毕业设计（论文）外文翻译办公自动化系统.doc

湖北大学本科毕业论文（设计）外文翻译外文翻译：办公自动化系统原文来源：Jorge Cardoso. Encyclopedia of Medical Devices and Instrumentation[M]. Second Edition. John Wiley&Sons. Inc. 2006. 149~157.译文正文：介绍这篇文章的目的是从企业专家观点的角度来帮助某些领域如医疗保健，工程学，销售，制造业，咨询和会计的人们了解办公自动化系统因为具有办公自动化系统的个体组织在今天的商业世界中几乎是难免的因而这显得很重要个人电脑的广泛使用与图象驱动的操作系统的发展一道给了人们形象化和操作信息一个更加自然和更加直觉的方式从文字处理软件到电子表格，这些应用被发展了，采取这些新的操作系统的好处，导致了人们对电脑使用的增加和对个人电脑的接受，这极大地改变了组织的处理日常业务的方式医疗保健企业包含跨越不同的小组和组织的复杂过程这些过程涉及临床和管理工作、大量数据及很大数量的患者和人员任务可以由人或自动化系统执行在后一种情况下，这些任务是由多种软件应用程序和多个不同种类的信息系统支持和分配的发展自动处理这些过程的系统，在提高医疗企业的效率中越来越扮演一个重要角色。

办公自动化系统（OAS）是基于计算机的，用于执行各种各样的办公操作，例如文字处理，电子表格、电子邮件和视频会议的自动化信息系统这些不同的办公自动化系统实现了办公室内许多管理工作的自动化，通常集中在个人和集体工作的可重复性和可预测性方面经理、工程师和职员雇员越来越频繁地使用它们来提高效率和生产力他们支持工作者的一般活动并且强调生产办公室工作者执行的以文件为中心的任务的自动化OAS包含了一套广泛的能力并且为电子工作场所提供许多技术支持OAS被集中使用于支持办公室工作者的信息和通信需要，被组织用于支持白领工作者也显示出了重要作用历史角度办公自动化系统在早期集中在所有办公室的一般需求中，如阅读和写作在50年代之前，机电和电子设备被用于执行财务和其他数字记录任务在OAS解决方案的演变中，手工打字机被电传打字机和电子打字机替代了在70年代初，电子打字机是最早的办公自动化系统它可在存储器中存储和检索信息，提供自动化功能，如居中、粗体、下划线和拼写检查大型机的进步发展引起了机电设备越来越多地被电脑取代在70年代，集成电路技术使生产小型和相对低廉的个人计算机成为可能然而，即使有这种现有技术，许多电脑公司也没有采用个人电脑。

他们不能想象为什么有人当打字机和计算器就足够了时还会需要电脑在70年代中期，电脑开始用更复杂的方式来支持办公和组织机构电脑的快速发展可以向市场提供先进的办公自动化设备70年代末，一些研究者开始描述对办公自动化系统的需求计算机终端已取代电子打字机随着电子技术革命的迅速发展，办公信息系统被设计成对大量信息提供存储、操纵、计算和传输的功能第一个复杂的OAS原型包括了面向办公过程自动化的SCOOP工程和提供直观性的电子桌面，一系列操纵信息的个人生产率工具和信息共享的网络环境的Officetalk工程1981年， IBM公司推出了IBM PC (个人电脑)个人电脑的诞生是一个里程碑，也证明了计算机产业不仅仅是一种趋势，而对于商界来说这些计算机是一种必要的工具电脑被设计成仅针对文字处理和财务工作变得司空见惯最初，个人电脑被用来取代传统的打字机和计算器，但在过去二十年里持续不断的技术进步和创新，强大的个人电脑已经成为全世界人民活动的中心随着个人电脑、网络、用户界面图形化和相互交流的成长和发展，给予了办公自动化系统发展的空间例如，在1985年的Lotus Notes群件平台的推出在此平台的应用期间，加强了群体之间的沟通、合作与协调。

