销售出差图表(共25页).doc

精选优质文档-----倾情为你奉上销售人员费用报销管理制度总则为了完善公司管理,加强对公司销售人员业务费用、支出报销的管理和便于公司成本费用的核算以及其他财务工作的开展，结合公司的实际经营情况特制定该制度该制度中所称费用是指销售人员进行业务开拓所产生的差旅费及其他费用业务开拓所产生的费用报销必须经主管领导签字，费用报销严格按规定执行，报销人员必须持真实有效发票，并将报销内容和金额填写清楚，整理、粘贴好票据后，经负责人签字交财务人员审核报销若因票据遗失或超出规定标准的费用，公司不予以报销所有费用报销都必须及时，无特殊原因费用报销不得超过10天，超过规定时间，则费用不予报销公司销售人员必须要本着合理、节约、高效的原则使用差旅费能够通过其他方式解决的事务，尽量不安排出差，禁止以出差为由外出旅游或参加其他私人性质的活动；在时间允许的情况下，能坐火车的就不安排乘飞机，能乘坐一般列车，就不安排特快或动车组；同等住宿条件下，住宿费应就低不就高，能多人同住的应安排标准间、多人间；每笔差旅费的使用必须有明确的目的；出差完成后必须向上级主管汇报工作成果，上级主管有责任对差旅费使用情况进行了解和管理一、差旅费的管理规定差旅费是指因公到外地出差发生的交通费、车船费、住宿费、出差补助费、其他杂费等。

1、出差是指员工因公离开本人工作单位所在地去异地办理公务的行为过程2、出差申报程序的规定（1）业务经理出差，由区域经理批准，并报备上级主管部门；（2）区域经理及副总经理出差，由销售总经理批准；（3）出差人出差前需填“出差任务书”（见附表一）出差任务书”应明确以下内容：出差人姓名、离开工作地时间、返回时间、出差地点、出差日程安排、出差主要任务，经主管领导签字后，作为借支差旅费的附件附在借款单后面，方可借款4）出差人出差回来后需填写“出差情况汇报书”（见附表二）出差情况汇报书”应明确以下内容：出差人姓名、日期、客户名称、联系人的姓名和职务、联系方式、具体拜访情况、反映出的问题、应对/思考及下步计划，经主管领导签字后，将复印件作为报销差旅费的附件附在报销单后面，方可报帐5）差旅费报销标准：（见附表十一）出差标准分四个级别：经理、主任、主管、销售员（6）在报销住宿费用时，凡在规定标准之内的实报实销，超过标准的按标准报销若有特殊原因超过标准的，要经分管副总审批同意后才能报销需凭酒店开具的正式发票，正式发票上须有“税务监制或财政监制”字样，并要注明：住宿起止日期、住宿人数、住宿天数、住宿费单价、住宿费总金额、酒店盖章。

请收到发票后注意审核，没有写上述要求的将不能报销：报销住宿费要填“住宿费用明细单”（见附表三），将住宿费发票附后7）凡享受出差补贴的，不再报销餐费购买车票、飞机票的原则上由办公室前台统一办理，购票款由出差人支付，回所在地区报销8）使用交通工具标准：A、公司总经理可乘坐公务仓、火车软卧；B、公司副总可乘飞机经济仓、火车软卧；C、其他人可乘火车、汽车等，经总经理特批，可乘坐飞机经济仓；（9“差旅费报销单”（见附表四）（10）差旅费报销单各项目填写方法A．“部门”栏：按出差人员所属部门填写B．“年月日”栏：填写报销日期C．“附单据张”栏：按单据实际张数填写阿拉伯数字D．“出差人”栏：按费用负担人填写，如属俩人以上（含）出差，必须在《差旅费报销单》背面注明每个人负担费用金额，且每个人负担费用金额之和=《差旅费报销单》合计E．“出差事由”栏：填出差工作内容F．“出发月日时”栏：按车票上自然月日时顺序填写G．“到达月日时”栏：按实际到达月、日、时填写H．“出发、到达地点”栏：按车票出发、到达地点填写I．“交通工具”栏：按火车、飞机、长途汽车、轮船分栏填写J．“交通”栏：“单据张数”栏按火车、飞机、长途汽车、轮船票张数填写，“金额”栏按车票金额填写（注：车票、机票等交通工具的保险不包括在内）。

