采购外协过程控制程序.pdf

计划部采购外协过程控制程序计划部采购外协过程控制程序一、目的：一、目的：根据研究所产品生产特点，规范制造部、开发部、总师办产品研发、生产工作程序，确保产品生产任务的完成； 规范人事行政部、质量部等辅助部门的日常采购工作 适应研究所军工产品的发展需要，满足客户需求二、适用范围：二、适用范围：适用于研究所产品开发、生产过程中成品、半成品的采购，部件、整机外协加工，日常办公用品的采购、外协、检验、试验、交付等工作三、相关文件：三、相关文件：MH/BZ8.3-01《不合格品控制程序》MH/BZ8.2.4-01《产品的监视和测量控制程序》MH/QG 07-01《外购、外协件的进料检验流程》MH/QG 07-03《外协质量控制管理规定》四、计划部采购与外协主管的工作职责：四、计划部采购与外协主管的工作职责：1、负责统一管理研究所外协与采购工作的制度编制；2、负责供应商的开发计划及实施；3、负责外协与采购工作的规范性管理；4、负责外协与采购工作的审查；5、负责参与外协与采购人员的考核五、相关部门职责：五、相关部门职责：开发部：作为产品研发过程的项目责任部门，负责提供产品设计阶段采购、外协产品的明细表、编制物料需求计划、采购产品检验、验收标准、外协加工技术协议，对不合格品有判定权，参与供方的选择和评定。

工艺室：负责编制产品工艺预算、加工工艺流程、标准件采购明细表、外购件采购明细表，批产过程中对不合格品有判定权，参与供方的选择和评定质量部：负责采购产品的所检、军检编制产品质量控制计划，明确检验方法、计量器具、试验项目及内容参与供方的选择和评定总师办：负责研究所内外技术问题的协调、把关，确认产品技术状态，参与供方的选择和评定财务部：负责采购成本控制、监督项目预算使用状况，参与供方的选择和评定六、合格供方开发、管理流程：六、合格供方开发、管理流程：计划部采购与外协主管负责研究所供应商资源挂历及供应商的开发工作制定供应商年度开发计划，并监督各部门执行供应商开发流程图：计划部采购外协主管开始采购外协主其他相关部门供应商年度供应商开发计划研究所年度计划开发任务下发①制订开发计划②开展调查相关信息③供应商初步评估总师办、开发部、工艺室、质量部、财务部参与评定样品④首件或小批量试制⑤比价、议价报价⑦初选合格供应商⑥后期跟踪审核⑧供应商开发报告存档结束6. 1、相关部门职责如下：（1） 、计划部：负责指导供应商开发工作，审核供应商承接产品制造能力的相关文件，签署供应商开发评审意见，并报总经理审批（供应商评分表见附件1） ；（2） 、制造部：负责供应商及供应渠道的开发，供应商企业规模、企业信誉、生产能力、交付能力等方面的审核；（3） 、总师办：负责协作项目供应商资格的审查，协同开发部、工艺室审查供应商开发能力、生产工艺能力、水平；（4） 、开发部：负责身产供应商开发能力以及产品二次研发能力；（5） 、质量部：负责审查供应商的资质文件、质量体系管理、计量器具及设备；（6） 、工艺室：负责审查供应商生产工艺能力、水平；（7） 、财务部：负责审查供应商的财务状况、纳税人资格；6.2、XX 年度供应商开发规划：6.2.1、供应商开发需求：研究所 XX 年度计划编制完成、 批准后， 计划部组织市场部、 总师办、 制造部、 开发部、质量部、工艺室、人事行政部等相关部门确定供应商开发需求。

1） 、各职能部门根据当年的生产、开发、部门建设、贸易计划、日常工作需求以及所内其它相关需求编制《供应商开发需求表》 （见附表 2） ，提报至计划部主管汇总；（2） 、计划部主管根据项目实施情况、研究所发展需求补充完善《供应商开发需求表》后，由计划部采购外协主管汇总；（3） 、计划部采购外协主管根据《项目进度月总结》 、 《项目进度年度总结》 、 《供应商开发需求表》等相关文件确定各部门供应商需求情况，汇总报计划部经理审批4） 、供应商开发需求确定后，计划部经理供应商资料库信息，综合各供应商的《生产任务月报》 （附表 3） 、供应商考评结果、 质量分析结果， 确定实际需要开发的供应商目标、数量，报总经理审批6.2.2、供应商开发计划：（1） 、计划部采购外协主管根据供应商开发需求，以及研究所内项目实施计划、内部建设计划， 编制《XX 年度供应商开发计划》 （样本见附表 4）并报计划部经理、 总经理审批；（2） 、 《XX 年度供应商开发计划》审批后，计划部采购外协主管负责讲计划下发各部门采购外协主管；（3） 、各部门采购外协主管根据《 XX 年度供应商开发计划》编制部门内部供应商开发计划，并报计划部采购外协主管审批、存档。

