活动申请流程.docx

本文格式为Word版，下载可任意编辑活动申请流程 2.活动申请流程： 一般为提前一周申请活动 注：由于学校（教务处、学工办等部门）现在变更了片面内部流程，教室及场地申请一般需要周三才能全部确定，这样会对周四举办活动的社团造成确定影响另外其他不成预见的因素如老校区校团委书记临时外出开会等可能会延迟当周的活动审批所以，我们建议社团可以提前2周申请活动，这样可以确保活动实时得到审批 （1）第一步：需要提交的资料： 活动计划书（向校团委申请经费的活动务必提交计划书） 活动申请表（任何活动申请均不成缺少） 场地申请表（即宣传场地：各宿舍楼栋下宣传栏，各食堂广场等地） 教室申请表（一教、综合楼、艺术楼等） 财务预算表（向校团委申请经费的活动务必提交此表） 在活动举办前1（2）周周日中午12点前将上述5项材料（电子版）打包发送至huxishetuanbu@，过期不予补交，并以以下格式命名文件：**协会（社团）***活动 注： ①?? 若所申请活动需要多媒体教室或者活动参与人数较多，在填写教室申请表时，可以 注明以上处境。

但是，教务处安置教室要考虑诸多因素，所以社团不能指定概括要哪一间教室，我们会尽量向教务处老师争取，但最终结果只能按照教务处的教室安置 ②?? 假设社团活动是以讲座形式呈现，需要在计划书中附上细致的讲座人的信息、资料， 讲座的性质、类型与提纲，否那么难以得到校团委的审批另外，新东方及其他留学教导机构的商业讲座按照学校相关规定不予批准 ③?? 在申请宣传场地时，除非是特大型的活动或比赛，一般不予以批准悬挂横幅 ④?? 关于横幅内容，假设是社团得到商家赞助的活动不允许在横幅上以商家名义冠名， 只能在横幅右下方写明“主办：重庆大学社团联合会 承办：重庆大学**协会（社 团） 赞助：（商家名）” ⑤?? 全体宣传品（海报、展板、横幅等）上均需注明“主办：重庆大学社团联合会 承办：重庆大学**协会” ⑥?? 社长若有任何不领会的处境均可联系上面2张通讯录上的相关负责人解答疑问 附：填写样表（其他表格均按照此例） 共青团重庆大学委员会学生活动申请表 年 月 日 名 称 地 点 （各表格活动名称始终一致） 时 间 所属类别 （起止时间都要写清） （填写:社团活动与社会工作） 主办单位 参与部门 活动主题 活动目的 （填写:共青团重庆大学委员会） 承办单位 经费来源 （填写:重庆大学社团联合会） （填写:团委拨款或经费自筹） （填写:**协会或社团） 注：经费自筹包括商家赞助，若无须经费那么不填 加入人员 活动安置 场地需求 材料打印费 财务预算 宣传用品费 交通费用 奖品类费用 其他费用 总计 社团联合会 观法 （社团理事会常务理事团代表签署） 分管书记 观法 （分管社联、校团委副书记刘志国签署） 审批 观法 审批金额 领款人 财务负责人 （校团委书记陈科签署） 初审金额 预领金额 活动负责人 信息上报 处境 （2）其次步：社联统一申请活动 ⅰ.一般在其次周周一社联将派工作人员前往A区找团委副书记刁宇翔签字审批活动。

