中文Word教程第7章.ppt

第第7章章 文档的高级应用文档的高级应用²7.1 邮件合并邮件合并²7.2 目录的使用目录的使用²7.3 宏的使用宏的使用²7.4 域的使用域的使用²7.5 典型实例典型实例——制作目录制作目录²小结小结²过关练习七过关练习七7.1 邮件合并在日常工作中，有时需要处理大量的报表和信件这些报表和信件的主要内容是基本相同的，只是具体数据有所变化为了减少工作量，提高工作效率，Word为用户提供了邮件合并功能所谓邮件合并是指将一个文件中的信息插入到另一个文件中，将可变的数据与一个标准文档相结合，从而创建另外一个新文档的过程7.1.1 创建主文档创建主文档主文档就是信函的主题部分，包括在各邮件中保持不变的文字、图形和格式，例如套用信函中的寄信人地址或称呼语创建主文档的具体操作步骤如下：（1）启动Word 2007，新建一个空白的Word文档（2）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择相应的选项，例如选择“信函”选项，在Word文档中创建主文档如图7.1.1所示7.1.2 创建数据源创建数据源数据源包含合并文档中所需的信息。

用户可以指定一个已经存在的数据库或表作为数据源，也可以创建新的数据源创建数据源的具体操作步骤如下：图7.1.1 主文档（1）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉列表中选择“键入新列表”选项，弹出“新建地址列表”对话框，如图7.1.2所示（2）在该对话框中单击“自定义列”按钮，在弹出的如图7.1.3所示的“自定义地址列表”对话框中进行相应的设置图7.1.2 “新建地址列表”对话框 图7.1.3 “自定义地址列表”对话框（3）新建的地址列表如图7.1.4所示在“新建地址列表”对话框中单击“确定”按钮，弹出“保存通讯录”对话框，如图7.1.5所示图7.1.4 新建的地址列表 图7.1.5 “保存通信录”对话框（4）在该对话框中设置数据源的保存位置和名称，单击“保存”按钮保存数据源7.1.3 合并文档合并文档合并文档的具体操作步骤如下：（1）在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择“邮件合并分步向导”选项，打开“邮件合并”任务窗格（一），如图7.1.6所示。

（2）在该任务窗格中选中“使用现有列表”单选按钮，单击“浏览”按钮，弹出“选取数据源”对话框，如图7.1.7所示图7.1.6 “邮件合并”任务窗格（一） 图7.1.7 “选取数据源”对话框（3）在该对话框中选择创建好的数据源，单击“打开”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图7.1.8所示图7.1.8 “邮件合并收件人”对话框（4）在该对话框中进行相应的设置后，单击“确定”按钮，返回到“邮件合并”任务窗格（二），如图7.1.9所示（5）在该任务窗格中单击“下一步：撰写信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（三），如图7.1.10所示图7.1.9 “邮件合并”任务窗格（二） 图7.1.10 “邮件合并”任务窗格（三）（6）在该任务窗格中单击“其他项目”超链接，弹出“插入合并域”对话框，如图7.1.11所示 （7）在该对话框中单击“插入”按钮，在主文档中插入合并域，合并域名被“《》”括起来，效果如图7.1.12所示 图7.1.11 “插入合并域”对话框 图7.1.12 插入合并域效果（8）在“邮件合并”任务窗格（三）中单击“下一步：预览信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（四），如图7.1.13所示。

（9）在“邮件合并”任务窗格（四）中单击“下一步：完成合并”超链接，打开“邮件合并”任务窗格（五），如图7.1.14所示图7.1.13 “邮件合并”任务窗格（四） 图7.1.14 “邮件合并”任务窗格（五）（10）设置完成后，邮件合并的效果如图7.1.15所示图7.1.15 邮件合并效果7.2 目录的使用在书籍和许多文档的编辑中，目录是不可缺少的目录的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码，以便用户快速找到需要阅读的文档内容7.2.1 创建目录创建目录在默认情况下，Word提供3级目录供用户使用创建目录的具体操作步骤如下：（1）将光标定位在需要创建目录的位置（2）在“引用”选项卡中的“目录”组中的“目录”下拉列表中选择“插入目录”选项，弹出“目录”对话框，打开“目录”选项卡，如图7.2.1所示图7.2.1 “目录”选项卡（3）在该选项卡中选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，在目录中的每个标题后边显示页码并右对齐（4）在“制表符前导符”下拉列表中选择一种分隔符样式（5）在“常规”选区中的“格式”下拉列表中选择一种目录风格；在“Web预览”区中即可看到该风格的显示效果。