6.3、供应商调查、评估：（1） 、采购外协主管收集、筛选供应商信息，填写《供应商基本资料表》 （附表 5） 、 《供应商调查表》 （附表 6） ，报计划部采购外协主管；（2） 、计划部采购外协主管认定供应商基本资格符合研究所要求后，采购外协主管组织质量、工艺、 技术人员组成供应商考评小组，对供应商进行初步资质评定包括供应商的设备配置、 人员技能、 生产加工能力、 经营范围， 过程参数和工作环境等的确认 并填写 《供方质量保证能力评价表》报计划部、质量部存档；（3） 、初步资质评定后，采购外协主管安排供应商进行首件或小批量试制工作并将供应商提报的生产计划、产品报价等相关信息至计划部采购外协主管；（4） 、首件或小批量生产完成后，计划部采购外协主管组织总师办、开发部、工艺室、质量部、财务部等部门，对供应商进行全面评定包括生产供货能力、质量保证体系、生产工艺水平、售后服务等，最终由计划部填写《供应商评分表》 ，将通过评审的合格供应商资料报总经理审批；（5） 、审批后的合格供应商由计划部将供应商信息更新至研究所内供应商资料库中，实现资源共享七、采购与外协流程管理：七、采购与外协流程管理：研究所内各部门根据需求（XX 年度计划、部门内部建设、项目实施、日常生产办公需求等）提出采购计划、采购清单，经计划部、总经理审核后，各部门采购外协主管选择合格供应商、经过商务谈判确定标的物数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点及其他相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。

7.1、采购任务的分类：采购任务一般分为两种：常规采购和外协采购常规采购：一般指成品半成品的采购工作，包括研究所内固定资产采购、低值易耗品采购等主要依据计划部的任务单或日常办公、生产需要，多为计划形式的采购外协采购：一般指项目产品整体外协或主要零部件外协加工，主要依据计划部项目任务书内容，采购周期相对比较长，与供应商签订采购合同，辅以技术协议、 质量协议的形式进行的采购7.2 常规采购：7.2.1、常规采购流程图：总经理计划部经理财务部采购外协主管开始相关部门①编制采购物料明细、采购计划工艺室编制工艺预算、材料清单（特指项目采购）②选择合格供应商否③询价、议价审批审批预算审核④编制采购合同是⑤执行采购任务检验、入库结束7.2.2、采购物料明细、采购计划的编制及签审：采购外协主管根据项目实施计划、原材料、标准件清单、外购件清单以及供应商报价编制采购计划（样表见附表7） 1）研发任务完成后，技术人员将产品生产所需原材料、外购件、标准件的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的设计栏中；（2） 、工艺人员编制完工艺文件后，将原材料、标准件、辅料的名称、规格、型号、数量等信息填写入采购计划的工艺栏中；（3） 、财务部库房管理人员负责盘点当前库存，并将结果填写入库房栏中；（4） 、采购外协人员负责确定实际采购数量，进行市场调查、供应商的选择、询价、议价，并将相关信息填写入采购栏中；（5） 、采购外协主管汇总相关信息后，结合项目实施计划，将到货时间、到货地点填写入采购栏中，由开发部、工艺室、项目负责人会签；（6） 、采购物料明细、采购计划编制完成后，由计划部采购外协主管校核并报计划部、总经理审批。

