03文件及记录控制程序.docx

1.0目的确保公司质量、有害物质过程、环境管理体系所要求的文件及记录得到有效控制，并提供 符合要求，以及质量、有害物质过程、环境管理体系有效运行的证据2.0适用范围适用丁公司质量（含强制性产品认证工厂质量保持能力）、有害物质过程、环境管理体系 所要求的文件（包括外来文件、资料）及记录的控制3.0职责3.1各责任部门：负责按质量、有害物质过程、环境管理体系运作的要求编写文件及记录表单 并实施，以及记录的收集、归档、保管和处置3.2文控：负责质量、有害物质过程、环境管理体系文件及记录表单原稿的保管和文件发行、回收等方面的管制，并建立《文件管理总览表》4.0相关文件（无）5.0定义5.1临时文件定义：规定失效期的一类仅具临时效力的文件，作为正式文件的补充，与正式文件 具有同等的效力，包括Q戌旨令、QAS知及其他需要起草的临时文件5.2外来文件定义：非本公司制定的文件，如外来标准、图纸、规范、法律、法规等6.0程序内容6.1质量、有害物质过程、环境管理体系文件的控制6.1.1文件分类及代码文件分类文件名称质量管理体系文件/ 有害物质过程代码环境管理体系文件代码一阶文件质量手册、环境手册QMEM二阶文件程序文件QPEP三阶文件作业指导书、规范QWIEWI四阶文件记录QRER6.1.2文件编码6.1.2.1 文件按以下规定格式编号S M T -- XXX — X - XXX公司名称-文件代码--部门代码--流水号（3位数）SMT （深圳市深美通电子有限公司简称） 流水号（第X份程序文件）注解：SMT-QP品-002 （由品质部制定的深美通第2份有害物质过程程序文件） 6.1.2.部门代码（为责任部门编制文件的代码）总经理一一总 管理者代表一一管 PMC 部一一计工程部一一工 采购部一一资 生产部一一制品管部一一品 人事部一一行 财务部一一财6.1.2.3受控副本发行时各部门代码：生产部-001、工程部-002、 品质部-003、PMC部-004、采购部-005、人事部-006、财务部-007、管理者代表-008、总经理-0096.1.3文件制订/修订、审核和核准6.1.3.1各责任部门按质量、有害物质过程、环境管理体系运作要求制订所需要的文件，并按 下列职责在文件封面/页面上进行审核、核准签名后，交文控实施发行。

文件分类制订审核核准管理手册品质经理管理者代表总经理程序文件各部门主管品质经理管理者代表三阶文件工程师部门主管品质经理、管理 者代表记录表单部门主管品质经理管理者代表6.1.3.2 文件的修订原则上由原制订人员负责，完成文件修改后按 6.1.3.1规定之权限进行审 核、核准、发行6.1.3.3文件评审：指对提交的文字资料、图片资料等进行审核，验证其对相应的标准、体系要求、 法规要求等的符合性；文件评审周期： SO咐6个月进行一次评审，程序文件每一年进行一次评审，新发程序文件、改版次要进行评审6.1.4文件版次6.1.4.1每一份文件的版次以大写英文字母表示，第一次发行为 A版，第二版为B版，以此类推6.1.5文件发行6.1.5.1文件按6.1.3项审核、批准后，交体系专员在《文件管理总览表》上登记、发行， 并建宜 好该文件履历档案6.1.5.2 文件发行时，体系专员在文件封面、页面上盖红色“受控文件”和“受控副本”印章，盖 “受控文件”印章的文件在文控室存档，盖“受控副本”印章的文件发行各相关部门，并将文件发行情况记录在《文件发行/回收一览表》中，由收件人签收6.1.5.3无受控状态印章的质量、有害物质过程、环境管理体系文件视为无效文件，禁止在现 场使用。

6.1.5.4届修订、改版重新发行的文件，修订部门按 6.1.3项审核、批准后发行，发行时按6.1.5.2 执行6.1.5.5文件需求人员无文件时，不得随意借用他人文件复印，必须填写《文件增补 /更换申请单》,经管理者代表审批后，到文控办理领取手续公司内不得使用未加盖受控状态印 章的复印文件，一经发现由文控人员收回并责令有关人员检讨6.1.5.6文件使用人员的文件破损严重、影响使用时由持有者填写《文件增补 /更换申请单》经管理者代表核准后，交回破损文件，补发新文件，文件编号不变6.1.6文件管理6.1.6.1文件管理分受控文件、非受控文件、作废文件 和临时文件6.1.6.2 受控文件：为公司质量、有害物质过程、环境管理体系运作所使用的文件，在修改发行时由文控 负责回收旧文件，以确保现场所使用的文件是最新有效版本，以“受控副本”印章识别 文控所保管的文件原稿盖“受控文件”印章非受控文件：只登录不需做变更管理的文件；6.1.6.3 文件盖章受控管理：受控文件正本盖“受控文件”章由文控室保管， 受控文件副本盖“受控副本”章发行给各部门；作废文件盖“作废文件”章； 临时文件盖“临时文件”章，ROHS-酣保等级标准相关文件盖“ ROHS-A的绿色印章、ROHS-邸保等级标准相关文件盖“ ROHS-B蓝色印章、 ROHS-S保等级标准相关文件盖“ROHS-C红色印章；“受控文件”章、“受控副本”章、 “报废文件”章、环保等级“ ROHS-A/B/C章由文控统一保管。

