02-zz会议组织与管理.ppt

组长级干部培训系列会议的组织与管理zzh-02-1课程目标*掌握如何组织部属开会及调动部属发言的积极性99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-2会议的类型*指导会议*研讨会议*解决问题会议 99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-3会议潜在的功能*沟通*解决问题*危机管理与灾害控制*显示地位*友情赞助99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-4会议组织应遵循的普遍原则*准时开会*以轻松简单的议题开始,然后进入困难耗费时间的议题*不要离题、可印制会议议程*注意时间与进度*会议完毕立即结束99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-5议程计划*为使大家彻底了解会议的目的,应说明的事项与方式各为何?*为使大家勇于发表意见与想法,应按照何种程序,如何发问?*讨论的深度如何,讨论的重点为何?*有那些相关的说明与讨论时所需的资讯及资料须先行准备*说明或讨论的内容中,有无须事先请示上级的事项?会议时间约需若干?99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-6会议的准备*各项必须资料皆应准备,并分发给部属*根据需要,事先准备足够的资料如能预先分发,与会人员尚可先行阅读*预先告知部属开会日期、时间或地点或固定开会日期*请部属先就讨论主题,加以准备99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-7会场布置*选择容易发言、听讲、看到对方的环境，使之能全神贯注进行讨论*须事先充分考量，避免闲杂人等由外窥视，发生影响会议进行的情事*布置会议室时，应避免与会人员任意进出会议室，或其他妨害会议秩序等事情发生*组织部属开会，会场气氛不宜过分凝重，给部属以紧张感99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-8会议的程序导入议题 1引发意见 2归纳要点 4导出结论 399-3-16组长级干部培训系列zzh-02-9发问方式*以全体人员为对象以全体人员为对象  “就此而言，请各位谈一下自己的观点”*指名发问指名发问  “某某，你的意见是什么呢？”*交替发问交替发问  “各位，您对某某的意见有何看法？”*反质问发问反质问发问  “某某，您自己对于这项内容的想法怎么 样？”99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-10主持会议的要决*全体人员发言不够热烈时  须以坚强的耐心进行指导，提供感兴趣的话题  引用实例与比喻，以激发共同的兴趣与关心  先向能作答的人员发问，藉以形成讨论的动机， 带动其他人员参与讨论  首先发问的问题，以能用“是”或“否”回答为宜， 在进入“何故？”“为何？”之层次较深的问题  提示足以打动及刺激好奇心的问题，问全体与 会人员99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-11主持会议的要决*部属个性内向时  仅能发问其才能范围内可作答的问题  见解正确的意见，应予适当的鼓励  纵使意见不妥，仍应给予陈述的机会99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-12主持会议的要决*讨论内容过分离题时  可探询离题的内容究竟与议题有何关联  使与会人员的发言内容能与议题产生关 联，并导引重新回到原题上  提议停止已离题的讨论，并须争取谅解  扼要整理讨论后的内容，暂告结束  允许有短暂时间探讨已离题的内容99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-13主持会议的要决*意见都不一致时  要求能对问题再行深入研究  指出不够明确之处  由其他观点提出问题  指出缺失之处  给予暗示99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-14主持会议的要决*出现抽象性意见时  采用5WIH发问方式，以使抽象性意见具 体化  使之提出具体的实例99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-15主持会议的要决*出现内容广泛的意见时  先就意见内容加以整理，再向发言人确认  将整理后的暂时方案向与会人员提出，并 听取其意见99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-16主持会议的要决*发生纠纷时  暂时置之不理  用视线注视以控制场面  以起身动作唤起与会人员对纠纷事件的注意  以黑板提示讨论核心，整理发言内容，并向全 体人员提示  向影响力大的与会人员发问，示意其主动发言 以调解纷争  以巧妙的坚定态度，导引进入井然有序的议程  视情况需要，宣布休息若干分钟99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-17主持会议的要决*与会人员发生争议时  主持人可发言居中调解  暂时置之不理，以使两者情绪恢复冷静  征询其他与会人员的意见99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-18主持会议的要决*部属向你提出抗议时  可使其他与会人员发言，藉以执行全场控 制  充分听取其所坚持论点  主持人切忌不得强行令与会人员屈服99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-19主持会议的要决*部属对主管的结论无法认同时  即使表达方式不同，仍须深切注意与会人 员的发言语气，引导讨论，以完成相同意 见的结论  利用交替发言，由另外与会人员口中向其 他人员沟通  清点赞成与反对人数99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-20主持会议的要决*有习惯性反对者时  务使其能设身处地，为对方的立场设想  体谅其反对意图  改变语气，以其他较能被接受的口吻发言  采取交替发问方式，期待了解大家的意见  透过回问方式，以使有意发言的当事人发 言99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-21主持会议的要决*有上级人员出席时  接待方式与其他人员相同  不得于上级人员面前使其他人员受窘  预先请求上级人员不宜有结论性陈述  与会人员务须畏缩，不必为争取成绩而发 言，请上级不要作笔记99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-22主持会议的要决*因会场外的影响导致会场内情绪浮动、讨论热情低落时  采取消除其原因的措施  因势利导，将其原因巧妙运用于会议主持 上，反而增添热烈的讨论气氛  暂时休会，改期再行召开会议99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-23主持会议应有省思*进行方式  话题内容零散,未能深入思考  随声附和,一味赞同别人的意见  可控制时间,并使发言人遵守时间限制  少数与会人员滔滔不绝,强占他人发言机会  各自管制自己的参与程度,彼此踊跃发表及 交换意见99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-24主持会议应有省思*决议方式  虽然发言,却缺乏进一步积极探讨的气氛  大家均附和少数人的意见  决议事项多采用妥协方式  受少数人意见的控制  根据全体人员的了解认同为基础,作为决议99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-25主持会议应有省思*沟通  所发表的意见,在观念上缺乏有力的左证  讨论的气氛十分友好,井然有序  纵然所提出的观点与意见角度不尽相同,却 能谦和礼让  采取以自己立场取胜的讨论方式  坦诚发表意见或观念,不一致时,彻底对话直 至正确理解为止99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-26主持会议应有省思*气氛  发言呆板,缺乏生气  进展顺利,轻松愉快  个人意见获得认同,能有满足感  关系到利害的对话内容,令人感到紧张  讨论既能获得成果又有意义，故全体与会 人员均能全神贯注,努力参与99-3-16组长级干部培训系列zzh-02-27主持会议应有省思*会议进行中应有的省思  全体人员缺乏对共同创新观念的关心  对较佳的意见虽能赞赏有加,对并不了解或 不甚清楚的事,却又不求甚解  为有效推动议程的进行，不时提出作法与 有见地的建议  会中仍不时可见建设性的发言态度  须想一想从自己非本身的作为中能学到什 么?以及要如何改进?经常不断做自我反省99-3-16组长级干部培训系列。