在编人员” 存在“弃档”的情况由于不在编人员 在与学校合同到期后，人事档案资料仍 然留在学校，个人一般不调转甚至遇 到诸如社保补缴、工龄连续、失业救济、 养老退休等实际问题本人也不会来找回, 形成所谓的“弃档材料”“死档材料”[1]40二、规范管理“不在编人员”人事 档案的必要性新形势下，如何通过规范管理“不 在编人员”人事档案，以保障这类人员 的切身利益，充分降低学校的用工风险, 维护社会稳定，促进学校各项事业顺利 发展，已成为地方高校人力资源管理的 新课题不在编人员”作为学校事业编 制的有益补充，工作在不同的岗位，也 为学校的发展作出了贡献，特别是发展 较快的地方高校，“不在编人员”队伍正 逐步壮大一方面，“不在编人员”人事 档案的缺失，会直接导致他们在办理工 资、退休、医疗、工伤、养老保险等事 宜时，无法提供有效的依据，使自身利 益受到损害；另一方面，这类人员人事 档案的缺失，会导致非常严重的后果， 如有些地方高校作为“被告”被告上法 庭，也有的会因此背上沉重的经济负担。

规范管理“不在编人员”人事档案工作， 不仅可以为学校领导、组织人事部门对 “不在编人员”考察了解提供准确、可 靠的信息和依据，更能为地方高校避免 一些不必要的人事纠纷，有利于地方高 校健康快速发展三、合理构建“不在编人员”人事 档案的建议（一）出台关于“不在编人员”人 事档案管理的规章制度地方高校可以根据现行的《干部人 事档案材料分类目录》，参照在编人员的 人事档案管理办法，结合“不在编人员” 的实际情况，将这类人员的人事档案收 集范围、整理方法、存放档案的库房地 址、专业的管理人员及人事档案管理的 职能部门等都加以明确，对这些“不在 编人员”，要建立相应的人事档案，并以 “人”为单位进行归档，严格制定材料 的归档范围，并由学校人事处统一规范 管理[3]71o（二）“不在编人员”人事档案的构 建要方便实际应用这类人员人事档案的构建，要突出 他们的岗位特点，不仅仅局限于普通人 事档案材料，设计的人事档案的类目， 要能真实反映“不在编人员”的个性信 息，真正发挥人事档案的价值并且， 人事档案中要增加有个人参保、享受福 利待遇等项目，最大限度地避免出现劳 资纠纷等问题，做到有据可查三）“不在编人员”人事档案材料 的收集要个人和部门相互配合。

人事档案材料的收集离不开个人、 用工部门和人事档案部门的配合，定期 对“不在编人员”在具体工作中形成的 档案材料进行收集，及时追补和不断补 充新的材料人事档案部门要对个人提 供的材料进行审核甄别，提交的复印件 必须对照原件，确认无误，并标明与原 件相符字样，才可入档用工部门提供 的录用审批表、拟安排岗位工种情况表、 劳动合同书等资料，也要是有盖章负责 人签字等材料才能入档四）“不在编人员”人事档案实现 信息仆管理心“不在宿人员”的人事档案的管理 要实现信息化采用合适的人事档案管 理软件，设立具有针对性、完善的电子 目录，在收集纸质文档的同时注重电子 文档的收集，逐步实行信息化管理，最 终使这类人员的人事档案管理也纳入地 方高校办公自动化系统中从而使相关 部门的利用在符合相关手续的前提下更 简便，从而最大限度地提高学校管理工 作效率，也体现了这类人员档案的价值五）“不在编人员”人事档案实行 动态化管理不在编人员”人事档案的管理应 随着招录、聘用而构建，随着辞职、辞 退而调转地方高校在进行“不在编人 员”档案管理时，一定要动态化地随劳 动合同的续约或终止及时地确立人事档 案归属，以避免出现劳动用工管理的问 题。

四、保障“不在编人员”人事档案 合理构建的基础（一）建立健全完善的管理制度是 “不在编人员”人事档案合理构建的前提依法治档是一切档案工作的前提， 以《档案法》为基础，建立健全严密的 切实可行的“不在编人员”的人事档案 管理制度，规范归档、收集、整理等各 环节的管理，使“不在编人员”人事档 案管理走上规范化、制度化二）领导重视是完成“不在编人 员”人事档案合理构建的必要支撑领导重视是构建“不在编人员”人 事档案工作的前提条件学校领导要将 “不在编人员”档案管理工作提到议事 日程，对该项工作要给予重视和支持， 并将其纳入整个人事档案工作计划之中 学校应配备足额的高素质档案管理人员、 提供必要的“不在编人员”人事档案用 房、配套设备、管理软件、经费等三）iWj素质的档案管理人员是构 建“不在编人员”人事档案质量的保证档案管理人员不仅具有一定的理论 水平和政治素养，熟悉关于党和国家在 档案工作方面的方针和政策，还要具备 相应的专业知识和管理技能，要熟悉学 校“不在编人员”用工及岗位分布情况， 这样才能在工作中打破常规，创新工作， 使“不在编人员”的人事档案管理更加 规范、合理总之，在地方高校“不在编人员” 人事档案构建中，一定要打破传统的档 案管理误区，本着有利于促进地方高校 人事制度的改革，有利于提高人事管理 的专业化水平的宗旨，主动承担新劳动 合同法对档案管理工作提出的更高要求, 对“不在编人员”档案材料采用科学规 范的收集整理。

在此基础上，对“不在 编人员”档案进行合理开发利用，为地 方高校提升管理水平、完善人力资源的 配置、减少和避免劳资冲突、建立和谐 的劳动关系起到积极的作用参考文献[1] 黄斌.论聘用制环境下地方高校 人事档案管理的完善[J].兰台世界，2010(14).[2] 叶丽宝.健全地方高校临时工档案管理促进档案服务民生[J].办公室业务, 2011 (12).[3] 李岳红.浅谈无固定期限劳动合 同[J].法制与社会,2009 (1).作者简介：安莹莹(1981.6 -), 女，汉族，河南省驻马店市人，馆员， 本科，硕士，主要从事人力资源管理研 究。