7.2.3、采购合同的编制及签审：合同的编制及签审按研究所《甲方合同管理规定》 （试行）中的相关规定执行计划部采购外协主管审核的内容如下：（1） 、合同供方全称填写清晰、准确，需是经过评审的合格供应商特殊情况下，若需从《合格供方名录》以外的单位采购时，应由采购外协主管提出，经部门经理审核，征得计划部和质量部同意后， 报研发项目负责人批注， 此种情况填写《合格供方外采购审批表》 ；（2） 、合同编号由计划部统一编制；（3） 、签订地点原则上注明“北京明航技术研究所” ；（4） 、标的物名称、规格、型号、数量、单价、总价填写清晰、准确，与采购物料明细对应；（5） 、质量要求、技术标准原则上注明“以需方提供提供的图纸、双方签订的技术协议”或“国家标准及相关的行业标准” ；（6） 、供方对质量负责的条件与期限符合质量部及市场部的相关要求；（7） 、交货地点和日期符合采购计划及项目实施计划的相关要求；（8） 、运输方式与费用负担原则上注明“供方承担运输费用，运输方式不限，供方对运输过程中的质量负责” ；（9） 、包装要求与费用负担以质量部、市场部的相关要求，或注明“包装费用由供方承担，包装方式不限，供方对运输过程中的包装质量负责” ；（10） 、验收标准与提出异议期限符合质量协议的相关要求；（11） 、结算方式原则上注明“货到验收合格（或军检合格） 、供方开具全额 17%增值税发票后，xx 日内结款” ；（12） 、违约责任按供需双方商务谈判的结果填写，原则上尽量保全研究所利益；（13） 、解决纠纷方式原则上注明“本合同项下发生的争议，由双方当事人协商解决；协商或调解不成的，依法在需方所在地人民法院起诉解决” ；（14） 、合同生效日期原则上注明“自双方签字和盖章之日起生效” 。

7.2.4、产品的检验与不合格品处理：产品的检验与不合格品处理按质量部相关文件及流程处理退换货处理：（1） 、采购人员在接货所检结束后，依据退换货标准和验收结果，确定退换货品，并清点、整理、记录，做好标识后送至库房保管、登记；（2） 、采购人员负责填写退换货单据（见附表 8） ，所开的退货单一定要填写清楚退换货原因（后附所检记录） 、数量等信息；（3） 、退换货单一式五联，第一联当天寄给供应商，第二联、第三联同交货文件送公司财务部，第四联叫供应商或由货运公司司机带回，第五联采购部门留底；（4） 、采购人员应及时就退换货相关事宜与供应商沟通协调，并通知其办理退换货如果是远距离采购，涉及运费问题，采购人员需在退货前与供应商交涉有关事宜；（5） 、供应商接到退货通知后，至研究所取得退换货单，并凭退换货单至库房登记、取退货货品，经采购验收人员查验、登记后放行如供应商接获通知10 天仍未办理退换货手续者，则视放弃该退货品备注：有关退换货条款可写入双方长期合作协议中7.3 外协采购管理：总经理计划部经理财务部采购外协主管开始①选择合适供应商报价、生产计划②编制项目实施计划、项目预算否③生产前准备审批审批预算审核开发部编制技术协议、质量部编制质量协议④编制采购合同工艺室编制文件；质量部、计划部参与外协供应商的确定相关部门是⑤执行外协任务检验、入库结束7.3.1、生产前准备：生产前准备要求采购外协主管完成四项工作：生产预算、生产计划、质量控制方案、加工工艺方案。

采购外协主管根据产品特点，综合考虑外协厂家报价、市场行情，提报一个合理的生产预算，作为最终采购外协合同签订的依据采购外协主管在质量部、工艺室的配合下完成质量控制方案、加工工艺方案、外协厂家提供的生产计划，综合编制《项目生产策划》 7.3.1.1、生产预算：采购外协主管接到图纸后，二个工作日内将图纸下发到三家具有加工能力的合格外协厂家， 并要求外协厂家在五个工作日内讲产品报价以书面的形式上报 并与外协厂家协商最终的报价有以下几点要求：（1） 、采购外协主管在下发图纸的时候将产品《技术协议》 、 《质量协议》 、 《外协加工合同》一并发给外协厂家，以便外协厂家在统一的技术要求、 质量要求、合同条款的基础上报价；（2） 、采购外协主管要求外协厂家报价详细到零件级；（3） 、外协厂家报价后，根据三家报价的不同，分析其报价的合理性尤其是报价不同的地方，需要确定价格不同的原因：地域差异、加工工艺差别、加工设备差异等等4） 、采购外协人员确定三家报价后报制造部经理审批；7.3.1.2、生产计划：采购外协主管接到图纸后，二个工作日内将图纸下发到三家具有加工能力的合格外协厂家， 并要求外协厂家在五个工作日内讲生产计划以书面的形式上报， 并与外协厂家协商最终的生产计划。

