礼貌原则指导下的商务信函写作.pdf

学探索教odern chineseM108 xiandai yuwen2007.03一、前言随着中国经济的迅猛发展和世界经济全球一体化、区域集团化进程的加快，中国与世界各国间的合作向着纵深方向发展，经贸往来日益频繁与此同时，商务英语在中外贸易交往中发挥了重要作用其中，商务信函更是中外企业之间业务往来使用最为频繁的沟通工具因此，对于英语专业高年级的学生或者专门学习经贸英语的学生而言，在学习商务信函写作过程中，学会如何得体、恰当地与客户交流沟通是十分重要的，在某种程度上甚至关系到贸易的得失成败礼貌原则是语用学中的一个重要内容它是作为合作原则的一个重要补充提出来的 Brown and Levinson 于 1978年最早但也较为系统地阐述了“面子、礼貌”等术语在此基础上，英国语言学家 Leech( 利奇 ) 于 1983 年提出了“礼貌原则”并系统地加以阐述，更把礼貌原则、合作原则和讽刺原则统称为“人际修辞原则”利奇提出的礼貌原则如下：策略准则：使他人受损最小，使他人受惠最大；宽宏准则：使自身受惠最小，使自身受损最大；赞扬准则：尽力缩小对他人的贬损，尽力夸大对他人的赞扬；谦虚准则：尽力缩小对自身的赞扬，尽力夸大对自身的贬损；赞同准则：尽力缩小自身与他人之间的分歧，尽力夸大自身与他人之间的一致；同情准则：尽力缩小自身对他人的厌恶，尽力夸大自身对他人的同情。

Brown and Levinson 则认为：“礼貌是‘典型人’为满足面子需求采取的各种理性行为而典型人即是“一个具有面子需求的理性人通俗地说就是社会集团中具有正常交际能力的人典型人所具有的“面子”即是每个社会成员意欲为自己挣得的那种在公众中的“个人形象” (the pub-lic self-image), 又可分为积极面子 (Positive Face) 和消极面子 (Negative Face) 积极面子指人们希望自己的形象和个性得到保持，希望自己的言论、思想和行为得到肯定和赞赏；消极面子指人们希望自己的地域权、行动权不被打扰的权力Brown and Levinson 认为，许多言语行为本质上是威胁面子的，讲究礼貌就是要减轻某些交际行为给面子带来的威胁正因如此，每个典型人都会寻求一定的方式去避免面子威胁行为 (Face--Threatening Acts) ，或采取某些策略以减轻言语行为的威胁程度因而，他们称礼貌为“补救策略” (Redressive Strategies), 并提出了五种补救策略分别是：不使用补救策略、公开施行面子威胁行为，积极礼貌策略，消极礼貌策略，非公开的施行面子威胁行为和不施行面子威胁行为。

礼貌是商务信函的重要语言特点，一封彬彬有礼的信函能帮助树立良好的职业道德形象，同时对促进业务、增进友谊、加强交流起着重要作用正因如此，本文将从词汇、时、体、语态及句法等方面探讨一下如何运用礼貌原则来具体指导商务信函的写作，使之更易被人接受、以更好的达到商务交际的目的在此，效仿 Brown and Levinson 对面子的分类，本文也将商务信函大致分为两类：积极信息信函和消极信息信函积极信息信函 , 即好消息信息信函，指传递对方的是好消息消极信息信函，即坏消息信息信函，指传递对方的是坏消息二、礼貌原则在商务信函中的具体体现1. 积极商务信函时，多以下列表达方式出现：1 ）使用积极词语We should appreciate it if you would let us knowwhat discount you may grant us if we place an order for20,000 pieces.（如蒙告知，倘若我方订购 20000 件，贵方能给与多少折扣，将不胜感激It gives us pleasure to receive the catalogues andsamples you sent us.( 我们很高兴收到贵方寄来的目录单和样品。

)如上述例句所示，若适当使用 appreciate, pleasure,thankful, grateful 等表达积极意义的词汇，能传达给对方感激、高兴、愉悦等积极情感，是礼貌的表达方式，满足对方的积极面子2 ）使用比较具体的词语The quality of the material is satisfactory inevery respect and our customers like the designs andcolors of your Wax Printed.（我方对贵方货物质量各方面都很满意，且客户喜爱你方蜡染的花色商务信函中，对对方的商誉、产品、技术等进行适当的赞扬是必要的但切忌变成吹捧、奉承赞赏对方的产品、技术等方面时，使用具体的表述词语比使用笼统的表述词语更能让对方感受到我方清楚地知道对方的优势在哪儿，更能满足对方的积极面子3 ）使用站在对方立场的表达方式 ( “ You ” attitude )You could benefit from higher sale with a littleconcession, say a 2% reduction.礼貌原则指导下的商务信函写作◎马 英学探索教2007.03Modern chinesexiandai yuwen 109（贵方只要稍作让步，比如降价 2% 就能获得一大笔交易。

