保险行业会报管理作业指导书.doc

保险行业会报管理作业指导书会报管理，其目的在于营造某种“场合”，让成员能融入其中，借着会报运作的功能、成员主动地参与以达到提升经营能力，改正经营缺点的目的，塑造成员寿险行销的个性与特质会报本身只是运作的工具，无需拘泥于会报的形式，而应着眼于会报的效果，所以应深入了解会报的功能、会报的形式及其运作，使会报在经营上发挥其应有的功用故本章中将主要介绍会报的种类、内容及具体操作同时为了对单位成长的过程、经营情况作更为真实的记录，学会如何更好地使用工具—报表，也是本章内容之一一、会报管理和重要性：（一）增强属员归属感（二）解决存在问题（三）让属员理解共同目标（四）产生约束力，便于团队管理（五）为属员提供一个自我展示，互相竞争的场所二、会议概要会 议1次／日业务部经理业务室主任1次／日业务室主任全体人员1次／日业务部经理全体人员1次／周业务室主任业务员1次／周业务部经理业务室主任1次／周督导区经理业务部经理1次／月业务部经理业务室主任1次／月督导区经理业务部经理1次／月营销部经理督导区经理频率召集人汇报人／检讨人／参加人不定期根据情况定专题研讨会主管会二次早会业务室周检讨会业务部周检讨会督导区周检讨会业务部KPI月会营销部KPI月会ü 汇总业绩及活动情况ü 逐一分析差距原因并拟定具体改善措施ü 检讨上月拟定的改善措施是否达成实际效果及后续工作ü 针对下月目标制定行动方案KPI月会督导区KPI月会早会ü 及时、持续解决具体问题ü 汇总业绩及活动情况ü 分析差距原因ü 制定下周工作计划其他会议周检讨会三、会议流程（一）KPI月会1、流程良好的KPI管理会议机制，又易于提高各层级负责人目标制定、分析、监控水平筹备召开落实跟踪ü 由召集人根据汇报内容进行跟踪以确保措施的落实ü 及时解决计划执行过程中出现的问题，总结经验适时调整计划ü 汇报人汇报上期KPI指标达成情况，检讨差距、分析原因，制定下期目标及行动措施ü 召集人点评，与会者质询ü 解决重要问题ü 传达政令信息等其他事宜ü 汇报人制作汇报工具ü 召集人获得KPI指标等会议用资料ü 职场、会议用具准备解决问题ü 鼓励与会者参加ü 培训主持人会议掌控技巧ü 召集人事先获得汇报人报告以便会议点评、会前专向沟通ü 完善会议记录ü 订定检查办法ü 设定追踪检查的责任人ü 明确数据统计口径、收集渠道、责任部门ü 加强会议前工具填写ü 会议时间大量用于数据准确性、工具逻辑关系的质疑上，而不能专注于主要议题ü 汇报内容未经逐级汇总、提炼，其数据、措施同其它层级汇报内容缺少连续性ü 缺少积极会议气氛，检讨与汇报未经与会者质询、讨论，使会议成为单纯个人展示ü 汇报措施不具体ü 没有点评或点评缺少权威性ü 召集人对汇报内容无备案ü 检查追踪无专人负责或不能及时ü 不能及时发现针对执行中问题或无力解决ü 工具填写有误- 数据渠道不统一- 未掌握数据定义、数据间逻辑关系- 未采用制式工具ü 未制作投影片ü 未进行展示准备常见问题内 容2、具体事项相关KPI主要议程主要内容发言人营销部KPI月汇报会ü 首年保费计划完成率ü 人均保费ü 有效增员率ü 脱落率ü 保费继续率ü 费用率ü 客户投诉率ü 业务部经理通报经营状况ü 上月机构营销业务总体经营状况、上月总项KPI指标ü 营销部经理ü 各区区经理汇报区经营状况ü 上月KPI计划差距分析ü 上月措施检讨ü 本月关键业绩指标设定ü 业务改善措施计划ü 各区区经理ü 重要问题探讨ü 确立重要议题ü 讨论并明确责任人、时间、成果要求ü 与会者ü 业务部经理总结ü 业务部经理讲评- 讲评各区会议准备情况- 评价各区上月业绩- 公布上月措施追踪结果- 评价本月计划、措施ü 通报本月工作目标、工作重点ü 营销部经理督导区KPI月汇报会ü 活动率ü 人均产能ü 有效增员率ü 脱落率ü 保费继续率ü 客户投诉率ü 区经理通报本区经营状况ü 区上月KPI指标总体情况ü 区上月计划措施落实情况ü 其他区经营指标通报ü 上月关键业绩指标ü 区经理ü 部经理汇报本部经营状况ü 上月问题差距分析ü 业务改善措施检讨ü 本月目标设定ü 本月业务改善措施ü 各部经理ü 重要问题探讨ü 确立重要议题ü 讨论并明确责任人、时间、成果要求ü 与会者ü 区经理总结ü 区经理讲评- 讲评各部会议准备情况- 评价各部上月业绩- 公布上月措施追踪结果- 评价本月计划、措施ü 通报本月工作计划、工作重点ü 区经理业务部KPI月汇报会ü 活动率ü 有效人均件数ü 件均保费ü 有效增员率ü 脱落率ü 部经理通报本区经营状况ü 本部上月KPI总体经营状况ü 其他部上月经营状况ü 上月关键业绩指标ü 部经理ü 业务部所属业务主任汇报ü 上月问题差距分析ü 下月目标设定ü 下月具体措施ü 主任ü 重要问题探讨ü 确立重要议题ü 