第十章：港台及国外秘书工作.ppt

港台及国外秘书工作 第一节 港台及国外秘书工作概述 第二节 港台及国外秘书工作的发 展趋势第十章第一节 港台及国外秘书工作概述 一、香港的秘书职业 § 香港是国际金融中心、自由港和独立关税地 区，公司商行林立，任何大小公司的商行都 聘有秘书，作为重要而必不可少的辅助人员 ，社会对秘书的需求量很大，尤其商务秘书 为多香港由于曾经长期处于英国殖民统治 之下，秘书工作受英国影响较大 （一）香港秘书的构成 1.香港秘书的两大群体 § 香港社会的秘书大致可以分为两大群体：§ 一是高层次群体 § 他们是上司的直接、重要的助手，其职责为全面辅助 上司，如起草文件、传达指令、收集信息、通信联络 、管理文件和办公室事务等其中层次最高、职权最 大的是公司秘书和董事会秘书 § 公司秘书有的也称为行政主管，是由董事会聘请、与 总经理平级的高级管理人员，负责行政、人事、财务 等工作 § 董事会秘书由董事会或者董事长派出，与总经理保持 联络，了解、监督公司业务，负责筹办董事会、股东 大会，准备年度报告等重要文件材料，发布公司信息 等工作 § 担任公司秘书或者董事会秘书者，必须具有五年以上 秘书工作经历，并通过英国特许秘书和行政人员工会 组织的秘书特许状考试、取得“高级秘书”证书。

§ 二是一般事务性秘书 § 对这类秘书要求较为一般，但是人数众 多 § 香港大企业、大公司的高层领导， 一般聘用经验丰富的中青年男子为秘书， 作为自己的重要助手，而大量一般事务性 的秘书工作却聘请年轻女性承担所以， 香港的秘书是女性为主体 § 老板选择女秘书，着眼于对方接人 待物是否落落大方，而并不过分注重年轻 貌美女秘书也力求与上司建立感情，相 互信任，达到默契，但是不能过分亲昵， 否则会引起公司内外的反感，不利于工作 ，为风气所不容2.香港女秘书的职级 § 香港女秘书的等级大休分为见习秘书、初级秘书、中级秘书、 高级秘书1）初级秘书 § 凡年龄30岁以下，中等文化程度，经过职业训练局的秘书职业 训练，打字速度合格，具备一定的商务知识，懂电脑操作与会 计知识，能熟练使用英语、普通话或者第三种语言者皆可录用 初级秘书一般从事日常的秘书事务，如接待、接打、打 字、记录、抄写、统计、传达、文件的收发管理等2）中级秘书 § 初级秘书工作几年后，表现良好称职，一些人得到晋升成为中 级秘书中级秘书负责办公室管理及行政事务，有权参与董事 会会议，有一定的职权 （3）高级秘书 § 从事秘书工作七八年后的秘书可成为“资深秘书”，通常会参 与公司事务的讨论及制定工作，有些人甚至进入董事会参与决 策，既是董事，又是公司的大秘书。

在对外方面，往往会以公 司的发言人的身份代表公司发布信息，并参与公司的运作高 级秘书在香港女秘书群体中所占的比例甚小二）香港秘书的素质 1.香港秘书的基本素质 § 香港社会对秘书的基本素质要求，可以归纳为： （1）了解自己的职责范围，明白自己应该怎样尽职，并向何 处努力； （2）依据上司的丁作目标，制定自己为其服务的秘书工作目 标，扑坚持不懈地为达到此目标而努力； （3）洞察上司工作中的需要，主动提供各种辅助服务，以 节省上司的时间和精力； （4）帮助上司工作摆脱琐碎杂务，为上司代劳，以使上司能 从容处理其本职工作； （5）经常留心观察，力求发现问题，并能分析后提出解决问 题的对策； （6）能对自己的工作质量、效率及时作出如实评价，并取长 补短，予以改进，不断提高； （7）具有自信心，善于发挥自己的潜力，去创造性地工作2.香港秘书的职业观念 （1）服从上司 §香港秘书与上司的关系，是雇员与雇主的关系，雇员必须服从雇主，作为 上司直接助手的秘书，更要绝对服从上司，否则就失去了担任秘书的前提 香港秘书界强调，秘书“必须依照所属上司的旨意，去更改秘书业务的 内容”，即秘书在工作中必须无条件地服从上司的指令。

