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蓝巢蓝巢onLineonLine””文件管理系文件管理系统统培训课件培训课件• •编制人编制人编制人编制人: : : :韩玉妲韩玉妲韩玉妲韩玉妲• •2011201120112011年年年年10101010月月月月20202020日日日日课程目标：课程目标： 帮助使用者能系统了解帮助使用者能系统了解““蓝巢蓝巢文件管理系统文件管理系统””的功能及使用方法，的功能及使用方法，以便在日后的工作中可以熟练且方便以便在日后的工作中可以熟练且方便的使用课程内容：课程内容：•一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍•二、文件查询路径二、文件查询路径•三、组织机构变化后文件的变动方式三、组织机构变化后文件的变动方式•四、岗位变化后文件的变动方式四、岗位变化后文件的变动方式•五、其他功能介绍五、其他功能介绍 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍•总部发文呈批表总部发文呈批表总部发文呈批表总部发文呈批表• •当发布体系内文件时，增加了要素主管部门审核步骤当发布体系内文件时，增加了要素主管部门审核步骤当发布体系内文件时，增加了要素主管部门审核步骤当发布体系内文件时，增加了要素主管部门审核步骤一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍• •新增体系文件时，发布前发文部门需与发展处联系，启动新增体系文件时，发布前发文部门需与发展处联系，启动新增体系文件时，发布前发文部门需与发展处联系，启动新增体系文件时，发布前发文部门需与发展处联系，启动““““体系文件目录体系文件目录体系文件目录体系文件目录增加审批增加审批增加审批增加审批””””业务，在体系文件目录树中增加该文件名称后方可发布，发布业务，在体系文件目录树中增加该文件名称后方可发布，发布业务，在体系文件目录树中增加该文件名称后方可发布，发布业务，在体系文件目录树中增加该文件名称后方可发布，发布时在时在时在时在““““体系作业体系作业体系作业体系作业””””项选择新增的体系文件名称项选择新增的体系文件名称项选择新增的体系文件名称项选择新增的体系文件名称• •体系文件换版或废止时，发布时在体系文件换版或废止时，发布时在体系文件换版或废止时，发布时在体系文件换版或废止时，发布时在““““体系作业体系作业体系作业体系作业””””项选择旧版体系文件名称项选择旧版体系文件名称项选择旧版体系文件名称项选择旧版体系文件名称• •操作方法：操作方法：操作方法：操作方法：1 1 1 1、、、、““““体系是否适用体系是否适用体系是否适用体系是否适用””””挑挑挑挑√√√√，则，则，则，则““““体系作业体系作业体系作业体系作业””””选项为必输项选项为必输项选项为必输项选项为必输项2 2 2 2、选择、选择、选择、选择““““体系作业体系作业体系作业体系作业””””文件后，文件后，文件后，文件后，““““要素主管部门名称要素主管部门名称要素主管部门名称要素主管部门名称””””会自动带出会自动带出会自动带出会自动带出3 3 3 3、要素主管部门名称一旦带出，流程会控制必须发给该部门审核、要素主管部门名称一旦带出，流程会控制必须发给该部门审核、要素主管部门名称一旦带出，流程会控制必须发给该部门审核、要素主管部门名称一旦带出，流程会控制必须发给该部门审核 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍点选体系是否适用、体系点选体系是否适用、体系点选体系是否适用、体系点选体系是否适用、体系作业文件名称是由拟稿人作业文件名称是由拟稿人作业文件名称是由拟稿人作业文件名称是由拟稿人来选择，来选择，来选择，来选择，发文部门负责人发文部门负责人发文部门负责人发文部门负责人来决定的。

来决定的来决定的来决定的发文部门负责发文部门负责发文部门负责发文部门负责人审核文件发放时，需特人审核文件发放时，需特人审核文件发放时，需特人审核文件发放时，需特别注意体系作业文件及要别注意体系作业文件及要别注意体系作业文件及要别注意体系作业文件及要素部门的审核素部门的审核素部门的审核素部门的审核，一旦选择，一旦选择，一旦选择，一旦选择文件将流转到要素主管部文件将流转到要素主管部文件将流转到要素主管部文件将流转到要素主管部门核稿请转达，部门（请转达，部门（请转达，部门（请转达，部门领导必知）领导必知）领导必知）领导必知） 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍•增加了版块适用情况的选择，默认为全选增加了版块适用情况的选择，默认为全选增加了版块适用情况的选择，默认为全选增加了版块适用情况的选择，默认为全选 