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1 Chapter One Business Letter Writing 第 1 章 商务书信写作Time Allotment Introduction (15 mins) Outline (10 mins) Main Points ( 45 mins) Supplements ( 15 mins) Afterclass Exercise ( 5 mins) Outline: 第 1 节 商务书信的结构和格式Structure结构：1、The Heading 信头2 、The Inside Address 封内地址3 、The Salutation 称呼4 、The Subject Heading or Caption 事由5 、The Opening Sentences 开头语6 、The Body of the Letter 信的正文7 、The Closing Sentences 结束语8 、The Complimentary Close 结尾礼词9 、The Signature 签名10 、The Enclosure 附件11 、Postscripts 再启Layout格式：1、Indended Style 缩行式2、Block Style 齐头式 /平头式3、Modified Block Style 改良的齐头式/平头式4、Semi-block Style with Indended Paragraphs 混合式Section Two Superscription 第 2 节 角标Section Three Dissimilarities in Letter Writing 第 3 节 英美书信的不同写法Supplyment 补充：Some Useful Sentences on Opening Sentences and Closing Sentences. 开头语和结束语常用例句。

Main Points Section One The Structure and Layout of a Business Letter 第 1 节 商务书信的结构和格式Structure 结构1.The Heading 信头2.The Inside Address 封内地址3.The Salutation 称呼2 4.The Subject Heading or Caption 事由5.The Opening Sentences 开头语6.The Body of the Letter 信的正文7.The Closing Sentences 结束语8.The Complimentary Close 结尾礼词9.The Signature 签名10.The Enclosure 附件11.Postscripts 再启Layout 格式1.Indended Style 缩行式2.Block Style 齐头式 /平头式3.Modified Block Style 改良的齐头式/平头式4.emi-block Style with Indended Paragraphs 混合式Section Three Dissimilarities in Letter Writing 第 3 节 英美书信的不同写法1. 英式的书信格式是缩行式或混合式,而美式则是绝对平头式或改良平头。

2. 称呼用法 ,英式一般用Dear Sirs, 后用逗号美式则用Gentlemen: 后用冒号3. 结尾语的用法 ,英式和美式的习惯各不相同,在美式中Sincerely yours,只限用于商业书信 英式则不然 ,商业书信或亲友间来往书信中都可用4. 日期写法也不相同,英式是按日—月—年的顺序美式则按月—日—年的顺序5. 信封写法的不同点：收信人的姓名、地址,英式多用缩行式,美式则用平头式另外,发信人的姓名、地址,英式写在左下角,美式写在左上角航空信的空邮字样“AIRMAIL ” “VIA AIR MAIL, ” “BY AIR MAIL, ”英式写在信封的左上角,美式则写在贴邮票的下方Supplements 常见问题1-1 打日期要注意下列各点: 1.年份应完全写出,不能用 (00) 来代表 (2000) 2.月份要写英文名称,不能用数字来代替如(3／9／99) 等不能在正式函件中使用3.月份名称可用缩写,如 Aug. 代替 August;Oct. 代替 October; 但 May,June,July本身很短 ,不再减缩了4.日期有时用1,2,3,4,5,,,11,12,,,21,22,23,24,,,31等 , 有时用1st,2nd 3rd,4th,5th, ,,11th,12th, ,,21st,22nd,23rd,24th, ,31st. 日期最好用基数字,不用序数字。

