文件命名规范.ppt

公司管理文件分类一阶（手册）： 用以说明公司方针、组织、权责及质量系程序运作原则的文件二阶（程序文件）： 用以执行各类业务或工作之依据三阶（操作性文件）：将程序文件规定的作业技术等作细部描述成指导性文 件，如检验规范、作业指导书、BOM等四阶（记录）： 用以显示各项活动实际运作状况之文件表单记录，如来料检验日报表、温湿度记录表等文件编写结构一份文件由以下几部分组成（适用于一、二阶文件）及三阶的操 作指引类文件1.目的（说明制作这份文件的目的） 2.范围（文件适用范围及部门） 3.职责（各相关部门的职责描述） 4.定义（对文件中需要解释的作一个说明） 5.程序（说明作业的详细过程） 6.流程图 7.记录（此份文件会产生哪此记录） 8.附件（视情况需要） 9.参考文件（如国家标准或其他文件）文件管理•文件的编号方法：•一、二、三阶文件编号原则： •由公司名称简称、文件类别、部门代号、流水号四部份组成，文件版本则 从A版开始，版次由A/0开始，如文件相应版次有修改，第一次修改版次号 就变为A/1，第二次、第三次修改版次号为A/2、A/3依次类推。

当同一份 文件版次变更5次，也就是某一版次号为A/5时，如需修改就升为B/0、B/1 依次类推如ZTQP-DC01，ZT表公司简称、QP表文件代码、DC表部门 代号、01表流水号 •一、二、四阶文件的流水号为两位数，为避免环境管理体系四阶文件编号 与质量管理体系四阶文件编号重复，环境管理体系四阶文件的流水号为四 位数，三阶文件的流水号为四位数 •三阶文件编号: •在部门代号后面须加上文件类别（a,b,c,d)加以区分 •四阶文件编号原则： •由表单编号、部门代号、流水号、版本四部分组成，表单版本则由A版开 始，若有更改就升级为B、C、D版依次类推如FMDC01-A，FM表文件 代号、DC表部门代号、01表流水号、A表版本号文件管理公司简称及文件代码 代码码文件名称代码码文件名称代码码公司简称HS9001程序文件QP表格单据FM品质手册QM14001程序文件EP外来文件WL环境手册EM指导文件WI部门名称、代码 部门门名称代码码部门门名称代码码部门门名称代码码总经办VRDIP生产DA工程部EN市场部BKSMT生产SA资材部PM财务部FI人力资源HM品质部QA三阶文件类别： a类：作业指导书、工艺流程 b类：机器设备、仪器操作指引、检验规范、标准 c类：物料清单、工程更改通知单、工程图纸等 d类；各种管理办法、规章制度及职务说明书等。

记录管理记录涵盖范围:•记录涵盖公司质量、环境管理体系所取得的结果或完成活动.•记录包括评审记录、文件分发回收记录、产品检验记录、测量和监控记录、事故报 告、应急记录、体检记录、保养维护记录、特种设备设施检验记录等等.记录标识要求:•字迹清楚、内容完整、不应有缺项、不宜使用涂改液、更改需签字确认.•记录的标题和格式设计应达到目的明确、便于填写、格式统一、责任清楚、利于追 溯.记录保存期限：•记录的保存期限（如部门没有特别注明）一般为三年.•外部监测报告、事故报告、体系审核不符合项处理等记录保存5年.•如因法律和/或资讯保存或顾客要求而须保存的记录按顾客要求执行。