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档案系统用户操作手册CS版.doc

84页
  • 卖家[上传人]:ni****g
  • 文档编号:384865443
  • 上传时间:2023-09-17
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    • 飞狐灵通软件综合档案数字化管理系统用户使用手册操作手册(CS)北京市飞狐灵通软件技术有限公司二零一零年五月目 录第一章 简 介 41.1 系统简介 41.2 整体功能 4第二章 使用入门 62.1 基本结构 62.2 目录树中的基本图标 82.3基本操作 92.3.1 鼠标左键操作 92.3.2 鼠标右键操作 102.3.3 窗口操作 102.4 基本模块 102.5 使用须知 11第三章 系统维护与管理 123.1 初级用户系统管理 123.1.1 修改口令 123.1.2 常用部门代码设定 123.1.3 设置登记表单显示项目 133.1.3.1 “重命名” 字段 143.1.3.2 “删除”字段 143.1.3.3 “增加”字段 143.1.3.4 设置字段“继承登记”属性 153.1.3.5 设置字段“设定缺省值”属性 153.1.3.6 设置字段“自动增量”属性 163.1.3.7 设置字段“可选下拉框”属性 163.1.3.8 批量设置“登记表单项目” 173.1.4 设置列表显示项目 18保存列表风格 183.1.6 目录排序 193.2 高级用户系统管理 19系统架构 193.2.1.1 新建目录 193.2.1.2 删除目录 203.2.1.3 目录“重命名” 203.2.1.4 新增表 213.2.1.5 增加表项目 233.2.1.6 设置唯一项及必填项 233.2.1.7 设置固定值 243.2.1.8 数据公式 243.2.1.9 创建明细表 253.2.1.10 明细表管理 263.2.1.11 移动/复制目录 273.2.2 系统安全管理与用户权限赋予 33用户和角色管理 333.2.2.2 目录权限设置 37用户操作权限 383.2.3 日志管理功能 39第四章 系统功能模块 404.1 文书档案管理 40公文管理 40文件登记 404.1.2.2 文件修改 464.1.2.3 文件删除 464.1.2.4 文件查询利用 474.1.2.5 文件打印 494.1.2.6 文件排序 504.1.3 档案管理暨立卷归档? 524.1.3.1 案卷著录 524.1.3.2 案卷修改 534.1.3.3 案卷删除 534.1.3.4 案卷排序 544.1.3.5 文件归档 554.1.3.6 登记卷内文件 564.1.3.7 卷内文件排序与统计 574.1.3.8 案卷查询利用 574.1.3.9 案卷打印 574.1.3.10 案卷移交 594.2 文书档案按件管理 594.2.1 公文登记 604.2.2 文件归档 60编制盒号、件号暨文件归档 604.2.4 直接录入归档文件 604.2.5 打印“归档文件目录” 614.3 其他(科技、会计、实物、声像等)档案管理 61第五章 档案室日常工作管理 625.1档案利用情况统计 625.2库房温湿度管理 625.2.1 录入登记 625.2.2 查询 625.2.3 打印 62第六章 报表设计 636.1 调用或更改系统提供报表模板 636.1.1 直接打印报表 646.1.2 预览打印效果、修改报表模板再打印 646.2 新建报表 646.2.1 报表设计窗口组成及功能 646.2.1.1 菜单条 656.2.1.2 工具条 666.2.1.3 右键菜单 676.2.1.4 绘画标尺 686.2.1.5 绘画面板 686.2.1.6 状态条 686.2.2 制作目录式报表 686.2.2.1 设计报表的名称部分 686.2.2.2 设计报表的表格部分 706.2.2.3 整表移动 736.2.3 制作卡片式报表 736.3 报表管理 746.4 数据导出到Excel 74第七章 数据交换与备份 757.1 数据交换 757.1.1 数据导出 757.1.2 数据导入 767.1.3 EXCEL数据导入 777.1.4 EXCEL数据导出 78第八章 档 案 统 计 79第一章 简 介1.1 系统简介飞狐灵通软件—综合档案数字化档案管理系统是依据档案管理标准化、规范化的要求,本着从严、从细、从实际出发,适应基层档案管理需要,便于普及应用的目的,在飞狐文档管理系统的基础上进行升级开发开发的。

      飞狐灵通软件—综合档案数字化档案管理系统是面向各级机关、企业、事业单位而开发的综合信息办公管理系统,适宜办公室、文书、档案、机要、保密、科技、信息、后勤、综合等各级各类部门使用它充分利用计算机资源及Windows平台的优秀性质,实现从文件产生到档案销毁的全流程管理对于文书档案,以文档一体化模式管理为目标,设计了文档格式完全符合国家标准和行业标准要求的、从文书处理流到档案自动归卷的管理模式;对科技档案及科技资料,能实现科档管理的流程,从图纸扫描录入、PDM接口、CAD图纸目录级信息提取,到图纸收发管理、查询利用,同时还有强大的系统日志功能飞狐文档管理系统,由于其强大的功能及社会价值,被国家档案局评为优秀软件,全国重点推荐使用飞狐灵通软件—综合档案数字化档案管理系统,从灵通文档管理系统的1.0版、1.7版、2.0版、2.5版、3.0版,经过多次升级,到目前系统3.0版,考虑到全国各行业档案管理的共性和各自不同的特点,提出了对科技档案及其它专门档案的综合解决方案,同时也采纳了广大用户的具体意见和建议,更好地满足了各级各类文件、档案、资料、信息计算机管理的需求1.2 整体功能l 较强的兼容性、适用性,易操作、易维护;l WINDOWS界面,易学易用,多窗口打开,图形化界面与微软标准应用软件相似;l 与Office无缝集成:支持文件拖放录入、支持扫描、可添加Word正文、可将数据转入Excel,可调用Word 、Excel、图片、TXT、超文本文件和光盘、扫描等等文件格式,并对其进行编辑;l 可转存Foxpro2.5、 DBaseIII、Excel等的数据,保护原有资源;l 网络环境下协同工作的网络功能;l 主题词自动标引,自动为文档条目产生顺序号;l 直观的单一或组合条件检索,可查询自定义项目,检索结果可保存、利用;l Visual 和 Visual visual 6.0开发工具,保证系统快速运行,数据库采用Access、SQL Server、Oracal,保证数据库操作的快速执行,增强软件的质量、易用性、通用性和可靠性;l 开放性:系统可进行修改和扩充,支持OA接口、PDM系统电子原文导入接口;l 为用户提供了灵活的可定制手段l 严格的安全策略:通过严格的分级权限机制,系统管理员可以对各个操作员设置相应的用户权限及登录口令,附件存放在FTP服务器,飞狐系统的安全与Windows安全集成在一起,确保的数据的安全性l 强大的日志记录功能,准确记录用户的各种操作。

