1、高速路面工程档案实施细则一、总则1.目的本实施细则旨在规范高速路面工程档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，为工程建设、运营管理、维护保养以及日后的改扩建等提供可靠依据。2.适用范围本细则适用于具体高速路面工程名称的路面工程档案管理工作，包括工程规划、设计、施工、监理、验收等各个阶段形成的各类文件资料。3.依据文件依据中华人民共和国档案法、公路工程建设项目档案管理规范等相关法律法规和行业标准制定本细则。二、档案管理职责1.建设单位职责负责制定档案管理工作计划和规章制度，明确档案管理目标和要求。组织、协调和监督参建单位的档案管理工作，定期检查档案管理情况。负责收集、整理、归档本单位形成的与路面工程相关的文件资料，并对档案的完整性、准确性负责。组织档案专项验收工作，确保工程档案符合验收标准。2.设计单位职责负责收集、整理、归档本单位形成的路面工程设计文件、图纸、变更设计等资料，确保设计资料的完整性和准确性。配合建设单位做好设计文件的交底工作，解答施工单位对设计文件的疑问。参与工程竣工验收，提供相关设计资料和技术说明。3.施工单位职责建立健全项目档案管理制度，配备专职或兼职档案管
2、理人员，负责本单位施工过程中形成的档案资料的收集、整理、归档工作。按照合同要求和工程进度，及时整理施工原始记录、检验检测报告、施工日志、技术交底等资料，确保档案资料真实、准确、完整。对施工过程中形成的电子文件进行有效管理，保证电子档案与纸质档案内容一致，并按照要求进行备份。在工程竣工后，及时将整理好的档案资料移交建设单位。4.监理单位职责负责对施工单位档案管理工作进行监督检查，审核施工单位报送的档案资料，确保档案资料符合工程实际和相关标准要求。收集、整理、归档本单位形成的监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、旁站记录、质量检验评定资料等。参与工程竣工验收，提供监理过程中的相关资料和质量评估报告。三、档案分类与编号1.档案分类综合管理类：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价文件、水土保持方案、建设用地批复等项目前期文件；工程建设管理文件，如项目管理大纲、工程招投标文件、合同文件、工程变更文件等。设计文件类：包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知单、设计交底记录等。施工文件类：包括施工组织设计、施工技术方案、施工原始记录、工程测量资料、材料与构配件质量证明
3、文件、试验检测报告、施工日志、工程质量检验评定资料等。监理文件类：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日志、旁站记录、质量检验评定资料、监理通知单、工程暂停令、复工令等。竣工验收文件类：包括工程竣工验收申请报告、工程竣工验收鉴定书、工程质量保修书、工程竣工决算报告等。其他文件类：包括与工程相关的会议纪要、来往信函、声像资料、电子文件等。2.编号规则档案编号采用分类代码+年度+顺序号的方式。分类代码按照上述档案分类设置，用大写字母表示，如Z表示综合管理类，S表示设计文件类，G表示施工文件类，J表示监理文件类，Y表示竣工验收文件类，Q表示其他文件类。年度用四位阿拉伯数字表示，如2023。顺序号按照档案形成时间先后顺序依次编号，用三位阿拉伯数字表示，如001。示例：一份综合管理类的项目立项批复文件，编号为Z2023001。四、档案收集与整理1.收集要求各参建单位应明确档案收集范围和责任人，按照规定的时间和要求及时收集本单位形成的各类文件资料。对工程建设过程中形成的重要文件、关键资料，应实行原件收集，如因特殊原因无法收集原件的，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。对于外单位发送的
4、与工程相关的文件资料，如政府部门的通知、业主的指令、设计变更通知等，应及时签收并进行登记，纳入档案管理。2.整理要求档案整理应遵循文件形成规律和有机联系，保持文件的系统性和完整性。每份文件应编制页号，页号编写位置在文件正面右上角、背面左上角。图纸折叠后一律在右下角编写页号。归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对破损、褪色的文件应进行修复或复制。归档文件应按照分类方案进行分类整理，同一类别的文件应按照时间顺序排列。每份文件应编写题名，题名应准确概括文件的主要内容，一般应包括文件制发机关、事由、文种等要素。归档文件应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目。卷内目录应打印或用钢笔、碳素笔填写，字迹应清晰、工整。归档文件应编制卷内备考表，卷内备考表应包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目。本卷情况说明应填写卷内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。五、档案归档1.归档时间施工单位应在单项工程完工后一个月内，将该单项工程的档案资料整理归档，并向建设单位提交档案移交清单。监理单位应在工程竣工后一个月内，将监理文件资料整理归档，
5、并向建设单位提交档案移交清单。设计单位应在工程竣工验收前，将设计文件资料整理归档，并向建设单位提交档案移交清单。建设单位应在工程竣工验收后三个月内，完成整个路面工程档案的整理归档工作。2.归档程序各参建单位在档案整理完成后，应进行自查自纠，确保档案资料符合要求。自查合格后，向建设单位提交档案移交申请报告，报告应包括档案整理情况、档案数量、移交时间等内容。建设单位收到档案移交申请报告后，组织相关人员对档案进行审核验收。审核验收合格后，办理档案移交手续，双方在档案移交清单上签字确认。六、档案保管与利用1.保管要求建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色、变质等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。电子档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，异地存放。备份介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。2.利用要求建立档案查阅制度，明确档案查阅范围、查阅手续和查阅流
6、程。因工作需要查阅档案的单位和个人，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的份数和用途进行复印、拍照。查阅档案后，查阅人员应及时归还档案，并在档案查阅登记表上签字确认。七、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果真实、准确、合理。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由建设单位档案管理部门负责人、相关业务部门人员以及监理单位、施工单位的档案管理人员组成。3.鉴定内容对档案的完整性、准确性、系统性进行审查。对档案的保存价值进行评估，确定档案的保管期限。对已超过保管期限且无保存价值的档案进行鉴定。4.鉴定程序档案鉴定小组按照鉴定原则和要求，对档案进行逐卷审查和评估。对档案的保存价值和保管期限提出鉴定意见，填写档案鉴定意见书。档案鉴定意见书经档案鉴定小组全体成员签字确认后，报建设单位分管领导审批。5.销毁程序经批准销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等内容。档案销毁清册经档案管理部门负责人和建设单位分管领导签字确认后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点进行销毁。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。八、监督与考核1.监督检查建设单位应定期对参建单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求参建单位限期整改。参建单位应将整改情况及时反馈给建设单位。2.考核评价建设单位应建立档案管理工作考核评价机制，对参建单位的档案管理工作进行考核评价。考核评价结果作为参建单位信用评价和工程结算的重要依据。考核评价内容包括档案管理工作组织与制度建设、档案资料质量、档案管理工作成效等方面。考核评价方式可采用定期检查与不定期抽查相结合、书面检查与实地检查相结合等方式进行。九、附则1.本细则自发布之日起施行。2.本细则由建设单位名称负责解释。如遇国家法律法规和行业标准发生变化，本细则将适时进行修订。
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