如果火车票、机票等由公司支票支付的，在交通费—单据张数栏注明“支票付”字样，并在交通费金额栏注明相应金额（计算交通费合计金额时该金额不计算在内）K．“出差补贴天数”栏：不填写L．“出差补贴金额”栏：按《出差补贴申请单》合计金额填写M．“住宿费金额”栏：按实际发生金额填写，N．“其他”栏：填写交通工具的保险费、订票费等其他费用O．“予借旅费、补领金额、退还金额”栏：不用填报12）“出差补贴申请单”（见附表五）每个出差人员分别如实填写《出差补贴申请单》相关内容，出差补贴申请单与差旅费报销单一并报销才能生效，并按规定计算填写并在申请人处签字二、车辆油费标准为了方便销售工作，销售部所使用的车辆油费实行实报实销政策报销车辆油费时，必须认真、详细填写“车辆油费报销申请单”（见附表六），同“费用报销单”（见附表七）一并报经营销主任签批后由财务进行审核，再由总经理签批报销单据填写、保管应注意以下几点：（1）“费用报销单”中用途栏填写“车辆油费”即可，不需要写明具体情况，详细支出情况在“车辆油费报销申请单”中注明，“车辆油费报销申请单”必须按格式详细、认真填写2）“车辆油费报销申请单”要与“费用报销单”一起报公司领导签批。

财务部办理报销手续后，按规定单独保管“车辆油费报销申请单”；（3）财务部每月装订凭证时，须将“车辆油费报销申请单”从费用报销单中抽出妥善保管，并应定期整理，按时间顺序装订、保存4）“车辆油费报销申请单”未经公司批准不得销毁待公司财务主任审计检查无误后，经批准方可销毁5）为了保证“费用报销单”填写的真实、可靠性、方便领导审批及财务部的审核工作，对“费用报销单”的填写要求如下：A、每位报销人员在报经领导审批前必须将除“车辆油费报销申请单”外的所有报销单粘贴于“费用报销单”后面，并在“费用报销单”附单据张数栏按所粘贴的票据张数如实填写B、“费用报销单”中单位栏按报销人所在部门填写C、“费用报销单”中金额大、小写必须一致，金额必须顶格填写，字间不能留空隙D、“费用报销单”按公司审核程序，由主管领导签字审批后到财务部报销三、借款标准借款须本着“前款不清、后款不借”的原则财务应严格把关根据公司财务制度中借款条款中的标准严格执行若发现未按规定执行者，将处罚责任人200元以上的罚款1、根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，并填写“备用金借支单”（见附表八），“备用金借支单”必须按格式详细、认真填写。

借支额度根据实际需要确定，由公司领导签批A、差旅备用金借款出差人员差旅备用金借款时必须出示经主管领导签字后的“出差任务书”，作为借支差旅费的附件附在借款单后面，方可借款出差人员差旅备用金借款限额：公司员工出差五日内（含五日）借款最高限额1500元，超过五日者，每超出一天增加200元总经理出差五日内借款最高限额5000元，超出五日者，每超出一天增加500元B、业务备用金借款当月业务费借款总额限制为：当月销售目标总额的3%为上限每次业务费借款必须事先填写“备用金借支单”（见附表八），报经区域经理、总经理签字批准后，才能进业务费借款所借款项于领取当月工资时直接冲抵在业务备用金借款时填写的“备用金借支单”中“备用金借支事由”必须详细填写招待客户的单位名称、客户姓名、职位、招待方式、招待日期、地点、顾客方面同席者和本次招待理由及可获得的效果等所借支的业务备用金包含因业务拓展所包含的所有费用，已借支业务备用金不再另行借支借款人的车辆使用维护费及油费备用金2、借支程序A、程序公务借支人员→区域经理→财务部→总经理→出纳→经办人领款B、备注①以上程序针对普通员工设计，当区域经理需借支款项的，填请款单，财务人员进行事项重点复核，总经理审核、签批；②财务部对不符合规定、不合理、不合法的借款事项，不予办理。

