文秘必需--秘书务实手册文稿.doc

秘书实务手册 第一章 办事工作１目目 录录第一章第一章 办事工作办事工作第一节 办公室日常工作一、接待工作…………………………………………程培稚二、信访工作…………………………………………问丽霞三、接打…………………………………………程培稚四、信件收发工作……………………………………问丽霞五、印信工作…………………………………………刁红艳六、值班工作…………………………………………赵琴七、保密工作…………………………………………梁秀娟八、机关事务管理工作………………………………王莹莹第二节 机关专项工作一、辅助决策…………………………………………王婷婷二、综合协调…………………………………………姜英三、督促检查…………………………………………赵敏四、信息工作…………………………………………邬瑞英五、调研工作…………………………………………吴俊玲第三节 现代秘书办公技能一、计算机操作与应用………………………………王莹莹秘书实务手册 第一章 办事工作２二、网络应用…………………………………………赵子双三、音像技术…………………………………………赵子双四、配套设施的使用…………………………………简玲第二章 办文工作第一节 工作程序一、文书撰制程序……………………………………曹荩禹二、文书办理程序……………………………………曹荩禹三、文书保管程序……………………………………曹荩禹第二节 工作要项一、撰制………………………………………………马宏光二、制作………………………………………………马宏光三、收文………………………………………………王琛四、发文………………………………………………王琛五、公文的拟办与批办………………………………闫成飞六、承办………………………………………………孙德威七、办复………………………………………………孙德威八、保管………………………………………………方伟第三节 电子文件一、电子文件的定义与特性…………………………王宝生二、电子文件的种类…………………………………王宝生秘书实务手册 第一章 办事工作３三、电子文件的处理…………………………………王宝生第四节 文书格式一、公文构成要素……………………………………侯伟二、公文结构…………………………………………侯伟第三章 办会工作第一节 会务工作流程一、会议组织安排………………………………李丽霞二、会见会谈程序………………………………翟迪娜 三、会议的科学化探讨…………………………李静四、会务仪典、宴请活动 ……………………李永霞 朱悦五、国际会议……………………………………赵晓蕾六、自动化远程会议……………………………徐云云第二节 会务工作要项一、会议计划方案………………………………郑玉琦二、会前准备……………………………………贾溦三、会中准备……………………………………贾微四、会议记录……………………………………刘春霞五、会议纪要……………………………………刘春霞第三节 会议文书介绍一、会议文书……………………………………许红霞秘书实务手册 第一章 办事工作４二、 会议文件模式………………………………裴慧霞附 录秘书工作权威资料一、 《国家行政机关公文处理办法》…………………刘志宏二、 《国家行政机关公文格式》………………… 齐雪峰三、秘书的职业标准 …………………………………郭洪波秘书的职业规范一、秘书的就职规范………………………………王斌 李伯骥二、秘书的形象设计及服饰规范………………晨圆 王国强三、秘书的举止规范……………………………………赵启明四、会议的种类、作用及规程…………………………王晶秘书工作实例及参考文献一、秘书工作实例………………………………王斌 李伯骥二、参考文献………………………………………………王斌秘书实务手册 第一章 办事工作５第一章 办事工作第一节 办公办公室室日日常工作常工作一、一、接接待待工工作作( (一一) )工作状态工作状态 一个单位在接到外事部门通知时候，首先要了解外宾是到本单位参观，还是本单位 负责单位全部接待工作，如果是一般参观访问，按外事部门要求准备好的接待室，安排 参观路线，主要领导同志准备好单位的情况介绍既可。

如果是专访，就要按外贸部门要 求做好外宾接待抵达的一切准备工作 1 1、、 一般访问活动一般访问活动一般访问活动主要是指上级外事部门或旅游部门介绍的外宾来 访任务 当接到来访通知后，应了解外宾人数，抵达时间，停留时间，介绍内容，参观项目 等情况，然后做好接待，保卫，卫生和对群众教育等项准备工作，再决定哪位领导人介 绍情况各项准备工作一般都要有专人负责来访人员多时，还要组织接待班子，主要 因外事，翻译，警卫和医务人员组成同时还要保证同上级有关机关的联系，及时取得 指导和支持 2 2 、、 经贸之后谈活动经贸之后谈活动经贸之后谈活动，主要是指对经贸部门介绍的外国客户 这样的客户一般参观了解方向的业务接待这样的客户，除了向介绍部门了解与访问的 项目外，还要向相同的项目外，还要了解谁是主单位，以便准备有生业务材料此外， 还要按照外贸部门或介绍部门提供的样本及材料，进行仔细研究如果是出口项目，应 准备好产品，并同外经贸部门谈如何报价报价时，企业生产单位和经销单位要特别注秘书实务手册 第一章 办事工作６意，不能各行其是，以免出现差错。