注意 :月份和日期之间不要用标点点开,年份之前 ,必须用逗号点开日期可用1,2,3,4, 或用 1st,2nd,3rd,4th.但各国各地习惯不同,不可一概而论常见问题1-2 说明 :在公司名称的前面加c/o(care of), 意思是由其转交,说明本信是一封私人信要由本人拆封 ,总收发不要拆有时候外国商人来我国访问未到达以前,无一定信址 ,信件常由邀请公司转交 ,千万不要误拆,以免误会常见问题1-3 如果函件要抄送其他有关单位,同时使对方也知道已抄送其他单位可在信件最后的左下角注明“CC to xxx”或“ CC xxx ” CC 是 carbon copy二字的缩写常见问题1-4 3 缩行式 ( Indented Style ) ： 封内地址和其需要分行的地方的后一行,都比前一行缩进二格或三格;信的正文,每一段的开始一行都缩进若干格(一般与称呼末一字母取齐)平头式( Block Style ) ：凡是用打字机打上去的每一行字,包括 (完全或绝对平头式)日期、封内地址、事由和结尾礼词,都是从左边的空白边缘打起改良平头式 ( Modified Block Style )： 这种格式 ,除日期 ,结尾礼词和签名部分外,其他部分每行开头都与左边空白边缘看齐。

混合式( Semi-block Style with Indented Paragraphs )：封内地址及其他需要分行的部分,采用平头式 ,而第一段开始行采用缩行式两种格式的混合采用所以称之为混合式Afterclass Exercise Arrange the following in proper form as they should be set out a letter: 请将以下商业书信的组成部分按其正确格式排置成一封完整信函：1)Sender ? s name: China National Light Industrial Products Import 经营某项商品后接介词in)We do not trade with them. 我们不和他们进行贸易They trade mainly in cotton piece goods. 他们主要经营棉布业trade relations=trading relations=business relations 有关 trade 的常见短语barter trade 易货贸易barriers to trade 贸易壁垒bilateral trade compensation trade 补偿贸易frontier trade 边境贸易improvement trade 加工贸易multilateral trade 多边贸易transit trade 转口贸易 ,过境贸易trade friction 贸易摩擦trade gap 贸易失衡trade practice 贸易惯例 ,贸易习惯trade procurator商务代理人6 trade representative商务代表trade terms 贸易条件常见词汇2-5 sale n. 1) 出售 , 卖We confirm the sale to you of 500 metric tons Yellow Soybeans. 兹确认向你方出售500 公吨黄大豆。

2) 销货 ,交易 ,销路Bicycles command a ready sale in the US market. Is there any sale for this article? ? Large sales are reported to have been made. 3) ( 存货的 )减价出售 ,拍卖clearance sale summer sale 夏季大拍卖white sale (床单、棉织物这些商品)降价出售sales a.售货的 ,销货的 ,有关售货的Sales Confirmation 销售确认书Sales Contractsales department 营业部sales account 销售账sales allowance 销货折让sales promotion 推销活动sales laws 销售法sales tax 销售税salesman(saleswoman) 营业员sales manager 营业主任常见词汇2-6 in your district 在你地区in your place on your side 在你地区或在你处at your end 常见词汇2-7 get in touch with 与,, 联系When we are again in a position to supply, we shall not fail to get in touch with you. 当我们能再供应时,一定与你方联系。

As this item is handled by our Shanghai Office, please get in touch with them directly. 由于此项商品是上海公司经营,请与他们直接联系常见词汇2-8 touch. v. 1) 达到It is generally felt that the price has touched bottom(peach). 一般认为价格已达到最低(高 )点2) 涉及7 In your letter of March 5, you did not touch the point at issue. 你方 3 月 5 日的信未涉及问题的要点3) 停靠This steamer touches at Marsoilles. 该船在马赛停靠4) 引起 (和副词 off) 连用This development touched off an alternation of working plan. 这一发展引起了工作计划的改变常见词汇2-9 item n. 项目 ,条款 ,(商品的 )品种 ,款项We are working on the other items and will cable you as soon as possible. 其他项目正在进行,将尽早电告。

There are several items of commission not yet paid. 有几笔佣金 ,尚未付清This is the bestselling item in this line. 这是这类商品中最畅销的品种Item Two of the agency agreement should be altered as,代理协议的第二项应改为,,常见词汇2-10 case 的有关短语：1) in case a.如果 ,假若Please tell us in case you are interested in this article. 你方如对此商品感兴趣,请告知我方b.以备 (万一 ),以防(万一 ) We would suggest your placing an ord。