养老机构档案管理指南陕西标准2020版
5页1、DB61/T 13412020 1 养老机构档案管理指南 1范围 本标准规定了养老机构档案管理术语和定义、档案分类、基本要求、档案建立、档案归档与使用、 销毁、保密等内容要求。 本标准适用于养老机构入住老年人档案、 日常服务记录档案、 工作人员档案、 行政公文档案的管理。 财务档案、设施设备档案管理参照相关管理要求执行。 2规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。 凡是注日期的引用文件, 仅注日期的版本适用于本文件。 凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T 357962017养老机构服务质量基本规范 DA/T 422009企业档案工作规范 JGJ 252010档案馆建筑设计规范 MZ/T 0392013老年人能力评估 3术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 养老机构档案files of elderly care institutions 是指养老机构从事经营、管理及其他各项服务活动直接形成的有保存价值的各种文档、图表、声像 等不同形式的历史资料。 4基本要求 4.1养老机构档案应集中管理,所有权归属养老机构。 4.2养老
2、机构设立档案室,负责档案接收、收集、整理、立卷、保管。 4.3应指定专人负责档案管理工作。档案管理人员应具备档案管理的相关知识。 4.4入住老年人、工作人员档案的建立应以个人为单位建立完整卷宗。 4.5档案记录应使用专业术语,文字工整,图文清晰,易于识别,语句通顺,表述准确。 4.6养老机构应建立科学的档案管理制度,便于对档案的利用。 4.7应配置必要的设备设施,合理存放档案,做好防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、 防虫、防污染措施。 4.8有条件的养老机构应实现档案管理的信息化。 DB61/T 13412020 2 5档案分类 养老机构档案包括:入住老年人档案、服务记录档案、人力资源档案、行政公文档案等。 6档案建立 6.1入住老年人档案建立 6.1.1档案管理内容 基本信息档案、健康档案、能力评估档案、试入住档案、服务合同档案、探视档案、心理咨询档案、 护理服务档案、离院档案。 6.1.2基本信息档案 6.1.2.1应在办理正式入住手续前完成老年人基本信息采集、 记录, 填写老年人基本情况信息登记表。 6.1.2.2老年人基本情况信息内容包括,但不限于下列内容: a)姓
3、名、年龄、性别、籍贯、婚姻状况、民族; b)文化程度、职业、爱好、宗教信仰; c)监护人住址及联系方式; d)老年人及其家属(监护人)身份证、户口本等有效证件的复印件。 6.1.3健康档案 6.1.3.1老年人健康档案由有资质的医护人员采集、记录、审阅、修改并签字确认。 6.1.3.2老年人办理正式入住手续后应为其建立健康档案,健康档案应在老年人入院后及时建立。健 康档案首页应包括: a)养老机构名称、档案号、老年人基本情况等; b)主管医师、护士。 6.1.3.3医护人员应在试住期内完成入院健康记录采集、记录。入院健康记录内容包括:基本信息、 病史、个人史、婚育史、体检报告、辅助检查及诊断等内容。老年人或监护人应向养老机构提供近期的 体检报告或病历档案。 6.1.3.4医护人员应于老年人入院及时完成首次日常健康记录,日常健康记录内容包括:一般健康状 况、生活习惯、心理状况、慢性病管理、健康问题、康复问题、管理计划、转诊情况、会诊意见等。 6.1.3.5对健康状况良好的老年人,做好日常健康检查记录;对身心不适或出现病情变化的老年人, 应及时记录。 6.1.3.6根据老年人健康状况分级分
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