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍界面调整界面调整界面调整界面调整：：：：正文和相关文件信息在同一页显示；正文和相关文件信息在同一页显示；正文和相关文件信息在同一页显示；正文和相关文件信息在同一页显示； 增加文件增加文件增加文件增加文件““““分类分类分类分类””””，非必输项，非必输项，非必输项，非必输项增加下属单位是否执行、适用版块、体系作业、要素主管部门名称选项增加下属单位是否执行、适用版块、体系作业、要素主管部门名称选项增加下属单位是否执行、适用版块、体系作业、要素主管部门名称选项增加下属单位是否执行、适用版块、体系作业、要素主管部门名称选项 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍•界面调整界面调整界面调整界面调整：：：：类别中增加了类别中增加了类别中增加了类别中增加了““““奖惩奖惩奖惩奖惩””””，人事部门应注意，人事部门应注意，人事部门应注意，人事部门应注意 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍• •注意事项注意事项注意事项注意事项• •替代文件名称、替代文件编号：选择正文或相关文件之一即可，替代文件名称、替代文件编号：选择正文或相关文件之一即可，替代文件名称、替代文件编号：选择正文或相关文件之一即可，替代文件名称、替代文件编号：选择正文或相关文件之一即可，所链接的文件会一并被替代所链接的文件会一并被替代所链接的文件会一并被替代所链接的文件会一并被替代• •日期栏若误选想返回空值，按日期栏若误选想返回空值，按日期栏若误选想返回空值，按日期栏若误选想返回空值，按DeleteDeleteDeleteDelete键可消除键可消除键可消除键可消除 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍总部普通收文移交表总部普通收文移交表总部普通收文移交表总部普通收文移交表界面调整界面调整界面调整界面调整 ：：：：取消相关文件项，取消相关文件项，取消相关文件项，取消相关文件项，文件不用拆分；文件不用拆分；文件不用拆分；文件不用拆分； 针对非法规性文件针对非法规性文件针对非法规性文件针对非法规性文件取消是否法规性文取消是否法规性文取消是否法规性文取消是否法规性文件、体系适用两项件、体系适用两项件、体系适用两项件、体系适用两项 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍• •界面调整界面调整界面调整界面调整• •增加文件增加文件增加文件增加文件““““分类分类分类分类””””• •类别中增加了类别中增加了类别中增加了类别中增加了““““奖惩奖惩奖惩奖惩””””，人事部门应注意，人事部门应注意，人事部门应注意，人事部门应注意总部普通收文移交表总部普通收文移交表总部普通收文移交表总部普通收文移交表 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍总部法规收文移交表：总部法规收文移交表：总部法规收文移交表：总部法规收文移交表：增加了文件识别评价步骤增加了文件识别评价步骤增加了文件识别评价步骤增加了文件识别评价步骤 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍• •当文件无需识别时：当文件无需识别时：当文件无需识别时：当文件无需识别时： 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍• •当文件需要识别时：当文件需要识别时：当文件需要识别时：当文件需要识别时： 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍总部法规收文移交表总部法规收文移交表总部法规收文移交表总部法规收文移交表• •界面调整界面调整界面调整界面调整• •取消相关文件项，文件不用拆分取消相关文件项，文件不用拆分取消相关文件项，文件不用拆分取消相关文件项，文件不用拆分• •增加增加增加增加““““分类分类分类分类””””• •增加文件识别表项增加文件识别表项增加文件识别表项增加文件识别表项• •流程调整：流程调整：流程调整：流程调整：先由控制部门办理，后反馈给公司领导先由控制部门办理，后反馈给公司领导先由控制部门办理，后反馈给公司领导先由控制部门办理，后反馈给公司领导• •1 1 1 