③借款金额超过50000.00元，应提前一天向财务部预约3、备用金借支后应及时冲帐，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经公司领导签字同意后方可延期，但最长不可超一个月凡催收超过三次未还者，财务部有权在其工资中直接扣减4、对于长期占用备用金的，财务部将从占用备用金人员的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金四、业务招待费的管理1、业务招待费的报销办法因业务项目进展的需要确需公司审批作为特例进行支持招待有关人员的，必须事先报，必须事先填写“业务招待申请报销单”（见附表九）中申请栏，区域经理审核、总经理签字批准后，才能到财务部进行业务招待费借款财务部必须对该申请业务费的项目予以立项备案经办人所申请业务招待费的业务项目，在业务没有成交之前，所申请的招待费由公司与经办人双方各自承担一半的费用如若业务项目成交，经办人因业务项目所申请的业务项目招待费由公司全部承担因此经办人在业务费报销的期限内，报销业务费用时，如若业务还未成交，则只能允许报销该业务项目招待费用的一半，另一半该业务项目招待费则需在业务成交之后方能报销报销业务招待费时，必须认真、详细填写“业务招待申请报销单”中的报销栏，同“费用报销单”（见附表七）一并报区域经理签批后由财务进行审核，再由总经理签批。

报销单据填写、保管应注意以下几点：（1）“费用报销单”中用途栏填写“业务招待费”即可，不需要写明具体情况，详细支出情况在“业务招待申请报销单”中注明，“业务招待申请报销单”必须按格式详细、认真填写2）“业务招待申请报销单”要与“费用报销单”一起报公司领导签批财务部办理报销手续后，按规定单独保管“业务招待申请报销单”；（3）财务部每月装订凭证时，须将“业务招待申请报销单”从费用报销单中抽出妥善保管，并应定期整理，按时间顺序装订、保存4）“业务招待申请报销单”未经公司批准不得销毁待公司财务总监或顾问审计联合检查无误后，经批准方可销毁5）为了保证“费用报销单”填写的真实、可靠性、方便领导审批及财务部的审核工作，对“费用报销单”的填写要求如下：A、每位报销人员在报经领导审批前必须将除“业务招待申请报销单”外的所有报销单粘贴于“费用报销单”后面，并在“费用报销单”附单据张数栏按所粘贴的票据张数如实填写B、“费用报销单”中单位栏按报销人所在部门填写C、“费用报销单”中金额大、小写必须一致，金额必须顶格填写，字间不能留空隙D、“费用报销单”按公司审核程序，由分管领导签字审批后到财务部报销2、招待费标准（见附表十）根据客户人员权重情况进行调整招待标准3、招待费审批程序设置如下：①员工借款：填费用申请单→区域经理→财务部费用标准复核→总经理批准。

②区域经理借款：填费用申请单→财务部费用标准复核→总经理批准说明：以上各级人员在借款上超过标准的，要写明理由；垫支报销的，也须执行上述流程4、礼金由于公司每到节日要求送礼金或礼品各部门需要送礼金必须事先报营销总监审批，单位金额500.00元以上，必须报副总经理、总经理审批，礼品由行政部按总经理的意思统一购买和安排，再转发给营销部门办理原则上送礼品必须两人以上前往礼金由财务部根据行政部经总经理批准的申请单，分类装入信封并封包后发给经办人送礼金也必须俩人以上前往财务人员审核时报销单必须由各部门经理、营销主任、副总经理、总经理的签字，经审核后的申请单作为报销凭证附件（同时以相同金额的餐费做帐）除非总经理特批严禁一人单独办理送礼事务五、差旅费的报销流程费用报销程序A、程序普通员工→区域经理→财务部→总经理→出纳普通员工：粘帖报销单区域经理：审核，签批财务部：预算及标准复核，票据形式复核总经理：批准出纳：审核结算B、备注①以上程序。