有以下几点要求：（1） 、生产计划要求明确产品加工流程，每个工序用时，外协厂家人员、设备、场地安排，以及外协厂家外加工、外采购工作安排；（2） 、采购外协主管根据外协厂家上报的生产计划肥西其合理性，尤其是生产计划有明显时间差别的工序，外协人员要和厂家协商差异产生的原因：人员限制、 场地限制、加工设备限制、加工工艺限制7.3.1.3、质量控制方案：采购外协主管在难道产品图纸后同事要求熟悉 《产品制造验收条件》 、 《综合试验大纲》 、《技术协议》 、 《质量协议》 通过以上文件的学习了解军方、研究所对产品的要求掌握产品的使用条件、 配套的军方产品、 质检标准、 对接试验要求， 批次检验内容、 出厂检验内容根据以上图纸、文件的学习，要求采购外协主管提报《质量控制方案》 要求报告中明确分析产品的质量难点：（1） 、框架结构加工难点；（2） 、对接尺寸加工难点；《质量控制方案》的编写主要要求明确一下几点要求：（1） 、重要尺寸的检验方式、检验手段、计量器具；（2） 、外协厂家提供的检验场地、设备、工具；（3） 、空间对接尺寸无法简单测定，采购外协主管需要协调开发部、工艺室以及外协厂家确定检验工装，将工装成本纳入外协成本、 写入外协合同中，明确登记检验工装所有权鬼研究所。

7.3.1.4 、加工工艺方案：原则上采购外协人员不干涉外协厂家的加工工艺，只需要对重要零部件、对接尺寸保证等方面提出研究所工艺要求采购外协主管根据工艺室提供的工艺文件、工艺流程、工艺要求以及外协厂家的加工能力编写加工工艺方案，要求如下：（1） 、分析外协厂家的加工能力；（2） 、分析重点零部件、对接尺寸保证加工方法；（3） 、分析外协厂家的配套供应商、外协厂家的供货能力；7.3.2 、外协厂家的确定：制造部会同计划部、质量部、开发部、市场等部门协商确定外协厂家由制造部采购外协主管提报相关部门三个厂家的报价、 生产计划以及近期成连项目完成情况、 生产能力以及现承揽的项目、 可以投入本次外协生产的能力等情况 质量部提报三个厂家近期外协质量情况计划部、市场部明确进度要求综合以上情况，各部门协商确定最终承揽外协厂家7.3.3 、采购合同的编制及签审：合同的编制及签审按研究所《甲方合同管理规定》 （试行）中的相关规定执行计划部采购外协主管审核的内容：同7.2.3 条款中的相关要求7.3.4 、项目实施过程中的进度、质量控制：（1） 、产品加工过程中，采购外协人员通过、等方式随时与外协厂家保持沟通，根据厂家提报的生产计划节点，每个节点前二天与厂家沟通确认进度；（2） 、样机、首件、批产过程、所检等重要节点，采购外协主管及时与计划部、质量部、开发部、工艺室等部门沟通，确定到厂检验时间、检验人员等信息，并与外协厂家明确配合的工作内容；（3） 、产品加工制造过程中，如遇质量、技术问题，经确认需要修改图纸、技术文件、工艺文件、质量文件的情况，由采购外协主管与外协厂家沟通，并以《信息反馈单》的形式反馈到开发部、工艺室、质量部，并由相关部门给出明确答复后，通知外协厂家整改。

7.3.5、产品的检验与不合格品处理：产品的检验与不合格品处理按质量部相关文件及流程处理退换货处理：同 7.2.4 条款中的相关要求7.3.6、生产总结：样机、首件生产完成后由采购主管编写《生产总结》（样本见附件 9） ，详细描述生产任务来源、 生产组织情况、 产品技术要求、 加工工艺要求、 生产准备情况、 生产过程中的控制、物资采购情况、检验试验结果以备产品转入批产阶段控制技术状态批产任务完成后由采购外协主管编写《生产总结》 （按研究所标准） ，以备召开评审会议、出厂质量评审会议。