（2）忠诚公司 §香港社会要求秘书必须维护本公司或者本单位的利益，一切以公司利益为 重，一切言行要对公司负责，自觉维护公司的权益、声誉和形象秘书在 任何场合都不得贬低公司，更不准泄露公司的机密，对公司要满怀忠诚 （3）广结良缘 §香港的市场经济高度发达， “和气生财”是社会的信条上司强调秘 书要学会处理好种种人际关系，除了要和上司关系融洽外，也要和同事和 睦相处，更重要的是和外界人士搞好关系所以，秘书要善于交际，善解 人意，为公司结交尽可能多的朋友，以利于公司的发展 （4）重视事务 §香港秘书以帮助上司处理事务为主要工作内容，即以办事为主，参谋作用 不提倡、不强调，也不明显如果有，也只是发现上司处理业务中有明显 疏忽时予以提醒，或者提些建议、写个备忘录等，而且，不宜过分强调自 己的主张三）香港的秘书教育 § 因为社会对秘书的需求量大，香港的秘书教育和培训也很兴 盛由于香港的秘书主体为处理日常办公室事务的女秘书， 要求较为—般，所以香港培养秘书人才主要依靠中专层次的 学校，约有120所中专和补习学校在培养秘书常日班培养求 业的秘书，夜校大多培训在职秘书 § 其课程设置，一年制班约开设16-17门，如簿记、速记、打字 、商业通讯、报告和备忘录写作、进出口业务结算、经济学 、文书处理、秘书实务、计算机操作和基础知识、电报 、文字处理、语言训练、外语等。

毕业后发给正式文凭，供 应聘就业之用 § 有些大学也设有秘书课程，主要讲授秘书的基本知识及秘书 实务香港的秘书教育普遍注重秘书实务，而不注重抽象理 论，其实用性很受香港企业的欢迎香港也举行英国特许秘 书和行政人员公会组织的秘书特许状考试，通过考试获得此 证书者，就业出路更宽，应聘的秘书职位的层次也较高二、美国的秘书职业 § 美国是当今世界经济最发达、科技最强盛的资本主义国家在 美国，秘书是一项兴盛的职业，数百万秘书分布于各行各业， 形成一个庞大的职业群，其职业化程度相当成熟，专业化水平 相当发达，为各国现代秘书职业的发展提供了可资借鉴的经验 （一）美国秘书的种类和职级 1.美国秘书的分类 § 美国秘书按其所在行业、资历、作用等不同的标准，划分成不 同的种类美国劳工部依照下述三个方面的标准对秘书进行了 分类 （1）根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分类 § 管理人员级别的高低，一是根据其管理的组织的规模大小、 人数多少等因素确定，二是根据其在组织中所具有的地位确定 如果管理人员所管理的组织规模大、人数多，并且担任正职 主管，其级别相应的就高，为其服务的秘书的类别也相应的较 高按此标准，秘书类别从低到高一共分为四类：LS-I级、LS -2级、LS-3级和LS-4级，简称“LS”类。

（2）根据秘书所担任的职责大小进行分 类 § 按此标准，秘书一共分为两类，即LR—1级 和LR-2级，简称“LR”类LR-I级秘书是较 低一级的秘书，其职责是根据管理人员的总 的指示精神，独立完成按照程序安排的办公 室正常工作，即主要从事事务服务工作 LR-2级秘书除了完成与LR—1级秘书类似的 正常工作之外，还要根据自己的知识、经验 技能和判断能力主动完成一些较为复杂、难 度较大的工作任务3）根据秘书职位所规定的职务性质进行分类 § 按此标准，美国秘书又分为行政秘书和专业秘书两大类 行政秘书是指在各类机关、 公司、企业中担任行政性职务 的秘书，是美国行政管理协会划定的秘书种类之一，也称行 政助理、管理秘书，占美国秘书职位的大多数行政秘书按 照其职权可以分为两类：一类是属于领导职位的秘书，如秘 书长、公司秘书等，担任这类职位的人员已经不是一般意义 上的秘书，他们具有相当的权力，人数较少；另一类是一般 行政秘书，其主要职责和任务是记录上司或者经理的口述， 接答并转达上司，接待来访人员并安排与上司的约会， 打印信函和文件，处理各种邮件，为上司起草信函、讲话稿 、报告、备忘录，为上司查阅有关资料，代上司阅读、签署 、寄发某些信件，编辑核对文件，选购办公设备等。

