30总经理秘书、助理工作概述.doc

总经理秘书职位职位概要:协助总经理完成日常事务性工作工作内容:1. 起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；2. 起草公司股东会和董事会的会议材料；3. 做好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；4. 起草、打印、登记和存档总经理签发文件；5. 协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；6. 接听、妥当应答，如有必要，做好记录；7. 掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；8. 收发，并及时交给总经理处理；9. 完成总经理或行政经理交办的其他工作任职资格:教育背景:多种专业背景本科以上学历培训经历:受过管理学、管理技能开发、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训经 验:2年以上高级秘书工作经验技能技巧:1. 熟悉公司文档管理；2. 良好的中英文写作、口语、阅读能力；3. 熟练使用办公软件及办公自动化设备态 度:1. 良好的组织沟通协调能力；2. 工作细致认真，谨慎细心，条理性强；3. 责任心强，勇于承担挑战性的工作；4. 具有开拓精神和团队精神工作条件:1. 工作场所:办公室2. 环境状况:舒适3. 危 险 性:基本无危险,无职业病危险总经理秘书工作概述一、办公室内务。

1. 办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐2. 每天准时上班、开窗通风3. 清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次4. 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草5. 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）6. 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等7. 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周吸尘一次二、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范1. 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理2. 外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录3. 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅4. 外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）5. 内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）6. 公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理7. 重要的和紧急的文件，须提醒董事长8. 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

9. 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅三、来宾接待：彬彬有礼、热情接待1. 笑脸相迎，茶水相待2. 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等3. 索要名片4. 及时向董事长请示5. 按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）6. 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请如何做好总经理秘书工作没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到位，还没做好那么要怎么做到位呢，个人总结为：1. 必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间；2. 常用号码、重要客户和合作者的联系尽可能熟记；3. 要学会摆弄文件，学会挡案管理，重要文件能随时拿出来，所保存的文件能在2分钟之内找到，近期（半月内）过手的文件要迅速知道其去处；4. 学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住其容貌和姓名，最好能在下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的；5. 应酬活动，场合允许要站在老板身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的；6. 学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用；7. 开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记录记全面，尤其是重要发言和会议决议；8. 对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但没有指令权，若转达上司的指令一定要在下达之前说明；9. 为了写东西，多做标准文本，以备不时之需；10. 对其它同事不可有骄娇之气；11. 无论对上、对下，多用“请”和“谢谢”；12. 不上网做与工作无关的事，也许别的同事可以；13. 永远是振动，网上也不要有唧唧的叫声；14. 要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场；15. 上司的失误要适时地提示，温和地提醒；16. 常规性的琐碎事务，妥善处理，必要情况一跟到底，不要让人有半点不放心；17. 任何场合不议论公司、同事是非；18. 不是上司问及，不议论同事的不好；19. 少喝酒，不能醉；20. 对同事言语不能暧昧，对上司绝对尊重。

不和上司短信商讨个人问题；21. 穿衣服有工装最好，不要为了取悦自己穿太性感的衣服；22. 切不可产生办公室恋情，如有萌芽立即走人；23. 向上司汇报工作或者接受上司安排、指令一定要记得带上笔记本，好记性不如烂笔头；24. 上司的任何安排或者指示，一定要在上司说完后，记录好，没听清楚一定要问或者请上司重复一次25. 事很多，别着急，抓紧办，慢慢来总经理助理的三种类型岗位分类：秘书型总助（基层）、谋士型总助（中层）、副总型总助（高层）对秘书型总助的最主要的能力和素质要求一般有这么几个：细致耐心/有条理（因工作繁杂之故）、外貌端庄/气质佳/懂商务礼仪（需经常陪同老总参加对外商务活动）、文笔好（代为起草各类重要文件）、悟性强/外向善沟通和表达（为上传下达所必需）、服从性高/执行力强（将高层意图严格落实）、学习与适应/压力承受能力（需主动应对困难和压力）换言之，秘书型总助工作的突出特点是单向性的命令执行和任务达成，基本还不具备反过来影响高层重大决策的可能对于谋士型总助来说，其应具备的主要能力与素质包括：某一专业职能领域丰富的实操经验（如：财务控制、市场营销、生产管理、行政管理等）、有大局观/视野独特（兼顾整体利益与个人优势）、心胸开阔/不恃才傲物（豁达、谦虚与能力同等重要）、极强责任感和事业心（以企业发展为己任）、团队管理能力（能充分发挥集体合力）、具有建立在理性框架上的激情（理性为先，激情内敛）、始终与公司立场保持高度一致（忠诚是事业长久的保证）。

对于副总型总助的基本能力和素质就应该从“领导者”的角度来加以要求了：资深行业与专业经验（领导者的基本资历要求）、卓越眼光（对未来趋势的领先预测优势）、博大胸怀（能容人，也能承认错误）、决断魄力（当机立断而勇于担责）、信念坚定（方向明确而百折不挠）、勤于学习（对新生事物保持好奇心）、善于反思（永远从多个角度来考虑问题）总经理助理岗位职责1. 在总经理领导下负责办公室的全面工作，努力作好总经理的参谋助手，起到承上启下的作用，认真做到全方位服务 2. 在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况 3. 协助总经理作好经营服务各项管理并督促、检查落实贯彻执行情况 4. 负责各类文件的分类呈送，请领导阅批并转有关部门处理 5. 协助总经理调查研究、了解公司经营管理情况并提出处理意见或建议，供总经理决策 6. 做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录做好决议、决定等文件的起草、发布 7. 做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作 8. 负责保管使用企业图章和介绍信 9. 负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报 10. 负责上级领导机关或兄弟单位领导的接待、参观工作。

做好总经理助理之“八要”总经理助理既联系上下，又协调左右，既是政务的参谋，又是事务的“主管”，是总办这一运转中枢的“首脑”总经理助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好总办工作当好总经理助理，主要应在以下8个方面努力：一要认清自己，处事有原则找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”总经理助理处于“总管家”与“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要总经理助理去管总经理助理要把握所应扮演的角色，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位 二要耳聪目明，作好参谋工作从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。

三要善于长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油”首先要协调好上下的关系对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导陈云同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从待下：以礼，以诚，以情不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上 四要高效快捷处理有关事务总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么要有所为，有所不为，为好应为之事该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作不要事无巨细，事必躬亲不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸工作要扎实，力求实绩、实效总办工作不能摆花架子，更不能弄虚作假，要真实地反映情况，扎实地开展工作 五要不断提升个人素质，增加人文魅力。

自身素质强，就会产生人文 “魅力”和影响力要当好总经理助理，要靠权力的影响力，但更重要的是靠非权力的影响力只有二者有机结合，才能更好地开展工作要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠德、识、才、学，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级培养人才，帮助人展现才能，实现价值 六要注意自身形象，起好表率作用总办处在公司的第一线，一举一动都代表着公司形象总经理助理务必要加强自身修养，注重自我形象塑造同时，要引导公司全体员工强化形象意识，形成塑造形象的共识工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是员工怎么办，设身处地的搞服务、办实事、办好事 七要制订并完善游戏规则一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行另一方面要在工作实践中不断地加以完善比如，要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等，用制度管人、管事根据游戏规则，奖优罚劣表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的不能好坏不分，是非不明，不能让“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人。