1、文书直接发给控制部门领导，不经过办公室主任、文书直接发给控制部门领导，不经过办公室主任、文书直接发给控制部门领导，不经过办公室主任、文书直接发给控制部门领导，不经过办公室主任• •2 2 2 2、控制部门领导收到文件后直接办理，不用先请示公司、控制部门领导收到文件后直接办理，不用先请示公司、控制部门领导收到文件后直接办理，不用先请示公司、控制部门领导收到文件后直接办理，不用先请示公司领导，办完后请公司领导阅知领导，办完后请公司领导阅知领导，办完后请公司领导阅知领导，办完后请公司领导阅知• •3 3 3 3、若文件内容关系到其他部门，控制部门领导可直接发、若文件内容关系到其他部门，控制部门领导可直接发、若文件内容关系到其他部门，控制部门领导可直接发、若文件内容关系到其他部门，控制部门领导可直接发送给适用部门送给适用部门送给适用部门送给适用部门（部门领导必知，请转达）（部门领导必知，请转达）（部门领导必知，请转达）（部门领导必知，请转达） 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍总部法规收文移交表总部法规收文移交表总部法规收文移交表总部法规收文移交表流程调整流程调整流程调整流程调整控制部门负责人可能扮演的角色：控制部门负责人可能扮演的角色：控制部门负责人可能扮演的角色：控制部门负责人可能扮演的角色：控制部门领导控制部门领导控制部门领导控制部门领导 适用部门领导适用部门领导适用部门领导适用部门领导 其他适用部门领导其他适用部门领导其他适用部门领导其他适用部门领导（部门领导必知请转达）（部门领导必知请转达）（部门领导必知请转达）（部门领导必知请转达）部门承办人可能扮演的角色：部门承办人可能扮演的角色：部门承办人可能扮演的角色：部门承办人可能扮演的角色：控制部门承办人控制部门承办人控制部门承办人控制部门承办人 适用部门承办人适用部门承办人适用部门承办人适用部门承办人 其他适用部门承办人其他适用部门承办人其他适用部门承办人其他适用部门承办人（部门员工必知请转达）（部门员工必知请转达）（部门员工必知请转达）（部门员工必知请转达） 一、文件收发流程变动情况介绍一、文件收发流程变动情况介绍二、文件查询路径二、文件查询路径• •总部法规性文件库查询总部法规性文件库查询总部法规性文件库查询总部法规性文件库查询• •（（（（适用于全体员工，可查询到文件正文）适用于全体员工，可查询到文件正文）适用于全体员工，可查询到文件正文）适用于全体员工，可查询到文件正文）• •员工文件夹员工文件夹员工文件夹员工文件夹• •（适用于全体员工，可查询到文件正文）（适用于全体员工，可查询到文件正文）（适用于全体员工，可查询到文件正文）（适用于全体员工，可查询到文件正文）• •有效性文件清单查询有效性文件清单查询有效性文件清单查询有效性文件清单查询• •（适用于全体员工，可查询出清单，有打印功能）（适用于全体员工，可查询出清单，有打印功能）（适用于全体员工，可查询出清单，有打印功能）（适用于全体员工，可查询出清单，有打印功能）• •控制部门文件库控制部门文件库控制部门文件库控制部门文件库• •（仅部门文件管理员有权限）（仅部门文件管理员有权限）（仅部门文件管理员有权限）（仅部门文件管理员有权限）总部法规性文件库查询总部法规性文件库查询总部法规性文件库查询总部法规性文件库查询查询目录树结构查询目录树结构查询目录树结构查询目录树结构• •控制部门控制部门控制部门控制部门• •手册－程序－作业文手册－程序－作业文手册－程序－作业文手册－程序－作业文件件件件• •要素要素要素要素• •分类分类分类分类可实现的查询功能可实现的查询功能可实现的查询功能可实现的查询功能• •体系是否适用体系是否适用体系是否适用体系是否适用• •下属单位是否执行下属单位是否执行下属单位是否执行下属单位是否执行• •适用范围（火电、风电、电网、适用范围（火电、风电、电网、适用范围（火电、风电、电网、适用范围（火电、风电、电网、核电、国际等）核电、国际等）核电、国际等）核电、国际等）• •查询文件正文可双击表中文件查询文件正文可双击表中文件查询文件正文可双击表中文件查询文件正文可双击表中文件信息信息信息信息二、文件查询路径二、文件查询路径员工文件夹员工文件夹员工文件夹员工文件夹查询目录树结构查询目录树结构查询目录树结构查询目录树结构• •按单位来查询按单位来查询按单位来查询按单位来查询• •按部门来查询按部门来查询按部门来查询按部门来查询文件自动分类文件自动分类文件自动分类文件自动分类• •总部发文总部发文总部发文总部发文• •总部收文总部收文总部收文总部收文• •下属单位发文下属单位发文下属单位发文下属单位发文• •下属单位收文下属单位收文下属单位收文下属单位收文• •（下属单位也适用（下属单位也适用（下属单位也适用（下属单位也适用））））二、文件