某某集团公司行政办公印章管理制度.docx

某某集团公司行政办公印章管理制度1. 目的 为了规范集团各部门及各子公司的（以下简称“公司”）印章刻制、保管及使用的合法性，严谨性和安全性，根据国家有关规定并结合公司实际情况、特制订本管理制度2. 适用范围 本制度都是用于集团各部门及各子公司印章的刻制、使用和管理3. 权责3.1 集团行政人事部负责本制度的拟、修订，集团总裁负责本制度的核准；3.2 集团行政人事部负责集团各部门及各子公司印章的刻制、发放及销毁管理；各子公司行政人事部指派专人负责印章的保管及使用管理，集团行政人事部行使监督检查权；3.3 集团各部门及各子公司法人或法人授权的专人负责各类印章日常使用的核准4. 印章的种类及用途4.1 印章的种类：包括公司公章、合同章、法人章、财务章和部门章4.2 印章的用途：4.2.1 公章主要用于对外签订的需确定公司权力、义务的有关文件：对内所颁布的重要经营管理制度、各项（集团各部门及各子公司）红头文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章）、其他需以公司名义证明其权威作用的文件；4.2.2 合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件；4.2.3 法人公章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人公章的文件资料；4.2.4 财务章主要用于会计、结算业务、如财务、税务报表的填报，财务决算，结算业务票据、凭证及相关报表资料等；4.2.5 部门章主要用于部门为单位发放的各类制度、文件等。

5. 印章的刻印与启用5.1 印章的刻制5.1.1 集团及各子公司所有印章刻制均由集团行政人事部统一负责刻制；5.1.2 集团及各子公司因工作需要刻制相关印章的，均应填写《印章刻制申请表》（附件1），报至集团行政人事部审批、集团总裁核准后，根据其申请印章种类由集团行政人事部整理相关材料委外刻制5.2 印章的启用5.2.1 新印章刻制完成后，公章应有公司指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案，其他类用章均由行政人事部填写《公司印章交接单》（附件2），到集团总裁处办理印章交接手续，总裁留存印模标样、登记备案，行政人事部按印章管理规定使用、保管5.2.2 各类印章启用应报集团总裁批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围6. 印章的管理 公司各类印章均由行政人事部指定专人保管6.1 公司的所有印章，均由行政人事部门专人负责登记，留样并确定印章保管员；6.2 印章启用时由集团行政人事部下发《关于启用有关_______________专用章的通知》（附件3），注明启用日期，发放单位、使用范围和启用印模；6.3 行政人事部向保管员移交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（附件4）；6.4 由于印章磨损而更换印章，仍需在集团行政人事部登记、留样；6.5 集团相关单位撤销或重组，原单位有关印章交回公司行政人事部，由行政人事部负责销毁。

6.6 所有印章的使用应根据规定完整填写《印章使用登记表》（附件5），经有关领导签字确认后，方可至保管员处申请、使用，如在《印章使用登记表》中签订的文件因内容变更需重新加印的，应将原已加印的文件交由印章保管员撕毁后，重新加印； 6.7 印章丢失时，印章保管员应当及时向集团行政人事部出具书面报告，行政人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落，公告印章作废，对责任人进行处罚等；6.8 公司决定需要停用印章的，由集团总裁签字同意后由集团行政人事部下发《关于停用有关_______________专用章的通知》（附件6），并将停用原因和时间通知集团各部门及子公司，收回停用的印章，切角封存或销毁；6.9 集团各部门及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流程刻制使用印章者可视为C类（依据违纪管理制度）过失，由于违反本制度致使公司蒙受的所有损失由当事人全部承担，并追究法律责任 7. 印章保管员的职责7.1 印章保管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁好，妥善保存，不得将印章存放至没有安全措施的抽屉或办公桌上，次日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现意外情况应立即报告； 7.2 印章保管员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管印章，印章保管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项；保管员正常上班后，代管人员应向保管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人；交接工作时，应严格办理交接手续，填写《印章交接单》，登记交接日期，管理印章类别，待交接人员签字，印章授权人签字认可后备存；7.3 印章保管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，未按批准权限用章或用章审批手续不全的，印章保管员应拒绝使用；经办人拒绝印章保管员审核文件内容或审批手续的，印章保管员可拒绝用章并向上级领导报告处理。