这个系统包含了网上讨论、电子邮件、书籍和文献数据库这些年来，Lotus Notes系统在不断的改进如今，在这个强大的合作应用平台上，这一系统包括了企业级的即时通信和调度能力的新特点在1992年，微软为工作组发布了新的操作系统在现有的网络中，这种操作系统为作为客户的使用者提供了发送电子邮件和先进的联网能力由于能够使群体合作，这是世界上最受欢迎的操作系统在巨大发展中的一个重要的阶段微软还投资在发展完整的办公自动化系统上，在今天这些系统仍然很普遍其中最著名和应用最广泛的软件是微软的办公软件微软办公软件协助工人完成常见的商务工作，包括文字处理、电子邮件、幻灯片、数据管理和分析组织信息系统和办公自动化当我们对办公自动化系统感兴趣的同时，有必要把它与用于组织机构中的其它信息系统联系起来一个信息系统可以定义为一套相互关联的组件，这些组件通过对信息进行取出、操作、储存和描述来支持组织中的决策和管理信息系统所扮演的角色是为了协助在机构中每个级别的工人来管理资源和信息这篇文章主要考虑的是办公自动化系统和如何可以使它们应用在医学界为了完整性，一些其它经常被机构使用的信息系统也被涉及对于这种系统是如何开发在此没有描述，但是，对于其他的对象提供了简要描述。

组织化的信息系统是一种在机构中支持几种功能及对它所支持的活动进行分类办公自动化系统通常分为六大类型：交易处理系统，知识工作系统，办公自动化系统，管理信息系统，决策支持系统和执行信息系统这些系统在图1中被列举区分组织中某个特定应用或系统使用的目的或层次是很重要的例如，交易处理系统，用来记录日常交易并提供资料供其他系统使用，而办公自动化系统着眼于数据人员通过应用如文字处理、电子信件等应用程序来提高生产率交易处理系统(TPS) ：用于对组织至关重要的日常交易，例如：订单处理、发薪、会计、制造和记录办公自动化系统(OAS) ：帮助办公人员处理和管理文件、日程表、电子邮件、会议和通讯过程提取职工数据信息的过程，而不是创造信息，主要是牵涉到信息的使用、操纵或传播知识工作系统(KWS) ：数据人员处理信息及它在组织内的传播和整合一般而言，知识工作者拥有专业资格(例如，工程师，经理，律师，分析师) 管理信息系统(MIS) ：给中级管理者提供由部下的TPS产生的包含组织基本操作的报告通常，这些系统注重内部活动，提供信息和短期规划与决策决策支持系统(DSS) ：着重帮助管理人员从半结构或非结构化信息中作出决定。

这些系统所使用的内部资料来自TPS和MIS系统，但也有来自外部数据源的信息，提供工具支持假设分析的设定 图1 信息系统的种类执行信息系统(EIS ) ：支持高级和顶层管理人员它们从内部和外部事件中获取数据，如新的法律、税法及内部MIS和DSS的概括信息EIS软件用图表显示数据以提供复杂的信息的简易表示办公信息系统也可以按它们所支持的组织层次进行分类人力资源的组织工作，在不同领域和不同层次的业务是负责不同的功能且使用不同的OIS任何组织可以视为一个多级的实体，每一级代表一个不同层次的控制，组织层次能被安排在一个金字塔中（图2）图2 支持OIS的不同组织层次这个金字塔被划分成五个层次的部分： 职员层次：所有组织层次中支持经理的员工操作层次：组织中做出定期决定和应付日常操作的一线经理知识工作层次：经常工作在中上层的特殊领域的顾问战术层次：制定计划，组织和控制单位的中层管理者战略层次：决定事务处理方式的战略管理者 各个相继的底层都有不同的OIS要求，及对组织有不同和不够广泛的看法很明显，高层更加关心事务因素，在上面，他们被看成是一个具有连续数据流的同类组织 办公自动化系统可能被有效地运用在所有职员、操作、知识工作、战术和战略水平，见图2所示。