这句话实际是要求对方降价的，但由于采用了为对方着想的，站在对方立场上的表达方式（“ You ” attitude ）同时又以一幅好消息的姿态传递给对方信息，极大的降低了对对方消极面子的威胁，容易被对方接受By sending your check for 298.87 today, you willbe able to maintain your good credit reputation.（贵方今天支付账单，就能够维系你们的良好声誉这句话实质上是指责对方未能按时支付账单，但却是站在对方立场上讲的，是在为对方着想，将对对方消极面子的威胁降低到最低，因而也就更礼貌4 ）多用主动语态We have the pleasure of sending you a pamphletthat describes how to operate our new dishwashingmachine.（先寄上关于如何使用我们新式洗碗机的小册子一份）To give you a general idea of our products, weenclose our Price List No.TP201/1356 with details foryour reference.（为给你方提供我方产品的情况，现随函附上报价单TP201/1356 号供参考。

主动语态给人积极主动的感觉上述例句中，主动提供对方可能需要的物品，满足了对方的积极面子5 ）多用含情态动词的问句Would you please tell me more detailed informa-tion on your requirements ？（贵方能告诉我们更多有关贵方要求的详细信息吗？）Would it be possible for you to send some samplesrepresentatives of the items you advertised in ChinaForeign Trade?（不知贵方能否寄送一些能够代表你们在《中国对外贸易》上刊登广告的样品？）疑问句使我方将威胁面子的言语行为隐藏在提问中，好像己方只是在向对方询问，因而更为礼貌2. 消极商务信函时，多采用下列表达方式：1 ）使用含义模糊的词语，诸如 seem ， appear 等表示不确定意义的词语A: You ought to have accepted the offer.B: It seems to us that you ought to have acceptedthe offer.A: We have not yet had your reply.B: It appears that we have not yet had your reply.英语中的一些词汇和词组含义模糊，能使语气委婉，从而给对方留有消极面子。

B 例句中的 seem, appear 词语的使用，缓和了口吻，减少了负面评价的直接性，好像说话人不是表达自己的态度，而只是陈述某种含糊不清、不太确定的印象，不让对方觉得太突兀、直接而 A 句中的“ You oughtto ……”“ We have not ……”是直接的命令、谴责，威胁了对方的消极面子，不利于双方合作关系的维系2 ）使用过去时On comparing the goods received with the sample,we were surprised to find that the color is not thesame.（将收到的货物与样品比较，我们惊讶的发现颜色不同使用过去时能将请求、建议或谴责在时间上推远一步，仿佛是发生在过去的事情，对现在影响不大，从而减轻对对方消极面子的威胁3 ）使用进行时This mistake is causing a great deal ofinconvenience, and may lead to loss of business.（错误带来了很多不便，且可能带来更多的损失进行时强调动作的暂时性，是请求或谴责听起来好像只是说话人的一时想法，未经过周密考虑，从而减轻请求、建议或者抱怨时对对方消极面子的威胁。

例句中“… iscausing ……”使用的是进行时，因而比“ cause\caused ” 更礼貌4 ）使用虚拟语气We think it advisable that you should accept thisoffer at this price.（我们认为贵方接受这一价格的报盘是可取的Shipment should be made before october so as toenable us to catch the season.（货物应该十月份之前装运，以便我公司赶上销售旺季虚拟语气表示愿望和请求，使语气委婉含蓄，留有缓冲的余地，比较容易被对方接受，同时也降低了对对方消极面子的威胁5 ）使用被动句当指出对方的不当之处、或希望对方作某事时 , 往往是使用被动句因为被动句中动作的执行者或施为者往往被省略，从而避免了对主语的指责，降低了对对方消极面子的威胁A very careless mistake was made during the courseof shipment.（装船过程中犯了粗心大意的错误The articles have just been received after a delayof a fortnight, for which no explanation has yet beengiven to us.（货物延误两周后才到，且贵方至今尚未对其做出任何解释。

6 ）使用条件句If you wish to secure protection against TPND, itcan be easily done upon the payment of an additionalpremium.（如贵方想要求我方投保盗窃、提货不着险，非常容易办到，只要支付附加保险费就行了If we place regular orders ， whether will you agreeto payment by LC at 60 days ’ sight ？（如果我方大量订购，贵方能否同意以 60 天期的信用证方式付款？）条件句中，说话人假定一个前提，同时为我方和对方留有很大的回旋余地，减轻请求的强加性，同时也挽回了对方的消极面子7 ）使用无主语句Please t。