材料采购报销制度.docx

精品文档材料采购报销制度一、采购流程1、仓库根据工程部制定的用料表，结合原材料库有数量，填制《采购申请单》 ，报送采购部2、 采购部根据《采购申请单》制定《采购合同》 ，经部门经理、总经理批准后，采购部门方可进行采购，原则上不见单不采购3、 审批后的采购申请单交采购员采购，同时送一份财务备案4、采购物品的经办人员应本着勤俭节约、质优价廉的原则实施采购，谨防假冒伪劣和以次充好，必要时可请专业人员一同前往把握质量、 技术关，采购物品必须取得如实的合法的购物凭证5、日常采购计划需提前 5 日申报采购计划， 大宗材料的采购计划需提前 15 日上报计划同时交一份与采购员先期进行的询价表6、对于大宗材料的采购，采购员在接到采购计划后，立即进行询价，采购员在询价过程中应尽可能多的进行询价， 同时将询价结果以及询价单位的资料 （包括但不限于营业执照、税务登记证、资质证书、组织机构代码证等）报项目经理及项目负责人审批；采购员须按审批后的核价单、供应商及采购申请单进行采购7、特殊情况：1、采购金额在 5000 元以下（含 5000 元），可先行采购，后补办采购申请单（时间控制在 2 天以内）；2、采购金额在 5000 元以上 10000 元以下（含 10000 元），须告知项目负责人， 经同意后予以先行采购，后补办采购申请单（时间控制在 2 天以内）；3、采购金额在 10000 元以上的，一律必须先办理材料计划手续， 否则采购员不予采购；对于提前采购的， 没有及时补办材料采购计划手续的以及大宗材料采购未经审批的， 项目部财务有权不予以认可，所造成的损失由采购员自行承担。

二、借款：采购员根据采购申请单， 填写“借支单”，由项目经理及项目总负责人审批签字后由财务部负责人确认，然后到出纳处办理借支三、入库：1、购回材料先交项目部库房办理入库手续， 必要情况下可让质检员协同监督； 在双方或三方的对票清点后归类存放， 同时，库管员必须按所采购材料的清单、 发票或收据内容.精品文档据实填写《入库单》，并将《入库单》的第三联交与采购员2、对所购物品与购物凭证内容不符，或者物品短少、损坏、变质劣质等情况，库管人员应严格把关拒绝验收 对未经申购擅自购买或擅自改变申购计划购买的物品， 库管人员不得验收四、费用报销的规定及流程1、《采购合同》确认后的预付款支付：1.1 财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》或《付款清单》，办理预付款的支付工作1.2 审批流程：部门经理审核→财务部负责人复核→ 财务付款1.3 完成以上审批程序后，方可安排付款2、原材料现金采购费用的报销：2.1 财务部凭《采购申请单》 、《费用报销单》、《采购合同》、《送货单》、《入库单》，发票办理报销业务2.2 审批流程：部门经理审核→财务负责人复核→总经理复核审批签字2.3 财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。

2.4 采购员须在采购后 3 天内完成签字报销手续， 并交财务进行冲帐 （特殊情况除外）2.5 对于未付款材料应及时将送货单及入库单交财务部门挂账， 并定时协助财务部门进行往来确认2.6 办理报销的购物凭证必须有经办人员、验收人员、审批领导的签名；对不符合有关财政法规的支出，应及时向总经理汇报，妥善处理3、采购物品时，如有手续费、差价补贴等情况发生，采购部经办人员应立即向公司领导说明并交财务部门入账， 由公司统一处理 经办人员不得擅自截留或自行处理， 否则按贪污论处4、为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须至少提前 3 个工作日向财务部提出申请5、发票报销时需提供的附件：附件 1：采购申请单附件 2：采购合同附件 3：借款申请单附件 4：费用报销单附件 5：送货单.精品文档附件 6：验货单附件 7：入库单.。