采购与付款控制规范及控制准则.doc

采购与付款控制规范及控制准则 第一节 总 则 一、制定本规范的目的 (一)基本含义和规定 任何一个组织，只要存在，它就要从环境获取所需的有形或无形物质，这种行为称之 为“采购” 单位采购的对象不仅包括实体的物品如原料、副料、机具设备和事务用品，也 包括无形的劳务如技术、售前和售后服务、专业服务、勤杂服务和工程发包付款是指单 位采购过程中的款项支付行为 为了加强对单位采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款 过程中的差错和舞弊，制定《内部会计控制规范——采购与付款》 (二)理解要点 采购与付款业务内部会计控制的目的，主要包含以下具体要点这些要点也是在实施 采购与付款控制时的具体要求： 1．保证购进的货物与生产、销售的要求相一致 购进原材料、商品的品种、数量、质量和价格在某种程度上决定了企业未来生产和销 售的成败与盈亏因此，采购与付款业务内部控制应使采购活动实现以销定进，防止盲目 采购、超储积压和舞弊行为的发生 2．保证资金支付后获得相应的货物或劳务 采购与付款业务的内部控制应做到付款是以获得相应原材料、商品物品或者劳务为条 件内部控制应保证一切采购活动均在这一条件下进行，防止采购付款过程中的欺诈和舞 弊行为的发生。

保证账面记录的数字与实际获得的物品或劳务相一致，防止错计和被篡改 实物或劳务的数量和金额 3．保证应付款项的真实和合理以及授权支付 采购与付款业务内部控制应保证应付账款、应付票据的真实和合理，防止交易活动发 生后，应付款项的漏记和少记，避免企业财务实力的虚假增大内部控制应保证应付账款、 应付票据在经有关授权人员审批后方可办理结算与支付 4．合理揭示采购业务中所享有的折扣与折让 供应方所提供的商业折扣、现金折扣以及购货折让是整个买卖交易活动的一个组成部 分采购与付款业务内部控制应合理地揭示企业已享有的各种折扣与折让，合理地冲销相 应的应付账款，防止有人将企业享有的各种折扣、扣让隐匿不报据为已有 5．保证应计负债的合理计算 采购与付款业务内部控制应使应计负债得到合理地确认和及时记录，按规定在经授权 情况下办理支付，并且监督其相应费用的确认、计量及记录 二、制定本规范的依据 《内部会计控制规范——采购与付款》的制定依据是：(1)《中华人民共和国会计法》 ； (2)《内部会计控制规范——基本规范(试行)》 ；(3)《现金管理暂行条例》 ；(4)银行结算制 度等有关法律法规 三、本规范的适用范围 本规范适用于国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他经济组织(以下统称 为单位)。

对于已纳人政府采购范围的采购与付款业务，还应当执行政府采购方面的有关规定 四、本规范实施细则的制定 (一)国务院有关部门在采购与付款内部会计控制规范的原则框架下，国务院有关部门可以根据国家有关法 律和本规范，制定本部门或本系统的采购与付款内部会计控制规定 (二)各个单位 各单位应当根据国家有关法律和本规范，结合部门或系统有关采购与付款内部会计控 制的规定，建立适合本单位业务特点和管理要求的采购与付款内部会计控制制度 五、本规范的责任人 单位负责人对本单位采购与付款内部控制的建立健全和有效实施以及采购与付款业务 的真实性、合法性负责单位负责人是指单位法定代表人或者法律、行政法规规定代表单 位行使职权的主要负责人 第二节 岗位分工与授权批准 一、岗位的设立 (一)采购与付款内部会计控制的业务环节 采购与付款业务的内部会计控制涉及许多业务环节这些业务环节及其控制的主要内 容是： 1．请购根据生产经营需要和储备情况，由仓储或需用部门提出请购单，经领导批 准后，交采购供应部门办理 2．订购采购供应部门收到批准的请购单后，应与采购计划进行核对，并深入车间、 仓库或销售部门进行调查，确定采购的具体品种、规格、数量，指定采购人员组织采购， 大宗货物采购应与供货单位签订合同，并将合同副本分送会计、会计控制以及请购部门， 以便检查合同执行情况。

