【6A文】系统集成服务--程序文件(环境质量体系二合一).doc

7A版优质实用文档GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司质量/环境程序文件(依据GB/T19001-20GG、GB/T24001-20GG标准编制)第A版（Q/EP）编制： 审核： 批准： 分发号： 受控状态： 20GG年1月8日发布20GG年1月10日实施GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司程序文件Q/EP共5页第1页目录第A版第0次修订序号文件编号文件名称版本/修订备注1Q/EP-4.2.3文件控制程序A/02Q/EP-4.2.4记录控制程序A/03Q/EP-5.5.3信息交流与沟通控制程序A/04Q/EP-5.6管理评审控制程序A/05Q/EP-6.2人力资源控制程序A/06Q/EP-6.3/6.4基础设施及工作环境控制程序A/07Q/EP-8.2.2内部审核控制程序A/08QP-7.4采购控制程序A/09QP-8.3不合格品控制程序A/010Q/EP-8.5/4.5.3纠正和预防措施控制程序A/011EP-4.3.1环境因素识别与评价控制程序A/012EP-4.3.2法律法规与其他要求控制程序A/013EP-4.4.6运行控制程序A/014EP-4.4.6-01对相关方施加影响控制程序A/017EP-4.4.7应急准备和响应控制程序A/016EP-4.5.1监测和测量控制程序A/017EP-4.5.2合规性评价控制程序A/0GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司程序文件Q/EP-4.2.3共3页第1页文件控制程序第A版第0次修订1目的对质量/环境管理体系有关文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件和资料为有效版本，防止使用失效、作废的文件和资料。

2适用范围适用于公司质量/环境管理体系的各类管理性、技术性文件和资料的控制但产品标准、行业管理规程、环境污染排放标准、安全生产法规及上级有关部门的规定等按《法律法规与其他要求控制程序》的规定予以控制3职责3.1总经理批准发布质量/环境管理手册3.2人事行政部负责质量/环境手册、程序文件、相关文件、管理制度的发放和管理3.3各部门负责相关文件、管理制度的编制、使用和收集、整理和归档4工作程序4.1文件的分类和编号4.1.1公司质量/环境文件分为：a）第一层次文件：质量/环境管理手册；b）第二层次文件：质量/环境的程序文件；c）第三层次文件，各项制度、规程等；d）记录，包括体系运行、施工、监视和测量、改进等方面的记录表格、报告、报表第一、二、三层次文件按本程序的规定控制，记录按《记录控制程序》控制4.1.2文件的编号方式为：a）手册：公司代号-手册代号—章节号质量/环境手册：NB-Q/EM—××b）程序文件：程序文件代号—标准章节号—顺序号质量/环境程序文件：Q/EP-×××-××适用单一体系时，如适用质量体系：QP-×××-××；适用环境体系：EP-×××-××；GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司程序文件Q/EP-4.2.3共3页第2页文件控制程序第A版第0次修订c）制度、规程：三级文件代号—顺序号质量/环境的各项制度、规程：SJ---××d）记录：文件代号—标准章节号—顺序号质量/环境的各种记录：Q/ER-×××-××适用单一体系时，如适用质量体系：QR-×××-××；适用环境体系：ER-×××-××；4.2文件编制批准和发布a.《质量手册》由人事行政部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；b.《程序文件》和管理性文件由人事行政部组织编写、管理者代表审核，总经理批准；c.技术作业文件由研发中心经理审核，总经理批准；d.外来文件各部门收集后，交至人事行政部，与管理者代表审查其适用性；e.人事行政部可在进行管理评审时组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件的修改与更新时，文件发布前应得到再次批准。

4.3文件的更改和作废：当实际的情况发生变化使文件有不适用情况时，可对文件进行更改，填写“文件更改审批表”，保留更改记录4.3.1手册和程序文件的更改由人事行政部实施，技术文件的更改由研发中心实施，管理者代表审核，总经理批准4.3.2所有更改后的文件必须从使用部门收回，进行统一管理，以确保有效文件的唯一性4.3.3文件经多次更改，或文件内容需全面更改时，应对原文件进行换版，原版文件及时作废，同时换发新版本4.3.4文件更改应由该文件的原审批部门进行审批，若由其他人员进行修改时，该人员应获得审批所需依据的背景文件资料4.3.5作废的文件由人事行政部按“文件发放/回收/销毁/保留登记”中原登记发放范围从使用部门收回原版文件，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写“文件更改审批表”，经主管领导批准后，统一销毁需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”标记后方可保存4.4文件的发放和领用4.4.1受控文件的发放时要加盖“受控”印章，经批准后，人事行政部按文件的实际需要部门发放，确保体系运行的各个场所都能获得相应有效的文件4.4.2文件领用者在领取标有分发号的受控文件，并填写“文件发放/回收/销毁/保留登记”。