他们能协助服务与文字处理，电子邮件和报表使用，操作，发布信息，帮助管理者在计划，组织，控制和采取决策办公自动化系统典型的办公自动化系统能通过文字处理、桌面排版、文件图象和数字填充来处理和管理文件，通过电子日历进行调度安排，通过电子邮件、留言或视频会议进行通信在这个部分，所讨论和描述的18种不同类型的OIS被分成四个类别：生产工具、数据通信系统、群件应用和会议系统(图3)图3 办公自动化系统生产工具应用工具是使用软件程序制造一种成品，譬如信件、电子邮件、小册子或图象最容易被认可的工具是文字处理程序，譬如Microsoft Word或Corel WordPerfect其它工具帮助您查看，生成和修改一般办公室文件譬如信件、报表、备忘录、介绍和图象 文字处理在所有计算机应用中，文字处理是最普遍的基本上所有的计算机都有一个文字处理工具：它是否独立于操作系统或是否分开地被购买了 为了执行文字处理，需要具备计算机、文字处理软件和打印机一个文字处理器可以让您创建文件，保存，在计算机屏幕上显示，修改它和使用打印机打印它有许多不同的文字处理程序可利用，它提供了不同的工具使得从写信和学期论文到编写网页变得更加的容易了。

多数人使用文字处理软件而不是一台打字机，因为它允许更加巨大的灵活性和控制性它允许对文件作出改动而不是对整个文件重新打印如果当键入文本时犯了错误，游标可以用来改正错误文字处理软件允许文本重新整理，改变布局，格式化文本，插入图片、表格和图表 现在的文字处理软件不仅仅是可以创建和编辑文档，它在格式化的文件中具有很大的作用下列是文字处理软件的主要特点：插入、删除、拷贝、剪切和粘贴文本：允许在文档中的任何地方插入、删掉和复制文本剪切和粘贴允许一段文本从一个地方移动到另一个地方及把它插入到文档中的其他某处查找和替换：允许查找一个特定的词并可以替换这组词字体规格：允许改变文档内的字体例如，您能指定粗体、斜体、字体大小和下划线图象：可以在文档中加入图片标题和交叉引用：可以添加字幕来描述图表，并在文档中的任何地方引用它们页面设置，页眉和页脚：页边距和页面长度能够随意调整可以指定定制的由文字处理器放在每页的顶部和底部的页眉和页脚布局：可以在单个文档中指定不同的页边距及为段落凹进指定不同的方法分类检查和词库：拼写检查设备能够检查和修改拼写词库可以搜索同义词目录和索引：可以创建目录和索引打印：允许发送文件到打印机得到硬拷贝。

电子表格电子表格是一个在行和列的格子中列出数据如数字和文本的电脑程序这个网格被称为是一个工作表你能在每个单元中定义数据类型和单元间彼此依赖的差异单元间的关系称为公式，这些单元名叫标签市场上有很多表单应用程序，Lotus和微软的Excel是最有名的在Excel中，多个表单被称为工作簿，一个工作簿包含多个工作表单一个Excel工作表单的示例如图4所示桌面排版桌面排版是利用计算机和专业软件为桌面或商业打印创造高质量的文件排版的过程就是编辑和排版将出版的印刷材料，如用一台个人电脑处理图书、杂志、小册子和传单随着Aldus PageMaker软件的商品化，桌面出版工作开始于1985年现在有很多软件程序供排版，QuarkXPress、Adobe InDesign、Abobe PageMaker和Microsoft Publisher是应用最广的图4 微软Excel表格程序图5显示了用Microsoft Publisher创建和编辑文档图5 Microsoft Publisher编辑文档随着文字处理程序变得更为复杂，桌面出版系统的区分正变得模糊最尖端的文字处理程序给出了一个桌面出版程序的大部分特征这些程序一般不替换文字处理软件和图表应用，而被用于集合这些程序中创建的文字和图象内容。

最强大的桌面出版系统，能够创建插图；而不太强大的系统只能插入由其他程序创建的插图最初的桌面排版。