（6）在“显示级别”微调框中设置目录中显示的标题层数（7）单击“选项”按钮，在弹出如图7.2.2所示的“目录选项”对话框中设置目录的选项；单击“修改”按钮，在弹出如图7.2.3所示的“样式”对话框中修改目录的样式图7.2.2 “目录选项”对话框 图7.2.3 “样式”对话框（8）设置完成后，单击“确定”按钮，即可将目录插入到文档中注意：用户在创建目录之前，必须确保对文档的标题应用了样式7.2.2 更新目录更新目录如果对文档进行了修改，则必须更新目录，具体操作步骤如下：（1）将光标定位在需要更新的目录中（2）在“引用”选项卡中的“目录”组中单击“更新目录”按钮，弹出“更新目录”对话框，如图7.2.4所示（3）在该对话框中选中“只更新页码”单选按钮，则只更新现有目录的页码，而不影响目录的增加或修改；选中“更新整个目录”单选按钮，则重新创建目录（4）单击“确定”按钮，即可更新目录图7.2.4 “更新目录”对话框7.3 宏的使用用户在使用Office办公软件时会接触到宏的概念宏是Office软件提供的一个很好的扩展功能，使用宏可以提高工作效率。

宏是由一系列的Word命令或指令组成的、用来完成特定任务的指令集合，以实现任务执行的自动化如果要完成一项由多个Word选项和操作指令组成的任务，可以将构成的这些操作步骤按照操作顺序录制成一个宏，并取一个名称在需要的时候运行这个录制的宏，系统将自动按顺序执行宏中所包含的所有操作步骤宏的用途非常广泛，主要有以下几种：（1）加快普通的编辑和格式设置，简化操作（2）使用户更易于选择对话框中的选项（3）自动执行一系列复杂的操作（4）组合多个命令7.3.1 录制宏录制宏录制宏的过程实际就是进行一系列需要使用的操作Word 2007中提供了两种录制宏的方法：宏录制器和Visual Basic编辑器使用宏录制器录制宏的具体操作步骤如下：（1）在“开发工具”选项卡中的“代码”组中单击“录制宏”按钮，弹出“录制宏”对话框，如图7.3.1所示图7.3.1 “录制宏”对话框（2）在该对话框中的“宏名”文本框中输入宏的名称；在“将宏保存在”下拉列表中选择保存宏的位置；在“说明”文本框中输入该宏的一些说明文字（3）如果需要将宏指定到自定义快速访问工具栏中，具体操作步骤如下：  1）在“将宏指定到”选区中单击按钮，弹出“Word选项”对话框，如图7.3.2所示。

  2）在该对话框中选中一个宏名称，例如“Normal.NewMacros.宏1”，单击“添加”按钮，将其添加到“自定义快速访问工具栏”列表框中，单击“确定”按钮，即可开始录制宏，此时鼠标变为形状图7.3.2 “Word”选项（4）如果需要将宏指定为键盘快捷键，具体操作步骤如下：  1）在“将宏指定到”选区中单击按钮，弹出“自定义键盘”对话框，如图7.3.3所示图7.3.3 “自定义键盘”对话框 2）将光标定位在“请按新快捷键”文本框中，然后按要指定的快捷键，单击“指定”按钮，即可将宏指定为快捷键  3）单击“关闭”按钮开始录制宏，此时鼠标变为形状7.3.2 编辑宏编辑宏录制完一段宏后，还可以对其进行编辑编辑宏包括修改宏的说明文字和编辑宏命令两个方面编辑宏的具体操作步骤如下：（1）在“开发工具”选项卡中的“代码”组中选择“查看宏”选项，弹出“宏”对话框，如图7.3.4所示图7.3.4 “宏”对话框（2）在“宏名”列表框中选择要编辑的宏的名字，例如选择“宏1”（3）单击“编辑”按钮，打开如图7.3.5所示的“Visual Basic编辑器”窗口，在该窗口中可对宏进行编辑、修改和调试。

图7.3.5 “Visual Basic编辑器”窗口（4）编辑完成后，关闭该窗口，返回Word文档编辑窗口7.3.3 运行宏运行宏运行宏的具体操作步骤如下：（1）在“开发工具”选项卡中的“代码”组中选择“查看宏”选项，弹出“宏”对话框（2）在该对话框中的“宏名”列表框中选择需要运行的宏（3）单击“运行”按钮即可运行宏7.3.4 删除宏删除宏删除宏的方法非常简单，在“宏”对话框中的“宏名”列表框中选择需要删除的宏，然后单击“删除”按钮，系统弹出如图7.3.6所示的信息提示框，单击“是”按钮即可删除宏注意：如果要删除多个宏，可在按住“Ctrl”键的同时选择“宏名”列表框中要删除的多个宏，然后单击“删除”按钮即可图7.3.6 信息提示框7.4 域的使用域是一种特殊的代码，用于指明在文档中插入何种信息域在文档中有两种表现形式：域代码和域结果域代码是一种代表域的符号，它包含域符号、域类型和域指令域结果就是当Word执行域指令时，在文档中插入的文字或图形使用域可以在Word中实现数据的自动更新和文档自动化，例如插入可自动更新的时间和日期、自动创建和更新目录等。

