（2020）(档案管理)会计档案的整理和归档方法(doc 7页)

1、会计档案的整理与归档方法一、会计档案含义料归档范围 会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。二、会计档案材料归档范围 根据财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。 （一）会计凭证： 会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证） 、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。 自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。 、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有

2、汇总凭证。 综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。 （二）会计帐簿： 会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种： 、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐； 、分类帐簿： 分类帐簿分总帐和明细帐两种 （）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿； （）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿； 、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。 （三）会计报表： 会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有： 、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等； 、从时间分：旬报、月报、季报、年报等； 、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分

3、要与报表一起归档。） （四）工资表： 工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。 （五）综合管理： 综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。三、会计档案立卷整理 （一）会计档案材料保管期限鉴定：会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。 、凭证保管期限： （）涉及外事，对私资改造材料 永久 （）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管 永久 （）建设银行凭证及附件 25年 （）一般凭证作短期 15年 其整理模式如下（以下属类同样） 案卷号财务档案二级类目（属类）代号财会档案一级类目代号 、帐簿保管期限： （）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐 25年 （）总帐 15年 （）明细帐 15年

4、（）辅助帐 10年 、会计报表保管期限： （）年终报表，各单位年度预决算报表 永久 （）汇总报表及需要说明、分析的文字材料 永久 （）旬报、月报、季报 15年 （）基层报表 3-5年 我区会计报表主要有下面几种： （）向区财局报的各类报表； （）向区统计局报的各类报表； （）向上级有关主管部门报的各类报表。 、工资表保管期限： （）工资发放名册、卡片 25年 （）工资转移、证明、通知存根 25年 （）各种奖金发放名册、卡片 25年 、综合管理材料保管期限： （）上级有关财务会计工作的文件 永久 （）本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复 永久 （）会计档案移交保管、销毁清册 永久 （）本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料 短期 以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。 （二）会计档案整理：、会计凭证整理每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案

5、卷编号按历年编一个流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。 、帐簿整理立卷 每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。 、会计报表整理 按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整理立 .4.卷，然后按保管期限各编案卷流水号。每一案卷至页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒

6、，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。 、工资表立卷 工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。 、综合管理材料整理 各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。 （三）会计档案编目 会计档案整理、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找利用档案的检索工具。四、会计档案移交保管利用 （一）档案移交 每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。 （二）档案保管 会计档案整理、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随便打乱，不能拆卷，如特殊情况，必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订，但原封面不符合要求的，必须按规范要求重新加上封面，并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管，方便查找。财务部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、 .5.系统、准确，卷内材

7、料排列、编号是否符合要求，凡不符合要求的案卷，档案室有权拒绝接收，并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。 （三）利用 会计档案利用，主要有三方面： （）会计分析利用档案；（）会计检查使用档案； （）日常查考利用档案。 利用、借阅会计档案，必须登记，阅后及时归还，利用者对档案不得污损、毁坏，违者要追究责任，情节严重的要依法追究法律责任，严肃处理。 五、鉴定、销毁 （一）鉴定 会计档案鉴定分三步： 、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查，提出销毁意见； 、复查鉴定。在初步鉴定基础上，由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正； 、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核，确定无保存价值的档案作出销毁结论。 （二）销毁 销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁，要由本单位领导审核后，再报上一级主管部门批准。 对未了结的债权、债务的原始凭证，要单独抽出，另行整理立卷、编目，由本单位的档案室保存到债务结清为止。 附：会计档案名词说明 全宗号是本单位的代号。这个代号是由区档案局确定给各单位永久性使用的代码。.6. 目录号是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案，共形成三本档案目录册，第一本目录册为第号，第二本目录为第号，第三本目录为第号。如此类推。 案卷号是档案的总流水号。如：年有案卷卷，案卷号就从逐编到号；年又立有个案卷，案卷号从开始，排到号，以后每年案卷如此类推。 案卷目录是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位，将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。 卷内目录是登记卷内每份文件标题（内容）的目录。以一份文件为单位填盖在相应的卷内目录表格里。

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