展览业务操作流程纲要.docx

展览业务操作流程纲要.一个展览业务的操作流程一．接洽阶段获取参展客户信息上门拜见客户获得客户参展有关资料明确展览设计图交托日期二．设计阶段与设计师交流并即时同客户进行展位设计的交流向客户交托设计草稿、设计说明、工程报价研究客户反应建议并再次改正交托最后定稿之设计图及工程报价三．签约阶段同客户确立工程价钱明确同客户的互相配合要求签订合同四．制作阶段依据部门工作单达成制作及准备工作安排客户到工厂实地观察制作及准备状况达成主办、主场、展馆等各项手续五．现场施工阶段现场展位搭建;..办理现场追加、改正项目配合客户展品进场客户查收六．展会时期及撤场阶段安排展会时期现场应急服务和增值服务配合客户展品离场现场拆掉七．后续追踪服务展会的后续总结报告为客户供给行业会展信息和剖析邀请客户观光公司其余服务事例一．项目接洽阶段1．获取参展客户信息：以下一些渠道是有可能帮助获取最先步的客户信息的上届博览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的主要厂商基本上会持续参展，因此上届会刊是很好的渠道会刊资料常常刊登有平面图（能够看出能否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别部署的）、展商的联系方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上边）。

会刊资料能够配合现场实景照片进;..行比较，重要展会进行拍摄存档（数码相片一致寄存路径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有特意的网页，一般有对下届展会的宣传和过去展览的回首，有些不单会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些部署得挺雅观的展位照片行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟习其行业的展会和厂商，有些特意的采访类栏目，近似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息正在服务客户的参展商手册和平面图——假如在每次展会上有已经在服务的客户参展，最好能够经过他们获取展位平面图（在为新客户服务时也要尽可能获取全部展商的平面图），上边是最新的参展商，该届展会的特装客户能够了如指掌2．上门拜见客户:会展行业的业务特别性在于它的客户基本是确立的，不过客户需要选择不一样的供给商而已好多的客户会进行邀稿竞标，这些是好多展览公司都能够进入;..的，有些供给商关系已经固定的客户需要经过其余时机再进入好多时候，的确要参展的特装客户是需要展览服务的，能够进行登门拜见的经过对客户的谈话，详尽认识客户的企图，明确客户希望展现的主题，独爱色彩，能否开拓洽商区，需要媒介设施等。

有些客户会供给他们的公司介绍给展览公司，但即使有对方的公司介绍，经过交流，业务人员需要得悉其过去的展台状况，特别是为何会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的有些客户往常邀请好多家比稿，但最后选中的方案是几个方案的会合，关于这类客户预先很难分辨也有个别客户已经有了搭建商，不过为了形式，或是为了经过比稿获取一份现成的设计图，最后自己此外找人做当前会展行业比较杂乱，该种状况希望能够经过与客户交流能够提早得以觉察3．获得客户参展有关资料：假如获取客户的认同，赞同为其展览供给策划设计，往常需要获取客户的以下资料——展馆平面图、;..展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数目登、参展产品用电要求、要点参展产品、展位制作估算往常不论是何种状况，客户都会供给设计自己需要的资料，但关于展览服务公司来说，获取客户的花费运算是最要点的，在招标比稿中尤其重要有些客户会给一个大体的范围，但有些客户不肯流露，甚至自己也没有预先有估算我们能够采集该客户的过去同行业展位照进行比较，或许把一些展位图给客户参照选择，并见告其大概花费，请其选择参照。

客户一般会选择其风格和价钱都比较靠近的展台图参展商手册和客户要求关系到设计师的方案能否能够达到入围中标，应当尽可能齐备地从客户那处获取展商手册波及到了展馆的技术参数和规则要求等客户要求可从以下几个方面明确：展位构造、展位材质要求、色彩要求、设计要点、照明要求、展板数目、展位高度等4．明确设计图交托日期，拟订工作计划：同客户明确首稿的交托时间和要求，会同设计师进行安排关于大的项目，应当拟订一份工作时间明细表，有需要能够提交给客户二．设计阶段1．向设计师转交客户设计要求并随时与客户进行展位设计的有关交流交流为形成设计部的一致安排，业务人员应当把与客户在项目接洽中获取的客户设计要求和可能的需求风格，填写设计明细表，转交给设计部的负责人在设计师出图中，业务人员应当保持同客户的随时联系，掌握其可能的变化假如有必需，应当把设计师介绍给客户，让两方能够有直接的联系关于需要亲身去观察丈量的场所，能够由业务人员或许设计师安排去现场设计师应注意同工程施工人员保持联系，认识最新的展现资料，防止设计采纳的资料陈腐或许有些设计没法实地施工2．向客户交托设计草稿、设计说明、工程;..报价展台草稿定下此后，会同供给商获取成本价，制作清晰的报价单。