7.4.1 插入域插入域插入域的具体操作步骤如下：（1）将光标定位在需要插入域的位置（2）在“插入”选项卡中的“文本”组中的“文档部件”选项下拉列表中选择“域”选项，弹出“域”对话框，如图7.4.1所示图7.4.1 “域”对话框（3）在该对话框中单击“公式”按钮，弹出如图7.4.2所示的“公式”对话框，在该对话框中可编辑域代码（4）在“域”对话框中的“类别”下拉列表中选择要插入域的类别，例如选择“时间和日期”选项；在“域名”列表框中选择需要插入的域（5）单击“域代码”按钮，再单击“选项”按钮，弹出“域选项”对话框，如图7.4.3所示图7.4.2 “公式”对话框 图7.4.3 “域选项”对话框（6）在该对话框中选择开关类型，单击“添加到域”按钮，即可为域代码添加开关（7）设置完成后，单击“确定”按钮，即可在文档中插入选定的域技巧：按快捷键“Ctrl+F9”，即可直接在括号中输入需要的域代码7.4.2 查看和更新域查看和更新域在文档中插入域后，用户还可以查看域和更新域1．查看域查看域有两种方式：域结果或域代码。

一般情况下，在文档中看到的是域结果，在显示的域代码中可以对插入的域进行编辑Word允许用户在这两种方式之间切换如果用户需要查看域代码，可将鼠标移至域上，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”命令，可在文档中看到域代码2．更新域域的内容可以被更新，这就是域与普通文字的不同之处如果要更新某个域，需要先选中域或域结果，然后按“F9”键即可；如果要更新整个文档中的域，可以在“开始”选项卡中的“编辑”组中选择“选择”→“全选”命令，选定整个文档，然后按“F9”键即可7.4.3 锁定域和解除域锁定锁定域和解除域锁定如果要锁定域，首先选中该域，然后按快捷键“Ctrl+F11”即可锁定域的外观与未锁定域的外观相同，但在锁定域上单击鼠标右键时，将发现快捷菜单中的“更新域”命令呈不可用状态，即该域不随着文档的更新而更新如果要解除域锁定以便于更新域结果，首先选中该域，然后按快捷键“Ctrl+Shift+F11”即可7.5 典型实例——制作目录本节主要介绍在Word文档中利用本章学过的目录的使用和操作来制作目录，最终效果如图7.5.1所示图7.5.1 最终效果图创作步骤（1）创建一个文档，并在文档中应用样式。

（2）将光标定位在需要创建目录的位置，在“引用”选项卡中的“目录”组中的“目录”下拉列表中选择“插入目录”选项，弹出“目录”对话框，打开“目录”选项卡，如图7.5.2所示图7.5.2 “目录”选项卡（3）在该选项卡中选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框，在制作的目录中显示页码并右对齐（4）在“制表符前导符”下拉列表中选择一种分隔符样式（5）在“常规”选区中的“格式”下拉列表中选择一种目录样式，在“Web预览”区中即可看到该样式的显示效果（6）在“显示级别”微调框中设置目录中显示的标题层数（7）单击“选项”按钮，在弹出如图7.5.3所示的“目录选项”对话框中设置目录的选项；单击“修改”按钮，在弹出如图7.5.4所示的“样式”对话框中修改目录的样式图7.5.3 “目录选项”对话框 图7.5.4 “样式”对话框（8）单击“确定”按钮，即可生成文档目录，效果如图7.5.5所示（9）选中目录，对目录中的字体进行设置，最终效果如图7.5.1所示图7.5.5 生成目录小 结本章主要讲解了Word 2007文档的高级应用，主要包括邮件合并、目录、宏、域的使用等知识，通过本章的学习使用户对Word 2007文档的高级应用有一个初步的了解，并能使用Word 2007的高级功能方便、快捷地处理日常工作事务。

过关练习七一、填空题一、填空题1．在邮件合并中，__________是信函的主题部分，包括在各邮件中保持不变的文字、图形和格式，__________包含合并文档中所需的信息2．在主文档中插入合并域，合并域名被__________括起来3．__________的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码，以便用户快速找到需要阅读的文档内容4．用户在创建目录之前，必须确保对文档的标题应用了__________5．Word 2007中提供了两种录制宏的方法：__________和__________6．按快捷键__________，即可直接在括号中输入需要的域代码二、上机操作题二、上机操作题1．使用邮件合并功能创建一个校庆邀请函2．为一篇文章创建目录。