酒店财务部岗位规章制度管理规程.pdf

计划财务部管理规程 (第二册，共二册) 一、会计部 （一）现金袋投放及交接程序 1、 每天所有的收银员及其他负责现金交款的人员应将所收到 的现金放入现金袋中。 2、如果备有保险箱，所有的现金袋应投放保险箱中，如果没 有保险箱，现金袋应交给餐厅早班或晚班的收银主管，他们备有 各自的保险箱。除了收银员、交款员负责交款，以及餐厅收银主 管接受现金袋外，另外还需有一位员工，最好是收银主任或是前 厅收银主管或是前厅收银员监督现金袋交接。 3、 收银员或交款员应将各自的交款情况记录在现金袋投放登 记报表上，登记报表应包含下列栏目： 日期 营业点 时间 收银员姓名及签章 见证人姓名及签章 收件人姓名及签章 4、总出纳应在有其它见证人，最好是收入夜审或收银主管在 场监督下，清点列在现金袋投入登记报表上的现金袋数目。 5、 总出纳应确保实收现金袋数目与列在现金袋投入登记报表 上的现金袋总数相吻合。 6、总出纳应在收银主管在场监督下，打开所有的现金袋。 （二）总帐制作程序 1、月中根据预算等有关资料编制“待摊费用” 、 “准备金” 、 “应付费用”等记帐明细表及转帐凭证，交主管会计师审核无误 后编号，交有关人员登记入帐，并输入电脑。 2、月末根据收入帐余额计算编制营业税、增值税明细表，交 主管会计审核无误后编号登记入帐，并输入电脑。 3、总帐人员根据审核无误的收、付、转帐等记帐凭证登记各 相关明细表同时输入电脑。 4、随时检查核对各明细表，发现问题及时调整，随时催收欠 款，并随时总监提供所要求的数据。 5、每月二日前结转上月各明细帐，编制试算平衡表并与各明 细帐核对无误后方可结帐。 6、每月三日将审核无误的电脑帐过入总帐，并打印出报表的 草表交财务总监审核批准。 7、每月四日打印经财务总监审批后的财务报表并装订成册。 每月 8 日及 28 日向统计局分别编报酒店经营状况报表及客房出租 状况报表。 （三）员工薪金发放工作程序 1、根据人事部转来的当月员工全勤奖、病事假、扣款表及工 资变动表进行登记，并输入电脑。 2、计算工资，核对输入是否正确，打印各种工资报表。 3、将工资汇总表交部门经理审查无误后申请支票，并将应发 工资存入计算机软盘，按照规定的时间，将软盘及支票送交银行， 由银行输入员工存款帐户。 4、整理工资条，按序归档并及时清点未发出的工资，办理有 关退款手序。 5、根据人事部转来的工资变动表，补发其注明人员的工资。 6、将打印的两份工资表及补发工资人员名单送交人事部一 分，自留一份。 7、计算个人所得税（含奖金、加班费） ，输入电脑，打印报 表，填写税票，并在每月 7 日前到税务局申报纳税。 8、做出工资及个人所得税的转帐凭证，交部门经理审查。 9、做好各种工资档案的保管及保密工作。 （四）员工奖金、加班费发放工作程序 1、根据人事部转发的加班工资发放审批表抽查员工出勤 卡，以此核对加班工资发放审批表的记录是否正确。 2、 根据各部门依据财务提供的经济指标完成情况计算出奖金 数额，核对奖金发放表的数额是否正确。 3、根据审核后的加班工资发放审批表 、 奖金发放表的 数额输入电脑。 4、待输入电脑数额与两表汇总金额核对无误后，打印报表。 5、申请支票，将应发加班费及奖金存入计算机软盘，按照规 定的时间将软盘及支票送交银行，由银行输入人员工资金、加班 费存款帐户。 6、将奖金、加班费数额一并记入工资里，计算超过纳税限额 员工就纳的个人所得税。 7、所印两份报表，一份自留，一份报人事部。 8、将奖金、加班费分部门做到转帐凭证。 9、做好奖金、加班费的保密工作。 （五）应付帐处理程序 1、应付帐人员将已经有关人员审批后的 PR、PO 单及支票申 领单交主管会计师核对审批，如有确切支付金额，还需填制付款 记录凭证。 