重点建设项目档案专项验收有关事项.ppt

重点建设项目档案专项验收有关事项解读浙江省档案局业务指导处 夏振华 ：0571-85113166 电子邮件：主要内容n一、验收有关概念和依据n二、档案专项验收的程序和方法n三、验收标准的理解与掌握一、验收事项有关概念和依据n1、什么是重点建设项目？q《浙江省重点建设项目管理办法》（浙政令〔2010〕270号）q第三条 本办法所称重点建设项目，是指省、设区的市（以下简称市）确定的对国民经济和社会发展有重大影响的基础设施、社会事业、产业发展、生态保护等建设项目具体认定标准由省、市发展和改革行政主管部门会同有关部门制订，报本级人民政府批准后公布2、按等级划分重点建设项目n国家n省 n市n县3、什么是重点建设项目档案？n《浙江省省级重点建设项目竣工档案专项验收管理办法》浙档〔1999〕97号 第三条n重点建设项目档案是指在重点建设项目建设全过程中形成的与建设项目各项活动有关的、对国家、社会和单位有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录4、何谓重点建设项目档案专项验收？n重点建设项目档案专项验收是各级档案行政管理部门依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项检查、验收。

5、为什么在重点建设项目竣工验收时，必须实施项目档案专项验收？n重点建设项目是国家投资的，对国民经济和社会发展有重大影响的建设项目，具有举足轻重的地位n重点建设项目档案是对立项、设计、施工到监理整体建设活动的原始记录，是评价工程质量的信用依据，也是今后工程运行、改造、维护的不可替代的权威凭证6、项目档案专项验收的有关依据n《重大建设项目档案验收办法》档发﹝2006﹞2号q第三条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收n《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》q第十九条 县级以上人民政府确定的重点建设项目、重大科学技术研究成果的档案，应当按照国家和省的有关规定建立档案登记制度上述建设项目、科技研究成果在竣工验收或则鉴定以前，应当经同级档案行政管理部门和有关主管机关档案机构对其档案先行验收合格6、项目档案专项验收的有关依据n《浙江省重点建设项目管理办法》q浙政令﹝2010﹞270号 第三十一条q重点建设项目涉及规划、环境保护、水土保持、地质灾害防治、安全生产、消防、人防、档案等专项验收的，应当由有关行政主管部门在竣工验收之前依法组织验收；对有条件进行联合验收的，其专项验收应当联合进行。

n《浙江省重点建设项目档案管理暂行办法》q省档案局和省重点办发文，浙档﹝1995﹞80号q第五章 项目档案的检查验收6、项目档案专项验收的有关依据n《浙江省省级重点建设项目竣工档案专项验收管理办法》q省档案局和省重点办发文，浙档﹝1999﹞97号二、档案专项验收的程序和方法n申请项目档案验收应具备下列条件 q（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；q（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；q（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；q（四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作1、自检n项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成n项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，根据验收评分标准进行全面自检，并形成书面材料2、申请n必须提交的材料q档案行政许可申请表q档案专项验收申请报告（请示）q自评分表n辅助补充材料q项目批复文件（复印件）q项目档案案卷目录q依据性材料（验收资料汇编）档案行政许可申请表申请人 申请人证照编号申 请事 项 联系人 联系方式  申请材料目录1、档案行政许可申请表2、3、4、申请人承诺对以上提供的材料真实性负责，并承担因提供不真实材料而产生的法律后果。

申请人 年 月 日（签字或印章）档案行政许可申请表档案专项验收申请报告n除说明申请事项外，还应包括项目档案工作情况汇报（可作为附件形式）主要内容有以下几条：q（一）项目建设及项目档案管理概况；q（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；q（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；q（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；q（五）存在的问题及解决措施自评分表浙江省重点建设项目档案专项验收评分标准浙江省重点建设项目档案专项验收评分标准编号考核项目与内容评分细则标准分得分1项目档案的基础管理工作32311.1明确项目档案管理体制331、分管领导落实2、明确归口管理部门3、配备了专（兼）职档案人员4、建立由建设单位及施工、设计、监理等单位专兼职档案人员组成的管理网络0.50.50.51.50.50.50.51.51.2项目建设单位对项目档案工作进行监督指导331、对建设单位各部门、各参建单位项目文件的形成、积累、整理进行监督指导2、建设单位组织对各参建单位的专兼职档案人员进行培训2111申请材料的递交n省级项目q一般项目，直接递交q行业上、系统上的项目，逐级行文。

