初入机关工作人员提高文字材料水平简要辅导

1、初入机关工作人员提高文字材料水平简要辅导上午好！根据培训计划，今天由我就如何提高写材料的质量水平和大家进行交流。在座的同志们大多是高校毕业生，在学习过程中肯定没少写论文，还有少数同志是下级机关调上来的，在之前的工作中也经常和文字打交道。可以说大家对文字都不陌生，写个东西对大家也并不是难事。那为什么我们还要专门花时间来培训呢？客观讲，机关公文和其他文字形式还是有很大的不同的。从以往的情况来看，很多高校毕业生在写公文时带有明显的书生气，辞藻华丽、对仗工整、引经据典，这可以为公文加分，但是偏离的公文的“初心”，就是用简洁直白的语言把事情说清楚，把信息高效传递出去；部分从下级机关选调上来的同志，在起草材料过程中往往会出现文字表述不严谨，存在用口头语代替书面语、用方言土话代替标准语言的情况；还有个别同志在基层办具体事风风火火惯了，到了机关坐不下来，沉不下心，写个材料无从下笔，热衷于复制粘贴，错别字“满目疮痍”。材料水平上不去，不仅会影响机关工作的运转，更会影响我们个人的发展。对于文字材料工作的重要性，曾有一句经典论述，他说：“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。机关工作指导,很多情况下是通过文件这

2、个渠道来实现的，办文是我们日常工作尤其是机关工作的基本手段，须臾不能离开。机关写文章搞材料，形式上是文字，实际上背后承载的是工作，体现的是素质。工作情况要让领导了解，需要通过文字;请示和建议要让领导认可和定夺，需要见诸文字;上级的指示要及时传达、部署下去，需要形成文字;经验体会的归纳总结，也需要文字的提炼和升华。机关作为党委的办事机构，机关干部作为党委领导的参谋助手，贯彻党委决策部署、搞好工作筹划安排、反馈任务落实情况，离不开起草材料这个关键环节;承办事务、调查研究、沟通协调、检查指导，需要通过文件这个载体来实施;请示工作、报告事情、下发通知、汇报工作，也都离不开材料的起草。从这个意义上讲，文件在我们机关工作中有着非常重要的地位作用，文电质量的高低，就是工作质量的高低，关系工作任务的推进落实，关系职能作用的有效发挥，关系机关建设的顺畅运转。同时，文字能力也是机关干部综合素质的重要组成部分，是综合素质得以充分展示和发挥作用的工具和桥梁。从履职尽责来讲，文字能力是机关干部一项必备的基本功。机关开展工作，与文字打交道是“家常便饭”，是天天必做的功课，作为一名机关干部不论从事哪方面的工作，都要

3、具备基本的文字工作能力。文字功底弱，工作会很吃力，遇到一些需要形成文字的事情常常发怵犯难，领导感到下属不够得力，自己感觉也很难受，时间久了在机关很难立足，更不可能尽好自己的职责。从素质能力来讲，搞文字写材料，不单单是一个遣词造句的问题，它反映和体现一个人眼界、思维、思路、见识等方面的综合素质。为什么一个件，在自己手里总是过不了关，别人一上手，修改一下，面貌质量就大不一样，其实这是素质的不同，尤其是综合素质的差距。能力素质上不 去，靠什么立身发展?从发展进步来讲，我们不推崇“唯文字论”，不单单以文论绩、以文论优，机关干部成长进步也不完全是靠写材料，但文字能力弱肯定是自己的一个缺项和短板，肯定完成不好担负的有关工作任务。分析一些机关干部的成长历程，那些既精通业务、又有较强文字能力的同志，往往潜力更大、机会更多，发展的路子更宽一些，走得会更远一些。有些同志讲，许多领导干部是在文字材料中练出来的，是靠写材料奠定发展基础的。这话虽不完全正确，但也确实说明了文字能力在干部成长进步中的重要作用。讲，发展是硬道理。对于我们机关来讲，提高文字写作水平也是硬道理。刚才，我简单想大家汇报了机关工作中文字材料