§ 专业秘书实际上是根据秘书所从事的专业工作这一标准进 行分类后，对与从事行政事务的行政秘书相对应，在各种具 体的专业领域、专业部门、或者专业人员身边从事秘书工作 的人员的一种总称，它是包含多种秘书职位在内的一类职位 ，简称OT类2.美国的专业秘书 美国的专业秘书主要有以下几类 （1）法律秘书 § 指在美国司法机关、律师事务所、工商企业的法律部门作为 法官或者律师个人助手的秘书这类秘书负责起草法律文件 和相关的信函文件，如传票、诉状、向法院提交的申请等 所以，法律秘书应该懂得相关的法律，熟悉法律事务和相关 的程序、名词术语，能够处理好法律文书，有的还要求具有 公证人资格，以便能签署公证 § 一般从事法律秘书的人员，开始多是做速记员，待具有5 年以上该专业工作经历，加入全国法律秘书协会，再申请参 加该协会组织的法律专业秘书人员考试，考试合格可以获得 合格证书，被授子“法律秘书”称号这种考试较为严格， 考试内容主要有书写、通信技能与知识、人际关系、法律术 语和程序、法律秘书技能等 § 职业法律秘书的薪金在秘书界是最高的，许多法律秘书由此 可升为律师2）医学秘书 § 指主要受聘于各类医院、医生个人、政府医疗保健部 门、大公司的卫生部门、生活医药医疗用品的大公司 、医学研究机构和医药图书出版部门等处的秘书。

这 类秘书主要的职责和任务是：与病人预约就诊时间， 办理病人的就诊手续，为医生指定的就诊病人联系会 诊医院，打印病人的医疗记录并负责归档整理，向病 人收取医疗费用并负责结算，递送医疗账单，订购医 疗器械、药品和材料等有的还负责为病人保管病历 、测量体温等工作 § 医学秘书要具备良好的医德、较多的医学知识、医疗 常识和工作程序，并掌握会计、保险方面的知识和技 能要当一名合格的医学秘书，可以到专门的培训学 校学习美国的医务助理协会设在芝加哥市，它通过 考试发给合格人员合格证书 （3）教育秘书 § 指主要受聘于各类教育机构和教授个人的秘书其职责根据 服务的对象不同而有较大的差异如一个大学教授的秘书， 要负责接答、起草信函，安排约会和活动日程，收集相 关的专业书信，整理各种学术会议上的文献，为教授准备讲 义或者科研资料，制作图表、录音带、幻灯片等一位大学 教授往往得有两三名秘书，才能完成教学、科研任务 § 服务于中小学校的教育秘书，主要负责起草信函、备忘录、 公告等，还要接收处理用于学生午餐、学校设备、学生活动 等的经费而地方性学院办公室的秘书人员，任务以整理材 料、管理和复制文件、安排有关会议、接待参观者及与学生 、教师、家长进行联系等为主。

§ 美国的全国教育秘书协会是教育秘书自己的组织，隶属于全 国教育协会该协会为改善教育秘书的工作条件、增加薪金 、保证退休福利、维护教育秘书的合法权益等有关事项而努 力4）通信秘书 § 指受聘于美国公司中专门担任文字处理事务的秘书这类秘 书在执行职务时所需要的设施和技术都是高度专业化的，需 要熟练使用现代化文字处理装置并具有相当的语言文字水平 美国行政管理协会将通信秘书划分为首席文字处理员和文 字处理员 § 首席文字处理员属于中高级通信秘书，职责是操作各种文字 处理装置，从复杂的信息源中制作和修订难度很大的各种文 件，检索以往输入的各种原文、数据，领导低级文字处理员 等所以，他们除必须具备相当的业务能力外，还需要有一 定的组织领导能力 § 文字处理员属于低级通信秘书，职责是按照规定的时间和 质量输入、编辑、修改、转送中等难度的打印文件，核对、 编辑自己的文字工作等，也有的承担一般性的秘书事务 § 所以，他们除能操作文字处理设备外，还必须通晓本部门技 术性术语和本公司经营情况5）技术秘书 § 指主要受聘于政府技术部门、科研机构和工程技术公司中作为 高级科学研究人员助手的秘书，他们通常不是在办公室而是在 实验室工作。

技术秘书的职责主要是承担实验室事务性工作。