6.1.6.4 文件的回收和作废6. 1.6.4.1文件经修改或者换版以后，文控中心应将旧的版本回收，并登记，在回收的旧版文件上加 盖“作废文件”印章加以识别，防止文件的混用或被误用 ；6.1.6.4.2文件使用人员或部门发现文件已过期，或已经修改、换版的文件，应将其交到文控中心由 文控中心统一处理6.1.6.4.3经修改或者换版回收的旧文件， 可以作废处理，登记在《报废文件一览表》上后将其销毁 作废“受控文件”原稿保留，保存期限为1年6.1.6.5 临时文件管理6.1.6.5.1原则：临时文件仅作为正式文件的补充，不能用丁替代正式文件，不能与正式文件内容相 违背但有充分理由的除外6.1.6.5.2适用条件：a. 用丁发布指令或通知，如QA旨令、Q俎知；b. 某份文件变更预计周期较长，需要起草临时文件指导日常操作，如某份操作 SO0C件变更内容较多，但在变更完成之前需完成多次操作；c. 用丁指导某项临时性工作，如需要临时停电、停水，临时取样等；d. 其他经QAt认需要起草临时文件的6.1.6.5.3有效期限：临时文件的有效期限从起草生效之日到失效之日截止，但不超过三个月； 正式文件生效之日即为临时文件失效之日。

6.1.6.4 临时文件按以下规定格式编号:SMT-- XX X ---部门代码-LS - XXX公司名称--文件代码--部门代码-临时文件--流水号（第X份临时文件）6.2 文件的保密6.2 .1 公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或部门负责人授权或批准，不准对外提供标有密级的公司文件，以及其它未经公开的经营情况、业务数据6.2 .2 公司以下文件需严格保密：办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金福利制度等6.2 .3 为了明确文件的密级将文件分为 A B、C、D四个保密等级文件分类保密等级查阅权限管理手册、财务报表、米购合问等A级总经理厂长相关部门经理程序文件B级主管以上人员三阶文件（作业指导书、检验规范等）C级各作业员、检查员、组长、工程师人员记丞表单D级各岗位操作员、检查员等6.3外来文件管理6.3.1客户提供的技术图纸由工程部确认后归档、发行、保管；客供技术图纸的发行按 6.1.5.26.3.2供方提供的技术资料由米购部确认后归档、保管，6.3.3第三方机构提供的法律法规文件由品质部确认后归档、保管6.3.4外来文件/资料的保管部门建立《外来文件一览表》，将保管的外来文件予以登记。

6.3.5客供文件（技术图纸、作业标准等）未经客人允许，不得向外转发和传播；6.4记录的控制6.4.1各责任部门根据其质量、有害物质过程、环境管理体系程序文件和三阶文件对记录的要求，确定和编制记录表单6.4.2记录表单拟定后，按本程序文件 6.1.3所规定的要求经本部门主管（必要时进行会审）及管 理者代表审批后交体系专员由体系专员对各部门提交的记录表单进行编号6.4.3记录按以下规定格式编号公司名称-文件代码--部门代码--流水号（3位数）--追加流水号（2位数）流水号（3位数）与对应的程序文件流水号一致，注解：程序文件SMT-QP品-002,此程序文件所对应的第1份记录编号为：SMT-QR-品-002-01 （深美通品质部第2份有害物质过程程序文件/质量管理体系文对应的第1 份记录）同一份表单编号要唯一，当表单同时多份文件中时，表单以相关程序文件进行编 号，其它文件中该表单不体现编号6.4.4记录的填写方法6.4.5原则上用圆珠笔、签字笔、钢笔填写记录，不得使用铅笔或其它容易掉色的笔种填写6.4.6填写好的记录应内容真实完整、数据准确、字迹活晰6.4.7记录的修改a 修改部分划斜线并记录修改内容，由修改人签名、签修改日期。

当修改部分划斜线不够记录修改内容时，可在表单空白处记录修改内容，再用箭头引向修改位置，注意不可使用涂改 液涂改内容b记录出现空白的地方，注明“以下空白”或者采用在空白部分画斜线的方法6.4.8文件及记录保存期限6.4.8.1 一、二、三级文件长期保存到更新为止；6.4.8.2质量记录的存放部门及保存期限如下:记录类别保管单位保存年限管理审查类品管部三年米购合同及供应商评估记录采购部交易结束后一年品质部各记录表单品管部一年生产邰各记录表单生产部一年仪器校验记录品质部仪器报废后一年不合格品处理记录品管部二年纠正预防记录品管部一年仓储及出入库记录PMCS一年教育训练控制类记录行政部人员离职后一年内部稽核记录类品管部二年文件控制类记录品管部一年产品安全测式记录品管部五年环保相关记录表单品管部五年6.4.8.3如客人有特别要求按客人指定期限保存6.5.1根据记录的使用频率，可分别按月、季、年的时间间隔对记录进行收集整理和归档6.5.2归档时，须建立归档封面，封面上应注明记录名称、表单编号、保存期限及废止日期 等内容6.5.3记录的保存6.5.3.1 记录应存放在干燥活洁的环境中，并注意避免直接受阳光的照射。

6.5.3.2 记录由使用部门自行保管，在存放区域应以适当的方式标识各类记录的存放位置6.5.3.3 一般情况下，各部门不得对外提供本部门保存的相关记录6.5.3.4 需要时须经管理者代表核准后，相关部门方可提供相关记录给有需要的客户7.0相关表单相关表单一览表序号表单名称表单编号备注1「〈〈文件管理总览表》SMT-QR-品-003-012〈〈文件发行/回收一览表》SMT-QR-品-003-023「〈〈文件增补（更换）申请单》SMT-QR-品-003-034〈〈报废文件一览表》SMT-QR-品-003-045〈〈外来文件一览表》SMT-Q。