2、主管会计师将应付帐人员转来的付款凭证认真检查无误 后，转交财务部经理审批，然后交财务总监批准。 3、 应付帐人员根据手续完备的支票申领单填写转帐或现金支 票，并填写“成批支票签章明细表” ，以便有关人员核对，并交财 务部经理在支票上加盖“财务支票专用章” ，后交财务总监在支票 上加盖财务总监人名章及总经理人名章，待预留印鉴盖齐后即可 交应付帐人员发放。 4、应付帐人员通过有关人员领取支票时需在“支票领用登记 本”上注明日期、支付内容、支票号、领取人亲笔签字、取票日 期等，该登记本由应付帐人员妥善保管。 5、 应付帐人员根据已经支付的付款原始凭证编制付款记帐凭 证，并检查实际支付金额与发票金额是否相符，并按日期顺序编 号交有关人员登记入帐及输入电脑。 6、应付帐人员随时核对替换无发票收货记录。月末将当月末 付款项编制转帐凭证，挂入应付结算款帐并输入电脑。 7、应付帐人员每月编制应付帐帐龄报表及现金流量表、资金 预测表。 8、应付帐人员根据收付款凭证登记银行日记帐，根据月末国 家外汇牌价调整美元帐户人民币余额。每月 20 日前核对调整各帐 户上月的发生额及编制调节表。 （六）总台结帐程序 1、散客结帐： 1）核对帐目及确认 （1）当客人到前台结帐时，确认客人姓名是否正确，并准确 称呼人的姓名。 （2）收款员主动收取房间钥匙，并讯问客人是否在短时间内 有其它的消费。 （3）客人结帐的同时，收款员要及时与客房服务中心联系， 检查客房内酒水的使用情况。 （4）清楚打印客人帐单，交由客人检查核对，经其认可的在 帐单上签字，确认付费方式。 （5）在结电脑帐的同时要清理客人帐袋，将入住登记单及各 种单据整理，与帐单一并钉好以备查（注：如客人需要消费明细 单可交由客人保存） 。 （6）客人要求提前清付帐目，但要晚些离店时，收款员应特 别注意客人的消费情况，待客人离店时应再通知客房服务中心。 2）结帐 （1）在客人结帐时要查看电脑中所注明的特殊注意事项。 （2）确认一切手续，如无特殊情况，应在二分钟内完成结帐 手续。 （3）有礼貌地为客人迅速准确办理离店手续，并表示欢迎客 人再次光临本酒店，祝其旅途愉快。 3）付款方式及方法 （1）现金结算：前台不直接收取外币和旅行支票，客人需到 外币兑现处依照当天汇率换取人民币现钞，然后再付清自己的帐 目。 （在境外管理的酒店除外） （2） 信用卡结算： 应有礼貌地请客人出示信用卡及有关证件。 A：验卡 a：查看客人的信用卡是否本酒店所接收的种类。 酒店接收的信用卡及授权限额举例（元） 信用卡名称 授权限额 （普卡） 授权限额 （金 卡） 长城卡 4,000 10,000 牡丹卡 4，000 6，000 美国运通 7，000 10，000 维萨卡 2，650 3，650 万事达卡 3，000 4，000 大来卡 5，000 JOB 卡 15，000 注：以上授权限 限额随当地、当时情况酌定。 B： 辨别信用卡的真伪： 检查信用卡的整体状况是否完整无缺， 有无任何挖补、涂改的痕迹；检查防伪反光标记的状况；检查信 用卡号码是否有改动的痕迹。 C：检查信用卡的有效日期及适用范围。 D：检查信用卡号码是否在被取消名单之列。 B：收受 A：检查持卡人的消费总额是否超过该信用卡的最高限额，如 超过规定限额，应向银行申请授权。申请授权时向银行或信用卡 公司详述以下资料：特别单位号码和编号；持卡人姓名和卡号； 信用卡有效期；消费总额；持卡人证件号码。 B：压印签购单：要求将信用卡上全部资料清楚地压印在每联 签购单上。 C：填写签购单：按签购单上的各项要求进行填写，做到字迹 清楚，数字准确。 D：请客人签名：将签购单上的名字与信用卡背面的签样进行 核对，如不符，可以请客人再签一次，如还不相符可向银行查询。 E：将持卡人一联连同帐单和发票一起放入信封交给客人。 （3）支票结算： A、检查支票的真伪：注意辨别那些银行已发出通知停止使用 的旧版转帐支票。 B、检查支票是否过期，金额是否超过其限额。 C、检查支票的印鉴是否清楚完整。 D、支票背面请客人留下联系电话和地址，并请客人签名，如 有怀疑请及时与出票单位联系核实，必要时请当班主管人员解决。 E、设立支票登记簿，将有关资料登记入册以备查。 （4）电脑入帐 4）转帐结算： 客人结帐时，其帐目由其他住店客人或公司代为支付，需经 付款人填写帐目承付单，并请客人在帐单上签字认可后才能转入 付款人帐上，客人的消费签单应全部附在帐单后面。 2、团客结帐 1）将结帐团队的名称、团号通知客房服务中心，以便检查客 房酒水的使用情况。 2）查看团队预订单上的付款方式以及是否特殊要求，做到公 付、自付分开。 3）电脑操作： （1） 使用团队结帐程序，打印该团所有客人帐目。 （2） 为有帐目的客人打印帐单、收款。 （3） 客房消费的酒水应及时输入电脑，并打印帐单。 4）结帐过程中，如出现帐目上的争议，及时请结帐主管人员 或大堂经理协助解决。 3）重点提示 4） 收银员应保证在任何情况下， 不得将团队房价泄漏给客人， 客人要求自付房费，应按当日门市价收取。 （4） 团队延时离店，须经销售经理批准，否则按当日房价收 取。 （5） 凡不允许挂帐的旅行社，其团队费用一律到店前现付。 （6） 团队陪同无权私自将未经旅行社认可的帐目转由旅行社 支付。 （七）保证金的收取和退还程序 缴纳保证金是为了保障酒店的权益不受损害而向客人预收的款 项。 1、 保证金的收取： （根据客人结帐方式选择） 1） 现金： 计算方式 应收保证金=（房费+服务费）保证金比率天数 保证金比率 在店停留一周之内50 在店停留二周之内30 在店停留一个月之内20 2） 支票： 前台收款处一般不存放空白支票， 凡以支票结算的， 可按上述方法计算应收保证金，填写支票。 3）信用卡：客人最终以信用卡结帐，请客人出示信用卡，预 先压印签购单。若是国内信用卡，请客人在签购单上签名并抄下 有效证件号码，凡作为担保的信用卡签购单，要登记造册集中保 管。 4） 免收保证金： 免收保证金的客人， 需经有关人员进行担保， 在入住登记单上签字。 2、保证金的结算：结算的原则是“多退少补” ，如客人的保 证金不足以清偿在酒店的消费，应向客人收取补付的部分；如客 人的保证金在清偿费用后尚有余额，应退给客人。 3、保证金的退出： 1、退款的原则：收现金退现金；收支票退支票， （不到支票 起点金额可退现金） 。 2、如需退给客人保证金，收款员应填写退款凭证，注明退款 的日期、房号、金额、原因，并请客人签字，同时收回所押保证 金收据，按实际消费额开据正式发票。如遇收据丢失，请客人在 退款凭证上注明。 3、退支票应在收入支票五天以后。 退款金额的审批权限： 低于 500 元大堂经理 低于 1，000 元前厅部经理/信贷经理 低于 2，000 元财务部经理 超过 2，000 元财务总监/总经理/驻店经理 5）电脑入帐 4、预支垫款：只为住店客人提供此项服务，并保证此款项的 收回，目的是为了解决客人的临时性现金应急需要。 1）填写现金支出凭证，注明付款原因，并请客人签字。 2）如使用信用卡提现（小额） ，应额外收取 5的手续费，作 为其它收入，填写凭证请客人签字。 （此条应在客人急需时使用） 。 3） 得到相关人员的批准， 批准人员与权限参照 “担保金退出” 一节。 4）将现金支付给客人。 注：对于持信用卡者，应同时将提现金额和手续费从其卡中 划出。 （八）客用贵重物品保险箱的使用和管理 1、为客人建立保险箱 1）请客人出示房卡或钥匙牌，证明其住店客人。只有住店客 人方可免费使用贵重物品保险箱。 2）交给客人一份空白保险箱登记卡，请客人