商务邮件礼仪.格式.doc

礼仪目录一、关于标题——电子的灵魂所在二、关于称呼与问候——细节中表达尊重三、正文——关乎成败的主干局部四、结尾签名——彰显你的职业化五、正确使用发送、抄送、密送一、关于标题——电子的灵魂所在主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个的内容，便于收件人权衡的轻重缓急，分别处理1. 一定不要空白标题，这是最失礼的如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键，也请追加一封对此疏忽表示歉意2. 标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用,才能显示完你的标题3. 附上出处对外，最好写上来自**公司的，如：分点渠道陈节雷，以便对方一目了然又便于留存；对内，要加上部门和XX，如：运营管理部陈节雷4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收〞也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！〞或是“收着！〞5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理6. 回复对方时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串7. 主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题例如：有错别字标题太长乱码无主题无发件人空白无发件人主题简短明了有发件人--------二、关于称呼与问候——细节中表达尊重8. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度1)的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事〞、“各位领导〞,,2)如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理〞；如果不清楚职务，那么应按通常的“x先生〞、“x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚3)不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx〞，显得很熟络4)称呼是第一行顶格写9. Email开头结尾最好要有问候语1)最简单的开头写一个“你好〞或者“您好〞，开头问候语是称呼换行空两格写2)结尾常见的写个“祝您顺利〞之类的也就可以了，假设是尊长应使用“此致敬礼〞注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝〞和“此致〞为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利〞和“敬礼〞为再换行顶格写例如：无任何内容称呼没有顶格，问候语没有换行空两格无称呼和开头问候语无问候语--------落款没有空两格三、正文——关乎成败的主干局部10. Email正文要简明扼要，行文通顺1)假设对方不认识你，第一件应当说明自己的身份，XX或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解来意。

不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中说明2)Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进展详细描述3)正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句最好不要让人家拉滚动条才能看完你的，千万不要学唐僧11. 注意Email的论述语气1)根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进展论述，以免引起对方不适2)尊重对方，请、谢谢之类的敬语要经常出现3)电子可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须慎重而客观12. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进展清晰明确的说明保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论13. 一次交待完整信息最好在一次中把相关信息全部说清楚，说准确不要过两分钟之后再发一封什么“补充〞或者“更正〞之类的，这会让人很反感14. 尽可能防止拼写错误和错别字，注意使用拼写检查合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进展提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示那么会让人抓不住重点，影响阅度15. 选择适宜的语言和字体中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可这是经研究证明最适合阅读的字号和字体不要用稀奇乖僻的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务16. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的，单纯以文字形式很难描述清楚可以配合图表加以阐述17. 不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比拟轻佻18. 附件--------1)如果带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；2)附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3)正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；4)附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；5)如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明翻开方式，以免影响使用；6)如果附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文件分别发送例如：四、结尾签名——彰显你的职业化19. 完毕语必不可少，如果你怕忘记了，不如把这局部内容设计在签名里20. 签名信息不宜过多签名档可包括XX、职务、公司、、、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

21. 不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的往来，签名档应该进展简化过于正式的签名档会让与对方显得疏远你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用22. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码字号一般应选择比正文字体小一些五、正确使用发送，抄送，密送要区分To和CC还有BCC〔区分收件人、抄送人、秘送人〕1. To的人是要受理这封所涉及的主要问题的，理应对予以回复响应2. 而CC的人那么只是需要知道这回事，CC的人没有义务对予以响应，当然如果CC--------的人有建议，当然可以回Email23. TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规那么比方按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以适当的规那么有助于提升你的形象!24. 只给需要信息的人发送，不要占用他人的资源25. 转发要突出信息1)在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息除此之外，转发敏感或者XX信息要小心慎重，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人2)如果有需要还应对转发的内容进展修改和整理，以突出信息不要将RE了几十层的发给他人，让人摸不着头脑3)不发送垃圾或者附加特殊。

例如：收件人与正文称呼不对收件人排序不对----。