员工职离职合同审核条例.docx

员工职离职合同审核条例一、概述员工入职与离职合同审核是企业管理中重要的环节，旨在确保合同内容合法合规、清晰明确，以维护公司利益和员工权益本审核条例旨在规范合同审核流程，明确审核要点，提高审核效率，降低潜在风险二、入职合同审核（一）审核目的1. 确认合同主体资格的合法性；2. 明确双方权利义务，避免歧义；3. 保障公司用人需求与员工职业发展的一致性二）审核要点1. 员工基本信息：（1）姓名、身份证号需与身份证明一致；（2）学历、专业、工作经历等需真实有效2. 合同内容：（1）劳动合同期限（固定期限、无固定期限或以完成一定工作任务为期限）；（2）工作内容与岗位说明；（3）劳动报酬（明确薪资标准、发放方式、奖金及福利）；（4）工作时间与休息休假制度；（5）培训与晋升机制3. 特别条款：（1）保密协议：明确保密范围、期限及违约责任；（2）竞业限制：如适用，需明确限制范围、地域、期限及经济补偿三）审核流程1. 收集员工资料，核对身份及资质；2. 审查合同条款，确保无遗漏或歧义；3. 与人力资源部门沟通，确认岗位及薪酬方案；4. 签署前进行法律合规性复核三、离职合同审核（一）审核目的1. 确认离职原因与程序合规；2. 清理双方未了结的权利义务；3. 避免劳动争议，保障公司资产安全。

二）审核要点1. 离职类型：（1）协商解除：确认双方一致意愿，核对经济补偿或赔偿金计算；（2）员工主动离职：审查离职报告及工作交接情况；（3）公司解除：核对解除条件（如试用期不合格、严重违纪等）及程序合法性2. 资产归还：（1）公司财产（设备、文件等）需清单列明，确保完整归还；（2）财务结算（工资、奖金、报销等需核对无误）3. 违约责任：（1）保密义务延续期限；（2）竞业限制补偿及履行监督三）审核流程1. 审查离职申请及原因说明；2. 核对薪酬及福利结算；3. 确认资产归还清单及签字确认；4. 完成档案整理及劳动合同解除手续四、注意事项（一）合同模板标准化1. 使用公司统一合同模板，减少个性化条款带来的审核风险；2. 定期更新模板以符合最新劳动政策要求二）审核人员培训1. 人力资源及法务人员需接受年度培训，掌握合同审核要点；2. 建立审核案例库，提升审核效率与准确性三）争议处理机制1. 设立内部争议调解流程，优先内部解决；2. 如需外部介入，提前准备相关证据材料一、概述员工入职与离职合同审核是企业管理中重要的环节，旨在确保合同内容合法合规、清晰明确，以维护公司利益和员工权益本审核条例旨在规范合同审核流程，明确审核要点，提高审核效率，降低潜在风险。

详细规范的审核有助于减少后续可能出现的误解、争议，确保人力资源管理的顺畅进行，并为员工提供稳定、明确的职业预期本条例适用于公司所有员工的劳动合同、保密协议、竞业限制协议等相关文件的审核工作二、入职合同审核（一）审核目的1. 确认合同主体资格的合法性：确保入职员工具备从事所申请岗位工作的基本条件，如年龄、身份等符合要求，防止因主体不适格引发合同效力问题2. 明确双方权利义务，避免歧义：通过清晰、无歧义的条款，确保公司对员工的工作内容、行为规范有明确要求，员工对薪酬福利、工作条件等有清晰预期，减少未来沟通成本和纠纷3. 保障公司用人需求与员工职业发展的一致性：审核合同中的岗位设置、培训机制等条款，确保合同内容既能满足公司当前的人才需求，也为员工的长期发展提供合理支持，实现双赢二）审核要点1. 员工基本信息：（1）核对身份证件：审查员工提供的身份证原件或复印件，确保姓名、性别、出生日期等信息准确无误，确认员工达到法定工作年龄（通常为16周岁，特殊情况需符合相关规定）2）验证身份信息：通过系统或权威渠道核对身份证信息的真实性，防止冒用他人身份或使用不实信息3）学历与专业验证：要求员工提供毕业证书等相关证明文件，核对学历、专业是否与应聘岗位要求相符。