查询路径二、文件查询路径有效性文件清单查询有效性文件清单查询有效性文件清单查询有效性文件清单查询仅能查到有效文件的清单，查不到正文，但不仅限于法规性文件，仅能查到有效文件的清单，查不到正文，但不仅限于法规性文件，仅能查到有效文件的清单，查不到正文，但不仅限于法规性文件，仅能查到有效文件的清单，查不到正文，但不仅限于法规性文件，是全部有效的文件是全部有效的文件是全部有效的文件是全部有效的文件可输出相关文件清单供使用可输出相关文件清单供使用可输出相关文件清单供使用可输出相关文件清单供使用• •有效性文件清单有效性文件清单有效性文件清单有效性文件清单• •法规性文件清单法规性文件清单法规性文件清单法规性文件清单• •体系内文件清单体系内文件清单体系内文件清单体系内文件清单• •下属单位需执行文件清单下属单位需执行文件清单下属单位需执行文件清单下属单位需执行文件清单二、文件查询路径二、文件查询路径控制部门文件库控制部门文件库控制部门文件库控制部门文件库部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员负责管理负责管理负责管理负责管理查询目录树结构查询目录树结构查询目录树结构查询目录树结构• •按分类查询按分类查询按分类查询按分类查询• •按岗位查询按岗位查询按岗位查询按岗位查询• •（下属单位也适用）（下属单位也适用）（下属单位也适用）（下属单位也适用）二、文件查询路径二、文件查询路径三、组织机构变化后文件的变动方式三、组织机构变化后文件的变动方式 当组织机构名当组织机构名当组织机构名当组织机构名称变更时：称变更时：称变更时：称变更时： （如发展管理研（如发展管理研（如发展管理研（如发展管理研究处变更为发究处变更为发究处变更为发究处变更为发展处）展处）展处）展处） 选择发展管理选择发展管理选择发展管理选择发展管理研究处和发展研究处和发展研究处和发展研究处和发展处，替换后，处，替换后，处，替换后，处，替换后，则文件全部替则文件全部替则文件全部替则文件全部替换换换换控制部门管理人员维护控制部门管理人员维护控制部门管理人员维护控制部门管理人员维护( ( ( (非流转业务非流转业务非流转业务非流转业务) ) ) ) 当组织机构新增、撤销、合并、拆分时，需启动控制部门维护业务将文件当组织机构新增、撤销、合并、拆分时，需启动控制部门维护业务将文件当组织机构新增、撤销、合并、拆分时，需启动控制部门维护业务将文件当组织机构新增、撤销、合并、拆分时，需启动控制部门维护业务将文件 按管理职能进行拆分，表现为按管理职能进行拆分，表现为按管理职能进行拆分，表现为按管理职能进行拆分，表现为部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员更改文件的控制部门更改文件的控制部门更改文件的控制部门更改文件的控制部门控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）三、组织机构变化后文件的变动方式三、组织机构变化后文件的变动方式三、组织机构变化后文件的变动方式三、组织机构变化后文件的变动方式控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）• •当新增组织机构时：（如增加培训管理处）当新增组织机构时：（如增加培训管理处）当新增组织机构时：（如增加培训管理处）当新增组织机构时：（如增加培训管理处）• •文书－原负责培训业务部门文件管理员－原负责培训业务部门负责人文书－原负责培训业务部门文件管理员－原负责培训业务部门负责人文书－原负责培训业务部门文件管理员－原负责培训业务部门负责人文书－原负责培训业务部门文件管理员－原负责培训业务部门负责人－文书－文书－文书－文书• •当组织机构撤销时：（如社会事务处撤销）当组织机构撤销时：（如社会事务处撤销）当组织机构撤销时：（如社会事务处撤销）当组织机构撤销时：（如社会事务处撤销）• •文书－社会事务处文件管理员－社会事务处负责人－文书文书－社会事务处文件管理员－社会事务处负责人－文书文书－社会事务处文件管理员－社会事务处负责人－文书文书－社会事务处文件管理员－社会事务处负责人－文书• •当组织机构合并时：（如办公室与法律事务室合并为总经理办公室）当组织机构合并时：（如办公室与法律事务室合并为总经理办公室）当组织机构合并时：（如办公室与法律事务室合并为总经理办公室）当组织机构合并时：（如办公室与法律事务室合并为总经理办公室）• •文书－办公室文件管理员－办公室负责人－文书文书－办公室文件管理员－办公室负责人－文书文书－办公室文件管理员－办公室负责人－文书文书－办公室文件管理员－办公室负责人－文书• •文书－法律事务室文件管理员－法律事务室负责人－文书文书－法律事