为了防止盲目进货，计划外进货、合同外进货应严加控制，另行 批准 3．验收采购合同签订后，应建立催收制度，督促供货单位按期交货采购的货物 运达后，须由仓储部门对照购货发票、合同副本等清点数量，检验质量根据点验结果填 写入库单一式数联，除自存一份外，其余各联应分别送给采购供应部门、会计部门，以分 别登记业务账、会计账和保管账在验收时，如果出现品名、规格、花式、质量、数量等 不符合合同的，应如实做出记录，并填写书面报告；如有严重不符，应提出拒绝验收 4．付款财会部门收到供货单位转来的发票结算联及银行的结算凭证后，应送给采 购供应部门复核，并与人库单、采购合同核对无误后，办理结算付款手续；同时在发票结 算联上加盖“付讫”戳记 5．记账财会部门根据上述有关原始凭证，编制记账凭证据以登记明细账和总分类 账及其他有关账簿 (二)岗位责任制与不相容岗位的分离 1．采购与付款业务的岗位责任制在采购与付款业务的每一个环节应设置相应的岗位 这些岗位有：请购、审批、询价、确定供应商、订立采购合同、审计、采购、验收、会计 记录、付款审批、付款执行等 2．采购与付款业务不相容岗位的分离单位应实行岗位责任制，明确相关部门和岗位 的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。

采购与付款业务不相容岗位至少包括：采购业务的请购与请购审批；询价与确定供应 商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款 执行 单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程，单位应根据具体情况对办 理采购与付款业务的人员进行岗位轮换 二、人员配备和要求单位应当配备合格的人员办理采购与付款业务，办理采购与付款业务的人员应当具备 良好的业务素质和职业道德单位还应将采购与付款业务人员的管理作为其人事管理与发 展的一个重要组成部分 (一)业务素质 1．采购人员应具备的业务素质：思维敏捷、口齿伶俐、表达能力好、外表形象佳； 必须懂得所要采购的产品的自身特性、生产过程、生产成本、采购渠道、运输保管特性、 市场供应能力、市场价格行情、交易规则等；必须懂得所要采购产品在本单位的用途、用 量、使用特性等 2．办理付款业务人员应具备的业务素质：通晓现金、银行存款管理制度；熟悉银 行支付结算办法和货币资金控制规范；掌握财会方面的专业知识；能够熟练地办理结算业 务 从业务能力要求来看，公众一般很难对付款人员的服务质量作出评价，但人们有权期 望他是一位在业务上合格胜任、在人格上高尚廉洁的人士。

付款人员一旦从事付款业务活 动，便意味着他有足够的业务能力去完成，并将认真努力地运用他的专业知识、技能和经 验 那么，付款人员具备什么样的业务能力才算合格胜任岗位工作?一般要求是：(1)专业 教育水平的要求作为一名付款人员，他不仅要在会计、审计、财务管理、经济法及其相 关科学方面具有比较深厚的理论功底，还必须具备一定的发现、分析、判断、处理问题的 实际工作能力，而这一切又必须具有较好的基础教育背景，经过正规系统的学习，受到良 好的教育2)实践经验的要求通过实践来丰富和提高专业知识，保持和发展专业技能， 是获得业务能力的一个重要环节3)继续教育的要求作为一名付款人员，绝不能停留于 已有的知识和经验面前固步自封、裹足不前，用教条主义的思想方式去处理各种新问题， 而应适应时代的变化，不断地接受继续教育，进行知识更新和提高，只有通过坚持不懈地 学习和实践，才能对会计界的发展方向有及时的了解，熟悉并掌握现行各种规定和实务标 准，从而不断巩固和提高自己的职业能力 (二)职业道德 采购和付款业务人员的每一个行为都应致力于单位的长期最佳利益 1．采购人员应具备的品德 (1)公正成功的采购工作，主要决定于供应商的选择是否正确。

