淺論HR管理之工作分析法.doc

淺論HR管理之工作分析法【摘要】工作分析(Job Analysis)被譽為人力資源(Human Resources)管理的基石，已在世界范圍內得到普及目前較常 用的工作分析方法一一訪談法、問卷調查法、觀察法、關鍵事件 法、參與法、工作日志法和交叉反饋法等各有其優缺點實際操 作中常將幾種方法相結合【關鍵詞】HR管理工作分析工作分析又稱職務分析，是指對組織中各項工作職務的特 征、規范、要求、流程以及對完成此工作員工的素質、知識、技 能要求進行描述的過程，它的結果是産生工作描述和任職說明 工作分析被譽為“人力資源管理的基石”，它與人力資源管理的 許多活動都有關聯能否科學有效地運用各種工作分析方法獲取 所需的信息，決定著整個人力資源管理大廈是否堅固和穩定一 個完整的工作分析包括前期準備、信息收集、分析與整理、應用 與反饋四大階段在準備充分的前提下，工作分析就可以實施瞭 目前比較常用的工作分析方法有訪談法、問卷法、觀察法、關鍵 事件法、參與法、工作日志法和交叉反饋法等一、訪談法訪談法是運用最廣泛、最成熟、最有效的工作分析方法訪 談類型有四種：對任職者進行的個別言談；對與該工作聯系比較 密切者進行的群體訪談；對主管人員進行的訪談；對任職者的下 屬進行的訪談。

訪談法的優點在於：訪談問題可不拘形式，靈活 應變；能簡單且迅速收集大量信息；便於雙方溝通，易消除受訪 者疑慮其不足在於：費時、費力、成本高；對訪談技巧要求較 高；會占用較多工作時間運用訪談法要註意以下幾個關鍵點1、 訪談人員的培訓內容包括：工作分析訪談的目的、意 義、時間安排；閱讀與講解訪談提綱，鼓勵訪談人員提出所有的 疑問，確保其理解所有的問題訪談技巧包括溝通、觀察與記錄 的技術；示范與模擬演練等一般來說，培訓宜集中進行，既省 時省力、又能互相啟發2、 準備與熟悉訪談提綱大量成功訪談的經驗表明，充分 熟悉甚至背誦訪談提綱，將極大幫助訪談者掌握主動權，使其將 精力集中到傾聽、觀察、思考、追問和記錄上即使是非結構化 訪談，訪談者也應該牢記基本的訪談問題此外，訪談者須事先 對訪談者進行資料研究，形成初步印象，找到訪談重點，以便有 的放矢3、 預熱良好的開始是訪談成功的一半其目的在於在正 式提問之前，與受訪者建立良好的合作關系，打消其疑慮，取得 其信任，甚至同意錄音等要求預熱包括的環節有：恰當的稱呼 和自我介紹；說明訪談目的、意義和內容，激發受訪者訪談興趣; 聲明訪談的原則，如真實原則、無對錯評判原則等4、 註意運用訪談技巧。

例如，盡量營造輕松、愉快、暢所 欲言的氣氛；善於溫和地駕馭談話，糾正跑題；發現遺漏或含糊 之處，要請對方補充或澄清；要重視非言語信息的交流，觀察對 方的行為、動作、表情，以便綜合評估訪談信息該方法適合於不可能實際去做某項工作，或不可能去現場觀 察以及難以觀察到某種工作時；適用於短時間的生理特征的分 析；適用於長時間的心理特征的分析；適用於對文字理解有困難 的人；也適合於腦力工作職位者二、問卷調查法問卷調查法是工作分析最主要的方法之一問卷既可由崗位 任職者填寫，也可由工作分析人員來填寫根據工作分析目的和 調查條件的不同，調查內容可包括工作任務、活動內容、工作范 圍、考核標準、必需的知識技能等當單位規模較大且職工文化 程度在高中以上時，應當首先考慮問卷法問卷調查法成功的關鍵包括兩個要素：一是問卷的設計，二 是問卷調查的實施過程問卷的設計要做到：提問要準確；問卷 表格要精煉；語言通俗易懂，問題不可模棱兩可；問卷卷首要有 指導語；把能引起被調查人興趣的問題放在前面，問題排列要有 邏輯問卷調查的實施過程包括被調查者的選取、發放問卷、回收問卷、分析問卷及結果處理一般有兩種發放和回收方式：一種 是現場發放、集中做答、現場回收；另一種是先發送到各個部門, 再另找時間做答。

第一種方式的回收和做答效果最好，但操作時 由於受時間、場地等諸多條件制約，往往較難實現第二種方式 最為常用，但操作時須註意：將問卷發放到各部門時，應首先召 集各部門的各級主管進行動員的培訓培訓內容包括調查目的、 如何消除職工疑慮、常見問題及解答等建議HR工作者帶著部 門領導先瀏覽整個問卷，然後由部門領導負責組織本部門職工集 中填答職工填完後，須交由部門領導審核簽字，以確保資料的 準確性問卷回收後，HR工作者首先必須檢查填寫是否完整， 並仔細查看是否有不清楚、重疊或沖突之處若有，便需決定是 否約此任職者或其部門領導進行面談，以確認收集資料的真實性 問卷調查法在崗位分析中使用最為廣泛，它的優點有：調研 樣本多、成本低、速度快；標準化程度高，容易操作，便於量化 統計；問卷可在工作之餘填寫，不占用工作時間，適合對大量工 作人員進行崗位分析，調查結果可實現數量化，進行計算機處理;免去瞭長時間觀察和訪談的麻煩，還克服瞭進行職務分析的工作 人員水平不一的弱點但是，問卷調查法對問卷設計水平的要求 較高，此外，它不易瞭解被調查對象的態度、動機等深層次信息, 在實施中常會遇到被調查者不願投入，草草作答瞭事的現象，調 查結果的有效性便會受到一定影響；問卷需經說明，否則會因理 解不同，產生信息誤差三、觀察法觀察法是指在工作現場直接觀察職工工作的過程、行為、內容、工具等，並進行記錄、分析和歸納總結的方法。