务室文件管理员－法律事务室负责人－文书文书－法律事务室文件管理员－法律事务室负责人－文书文书－法律事务室文件管理员－法律事务室负责人－文书• •当组织机构拆分时：（如计划经营部拆分成工程结算处、成本控制处）当组织机构拆分时：（如计划经营部拆分成工程结算处、成本控制处）当组织机构拆分时：（如计划经营部拆分成工程结算处、成本控制处）当组织机构拆分时：（如计划经营部拆分成工程结算处、成本控制处）• •文书－计划经营部文件管理员－计划经营部负责人－文书文书－计划经营部文件管理员－计划经营部负责人－文书文书－计划经营部文件管理员－计划经营部负责人－文书文书－计划经营部文件管理员－计划经营部负责人－文书三、组织机构变化后文件的变动方式三、组织机构变化后文件的变动方式控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）控制部门维护业务（流转业务）四、岗位变化后文件的变动方式四、岗位变化后文件的变动方式• •文件适用岗位维护文件适用岗位维护文件适用岗位维护文件适用岗位维护• •由由由由部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员对本部门文件的适用岗位进行操作对本部门文件的适用岗位进行操作对本部门文件的适用岗位进行操作对本部门文件的适用岗位进行操作• •当部门新增岗位时，选择文件给新增的岗位当部门新增岗位时，选择文件给新增的岗位当部门新增岗位时，选择文件给新增的岗位当部门新增岗位时，选择文件给新增的岗位• •当岗位名称变更时，选择文件后，用新岗位名称替换当岗位名称变更时，选择文件后，用新岗位名称替换当岗位名称变更时，选择文件后，用新岗位名称替换当岗位名称变更时，选择文件后，用新岗位名称替换旧岗位名称旧岗位名称旧岗位名称旧岗位名称• •当部门删减岗位时，选择文件后，选择删除岗位即可当部门删减岗位时，选择文件后，选择删除岗位即可当部门删减岗位时，选择文件后，选择删除岗位即可当部门删减岗位时，选择文件后，选择删除岗位即可四、岗位变化后文件的变动方式四、岗位变化后文件的变动方式• •文件适用岗位维护文件适用岗位维护文件适用岗位维护文件适用岗位维护五、其他功能介绍五、其他功能介绍• •文件作废审批文件作废审批文件作废审批文件作废审批• •每年一次，保证文件库中文件信息的有效性每年一次，保证文件库中文件信息的有效性每年一次，保证文件库中文件信息的有效性每年一次，保证文件库中文件信息的有效性• •总经理办公室组织，总经理办公室组织，总经理办公室组织，总经理办公室组织，部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员办理办理办理办理文件分类维护文件分类维护文件分类维护文件分类维护部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员部门文件管理员来维护本部门的文件分类信息，便于查询来维护本部门的文件分类信息，便于查询来维护本部门的文件分类信息，便于查询来维护本部门的文件分类信息，便于查询五、其他功能介绍五、其他功能介绍几点要求：几点要求：几点要求：几点要求：培训内容请大家务必传达，可以组织部门培训传达到部门长和培训内容请大家务必传达，可以组织部门培训传达到部门长和培训内容请大家务必传达，可以组织部门培训传达到部门长和培训内容请大家务必传达，可以组织部门培训传达到部门长和每位员工。

每位员工每位员工每位员工重点是：重点是：重点是：重点是：控制部门领导必知：控制部门领导必知：控制部门领导必知：控制部门领导必知：1 1、总部发文呈批表中，控制部门领导对要素主管部门选择上、总部发文呈批表中，控制部门领导对要素主管部门选择上、总部发文呈批表中，控制部门领导对要素主管部门选择上、总部发文呈批表中，控制部门领导对要素主管部门选择上的审核责任以及控制部门领导作为要素主管部门领导时对于文的审核责任以及控制部门领导作为要素主管部门领导时对于文的审核责任以及控制部门领导作为要素主管部门领导时对于文的审核责任以及控制部门领导作为要素主管部门领导时对于文件本身的审核责任件本身的审核责任件本身的审核责任件本身的审核责任2 2、法规收文移交表中，先由控制部门领导办理后转给公司领、法规收文移交表中，先由控制部门领导办理后转给公司领、法规收文移交表中，先由控制部门领导办理后转给公司领、法规收文移交表中，先由控制部门领导办理后转给公司领导阅知导阅知导阅知导阅知部门员工必知：部门员工必知：部门员工必知：部门员工必知：1 1、法规性收文移交表中，文件识别评价的操作、法规性收文移交表中，文件识别评价的操作、法规性收文移交表中，文件识别评价的操作、法规性收文移交表中，文件识别评价的操作五、其他功能介绍五、其他功能介绍谢 谢！。