秘书文档管理课件项目一.ppt

秘书文档管理秘书文档管理汪溢汪溢 谭书旺谭书旺 王宝岩王宝岩项目一 认识文书项目目标项目目标任务导向任务导向技能训练技能训练项目目标1．知识点 ◆文书的概念和分类 ◆文书的性质和作用 ◆文书的构成要素 ◆文书工作的内容、要求和组织机构2．技能要求 ◆深刻理解文书在一个企业的运行中能够发挥的作用 ◆根据文书的构成要素做好开展文书工作的各项准备任务导向一、文书的概念二、文书的分类三、文书的性质四、文书的作用五、文书的构成要素六、常用行政公文七、文书工作技能训练P9页 一、文书的概念（一）广义概念（一）广义概念： 文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料包括公务活动中形成的公务文书和私人活动中形成的私人文书二）狭义概念（二）狭义概念： 特指公务文书在本课程的讲述中，我们主要使用文书的狭义概念二、文书的分类(一)私人文书(二)公务文书1.从使用的范围来看 （1）通用公文 （2）专用公文 2.就规范性或者规范程度而言 （1）法定公文 （2）非法定公文 私人文书指的是个人、个人、家庭家庭（或家族）根据社会交往活动的需要，为处理私人事务而形成的文书。

如来往书信、契约合同、收支账目、自传、遗嘱、家谱等 三、文书的性质现实执行性 文书有执行性，在有关职责权限范围内，文件一旦制发，就必须贯彻执行 在一定的时间内有执行性，也就是现实执行性没有一份文书是永远有效的，随着事项的处理完毕，它的执行性也就完结了 四、文书的作用1.领导指导作用（沟通作用） 2.行为规范作用 3.公务联系和知照的作用 4.凭据记载作用 5.传递信息和宣传教育的作用 五、文书的构成要素（一）信息要素1.核心信息 2.附加信息 （二）符号要素1.文字符号 2.图形符号 （三）物质要素1.信息附着载体 2.信息显现材料 六、常用行政公文简介（一）决定（二）公告（三）通告（四）通知（五）通报（六）报告（七）请示（八）批复（九）意见（十）函（十一）会议纪要（一）决定决定是一种具有决策、指挥性质的公文，主要用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等如山东电建二公司《关于表彰2006年投产机组突破500万千瓦功臣集体和功臣个人的决定》（二）公告公告是一种具有广而告之性质的公文，主要用于向广大民众宣布重要事项或者法定事项如《上海美特斯邦威服饰股份有限公司关于使用募集资金购置店铺的公告》。

（三）通告通告是局部告知性公文，主要用于在职权范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项如《腾讯公司关于密码修改方式变更的通告》（四）通知通知是一种专门告知性公文，主要用于传达要求下级组织办理、需要有关单位周知或执行的事项，以及任免人员如中国房地产开发集团公司《关于召开集团公司2008年年中工作会议的通知》（五）通报通报也是局部告知性公文，主要用于在职权范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况，具有表彰、劝诫、指导、教育和沟通重要信息的作用如《腾达运输公司关于王尔丹等违法驾驶车辆的通报》（六）报告报告是用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的公文如中铁四局五公司××项目经理部《关于××项目进展情况的报告》（七）请示请示是用于向上级机关请求指示、批准的公文向上级机关请求指示、批准的事项，一般地说是那些自己无权决定、无法实施的重要事项，或者自己不知道如何解决的重大事项如中新药业塘沽分公司《关于改制设立有限责任公司的请示》（八）批复批复是一种上级机关用于答复下级机关请示事项的专用公文这是一种用途最单一的公文，而且是与请示对应存在的如中新药业集团股份有限公司《关于同意塘沽分公司改制设立有限责任公司的批复》。

（九）意见意见是一种用于对重要问题提出见解和处理办法的公文如国家电力公司《关于建设国际一流电力公司审计的指导意见》（十）函函是一种用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文，也是一个企业在对外交往中使用的最多的一种公文根据内容和使用范围的不同，函可以分为四种类型： 1.商洽函 2.询问函 3.请准函 4.答复函1.商洽函用于不相隶属机关之间商洽工作如广东省劳动和社会保障厅《关于注销广东安博信息服务有限公司等机构的函》，用于和广东省工商行政管理局商洽未年审机构的注销事宜2.询问函用于不相隶属机关之间或者上级机关对下级机关询问有关事项如江苏省证监局《关于原材料单一采购问题的询问函》，用于向宝胜科技创新股份有限公司询问原材料单一采购问题3.请准函用于不相隶属机关向有关主管部门请求批准某一事项如中国国际金融有限公司《关于更换总裁的函》，用于请求中国证监会的批准4.答复函用于答复对方商洽、询问和请准事项如中国证监会《关于同意中国国际金融有限公司更换总裁的函》，用于答复中国国际金融公司的请准事项（十一）会议纪要会议纪要是一种用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。

如华新水泥股份有限公司《四季度综合办公会会议纪要》七、文书工作（一）文书工作的含义文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等一个机关的组织或办事机构，围绕公文的形成、处理与保管工作，需要有一系列的工作环节，形成一个运转流程，在这一流程中所做的一切工作，都是文书工作不同的机关、不同的时期，文书工作的具体内容是不一样的；不同类型的公文，也有不同的程序和手续，如专用公文，其处理过程直接关系某种业务的完成，方式较多，也较特殊这里所说的文书工作主要是以国家行政机关通用文书的处理工作为主（二）文书工作的任务和内容1．文书工作的基本任务文书工作的基本任务，就是根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地运转公文，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务2．文书工作的三大环节文书工作主要包括三个大的环节，即公文的形成、公文的处理和公文的管理公文的形成是文书工作的前提环节，公文的处理是文书工作的中心环节，公文的管理是文书工作的归结环节三个环节构成了公文产生、发展、终结的一个有规律性的完整过程。

3．文书工作的具体内容文书工作的具体内容主要包括：（1）公文的草拟、审核、签发、复核、登记和分送；（2）公文的缮印、用印、登记、分发（包括传递）等；（3）公文的签收、登记、审核、拟办；（4）批办、承办、催办、注办等；（5）会议、汇报的记录与整理；（6）公文的平时归档、提供借阅与保管；（7）公文的系统整理与归档；（8）为领导人准备有关资料；（9）文书的机要保密；（10）领导人交办的其他文书工作事项（三）文书工作的基本原则和要求1．文书工作的基本原则坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作2．文书工作的具体要求准确、及时、安全、保密。