7.4 印章保管员用印盖章位置要准确恰当，印迹要端正、清晰，印章名称与用印落款要一致，不漏盖、不多盖；介绍信、便函、委托授权书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章；7.5 印章保管员不得擅自用章，一经发现，按照C类过失处理；若因擅自用章导致公司蒙受经济损失时，由印章保管员承担全部经济责任，并依据相关法律追究其刑事责任；7.6 印章保管员调迁或离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工调离移交工作的一部分，须办理分管印章的移交手续，并填写《印章人员调离交接单》（附件7）后方可办理调离手续；7.7 非印章保管员携带外出时，用章人必须严格完整填写《印章使用登记表》上各项信息，注明外出用印时间，并经权限持有人审核签字确认后，保管员方可印签归还印章时应完善《印章使用登记表》中的用印数量未按本规定执行的，保管员和使用人按照C类过失处理，由此致使公司蒙受的一切损失，由保管员与用章人共同承担，并依据相关法律追究其刑事责任8. 各类印章的使用规定 8.1 公章的使用8.1.1 办理使用公章的事项，须由用章人认真填写相应的审批文件并获得权限持有人审批后，连同需用章的文件等一并交印章保管员，由其审核审批手续齐备后盖章；8.1.2 凡有签署权限的领导签署文件或发文批准书，业务报表、函件等，可直接加盖相应的印章，但印章保管员仍应该按照规定填写《印章使用登记表》，并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字；8.1.3 除本制度8.1.2款规定的情况外，凡加盖公司印章的文件，均须填写《印章使用登记表》，并经权限持有人审批签字同意后，方可使用公司印章；8.1.4 涉及法律等重要事项需使用印章的，须经集团总裁或授权人审核签字后方可使用；8.1.5 禁止在手写文件上加盖公司印章；8.1.6 禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张，信函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表上加盖公司印章。

8.2 合同专用章的使用规定 8.2.1 对外签署的合同或协议，应按《公司章程》及相关的合同管理规定办理审批程序；8.2.2 需使用合同专用章时，经办人应完整填写《印章使用登记表》，经权限持有人审批同意后方可用章；8.2.3 需批量给合同加盖合同章的，应在《印章使用登记表》上填写用印的合同份数、注明需加印的合同编号，禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章，如有特殊情况，需备注说明；8.2.4 对外签署的合同或协议等，必须在骑缝处加盖合同专用章8.3 财务章的使用规定8.3.1 财务人员依日常的权限及常规工作内容需使用财务印章的（不带出的情况下），无须负责人审批，但应填写《印章使用登记表》；8.3.2 公司对外报送的各类业务报表（财务报表，统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用章手续8.4 法人章的使用规定法人章的使用，必须由企业法人签字确认后，方可用印或带出，否则不予用章，如有特殊情况，须电联法人，征得其同意或授权后使用9. 其他事项9.1 集团各部门及各子公司印章，由其做出相关规定，并报集团行政人事部备案9.2 各类印章实行用章登记制度，印章保管员应每年两次（6月30日前，12月31日前）将该期间填写的《印章使用登记表》及用章资料档案全部移交集团行政人事部存档。

10. 附则10.1 本制度自签发之日起实施：10.2 本制度最终解释权归集团行政人事部所有；10.3 附件附件1：印章刻制申请表《印章刻制申请表》申请刻章部门申请人申请日期申请章类□公司公章 □行政部门专用章 □财务专用章□合同专用章 □部门专用章 □其他：刻章状况□初次刻章□第 次印章内容：印章形状： 印章尺寸：直径 cm印章字体印章材质其他要求申请理由□新刻制，原因： □原章损坏，原因： □其他： 部门负责人意见 签名： 日期：行管部门意见 签名： 日期：权限持有人意见 签名： 日期：附件2：：公司印章交接单《公司印章交接单》日期印章名称数量移交人接收人交接事由审批人备注附件3：关于启用有关 专用章的通知启用印章的通知样本集团各子公司、事业部：根据《XXX集团基本办公管理制度》，由于 的原因，现集团已启用“ 专用章”，盖印章由 部门管理，专管人员为 。

为实现集团各级机构的业务对接、规范我集团的对外管理，自 年 月 日起，启用本通知附件的 章，原“ 专用章”印章同时废止特此通知 年 月 日附件：新旧印章样式旧印章样式 新印章样式 附件4：公司印章留样备案表公司印章留样备案表NO: 印章名称： 章 审批人： 刻章人： 启用时间： 配置及保管部门： 印章用途： 印章专管员： 本留样印。