人寿分公司系统外有价单证管理办法.docx

保险分公司系统外有价单证管理办法一、 目的为了有效控制系统外有价单证的风险，从单证的征订、出入 库管理、发放、核销等环节进行全流程控制二、 适用范围本办法适用于分公司内部出单、保全变更、理赔给付、兼业 代理出单使用三、 定义保单打印纸、邮保通收据、各类批单为重要有价单证，管理 流程的不规范将使单证管理工作存在较大风险隐患，必须制定健 全的规章制度来加以防患团体兼业代理类业务单证管理方法参 照新保客［］号文件《关于下发有价单证管理办法》的通知要 求执行四、 职责（一）分公司运营管理部为有价单证的主要管理部门，主要 职责是：1、 制定有价单证的管理细则；2、 对各相关部门及各机构进行有价单证管理工作的指导与 检查；3、 对分公司新契约承保室使用的有价单证进行出入库管理;4、 按月和各相关部门及各机构做好有价单证的核销工作二） 新契约承保室单证管理职责1、 负责集中出单使用单证的报备工作；2、 指定人员对领回的空白保单打印纸做好安全保管工作；3、 建立领用及使用登记台帐；4、 按月和分公司单证人员进行保单打印纸的核销工作三） 分公司银代部管理职责1、 银行代理部应指定专人负责兼业代理类单证的管理及协 调工作，配合分公司运营管理部做好相关单证的制度制定及核销 工作；2、 检查和督促各中心支公司银代部单证人员的单证管理工 作；3、 审核各中心支公司与兼业代理机构协议签订的健全性（有 无重要单证的保管责任及核销约定）O（四） 各中心支公司单证人员管理职责1、 定期征订各类有价单证，确保满足业务需要，对所有使 用的有价单证进行统一出入库管理；2、 对已入库单证办理出入库手工登记台帐，确保单证存放 安全及帐实相符；3、 检查指导本机构相关部门及四级机构的单证管理工作；4、 定期与相关部门及四级机构单证人员做好有价单证的核 销工作。

五） 各中心支公司银代部单证管理职责1、 指定人员负责有价单证的整体管理工作；2、 妥善保管好已领用的有价单证并建立手工登记台帐；3、 做好与兼业代理机构单证交接工作，要有规范的交接手 续；4、 按月和兼业代理机构做好单证的核销工作；5、 按月和中心支公司单证人员做好相关单证的核销工作五、控制方法（一） 单证的征订要求1、 分公司新契约承保室根据业务节奏向分公司办公室提出 保单打印纸的征订工作；2、 中心支公司银行代理部单证人员按季度根据业务需求量 向中心支公司单证岗提出相关征订需求；3、 中心支公司单证岗，审核银行代理部的需求并向当地办公 室提出保单打印纸的征订需求；4、 分公司办公室对SAP系统内各机构的单证征订数量进行 汇总与审核,再统一向总公司进行征订二） 单证的出入库管理1、 分公司新契约承保室征订的单证由分公司单证室进行入 库保管并做好相关手工及电子入库台帐登记；2、 中心支公司征订的各类有价单证由各机构客户服务中心 单证岗进行统一入库保管，并进行相关手工台帐登记，将入库清 单发到分公司单证室进行备份；3、分公司单证室根据SAP系统内各机构的单证征订量与各 机构上报的单证入库清单进行核对，确保各机构单证人员的登记 台帐无遗漏。

三） 单证的出库管理1、 分公司新契约承保室领用保单打印纸时,应填写《有价单 证领用申请单》（见附表1）,经相关人员签字确认后，分公司单 证室进行单证发放并做好《有价单证出库台帐登记》2、 各中心支公司银代部单证管理人员应根据业务需求向中 心支公司客户服务中心提出有价单证领用申请，客户服务中心单 证人员需在领用台帐上对相关内容进行登记，并由单证领取人《有价单证领用登记本》（见附表2）上进行签名确认3、 分公司单证室每月将机构上报的《有价单证发放清单》 发送至分公司办公室，相关费用将直接通过SAP系统进行费用下 划4、 中心支公司保全岗、理赔岗应指定一人负责相关批单的 领用及保管工作，不得多人向单证岗进行领取四） 单证的发放管理1、 分公司新契约承保室领回单证后要指定专人保管，建立单 证领用登记台帐，在对单证使用人（保单打印人员）发放单证时要 适量发放，并由领用人在登记台帐上签字确认2、 中心支公司银代部单证人员在向兼业代理机构发放单证 时，要有规范的交接手续并填写《银通保重要单证交接表》（见附表3）,由双方单位签章及交接人签名确认后，把交接表粘贴在对 应的台帐背面，以便查询核对3、中心支公司单证人员在对保全岗、理赔岗发放批单时， 要进行台帐登记，并由领用人签名确认。

保全岗、理赔岗在领回 单证后要妥善保管，并负责对本岗位使用者进行领用登记五）单证的核销管理1、分公司新契约承保室每月初应对上月单证的使用情况进行盘点与汇总，盘点计算公式为:现有库存二上月库存-承保出单量-作废量，汇总结果与作废单证配同清单一起交分公司单证室 进行核销2、 各中心支公司代理部渠道业务员每日前往银行各网点回 收已使用的投保书、银行加盖作废章的保单打印纸，银行人员应 详细填写《银保通重要单证交接表》（见附表3）,表上应注明是 正常使用与作废回收字样与保险公司交接时，双方确认无误后 签字，交接表双方各执一联，保险公司留存联由渠道业务员交给 银行代理部内勤负责保管3、 每月初各中心支公司代理部渠道人员应对各网点上月的 单证使用情况进行核对，核对公式为：现有库存二上月库存-本月 正常出单量-作废回收量，核对清单与网点人员双方签字确认后 交银代部单证人员保管4、 各中心支公司银代部单证人员每月应根据各渠道人员交 回的重要单证交接表、作废回收单证、承保报表等进行核对汇总,核对后填写《保险银代部与 银行核销汇总表》（见附表4）,作废单证配同清单一起交中心支公司单证人员处进行核销5、 各中心支公司保全岗、理赔岗每月初应对上月使用的批 单进行汇总，统计出领用数量、使用数量、作废数量、未使用数 量，向中心支公司单证人员进行核销，作废批单要附有清单进行 交接，双方签字确认后各留存一联以备查询。

6、 中心支单证人员要在每月的15号之前将上月回收的各类 作废单证及汇总表到分公司单证室进行核销六、相关表格1、 《有价单证领用申请单》（附表1）2、 《有价单证领用登记本》（附表2）3、 《银保通重要单证交接表》（附表3）4、 《保险银代部与 银行核销汇总表》（附表4）附表1：有价单证领用申请单单证领用单位： 领用日期：单证类别总计领 用数量己正常使用数量已收保费本次领用量号段物料号申领人签字： 日期：中支银代部经理： 日期：中支客服部经理签字： 口期：中支财务部经理签字： 口期：分公司审核分公司运营管理部单证人员： 日期：备注附表2：有价单证领用登记本序号单证类别起止号码领用人领用日期备注附表3：银保通重要单证交接表单证种类目前状态起止编号数量备注银行方交接人员： 保险公司交接人员： 交接日期：注意事项:1、单证种类包括：保单打印纸、投保书等2、目前状态包括：空白可用、正常使用、废弃、损坏3、本表适用于保险公司与银行间重要单证的交接附表4保险银代部与 银行核销汇总清单序号单证类别上月库存起止号码份数正常使用量作废回收量本月库存备注。