n交通n电力n能源n水利n市、县级3、受理n对提交的申请材料进行审核n10个工作日内作出是否受理答复n出具档案行政许可受理告知书n自收到提交材料之日起，20个工作日内完成此项档案专项验收事宜4、现场勘察（验收组织）n项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行 q（一）国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收；q（二）国家发展和改革委员会委托中央主管部门（含中央管理企业，下同）、省级政府投资主管部门组织验收的项目由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收，验收结果报国家档案局备案；q（三）省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收q（四）国家档案局对中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收的指导和咨询，必要时可组织预检扩权强县改革n《浙江省档案局关于进一步明确我省扩权强县改革中涉及档案验收认定等事项的通知》（浙档发〔2009〕17号）n省级A类 由省档案局组织n省级B类 由省档案局委托县级档案局组织项目档案验收组的组成n（一）国家档案局组织的项目档案验收，验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。

n（二）中央主管部门档案机构组织的项目档案验收，验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成n（三）省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成n（四）凡在城市规划区范围内建设的项目项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位n（五）项目档案验收组人数为不少于５人的单数，组长由验收组织单位人员担任必要时可邀请有关专业人员参加验收组项目档案验收会n出席人员q验收组全体成员q项目的建设单位（法人）q设计、施工、监理、和生产运行或使用单位的有关人员n所需准备材料q验收资料汇编q项目档案专项验收组成员名单验收资料汇编n一般为热胶装订n项目图片（扉页）n目录n项目简介n验收申请资料（请示、总结、申请表、自评分表）n各参建单位档案执行情况汇报n项目批复文件复印件n制度、领导、指导、培训、检查等有关文件n登记表n参建单位一览表，单位工程划分表n交接单n变更汇总一览表项目档案验收会议议程n会议主持人介绍参加会议的领导和有关人员；n验收组长宣布档案验收组成员名单；n项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；n监理单位汇报项目档案质量的审核情况及监理档案管理情况；n设计单位汇报项目设计档案管理情况；n施工单位汇报项目施工档案管理情况；n项目档案验收组提问n项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况（实地查看） ；n项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；（打分）n项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见；n有关单位负责人讲话。

听取汇报n1、项目档案验收组听取项目建设单位和监理、施工、设计单位（如果有多个单位，可以选代表）有关项目简况和项目文件材料收集整理情况口头汇报n2、项目参建各单位（建设、设计、施工、监理）向验收组提交竣工文件材料编制情况的书面报告及目录n3、回答验收组提出的相关问题察看现场n项目档案验收组察看工地现场及档案管理现场（如果时间不够，工地现场可以不看）；n察看工地主要是增加对建设项目本身的认识，从而更全面、准确地了解和掌握项目档案的内容；n察看档案管理现场主要是检查档案库房及设施设备 检查档案n方式：质询、现场查验、抽查案卷n数量：不少于100卷n重点：q项目前期管理性文件q隐蔽工程文件q竣工文件q质检文件q重要合同、协议等评分定等级n验收组对照《浙江省重点建设项目档案专项验收评分标准 》（浙档﹝2006﹞54号），逐项进行评议打分，并根据评分结果确定等级n省重点建设项目档案专项验收等级分为q不合格（80分以下）q合格（80-90分，含80分）q优良（90分以上，含90分）n验收组组长要根据评定结果，提出验收意见，由验收组讨论通过意见反馈n验收组组长（或由组长委托验收组其他成员）将验收评定结果和验收意见向项目建设单位和各参建单位进行反馈。

验收意见的主要内容为q（一）项目建设概况；q（二）项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；q（三）存在问题、整改要求与建议5、结果通知n项目档案验收会议结束后，验收组织单位应将项目档案验收结果以书面形式通知项目建设单位（法人）q1、项目档案专项验收意见由“关于印发XXX项目档案专项验收意见的通知” 和“XXX项目档案专项验收意见”两部分组成q2、准予档案行政许可决定书q3、档案行政许可文书送达回证n对验收不合格的项目，由档案验收组提出书面整改意见，交建设单位改进，整改完后，重新申请验收流程图①自评④现场勘查（验收组织）听取汇报察看现场检查档案评分定等意见反馈⑤结果通知②申请③受理三、验收标准的理解与掌握n1 项目档案的基础管理工作（32分）n2 项目档案的完整、准确、系统情况（58分）n3 项目档案的安全（10分）1项目档案的基础管理工作（32分）n1.1明确项目档案管理体制n1.2项目建设单位对项目档案工作进行监督指导n1.3档案工作所必需的经费落实n1.4档案工作人员学识水平和培训n1.5制订档案管理制度n1.6有相应的档案管理控制措施n1.7信息化管理1.1 明确项目档案管理体制（3分）n1、分管领导落实（0.5分）n2、明确归口管理部门（0.5分）q一看项目相关部门及领导的岗位责任制；q二看相关部门形成的有关文件材料。