如 果审批顺遂，最快将在周一晚间由社联办公室人员短信或告知活动审批处境（审批与否、经费批准与否、经费审批金额数），但此时尚不知道概括的教室审批处境 ⅱ.周二、三社联活动指导中心人员将前往教务处、学工办申请教室，并在得到切实结果后尽快短信或通知各社长 ⅲ.周三晚间9点，社联办公室人员将在一食堂3楼社联1806办公室发放活动单至社联活动指导中心财务科、办公室文档科 注： ①刁书记的批准金额是涵盖了该活动的全体经费的例如，某社团办活动，申请宣传费用（海报、展板等）300元，奖品类、其他类费用共200元，总计500元而刘书记总共只批准了200元经费，那么意味着这200元包括了本次活动的全体费用，社团务必根据此审批金额缩减各片面预算 ②若社团活动需要教室，教务处只允许以下时段申请教室用以学生社团开展活动：周四下午5-8节，周六下午5-8节、晚上9、10节，周日全天，周一至周五中午12：30—13:30，晚上9:30—10:30 （3）第三步：打印宣传品 社团活动宣传品统一由社联在商业街B幢2楼双庆打印店举行挂账 附：双庆打印店价格表 双庆制作价格 A4 打印、 复印 A3 单面 双面 单面 双面 0.7米 0.9米 喷绘 写真 工作证 三脚架 邀请函 海报 彩打 展板（不含架子） 架子 0.1元 0.2元 0.5元 1元 每米6元 每米8.5元 每平方米12元 每平方米18元 B2：2.5元，B3：4元，B7：6元 20元（铁质） 横幅 200gA4：2.5元，250gA4：4元（均为铜纸板） A3：3元，A2：5元，A1：11元 0.5—5元 每平方米12元 每平方米18元 起步价25元，超过3平米的每平米12元 注： ①社团填写财务预算表宣传品费用时务必按照该价格表照实填写，若与价格表存在出入而造成预算不够那么后果自负。

②社团须在周三晚9点前将须打印的海报、展板的的规格、数量（海报规格限A2、A3、A4，展板规格限1*1.5）编成短信发送至社联活动指导中心李睿同学处（联系：15922872460）周四上午李睿将在虎溪校区DZ201办公室校团委副书记吴昊处统一填写挂账申请，社团即可在周四将海报、展板等的设计稿送至双庆举行打印 ③考虑到有些社团将活动定在周四、五举办，以上程序会影响有效的宣传时间，所以建议社团提前2周申请活动以确保拥有的充沛的宣传时间 ④按照管委会、大正物业要求，一般展板摆放、海报张贴时限为3天，过期将予以收回，尤其是放置于各食堂广场上的展板 （4）第四步：社团开展活动 届时，社联活动服务中心将派人前去活动现场举行社团活动监察，并由社长填写素质拓展认证表 （5）第五步：活动报账 最新规定在活动终止的7日内将以下所需材料备齐（缺一不成）于活动终止后其次周的周三晚间9点半至10点半前往一食堂3楼1806社联办公室财务科处报账 所需材料：活动总结表 财务决算表 活动计划书 这4项材料务必提交纸质稿作为报账凭证至社联财务科处 活动新闻稿 相关票据（仅认定正规发票、车票等，收据一律不予供认） 影音资料（照片、视频短片等，若切实没有也可） 注： ① 这是最新的财务报账管理手段，此前任何说明与方法均作废，以此为准。

② 全体表格上活动名称务必始终一致 ③ 财务决算表上的实际支出金额=票据总金额+宣传品挂账金额，挂账金额并非另算 然而假设活动只需挂账，同样需要提交以上材料（除票据外）到财务科报账 ④ 票据须贴成鱼鳞状，届时现场财务科同学会示范方法，社联办公室已备好白纸、固体胶每张票据后面都要有社团财务负责人的签名 ⑤ 财务支出应尽量取得正规发票，有小票的应同时提交如因商家理由确无发票的， 应要求其出具收据可以报销的正规发票一般包括重庆市增值税普遍发票、重庆市服务业定额发票、火车票、长途汽车票等，印有“SW”的税务水印，并加盖该商家的发票专用章 ⑥ 活动新闻稿务必是由重庆大学校团委网站（重大青年，概括网址： ）上截图打印而成，上面须有共青团重庆大学委员会标志以及社团联合会的落款才予以供认 ⑦ 大片面新闻稿中间会附上活动照片，此时即可以此照片作为活动的影音资料提交， 无须另附影音资料，否那么须另外提交 ⑧ 所需材料的前4项务必提交纸质稿 ⑨ 社团一般在正常报账流程之后的2-3周左右能拿到经费 3.外联方面： 1、社团拉赞助务必经由三方签字方能生效。

三方：社团；社联（负责人：古宇15826193362）；商家 2、若社团与商家私下签署协议，该协议将不能得到团委认可，相应的活动也不能举办 3、大型活动、赞助金额较大的才准许冠名 4、社团不能以任何形式、任何理由为商家或被利用供给商业营销活动，一经察觉必将重罚 — 8 —。