4、的重要性，下面我们正式谈一谈作为一名机关新人，如何在撰写材料过程中尽快上手的问题，我总结为“五个多”。一是多积累资料。资料是写好材料的拐仗，是巧妇手中的米，从某种程度上讲，写材料就是各种资料的有机组合，占有资料全、材料的定位才准，占有资料多、材料的知识含量才高，占有资料新、材料的可读性创新性才强，想写好材料首先要爱积累资料和会积累资料。有位历史学教授对学生说，如果你们能收集两万张卡片，你就可在历史学界成为权威。鲁迅也说过，无论什么事，如果持续十年收集资料，总可成为一学者。人民日报原总编范敬宜说过：“积累好比储蓄在头脑里的火石，现实生活一接触它，就会发出耀眼的火花。如果没有积累，就引不起任何反应。”这些大师们的论述，充分说明积累材料的重要性。好的材料不是笔杆子写出来的，而是对手头和头脑中已有资料经过梳理、组合加工出来的，是丰厚素材积累的结晶。现在有的同志接到任务后感到没啥可写的，其实就是手里没东西，积累的资料少。我们有些同志同时调进机关，一开始的基础和条件差不多，经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的原因，就是善于学习和借鉴“他山之石”。实践证明，这种办法最便利，也最有效。大家在积累中，

5、要用好“两把刀”、“一支 笔”。所谓“两把刀”：一把是“机械剪刀”，剪贴报刊资料;一把是“电子剪刀”，剪辑电子信息资料。所谓“一支笔”：就是采取摘录、提要、心得式的笔记， 摘录文电资料、记录会议讲话等。法国著名幻想小说家凡尔纳，一生创作了100多部科学幻想小说，800多万字，内容几乎遍及当时科学技术的各个领域。然而比他的创作本身更令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有2500多本。还发现，他为写月球探险记一书，查阅的资料竟然来自500多册书。科学奇才，原来不奇。因此，我们办文写材料，必须从积累资料入手，积累的资料越多、资料越新，写材料依据越充分、选择的余地越大、加工的素材质量越高。只有勤于积累，并且善于利用，把死材料变成活的财富，悟得越深，提高得就快。二是多学习模仿。人的很多知识和本领是靠模仿获得的，比如说话、走路、书法、作画等等。在写材料上，模仿是最简捷、最有效的途径。材料的内容各有不同，不同单位的情况也不相同，但材料的框架、结构、层次、语言等，大致有一种固定的模式。初学者可以采取拿来主义，“照葫芦画瓢”，进行仿制临摹。机关常用的材料，如各类通知、报

6、告、汇报、讲话、个人典型发言、单位经验介绍等，都能找到范文，遇有同类材料，改头换面，把本单位的情况加进去，就是一篇好材料。同类格式的材料模仿几次，就能熟中生巧，逐渐就会自己创造，形成自己的东西了。机关干部特别是遇到材料不知如何下笔的同志，要注意收集可以随时学习参考的范文，这样，就不至于接到任务时，摸不到门、找不到路。收集范文，最好是本系统、本单位的，这样针对性、实用性更强。对这些质量高的范文，不能走马观花地浏览一遍算完，要钻进去，深入学习人家是怎样把握主题的，是怎样提炼思想的，是怎样围绕中心展开论述的，是怎样站在领导的位置提出指导性意见的。学习范文要把自己摆进去，拿到一份材料，首先要想一想，如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分、提什么观点，然后再看看人家是怎样把握的。看到一个材料的大标题，首先要想一想，自己应如何论述这个观点，再比较人家论述的方式，看看孰优孰劣;有机会时，要注意找起草材料的同志多聊聊天，请他们谈谈材料起草的思考过程，以及在起草材料时是如何把握主题思想、领导意图、结构层次的。自己在起草材料时，可先把相应的范文找出来，从标题、思想、语言、事例，到文风，都进行认真研究、

7、仔细揣摩，时间长了，就能够提高思维层次，准确把握问题，再融入自己独到的认识、个性化的语言，写出的材料往往能给人耳目一新的感觉，甚至还能在原来范文的基础上更进一步，有所超越。不过要注意，作为公文初学者，学习借鉴范文进行仿写或改写，是可以理解的，也是允许的。但如果仅仅停留在这个阶段，每次动笔都靠模仿，不仿就不会写，那就成问题了。这好比小孩学步，开始时可以借助学步车走路，但长大后必须独立行走。三是多写千字文。有的同志对写“豆腐块”文章不屑一顾，甚至存在偏见，认为反映不出水平，只有写出“长文章”才有分量，方见功力，这实际上是一种误解。高品位的“豆腐块”、千字文，往往是数千言甚至上万言的凝练，能写短文章，不但是作者扎实文字功底和严谨学风的体现，也是一个人的治学态度和做人态度的体现。古今中外，不少流传千古的名篇，篇幅都不长，有的甚至是“豆腐块”。现在有的机关干部写个不超过500字的呈批件或通知，常常被领导改得面目全非，甚至一句话都没有留下，这说明小材料也不可小视，其中的道道、技法也很多。因此，千万别小看了千字文、“豆腐块”，真正要写好它，也是很不容易的。刚从事公文写作的同志，最好先写一些简短的公文