      第二章 使用入门2.1 基本结构标题栏:位于窗口顶部,显示内容为软件的标题菜单栏:位于系统主窗口顶部它提供了对整个系统的总体控制和当前工作台的一些重要管理工具条:是放在工作台上的一组图形按钮,功能与上述菜单条中菜单项的功能相同,单击工具条按钮能快速执行一项工作任务在进入工作台时,如果您不清楚这些图形按钮的含意,只需把鼠标光标移到它的上面(但不要按下),便会出现提示说明它的功能目录树:显示系统管理中的整体架构,目录树是进行数据管理的结构图它将实际管理工作中的树形目录结构用图形的方式表示出来,以获得直观、准确的目录管理,它提供了简捷的数据条目查看方法目录树中每个项目,相当于存放文件的文件夹用鼠标点击“文件夹”,数据浏览表格中便会显示这个“文件夹”中的文档条目列表区:是专门用于数据浏览查看的活动表格,它具有可以让数据滚动显示以及任意改变列位置和宽度的特性浏览表格中的数据内容不是直接输入的,是用“新增记录”功能实现的,且它对应“目录树”中的激活文件夹或目录夹状态栏:位于窗口底部它用于反应当前选定目录的状态,包含:选定文件夹的条目总数,当前总页数,当前选定选定目录树中的目录名称,当前登录用户名称;切换查看当前文件夹最前一条记录与最后一条记录,当前系统日期等功能。

      滚动条:用于滚动窗口中的显示内容,当不能看到窗口中的内容时,可以使用“垂直滚动条”或“水平滚动条”中的“向上、向下、向左、向右”按钮,让窗口中的显示内容上下或左右移动,并将隐藏到窗口边界外的内容显示出来登记表单:提供了系统对各种管理的数据输入、数据修改界面,反应了被选定子表中需要进行维护的所有字段项目登记表单反应了被选定子表的所有字段并且,登记表单具有鼠标右键快捷方式的功能单击欲操作的子表,然后使用“新增记录”功能即可打开登记表单系 统 录 入 界 面 图 解前移、后移按钮:用于查看、修改前、后记录;可选下拉框:用于从列表中选取录入,以便节省录入时间文本型字段都可以设置该属性;文本型字段:可设置“继承登记、设置缺省值”等属性; 登记号:2001 01 0010由“年度+部门代号+顺序号”自动生成,无须录入; 主题词:由题名字段自动标引或手工输入; 日期型字段:只需用鼠标左键点击下拉框选择即可,可以通过点击上端左右两侧的箭头选择月份;此外也可以鼠标左键点击日期卡片上的月份,在弹出的下拉框单更改月份;点击其年份,单击出现的上下选择箭头更改年份如果日期是当日,只需点击最底端的“当日日期提示”即可。

      当然如果年度跨越很大,则可以直接在登记栏中输入相应的年月日系统目录树图解根目录二级目录三级目录四级目录 在本系统中,目录树是无限分级扩展的,用户可通过设置目录树结构架构符合本单位特点的分类体系2.2 目录树中的基本图标子目录:由“新建根目录”或“新建目录”功能形成,代表文件的一个状态级别,是目录树上的一个支点例如,系统默认结构中的“档案(处)室”文件夹; 当选定子目录时,列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录; 子目录下,可以新建下级子目录,可以新建新的数据表,不可新增记录,不可使用“高级查询”功能形成下级分类结构;基本表:由“新增表”功能形成,代表系统管理中某类资料的基本数据集合例如,“文件管理”、“档案管理”文件夹当选定基本表时,列表区中显示出该目录的所有记录;基本表下,不能新建下级子目录,可以新增记录,可以新建分类数据表,可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹;子 表:由“新增表”功能形成,代表系统管理中某类资料的分类数据集合例如,“收文” 属于“文件管理”的其中一种分类,“收文”文件夹即是在“文件管理”文件夹基础上,通过“新增表”功能实现的当选定某基本表后,单击右键选定“新增表”功能即可; 当选定子表时,列表区中显示出该目录的所有记录; 子表下,不能新建下级子目录,可以新增记录,可以新建分类数据表,可以使用“高级查询”功能形成下级无限分类检索夹;共享表:一般由检索夹经过“目录共享”后形成,单机版用户不用深入了解; 当选定子目录时,列表区以图形方式显示出该子目录的所有下级目录; 共享表下,可新增记录,可使用“高级查询。

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