在現場觀察 時，應盡量不引人註目，以保證觀察的真實性觀察法的優點在 於：直觀、全面，所獲信息比較客觀準確，既能掌握工作的現場 景象，又能註意到工作的氣氛和情境，適用於外顯特征較明顯的 崗位工作觀察法最大的局限性在於，它不適於對腦力技能占主 導的工作進行分析，也不適合長時間的心理素質的分析此外， 偶然、突發性工作也不適合使用觀察法完整的觀察法應該包括觀察設計和觀察實施兩步許多HR 工作者很容易忽略觀察設計，直接進行觀察實施，導致觀察失敗 或獲取的信息匱乏在工作分析時，專業觀察設計通常包括如下1、 確定觀察內容就是要確保觀察內容準確反映工作分析的 目的例如，工作分析是以績效考核為目的還是以薪酬設計為目 的，因其觀察內容和側重點不同而不同此外，要確定擬觀察的 內容應該是可以被觀察到的2、 觀察記錄提綱或表格是提高觀察效能的重要工具和技術 手段觀察記錄表可使用觀察代碼技術，且應盡可能做到簡單易 行，可靠有效四、關鍵事件法關鍵事件法要求崗位工作人員或其他有關人員描述能反映 其績效好壞的“關鍵事件”，即對崗位工作任務造成顯著影響的 事件，將其歸納分類，最後對崗位工作有一個全面的瞭解關鍵 事件的描述包括：導致該事件發生的背景、原因；職工有效的行 為；關鍵行為的後果；職工控制上述後果的能力。

釆用關鍵事件 法進行崗位分析時，應註意三個問題：調查期限不宜過短；關鍵 事件的數量應足夠說明問題，事件數目不能太少；正反兩方面的 事件都要兼顧，不得偏頗關鍵事件法直接描述工作中的具體活動，可提示工作的動態 性；所研究的工作可觀察、衡量，故所需資料適應於大部分工作; 歸納事例需耗大量時間；易遺漏一些不顯著的工作行為，難以把 握整個工作實體該方法適用於職工太多，或者職位工作內容過 於繁雜的工作五、 參與法參與法是指崗位分析人員直接參與某一崗位的工作，從而細 致、全面地體驗、瞭解和分析崗位特征及崗位要求的方法與其他方法相比，參與法的優勢是可獲得崗位要求的真實、 可靠的第一手數據資料，獲得的信息更加準確由於分析人員本 身的知識與技術的局限性，其運用范圍有限，隻適用於較為簡單、 短期內可掌握、專業性不是很強的工作，不適於需進行大量的訓 練或危險性工作的分析六、 工作日志法工作日志法是指讓職工以工作日記或工作筆記的形式記錄 日常工作活動采用此法所獲得信息的可靠性較高，因為日志能 很自然地展示一項工作的全部內容適用於對高水平、復雜工作 的分析，可以顯示出其比較經濟與有效的特點實際操作時須註意，首先應對記錄工作日志的職工進行培 訓，並做到：及時、具體、真實、完整。

在一天工作開始之前， 必須將工作日志放在手邊，工作時邊做邊記，切忌一天結束之後 補記越具體越好，其檢驗的標準是，一個對工作完全不瞭解的 人，僅憑記錄就能看明白任職者在做什麼不能弄虛作假，日志 關註的焦點是“工作”本身，不是對任職者的評價若因工作原 因中途外出，要在出發前記下離開的時間，且在回來後的第一時 間予以補記另外培訓時需澄清記錄中可能遇到的問題，例如，若某兩項 工作活動交叉進行，這時需各自記下開始時間、結束時間和所耗 時間，並允許兩項活動之間有短暫（10分鐘左右）的時間間隔七、交叉反饋法交叉反饋法，即由工作分析專傢與從事被分析崗位的骨幹人 員或其主管人員交談、溝通，按需要確定工作崗位；然後由這些 主管人員或骨幹人員根據設立的崗位按預先設計的表式草擬工 作規范初稿；再由工作分析專傢與草擬者和其他有關人員一起討 論，並在此基礎上起草出二稿；最後由分管領導審閱定稿訪談 對象最好是從事比所需要瞭解崗位高一個層次的崗位工作的人 員，或從事該項工作的關鍵人員，這樣反映問題比較全面、客觀該方法的優點在於：工作規范描述準確，可執行性強；工作關系圖、工作流程的描述相對清晰；能夠較好的與實際工作相吻合。

不足之處在於，所需花費時間較多，反饋周期較長，工作任 務量大這種方法適合於發展變化較快，或職位職責還未定型的 單位由於沒有現成的觀察樣本，所以隻能借助專傢的經驗來規 劃未來希望看到的職位狀態在實際工作分析中，通常會將以上幾種方法結合使用例如, 在分析事務性工作和管理工作時，可能會采用問卷調查法，並輔 之以面談和有限的觀察在研究生產性工作時，可能采用面談和 廣泛的工作觀察法因此，隻有根據具體的目的和實際情況，有 針對性地選擇最適用的方法或其組合，才能取得分析的最佳效果 【參考文獻】[1] 劉玉新：工作分析方法應用方略.人力資源，2006 (1) 下[2] 李佳礫：工作分析何處去.人力資源• HR經理人，2006 (6)[3] 李書文：淺析幾種常用的工作分析方法.晉東南師范專 科學校學報，2003 (6)o。