讨论并明确责任人、时间、成果要求ü 与会者ü 部经理总结ü 部经理讲评- 讲评各室会议准备情况- 评价各室上月业绩- 公布上月措施追踪结果- 评价本月计划、措施ü 通报本月工作计划、工作重点ü 部经理（二）周检讨1、流程业务单位通过周检讨会将月计划执行的监督、指导分解为对下级业务单位周计划执行的监督、指导，可及时考量周计划实施状况对月KPI的影响，以便适时调整工作布署，以实现对下级单位监督、指导的及时、高效筹备召开落实跟踪ü 由召集人根据汇报内容进行跟踪以确保措施的落实ü 及时解决计划执行过程中出现的问题，总结经验适时调整计划ü 检讨上期周计划的达成，分析目标差距原因，总结重点措施完成情况ü 计划下期活动，设定周目标，明确行动措施及预期成果ü 召集人点评，与会者质询ü 解决重要问题ü 传达政令信息等其他事宜ü 检讨人制作工具ü 召集人获得有关会议用资料ü 职场、会议用具准备ü 检讨人过少，使召集人难以掌握全面信息或发现一般性问题ü 检讨人过多，使会议冗长，内容雷同、乏味ü 会议不能专注于主要议题ü 缺少积极会议气氛，检讨与汇报未经与会者质询、讨论，使会议成为单纯个人展示ü 制定的措施不具体ü 没有点评或点评缺少权威性ü 召集人对汇报内容无备案ü 检查追踪无专人负责或不能及时ü 不能及时发现针对执行中问题或无力解决ü 工具填写有误- 数据渠道不统一- 未掌握数据定义、数据间逻辑关系- 未采用制式工具ü 未制作投影片ü 未进行展示准备常见问题解决问题ü 鼓励与会者参加ü 培训主持人会议掌控技巧ü 召集人事先获得汇报人报告以便会议点评、会前专向沟通ü 完善会议记录ü 订定检查办法ü 设定追踪检查的责任人ü 明确数据统计口径、收集渠道、责任部门ü 加强会议前工具填写内 容2、具体事项相关指标主要议程主要内容发言人督导区周检讨会的召开ü 人均产能ü 举绩率ü 活动量ü 各部工作汇报ü 检讨上期计划的达成- 上周会议设定指标的达成情况- 目标达成与否的原因分析- 重点措施完成情况及效果评估ü 计划下期指标- 设定下期指标- 制定的实施及效果评估- 管理工具使用情况汇报ü 检查工作重点是否明确，并检讨效果ü 部经理ü 重要问题探讨ü 影响周计划实现的共同难题的讨论ü 与会者ü 会议总结ü 布置本周重点工作ü 确定本周对象及内容ü 部门工作重点措施的落实及时间ü 区经理业务部周检讨会的召开会ü 保费收入ü 人均产能ü 活动率ü 有效人均件数ü 活动量ü 各室工作汇报ü 检讨上期计划的达成- 上周会议设定指标的达成情况- 目标达成与否的原因分析- 重点措施完成情况及效果评估ü 计划下期指标- 设定下期指标- 制定的实施及效果评估- 管理工具使用情况汇报ü 检查工作重点是否明确，并检讨效果ü 室主任ü 重要问题探讨ü 业务部主任早会难以展开讨论的议题ü 与会者ü 会议总结ü 布置本周重点工作ü 确定本周对象及内容ü 部门工作重点措施的落实及时间ü 部经理业务室周检讨会的召开会ü 保费收入ü 保单件数ü 活动量ü 各室工作汇报ü 检讨上期计划的达成- 上周会议设定指标的达成情况- 目标达成与否的原因分析- 重点措施完成情况及效果评估ü 计划下期指标- 设定下期指标- 制定的实施及效果评估- 管理工具使用情况汇报ü 检查工作重点是否明确，并检讨效果ü 业务员ü 会议总结ü 布置本周重点工作ü 确定本周对象及内容ü 确定本周工作重点措施的落实及时间ü 主任（三）其他会议1、主管会栏目内容时间（分钟）业绩讲评与通报ü 表扬绩优3分钟ü 鞭策倒数ü 加强正面宣导ü 统计部门出勤拜访量及业绩心得分享ü 确定亟需解决的议题- 出勤率、拜访量、活动率的问题- 工具的使用- 早会的质量- 团队的士气- 主管的思想认识提高- 业务技巧问题5分钟寻求对策、采取对策ü 方式- 专题研讨会- 成功经验分享20分钟ü 确定预期效果- 具体的- 可测量的- 可到达的- 相关的- 可追踪的ü 确定具体行动步骤- 时间- 负责人- 成果- 确定追踪办法布置当日工作ü 对当天工作进行安排5分钟会议时间30分钟2、专题研讨会流程内容会议准备ü 选取参加人员- 5-20人参与- 具备的知识／经验组合- 最好不要挑选不同级别的人- 各级人员ü 准备必要的会议工具选定议题ü 讨论议题可有改善的余地ü 足够具体，便于与会者有的放矢ü 要够广阔，让大家有发挥创意的余地ü 使大家明白了解议题的含义收集方案ü 主持人控制流程，而不控制内容，确保每个与会者都参与ü 收集意见- 鼓励见仁见智，记录与会者的各种意见、建议- 参与人员不互相影响，不允许对他人建议下结论作评议选择方案ü 将收集的各种建议加以结构化ü 鼓励与会者对其可行性、合理性进行讨论ü 通过效果、可行性矩阵图分析ü 依各建议的重要性、效果显著程度、可行性进行排序ü 截取排序前列之方案结束会议ü 总结结果ü。