文件编码规定.docx

文件编码规定1.0目的通过规定文件及表格的编码，确保有效文件有编码，每份文件只有唯一的一个编码2.0适用范围适用于物业部内部各部门制定的文件及表格3.0主要职责3.1物业经理负责所有文件的签发使用3. 2客服部负责所有文件编码的统筹和电子档的归档保存3. 3各部门负责人负责本部门文件的编码和登记4.0程序要点4.1编码分类1.1编码文件类和表格类，方案等可另行编码文件类编码代号ZS一代用名购物广场PMD—物业管理部APD—行政类HR一人事类CS一一客服部SD—保安部TD—工程部1. 3表格类编码代号QR—质量记录（即表单）4. 2文件编码方法4. 2.1文件的编码由代用名购物广场的汉语拼音首字母和物业管理部英文首字母、部门编号（或分类编号）及顺序号组成，表达形式如下：（以维修处理作业规程为例） ZS/PMD/CS/004 文件顺序号部门编号或分类编号物业部英文首字母代用名购物广场汉语拼音首字母缩写表格的编码由代用名购物广场的汉语拼音首字母和物业管理部英文首字母、部门编号（或分类编号）、质量记录英文首字母及顺序号组成，表达形式如下：ZS/PMD/CS/QR/001表格顺序号质量记录英文首字母部门编号或分类编号物业部英文首字母代用名购物广场汉语拼音首字母缩写4. 3文件及表格的版本1文件及表格版本用第1版、第2版等……表示，当文件换版，则依次更换。

4.4编码位置1文件编码及版本放在文件的上方，如下列：作业规范文件编号：ZS/PMD/CS/004维修处理作业规程版 本：第 1 版4. 4. 2表格的编码一般放在表格的右上方，如下例：编号：ZS/PMD/CS/QR/001 版本：第 1版4. 5字体和字号1文件及表格标题一般用宋体小三号字，内容一般用宋体小四号字，段落选固定值20-22 磅，标题可加粗4.5. 2文头及表头一般用宋体小四号，也可根据情况用五号字4.6各部门对本部门的文件和表格进行编码后登记在《日常文件制作登记表》上，并将文件 和表格电子档传递到客服部统一存档，版本更新时及时传递5.0相关文件6. 0工作记录《日常文件制作登记表》ZS/PMD/APD/QR/004。