8、或其他小文章。比如，起草有关通知、请示、批复等难度不大的公文。一般说，经过一段时间的实践，基本能掌握其写作要领。接下来，开始写一些难度稍大些的情况反映、会议纪要、计划安排、事迹材料等，并经过一两年的磨练摔打，打下较好的公文写作基础。在有了一定基础并站稳了脚跟后，便可以写情况报告、工作总结、领导讲话、典型经验等难度较大的公文材料了。四是多悟审定稿。初入机关的干部起草的公文稿，经过部门领导核稿修改、主管领导再次把关、主要领导审定签发等环节，就算是定了稿。此时形成的文稿，既凝聚着自己的心血和汗水，也是集体智慧的结晶，是再学习、再提高的珍贵教材。实践证明，认真学习和研究最后的审定稿，能够清楚地看到自己在文稿写作中的弱点和差距，促使自己改进和提高。一是认真琢磨修改的原因，拓宽深化自己的写作思路。应把领导修改过的文稿与自己起草的原稿进行仔细对照，认真比较，看看修改过哪些地方?为什么要这样改?这样改动后比原稿好在哪里?这样一比较，收获会很大。比如，在起草文稿过程中，自己有时会陷入一种窘境：本来想好了一种观点、一种提法，可是由于站得不高、想的不深、或者笔力不济，心里想的东西往往无法用清晰而准确的语句表

9、达出来。此时，经领导一“点”、一“改”，恰好点到了自己的模糊点和症结处，也是正好点破了自己冥思苦想而没有完全想明白的问题。仔细琢磨这些修改的地方，会有一种豁然开朗、柳暗花明之感。二是仔细推敲改动的语句，增强自己的文字表达能力。在对审定稿和初稿进行比较研究时，特别要注意研究改动过的词语句子，看看改动过的词语、句子同原来的词语、句子有什么不同，想想为什么不用原来那些词句而改用现在这种说法?通过比较和掂量，就可以看出这样改动后比原稿究竟好在哪里，反复琢磨领导改动过的地方，有利于缩短与领导在思想认识上的差距，有助于增强自己驾驭公文语言的能力。三是潜心研究增删的材料，提高自己的分析判断能力。应该说，在起草文稿时，大家对材料的取舍、例子的选用都曾动过一番头脑，一般情况下领导在审稿时是不会轻易对文稿中的材料和例证作大修改的。可是一旦有所改动，就可能是意想不到的原因。对这种修改，更应悉心研究。比如，领导在审稿时换掉了一个机关干部认为不错的例子，这可能是事例不够典型，不够新颖;也可能是领导从全局考虑，认为这个例子不宜写入文件。这样的修改，更清晰地反映出领导的某种观点或思路，而这种观点和思路的角度、广度和深度不是在机关干部这个层次上能够达到的。通过研究定稿时材料的增删，可以学到领导独特的思维方式，领略到较高的领导或指挥艺术，学会全面、正确地观察事物和认识事物。五是多动手练笔。要想成为写材料的快手高手，看上三年写作技巧方面的书，应当说有作用但作用不大，高手只能靠笔头磨炼出来，写作理论只有与实践相结合，才能发挥其应有的指导作用。要想不断提升文字工作的水平，必须走刻苦磨炼之路。光说不练就会眼高手低，有人说起来头头是道，写起来却无从下手，就是说的多练的少;还有一种情况就是看的多练的少，整天抱着写作教程，就是不肯多写多练，这样，把教程背得滚瓜烂熟也写不出像样的东西来。多练笔就要有一种敬业奉献、吃苦熬夜的精神，如果吃不了这番苦，甚至不想吃这份苦，遇到材料能躲就躲、能推就推，虽然躲过了写材料的苦，却失去了写材料的得;虽然享受了几分舒服，却失去了提高的机遇，给自己履行职责、发展进步留下了永远的“软肋”。所以，要写好材料，就要自觉找苦吃，有了材料任务主动请缨，积极担当或参与其中，一旦进了材料组就要勇于展示自己，大胆提出自己的意见建议，抢

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