n3、配备了专（兼）职档案人员（0.5分）q一看相关的文件材料，二看被检查项目档案工作的完成情况1.1 明确项目档案管理体制n4、建立由建设单位及施工、设计、监理等单位专兼职档案人员组成的管理网络（1.5分）q一看建立档案管理网络的相关文件材料；q二看开展档案管理网络活动的相关材料 领 导：协调工作 计 划 部 工作人员：具体工作 工 程 部 …… 施工一标 韩梅梅 施工单位 施工二标 李雷 …… 施工X标 设计单位 总工室（办公室）总工室（办公室） 档案室档案室项目档案工作网络图项目档案工作网络图1.2 项目建设单位对项目档案工作进行监督指导（3分）n1、对建设单位各部门、各参建单位项目文件的形成、积累、整理进行监督指导（2分）n2、建设单位组织对各参建单位的专兼职档案人员进行培训 （1分）q一看相关文件材料（整改、检查、会议等）；q二看实际效果。

1.3 档案工作所必需的经费落实（2分）n保障档案工作正常开展经费的落实 （2分）q一看相关的文件或记录，二看项目档案工作的条件1.4 档案工作人员学识水平和培训（3分）n1、建设单位的专兼职档案人员具有档案专业学历或档案专业职称（1分）n2、参建单位档案人员经过重点工程档案业务培训，并取得证书（1分）n3、项目建设期间各参建单位档案人员能保持相对稳定 （1分）q主要看建设单位和参建单位提供的相关人员培训证书1.5 制订档案管理制度（4分）n1、制订项目档案编制办法（1分）n2、制订项目档案管理办法（1分）n3、编制项目文件归档范围和保管期限表（1分）n4、制订了竣工图编制办法（1分）q查看建设单位提供的管理制度，制度要有针对性，符合项目的行业特征、实际情况1.6 有相应的档案管理控制措施（10分）n1、纳入工程质量检查内容（2分）n2、纳入地质勘探和设计合同，并明确档案整理标准和收集范围（2分）n3、纳入施工合同，并明确档案整理标准和收集范围（2分）n4、纳入监理合同，并明确档案整理标准和收集范围（2分）q抽查建设单位与设计、监理、施工单位签订的合同文本q一看建设单位的合同要求，q二看建设单位的结算规定，q三看各参建单位文件材料归档情况。

1.6 有相应的档案管理控制措施（10分）n5、档案检查验收工作与工程进度检查、工程中间验收、交工验收同步 （2分）q一看项目档案工作开展的时间；q二看项目建设单位和监理单位工作计划和安排；q三看单位工程交工验收记录；q四看申报项目档案验收的时间1.7 信息化管理（7分）n1、有符合档案管理要求的计算机等现代化设备（2分）n2、配置了符合档案管理要求的软件（2分）n3、建立了案卷级目录数据库（1分）n4、建立了文件级目录数据库（1分）n5、建立了全文检索系统 （1分）2 项目档案的完整、准确、系统情况（58分）n2.1收集工作（18分）n2.2项目文件质量（12分）n2.3整理工作（15分）n2.4检索工具（4分）n2.5移交登记工作（7分）n2.6利用工作（2分）2.1 收集工作（18分）n1、收集工作与工程进度保持同步进行，形成文件及时，有专人负责（3分）n2、项目建设前期文件、项目管理文件收集齐全（3分）n3、项目施工、设备安装文件收集齐全（3分）n4、项目监理文件收集齐全（3分）n5、项目交工、系统调试运行文件收集齐全（3分）n6、项目声像、电子文件、实物等特种载体档案收集齐全 （3分）q按照《国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表》所列内容，参考各行业归档范围的规定，重要文件归档无遗漏。