一般展台设计的报价有一个比较细分的次序，既是为了方便详细列项也有助与让客户了然并乐于接受，常常依据设计图从天到地或许从外到里按顺序排列，防备遗漏项目在报价中要对资料、颜色、形状及尺寸进行尽可能完好的描绘一份完好的报价就是一份详尽的工单，便于掌握施工成本核算及施工的正确性展览设计承建中，有一部分花费是能够由客户自己向展馆支付的，但常常实践中都是展览公司代交的，应在报价中凡代场馆收费的项目必定要注明，比方电箱申请、场所管理费等有些客户要求在提交设计图时同时附上设计说明，但有些要求比较简单，只需看到实质的成效图就能够；一些形成规模的公司比较着重形象宣传，只管没有明确要求设计图附有说明，但从此后正规化考虑，应当倡导设计师写设计说明一般能够就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、;..设计要点等几个方面进行论述交图时，假如能够安排设计师一同同客户会面的就好，可由设计师向客户说图，解说该方案的卖点和最大的独出心裁3．研究客户反应建议并进行再次改正客户假如是多家比稿的话，就会有一番挑选假如要求我们持续改正，那么应认真认识其真切企图有些客户经过第一次接触后，即即是本来对展览陌生的要说出个一二来。

应认真同其交流假如客户要求从头以不一样风格再次出图，应当综合详细状况4．交托最后定稿之设计图及工程报价三．签约阶段1．同客户确立工程价钱 ?在报价确订价钱时，必定要保证全部的资料和特别要求公司是能够做到的不然一旦客户确认而现场没法达到要求的话，将造成不好影响2．明确同客户的互相配合要求展馆现场搭建的时间一般都比较紧张，只有2-3天的安排，这此中还有客户的展览产品需要部署，有时波及到需要提早申报的事;..宜，应同客户协调好两方负责的范围3．签订合同四．制作阶段1．依据部门工作单达成制作及准备工作依据详细项目的需要，安排 AV设施、木匠构造制作、地毯供给商、美工制作等部分按照设计图的要乞降客户的拟订进行制作 注意在制作过程中假如有改动， 应实时同设计师联系，有需要业务人员应照会客户2．安排客户到工厂实地观察制作及准备状况一般客户确认最后的成效图后就不过等候到时进场，有些项目较大或许是客户特别着重的项目会在制作中进行监察，我们应做好安排其到公司或工厂间观光的准备3．达成主办、主场、展馆等各项手续有些项目应当是要于展开前向展馆或许主办方进行申报的，假如该部分工作是由我们来达成就要就定水、电、气与客户确认，并向主办方供给必需的资料，如电图等进行审批。

关于某些特别用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特其余审批五．现场施工阶段1．现场展台搭建现场施工的利害决定了项目设计能否获取了实现此刻有好多的展览公司只着重设计不着重搭建，造成了客户的不满，这也是展览服务中常常有客户改换供给商的原由一般在搭建中客户也会在现场部署展品，此时最好详细负责该项目的业务服务人员能到现场陪伴，有必需，设计师也能够到现场监察施工，并同客户即时交流只管实质的成效不可以立刻表现，可是好多客户希望能获取这样的服务假如业务人员的确有原由不可以在现场，应当把负责搭建部署的联系人介绍给客户2．办理现场追加、改正项目现场中常常会有一些设计中自己没有预想到的状况出现，并且客户也会暂时提出一些要求假如是因为公司自己的原由造成的，应即时进行改正，假如是客户额外提出的，应保证第一知足其合理的要求，同时对追加的部分要求客户签收增补到总项目款项中3．配合客户展品进场;..实践中常常是先把展台构造部署好此后再安排展品入场的，现场的工作人员必定要注意为客户服务，配合其展品进场4．客户查收全部的搭建工作达成后，要进行展位的卫生洁净，该项工作主要能安排我们的工作达成好，直到客户查收完，保证第二天的开幕。

应注意有些时候自己展台搭建达成的较早，全部工作都结束后，大家都认为没事了，但近邻展位的施工会造成展台卫生和展品摆放等遇到影响）六．展会时期及撤场阶段1．安排展会时期现场应急服务和增值服务在展开时期，主假如客户的招待工作，但好多时候会需要对展台进行保护和暂时配置东西业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务从客户方来讲，他非常希望能够在展览时期有展览公司的人在场，并且最好是他熟习的，能够有需要的时候随时能够获取解决客户在现场的工作人员应当有我们的现场服务人员的最直接的联系方法增值服务方面能够很宽泛，有些业务人员在;..现场帮助客户做招待工作，外语水平好的能够充任翻译服务，甚至能够帮助客户发送资料、安排客户间会面等2．配合客户展品离场和现场拆掉展览结束后，应第一配合客户把展品撤退现场，再进行展位的拆掉，假如客户对有些资料需要再次使用的，应帮助其大包运输；假如是需要我们保留的，应主要拆装退回先期预支的有关花费达成工程后，应即时进行成本总结，向展馆或主办方退回预先预支的电箱申请、通信押金等花费七.后续追踪服务作好后续服务是博得回头客的重要原由很多公司认为展会有些要间隔半年一年的才举办一次，展会结束了也就中顿了与客户的联系，进而忽视了对客户的关心。

但其实客户是很柔弱的，也是很简单被别人挖走的所谓的展览后续服务其实很宽泛，比方公司能够把在展览现场的照片打印或冲刷一份给客户（包含客户自己的和其余公司的）、为客户整理展会的会后总结、采集该行业的;..此后会展信息，供给客户选择下次参展、假如方便，能够邀请客户观光公司为其余行业客户设计的优异展出等只需我们能够在合同项目列表上为客户多付出一份努力，都将为公司在下次服务中博得优势。