对于关键岗位或专业性强的工作，可考虑进行背调以确认教育背景的真实性4）工作经历核实：要求员工提供前雇主的离职证明或劳动合同复印件，必要时可通过联系前雇主进行确认，核实工作经历的真实性及离职原因2. 合同内容：（1）劳动合同期限： 根据岗位性质、员工经验等因素，确定合理的合同期限固定期限劳动合同可根据岗位特点设定，如1年、3年等；无固定期限劳动合同通常适用于核心岗位或管理层；以完成一定工作任务为期限的合同，需明确任务内容、完成时限 审核合同期限的起始和终止日期计算是否准确2）工作内容与岗位说明： 明确岗位名称、所属部门、直接上级 详细描述主要工作职责、任务目标、工作权限及工作地点（如为公司总部、分公司或特定区域） 对于涉及专业术语或技术标准的岗位，确保岗位说明的准确性和可衡量性3）劳动报酬： 明确基本工资构成（如底薪、岗位津贴等）及计算方式 清晰说明加班工资的计算基数和计算方法，明确加班费、值班费等额外补偿的发放标准 列明奖金、提成、补贴等的发放规则、条件和时间例如，绩效奖金可设定明确的考核周期（月度/季度/年度）和考核指标（KPI） 明确工资发放时间、地点和方式（如银行转账）。

如有试用期，需明确试用期的工资标准（不得低于转正后工资的80%或当地最低工资标准）4）工作时间与休息休假制度： 确认执行的标准工时制度（如每日8小时，每周40小时）或特殊工时制度（如综合计算工时制、不定时工作制），并确保符合相关规定 明确加班申请及批准流程 列明带薪年休假天数、休假申请流程及未休年假的补偿计算方法 明确法定节假日、公司福利假（如婚假、丧假等）的休假天数及申请流程5）培训与晋升机制： 如合同包含入职培训、在岗培训或专项培训，需明确培训内容、期限、费用承担及考核要求 如有晋升通道描述，需清晰说明晋升标准、评估流程及相应待遇调整3. 特别条款：（1）保密协议： 明确保密信息的范围（如技术资料、经营信息、客户名单、财务数据等），可采用列举或概括性描述 确保密保期限（可约定为合同存续期间及合同终止后一定年限，如1-3年） 明确违反保密义务的法律责任（如承担赔偿责任） 确认保密协议的效力及员工违反的后果2）竞业限制： 仅适用于高级管理人员、高级技术人员或其他负有保密义务的人员 明确竞业限制的人员范围、竞业限制协议的签订 清晰界定竞业限制的范围（业务范围、地域范围）、期限（通常不超过2年）。

明确公司需支付的竞业限制经济补偿金的标准和支付方式 确认违反竞业限制协议的法律责任三）审核流程1. 收集员工资料，核对身份及资质： 接收员工提交的入职申请表、身份证、学历证明、工作经历证明等材料 人力资源部门初步审核材料完整性及合规性 法务或指定审核人员对关键信息（如年龄、学历真实性）进行复核或背调2. 审查合同条款，确保无遗漏或歧义： 逐条阅读合同草案，检查条款是否完整、表述是否清晰、逻辑是否严谨 特别关注薪酬福利、保密、竞业限制等关键条款，确保内容合法合理，符合公司政策 对于模糊不清的表述，要求起草人进行修改或补充说明3. 与人力资源部门沟通，确认岗位及薪酬方案： 审核人员就合同中的岗位设置、薪酬结构、福利待遇等与人力资源部门进行沟通，确保合同内容与公司实际管理方案一致 如有需要，与用人部门沟通确认员工的具体职责和工作要求4. 签署前进行法律合规性复核： 对于涉及较复杂或重要的合同，可组织内部法律顾问（如设有的话）或外部律师进行合规性审查 确认合同未包含任何不合规或无效的条款5. 形成审核意见并反馈： 审核完成后，形成书面审核意见（通过/修改后通过/不通过），并注明修改建议或理由。