3 3、制定接待计划及日程表、制定接待计划及日程表以本单位为主接来访外宾时，应编制接待计划接待计划，一般应以本单位正式文件发出接待计划的格式和内容如下： （1）主送单位：上级有关部门 （2）内容：包括外宾来访目的，接待规则及各项主要活动的安排通常还包括： 团长姓名，职务，人数，抵离时间宴请，会见，会晤，晚会，参观访问单位，外地访 问，交通工具，下榻宾馆，费用负担等有关项目 （3）抄送：上级主管单位，公安，民航，交通，铁路有关部门及与此接待计划有 关的参观单位等 （4）待计划指定后，应按接待计划到有关部门请示宴请审批干读宴请规格，标 准要按有关规定制定执行，接待单位不能随意确定日程表主要在来访人员较多，停留 时间较长情况下制定并应将其附在接待计划之后其内容包括：抵达时间，航班车次， 参观访问地点，单位宴请，会晤，会见的时间及地点，以及离开时间，航班，车次等 在日程表上要附注接待负责人及其所在单位的地址和如外宾人数较多，还应发给 每人一份日程表 4 4、接待准备、接待准备 一般来说，秘书接待工作中，接待工作包括以下几项： （1）交通工具要根据安排车辆，一般要配备轿车；如果人员较多则应当换乘 适 合规模的绿旅行车即要避免人员过挤，也要防止车辆过多。

各所配车辆应严格检查，对 末接待外宾的司机还应进行适当的培训 （2）住舍对短期来访，费用自理的客人，应事前根据客人要求定好旅馆及房间 此外，必要时还应当考虑好时间，供应接待人员，负责人和译员住宿用 （3）接待人员分工根据来访人员多少，确定接待人员如果人少，可由译员谦 内部接待工作如果人员较多，应有只体内，外接待人员如果，内部接待人员负责组 织外宾生活等日常生活，外部接待人员负责安排房间，购机（车，船）票，联系参观访 问，宴请，车辆调度等 （4）及时同上级有关部门保持联系如果是上级同志接待的外事活动，应随时与 上级联系如果是本单位邀请的，应将外宾的情况随时知与本次接待活动有关单位，以 便接待工作顺利，按时，安全的进行 5 5、来宾接待、来宾接待 1）内宾接待 （1）准备一份原始登记表记录下那些客人有没来访，客人姓名及来放时间， 事由，找企业哪位主管，做到心中有数 （2）来客登记，填写来客登记表来宾接待人备注日期姓名性别职务工作单位联系方式姓 名性别（3）建立来访者名片索引每当来访者给你一张他的名片时，用名片扫描仪 扫描，存储在电脑里，如果上可欲找来访者或其企业联系时，你便可顺利地检索提供浴 池。

（4）了解企业内可以接见来访者的有关人员姓名和职务及分机号码当客户来 访时，你可以马上清楚这位来访者应用哪个部门哪个人接待并立刻用与该同事联系， 如果该同事不在，你可以征询来访者意见，请他与其他有关人员洽谈秘书实务手册 第一章 办事工作７（5）准备几只铅笔和便条纸，如果来访者拜访的人未在，可请其留言以便转 交 （6）设置企业职员外出留言板，请有关人员外出时作个留言，这样可以帮助 你掌握有关人员的行踪和有关情况，便于提供给来访者定夺，也省去你无谓地寻找提高 工作效率 （7）起安全审查作用 作为秘书就起着当家与审查作用 （8）如果来访者初次拜访你的企业，人生地不熟，难免会受冷落，你应立即 停下手头的工作，站起身热情招呼：“早晨好 ”请问我能帮助你吗？这样可以立刻产 生信赖感 （9）对来访者给予名片你应双手接过，仔细记住名片上的姓名和企业名称， 职务 （10）询明来意，你根据判断决定给有关同事或上司打来确定是否接待和 由谁来接待 （11）如果来访者是熟人，你应马上打招呼，给对方一份熟悉的亲切感，问明 来意，然后用询问以下被访问者是否有空，没有被访者确切答复，秘书不能擅自予 以引见。

（12）如果来访者事先有约，你应立即和被访者通请其做准备通知完毕， 得到认可，你再引领来访者至被访者外或者请来访者稍坐片刻，待被访者亲自来接 （13）如果来访者事先未约，你应热情友好的问：“对不起，请问您实现有约 吗？”或者“王先生知道您有要来吗？”或者“您可以告诉我您来联系什么事吗？”另 外，在未判明对方来意之前，不能直接回答他被访问者在与否，应用委婉的借口搪塞一 下，再做决定 （14）如果来访者事先未约定，现在又赖着不肯离去，这是你应沉着冷静，保 持礼貌，并且明确肯定的告诉对方：“丁先生现在没空，请您另外写信或打再约时 间见面 “如果来访者真是无理取闹，你应随机应变处理，必要时由保安，警察处理 （15）如果同时有多位来访者到达，你应根据来访者身份地位及重要性立刻作 出判断，安排先后顺序，送上茶水，从右后面递上去 （16）热情友好地送别来访者，客人离开后，你应该将接待结果记录在约会簿 上 总之，接待滚翻的基本要求是热情友好，彬彬有理，不卑不亢，落落大方 2）外事接待在对完交流中，礼尚往来，秘书经常需要在公司单位里接待来访 的外宾，外 商接待之前一定要制定计划 计划内容包括来访团组成个人的国籍，人员名单，来访目的和我方接待方针， 以及迎送，会见，会谈宴请，参观娱乐，造用等 方面安排意见。

此外还应准备必要的 附属材料，作为接待计划的补充如按接待计划和内容和时间顺序列出活动日程表，外 宾，外伤本人及所属国家或地区的政治经济，习俗，和成员的简况接待计划上司审定 后，即要按计划内容事项安排。