每缺1份竣工图纸（含修改通知单）或征地协议、重要合同、协议书等重要文件，扣0.5分，其余应归档文件少一份扣0.1分2.2 项目文件质量（12分）n1、归档的项目文件均为原件，如无原件，有相应的补救措施（4分）q看有无不应复印归档但实际归复印件，q复印件需加盖有关公章，或注明存放地点q前期重要环节及验收文件发现一处复印件扣0.5分，其余扣0.1分2.2 项目文件质量（12分）n2、施工技术、监理等文件编制符合完整性、有效性的要求（3分）q重点抽查各种施工记录、结算材料、进场材料质量证明文件和会议纪要等的签署手续2.2 项目文件质量（12分）n3、竣工图编制规范，能准确反映工程竣工后的真实情况（2分）q重点抽查竣工图修改是否到位，签署手续是否完备q若竣工图内容与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录不相符的，每发现一处扣0.5分n4、项目档案中无不耐久字迹材料 （2分）q一看纸张质量，有无破损或易破损的材料以及热敏纸等书写材料；q二看字迹材料，有无铅笔、圆珠笔等易褪色笔迹；q三看有无虽然可归复印件但复印质量差的材料q发现一处扣0.1分2.3 整理工作（15分）n1、分类科学，类目无交叉（2分）q查看是否符合T28的分类以及行业的分类，以及是否便于利用n2、组卷符合规范要求，编目清楚（5分）q一看整个项目的案卷排列是否科学合理（一般按照项目建设的阶段先后进行排列）；q二看每一阶段案卷排列是否科学合理（一般综合性内容在前，专业（题）性内容在后）；q三看卷内文件排列是否科学合理（一般按问题——时间排列，保持文件之间的有机联系）。

2.3 整理工作（15分）n2、组卷符合规范要求，编目清楚（5分）q纸张折叠:案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面，破损的要先修复幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开型图样折叠时标题栏露在右下角q案卷装订: 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一整卷装订的案卷要整齐、牢固，单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章2.3 整理工作（15分）n3、案卷标题拟写符合要求，卷内文件目录、备考表填写准确（5分）序号档号题 名总页数保管期限备注案卷目录案卷目录重点看能否准确揭示卷内重点看能否准确揭示卷内文件内容和特征，其次看文件内容和特征，其次看表达是否规范和简明扼要表达是否规范和简明扼要2.3 整理工作（15分）n3、案卷标题拟写符合要求，卷内文件目录、备考表填写准确（5分）卷内目录与卷内文件材料卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏；著录实物相符，无错漏；著录格式符合规范要求，字迹格式符合规范要求，字迹清晰若重要文件卷内目清晰若重要文件卷内目录有错漏，每发现一条扣录有错漏，每发现一条扣0.1分一看著录内容是否准确，一看著录内容是否准确，二看文件条目有无遗漏；二看文件条目有无遗漏；三看著录格式是否规范三看著录格式是否规范（如补充题名）。

如补充题名）卷内目录卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页数备注2.3 整理工作（15分）n3、案卷标题拟写符合要求，卷内文件目录、备考表填写准确（5分）卷内备考表要标明卷内文卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数不同载件的件数、页数不同载体文件的数量，说明组卷体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，情况，如立卷人，检查人，立卷时间等立卷时间等一看有无标明卷内文件的一看有无标明卷内文件的件数、页数（这对单件装件数、页数（这对单件装订的案卷尤其重要），订的案卷尤其重要），二看有关人员签字是否完二看有关人员签字是否完备卷内备考表档号：互见号：说明： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日2.3 整理工作（15分）n4、保管期限划定正确 （3分）q发现一类不正确扣0.5分2.4 检索工具（4分）n1、编制必要的检索工具和工程简介（2分）q案卷目录q卷内目录q全引目录q工程简介n2、编制项目变更文件汇总一览表 （2分）变更文件汇总一览表变更文件汇总一览表 序号文件编号变更内容变更金额图号对应档号备注2.5 移交登记工作（7分）n1、各参建单位及时向建设单位办理档案移交，并有完备的交接手续（3分）q查看移交单据，每少一份扣0.5分n2、做好向综合档案馆及其上级主管部门档案移交的准备工作（2分）q是否完成规定套数档案的编制，是否按相应档案行政管理部门要求完成档案实体移交进馆的准备，是否完成相应档案行政管理部门档案登记备份的要求n3、按照规定定期报送重点建设项目档案管理登记表（2分）q查看近三年来（或按实际情况）的登记表2.6 利用工作（2分）n1、有项目档案借阅登记（1分）n2、有项目档案利用效果登记（1分）q查看有关登记材料3 项目档案的安全（10分）n3.1库房（4分）n3.2设备（5分）n3.3信息安全（1分）3.1 库房（4分）n1、有符合档案安全保管要求的专用库房（2分）n2、档案库房与阅览、办公用房实现三分开 （2分）n现场检查。

一看档案用房，二看各种设施n档案库房是否配置有防火、防盗、防水、防有害生物和温湿度调控等设施3.2 设备（5分）n1、档案装具数量符合标准要求（2分）n2、有温湿度测试仪、灭火器（1分）n3、有空调、去湿机（1分）q档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求3.3 信息安全（1分）n采取有效措施确保档案信息安全 （1分）q一看相关制度、规定（如库房管理制度、保密制度、借阅利用制度、计算机网络管理规定），q二看是否采取了有关备份措施q三看实际效果。