将审核意见反馈给起草人或相关部门，跟进修改进度6. 签署与归档： 修改完成后，由法定代表人或授权代表与员工代表在合同上签字盖章 将最终版合同及所有相关附件整理归档，人力资源部门和法务（或指定）部门各留存一份三、离职合同审核（一）审核目的1. 确认离职原因与程序合规：确保员工的离职申请流程符合公司规定，离职原因表述清晰，处理方式得当，避免因程序不当引发争议2. 清理双方未了结的权利义务：通过离职协议明确员工在职期间及离职后需办理的工作交接、资产归还、经济补偿（如适用）等事项，确保双方责任清零3. 避免劳动争议，保障公司资产安全：规范离职过程中的各项手续，特别是涉及公司财产（设备、信息等）和商业秘密的防护，减少离职员工可能带来的潜在风险二）审核要点1. 离职类型与原因：（1）协商解除：审查双方签署的《协商解除劳动合同协议书》，确认解除原因是否明确，双方权利义务（如经济补偿金、工作交接）是否清晰约定2）员工主动离职：审查员工提交的《离职申请书》，确认离职原因表述是否客观（公司内部一般不作深入探究，除非涉及不当表述可能引发风险）重点审核离职日期、最后工作日、工作交接安排等3）公司解除： 审查公司出具的《解除劳动合同通知书》，核对解除理由是否与劳动合同约定或公司规章制度相符，是否满足法定或约定条件（如试用不合格需有证据、严重违纪需有调查记录和处分决定）。

确认解除程序是否合规（如提前通知、履行告知义务等）2. 资产归还清单及确认：（1）公司财产清单： 详细列明员工需归还的公司财产，包括但不限于：办公设备（电脑、、钥匙等）、工牌、文件资料、保密资料、预借款项（如交通补贴、餐补未结清部分） 对于有价值的财产，可注明品牌、型号、序列号等信息2）员工个人物品：确认员工个人物品是否已妥善收回3）信息与账户权限：明确需关闭或交接的工作系统账号（如邮箱、内部系统、项目账户），特别是涉及敏感信息或重要数据的系统4）确认方式：要求员工在资产归还清单上签字确认，注明归还日期，作为资产已完整归还的凭证3. 财务结算：（1）工资结算：核对员工离职前工资、加班费、奖金、津贴等是否已按合同约定及公司规定计算并结清2）报销结算：确认所有未报销费用是否已结算3）扣款核对：如涉及代扣代缴的个人所得税、社保公积金个人部分、借款、赔偿金等，需核对计算是否准确，并确保已从工资中扣除或单独支付4）最终款项支付：确认工资、经济补偿金（如适用）、各项扣款结算完成后，员工卡内余额或支付方式是否正确4. 违约责任与承诺：（1）保密义务：重申或确认员工在职期间及离职后仍需承担的保密义务，特别是涉及竞业限制的，需核对竞业限制协议的履行（如补偿金支付情况）。

2）违约责任：明确违反离职协议约定（如未按时交接、隐匿公司财产或信息）的法律责任和公司处理措施3）其他承诺：根据需要，可增加关于不诋毁公司声誉、不泄露商业秘密等条款三）审核流程1. 接收离职申请，初步审核： 人力资源部门接收员工《离职申请书》，确认离职意向及最后工作日期 初步核查员工在职期间是否存在未了结的义务（如培训未满服务期、合同到期未续签等）2. 审查离职原因及解除条件（如适用）： 如为公司解除，需审核相关部门提交的解除理由及依据材料（如绩效记录、违纪处分文件等），确认是否充分、合规 审核。