因此，采购人员必须 以公平、公开、公正的方式来评选供应商，不可心存偏见，厚此薄彼；与供应商的往来， 必须以实事求是的态度相待，不可有欺瞒的行为，造成不道德的采购2)诚实采购人员 所处理的采购单在性质上与货币并无太大差异，因此，难免被唯利是图的供应商所包围 采购人员应该不贪图私利，不受权利的威逼和金钱的诱惑，自觉抵制损害单位利益的行为 (3)敬业采购人员必须具备热爱单位、敬业爱岗的品德因采购的原因造成企业“停工断 料”是采购人员最大的耻辱虽然造成原料短缺的原因很多，若采购人员不能负责调度所 需的物料，将造成企业巨大的损失4)谦谨采购人员在与供应商的关系中虽然较占上风， 但对供应商的态度应是平等互利与供应谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购 人员要有忍耐、等待的修养；居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，事半功倍 2．付款业务人员应具备的职业道德 敬业爱岗，诚实守信，廉洁自律，客观公正，坚持原则，提高技能，参与管理，强化 服务其中最重要的是诚实守信 【阅读资料 1】 一份有关采购人员职业道德的调查一份关于采购主管的道德问题的调查报告显示，受访者认为牵扯道德问题的采购行为， 依其重要性次序分别是： 1．接受供应商的礼物，像促销赠品及回扣等。

83％) 2．提供竞争者的报价给供应商，并允许其重新报价77％) 3．对供应商夸大问题的严重性，以获取较好的价格或特权68％) 4．对某个高阶主管所偏好、介绍或建议的供应商特别礼遇65％) 5．对某个绩效良好的供应商特别礼遇65％) 6，因对某位推销员的特别喜爱而影响供应商的选择63％) 7．接受旅游、餐饮及其他免费的招待58％) 8．向供应商询问有关竞争者的消息42％) 9．欲对已正进行制造的物料取消订单，并规避取消费40％) 10．对透过其他部门介绍的供应商给予礼遇35％) 11．为了获得更低的价格或其他好处，告诉供应商公司会用第二个来源34％) 12．劝诱新的供应商来报价，只是为了杀价的目的23％) 13．运用公司买方优势去获得更好的价格或从供应商得到好处22％) 由以上的调查报告显示，约有一半以上受访的采购主管，认为接受礼品、免费招待等， 都是采购人员违反道德的行为，应极力避免 【阅读资料 2】 某外国公司的采购行为标准 公司在授予供应商采购业务时，一直是基于有竞争能力的价格、质量和交货公司的 采购决策应该给予适当的业务判断，而不是特殊的喜好或个人偏好前一段时间，公司引 用了一些指导方针和政策要求来强调自己公司的业务伦理行为标准。

这些规则是为了在市 场上建立和维持公司能达到最高伦理行为标准的名声这要求我们的供应商关注该重要主 题的观点，并且力求坚持这些原则，这样才能使采购者和销售者在良好的业务伦理事务的 基础上更易于履行自己的职责 ◇供应商关系 与公司的谈判应当基于良好的业务判断采购者在公司付费的情况下，不得向消费者 表现出任何的喜好和偏好公司希望它的采购人员保持公平、不行贿、不受贿无论是从 道德意义上还是从法律意义上来说，接受回扣都是一种犯罪这是采购人员自毁前程的最 快方式公司会在适当的地方起诉违犯者很显然，公司希望它的供应商不要提供这些回扣个人采购中的礼物、免费服务和折 扣是不允许的不管这些是提供给雇员本人还是家庭中的其他人的，都是不允许的 这些规则不仅适用于采购人员，也适用于任何能影响采购流程的所有职能人员，例如 工程、制造、质量、财务、设备和其他雇员不管是自愿还是非自愿的，旅行、娱乐或者 任何形式的特殊待遇都是错误的必须拒绝恩惠，而且要高兴地、圆滑地和坚定地退回礼 物公司感谢供应商社团能够在这些规则上与我们合作礼物、服务或者惠顾等都要返还 给供应商像镇纸、钥匙链或者咖啡杯这样的广告用品可以除外，但如果这些广告的现值 达到$10或者更高，也要被送回。

不应该鼓励与供应商共进午餐的行为，但在某些情况下， 如果在一起有一个合理的业务目标时，午餐则是必要的，但是这不应该成为一个习惯只 要有可能，尽可能使用公司的设施，我们不鼓励外面的。