4.4.3发放的文件在使用时若发生严重破损而影响使用时，原领用人应向人事行政部申请办理文件GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司程序文件Q/EP-4.2.3共3页第3页文件控制程序第A版第0次修订更换手续，人事行政部收回破损文件并补发新的文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，人事行政部将破损文件收回时填写“文件发放/回收/销毁/保留登记”4.4.4当文件持有者的文件遗失时，应向人事行政部及时说明，并办理重新领用手续，但必须在领用申请中作出说明，人事行政部在补发文件时，应编排新的分发号，将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门4.5外来文件控制a.对所收集的外来文件由人事行政部汇总后登记在有关的外来文件清单内；b.审核后适用的外来文件，人事行政部分发到执行部门，并填写“文件发放/回收/销毁/保留登记”；c.对失效和更改后的外来文件，人事行政部要及时收回，按作废文件的要求处理4.6文件的管理4.6.1人事行政部建立公司“受控文件清单”对公司的文件进行控制，以识别现行使用文件的状态凡属受控文件均人事行政部统一备案存档，包括纸张、软盘、光盘、照片录像带等4.6.2文件的借阅和复制特殊情况需要查阅文件时，到人事行政部查阅，不得私自带走，不得擅自复印。

需要增发时，由文件发放部门按本程序3.5文件的发放和领用执行5相关文件5.1《记录控制程序》6记录6.1受控文件清单6.2文件发放、回收记录6.3文件借阅、复制记录6.4文件更改申请GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司程序文件Q/EP-4.2.4共2页第1页记录控制程序第A版第0次修订1目的对记录进行控制和管理，为符合要求和质量/环境管理体系有效运行提供证据，为持续改进提供分析依据2适用范围适用于公司质量/环境管理体系各类记录的控制3职责3.1研发中心负责记录的归口管理3.2各部门负责本部门内部的记录的标识、收集、编目和管理4工作程序4.1记录的编制、审批、更改4.1.1公司记录实行统一控制分级管理的模式4.1.2记录表式尽量采用省、市有关部门的统一表式由使用部门设计、编制的表格，研发中心审核，管理者代表批准使用4.1.3程序文件和管理文件中涉及的、无统一表式的记录，在文件编制时一并设计、审批4.1.4各部门负责人对本部门使用的记录（表式）进行审核，由管理者代表批准，由研发中心进行备案4.1.5记录表式发生更改、在使用经审批后的新记录时，应将旧记录收回作废，防止误用4.2记录的标识、编目、收集、归档。

4.2.1记录的编号：执行《文件控制程序》规定4.2.2采用上级部门统一表式的记录，或外部监测机构的检测报告，公司不再编号4.2.3研发中心负责编制《质量/环境记录》，根据记录的性质、作用及重要程度，确定保存期年限和存档地点凡存档年限在三年的记录，由各部门将每年的记录经整理后于次年2月份前交人事行政部归档保管凡存档年限在三年及三年以下的记录，由各部门内部归档、保管4.2.4各部门应将各自使用的记录收集齐全，妥善保管4.3记录的贮存、保管、处理GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司程序文件Q/EP-4.2.4共2页第2页记录控制程序第A版第0次修订4.3.1记录应易查，集中统一贮存于通风干燥处，并备有防蛀、防霉、防火措施4.3.2各部门应有人专门负责记录的保管，经常检查贮存环境是否适宜，防止受潮，变质及丢失，损坏，发现问题及时处理4.3.3记录存档期满后，研发中心应填写《文件更改申请》，并经研发中心负责人签字后销毁，其销毁清单按规定保存4.4记录的查阅4.4.1查阅记录者应办理查阅登记手续4.4.2借阅时必须填写《文件借阅、复制记录》，经各部门负责人（或授权办）批准，并在规定时间内归还。

4.4.3当合同要求时，在商定期内记录可提供给顾客或相关方或其代表评价时查阅4.4.4查阅或借阅者在查、借过程中不得在管理记录上涂改、撕页，未经许可不得擅自复印4.5记录的控制4.5.1各部门应落实专人，明确其负责收集、整理、查、借阅、回收、归档、保管、处理等工作职责4.5.2记录可以是书面的，也可以贮存在任何其它媒体上，如电子媒体4.5.3记录要求完整和清晰具有条理，做到标准化、规范化4.6记录填写人员职责4.6.1各项记录应填写清楚，字迹清晰书写规范，内容完整准确，数据真实可靠，并有有关人员的签名和注明记录的时间一般应用蓝、黑色书写三年以上的记录应用钢笔填写4.6.2记录不允许随意更改，需要改时应在更改处签名或盖章以示负责，重要记录更改须经部门负责人签字后方可更改4.6.3各项记录完成后应注明日期，并签署记录人姓名5相关文件5.1《文件控制程序》6记录6.1质量/环境记录GGGGGGGGGGGGGGGG有限公司程序文件Q/EP-5.5.3共3页第1页信息交流与沟通程序第A版第0次修订1目的及时、准确地收集、传递及反馈有关质量/环境信息，特别是被迫交流的信息，通过协商与交流促进公司方针、目标和指标的实现，保证体系有效的运行，并达到持续改进的目的。

2适用范围适用于公司内部质量/环境信息的传递、沟通，以及与外部各方的信息交流3职责3.1人事行政部负责与上级主管部门和行业主管部门、周围居民等相关方信息的接收、传递和处理与上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作，负责体系审核、管理评审的信息传递与落实3.2各部门负责工作范围内信息的传递和交流，并负责对本部门信息的收集、分析3.3供销部等相关部门都要关注被迫交流的信息收。