会展项目的现场管理课件.ppt

第第八八章章 会展项目现场管理会展项目现场管理第一第一节 会展会展项目目现场管理的意管理的意义第二第二节 会展会展项目目现场管理的原管理的原则与内容与内容第三第三节 现场管理的方法与措施管理的方法与措施第一节第一节 会展项目现场管理的意义会展项目现场管理的意义1 1、会展现场、会展现场•现现场场是执行或实施展示、展出各个环节的操作时段，地点以主办方开始启用后的场馆为主，也包括其他相关涉及的场所，如运输拆卸场地等•现现场场包括室内外场馆及其配套活动场所与设施，如会展场馆的门禁系统、馆区连接通道、贵宾接待室、开（闭）幕典礼及相关活动场所、休息场所、餐饮场所、卫生间、停车场等•会会展展现现场场就就是是从从会会展展开开始始布布展展、、开开幕幕、、开开放放展展览览、、观众参观直到会展闭幕后撤展所涉及的场地及环境观众参观直到会展闭幕后撤展所涉及的场地及环境22 2、会展项目现场管理、会展项目现场管理•进进场场布布置置的的第第一一天天到到展展览览结结束束撤撤馆馆结结束束的的这这段段时时间间内内，展展览览主主办办方方对对参参展展商商、、搭搭建建商商、、运运输输商商等等各各类类服服务务商商在在内内的的各各实实施施单单位位在在现现场场按按原原有有计计划划进进行行有有序序的的协协调调、、监监督督和和管管理理，，以以及及对对参参展展商商、、观观众众在在现现场场所所发发生生的的一一切需求所进行的协调服务和管理切需求所进行的协调服务和管理。

•会会展展项项目目的的现现场场管管理理就就是是会会议议或或展展览览主主办办方方对对会会展展活活动的现场及周边环境实施的总体管理动的现场及周边环境实施的总体管理33 3、现场管理的意义、现场管理的意义（1）保障会展项目的正常进行•从准备阶段准备阶段的会场布置、展台搭建、展商报到，到开始阶开始阶段段的开幕式、观众和与会者的登记、现场服务、各类社会及专业活动，再到会展结束阶段会展结束阶段的会场善后、会议文件整理及撤展管理2）取得最佳的会展活动效果•会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活动的影响整个会展活动的品质品质•会展的圆满举办还离不开还离不开会务服务公司、搭建商、运输商、餐饮公司、广告媒体等服务供应商的合作和支持3）体现会展管理的组织水平•管理对象不仅涉及会议代表、与会者、参展商、客户商和各类服务商，还包括各种设备物件、各项管理和服务细节各种设备物件、各项管理和服务细节4第二节第二节 会展项目现场管理的原则和内容会展项目现场管理的原则和内容一、管理原则（一）基础性管理原则•会展项目管理涉涉及及多多项项基基础础性性工工作作：会议场所的布置、会议设备的管理、会议活动的组织、展览区域的划分、展台的设计布局、展品的登记管理、会议代表及展商的接待、现场环境的保洁、秩序管理、安全检查等。

二）综合性管理原•会展项目现场管理不但包括会会展展目目标标效效益益管管理理，还包括会会展展资资源源、、人人力力配配置置、、参参展展与与会会人人员员的的组组织织协协调调、、现场环境及文明的管理现场环境及文明的管理5（三）群体性管理原则•会展项目的现场管理综合性强，内容多，必须依靠项目团队中每一位成员的合理分工及有效合作•群群体体性性管管理理的的原原则则就是要要求求重重视视每每一一个个人人员员、、每每一一个个岗岗位位，，发发挥挥每每一一个个人人的的主主观观能能动性动性四）动态性管理原则•由于会展项目所所处处的的环环境境是是复复杂杂而而不不断断变变化化的的，会展现场管理和服务具有不确定性的特征因此，应应根根据据实实际际情情况况实实行行动动态态管理，以不断适应变化了的情况管理，以不断适应变化了的情况6二、二、会展现场管理的要求会展现场管理的要求•展会现场管理是对展会期间各种工作的计划和管理，现现场场服服务务是是其其最最有有表表现现力力的的环环节，是展会成功与否的直接体现节，是展会成功与否的直接体现1、、会展会展现场服务的现场服务的基本要求基本要求•基本要求基本要求可归纳可归纳为以下四点为以下四点：–一是以客户为中心以客户为中心；–二是细节决定成败细节决定成败；–三是以真诚换取信任以真诚换取信任；–四是树立全程服务思想树立全程服务思想。

7ß(1)具备团队合作精神ß(2)精力充沛ß(3)自信进取ß(4)解决问题的能力强ß(3)坦诚相待、守时守信ß(1)热情周到、观察入微ß(2)以人为本、礼貌先行ß(4)专业扎实、表达得当2、、会展服务礼仪的基本规范会展服务礼仪的基本规范3、、会展服务礼仪人员的素质要求会展服务礼仪人员的素质要求8三、管理内容（一）合理规划会展场地（一）合理规划会展场地1、展览场地的规划•指对会展场地的平面划分，包括对展览展示区、登记与咨询区、接待和洽谈区、休息区、办公区、储存区参观路线、消防通道等的合理划分与布局2、会议场所的布置•包括与会登记区的布置、会场内座位的布局、主席台的布置、同声传译室的布置、视听设备监控室的布置、新闻采访拍摄区的布置、贵宾室的布置等•合理布置会场主要考虑两大因素合理布置会场主要考虑两大因素：–一是会议类型会议类型–二是会议规模会议规模9（二）展区和展位的划分（二）展区和展位的划分1、划分原则（（1）按专业题材划分展区）按专业题材划分展区•不仅可以使会展秩序井然，还有助于提高布展效率2）力图提高会展档次）力图提高会展档次•展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对会展的印象；而划分不好，会认为它档次不高、不专业，印象也不会好。

3）方便观众参观）方便观众参观•给予观众方便有利于会展贸易成交量的提高，提高会展在观众心目中的地位10（（4）提高展出效果）提高展出效果•展区和展位的划分对参展商和展出效果有直接的影响因此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到展位的搭建装饰效果，还要考虑到方便观众参观和集聚5）便于会展现场管理和现场服务）便于会展现场管理和现场服务•展区和展位的划分不要留有闲置的展览死角，要注意展馆消防安全，紧急时的人员疏散，方便展位的搭建和拆卸、展品的进馆和出馆 划划分分好好展展区区和和展展位位以以后后，，要要制制作作会会展展展展位位平平面面图图，，并并在在图图中中标标明明各各展展区区展展位位的的具具体体位位置置、、展展馆馆各各出出入入口口、、楼楼梯梯以以及及现现场场服服务务点点等等，，使人一目了然如图使人一目了然如图8-1所示11展位平面展位平面图122、应注意的问题（（1）注意统筹兼顾）注意统筹兼顾•最大限度地兼顾办展机构、参展商、观众以及社会服务商各方面的利益和便利性2）因地制宜）因地制宜•要充分考虑到展馆的场地条件，因地制宜设立合理的展位数量，提高使用率，尽量使所有的展位都面向观众。

3）避免遮挡展馆的服务设施•不能遮挡消防栓、赌塞消防和安全通道、遮挡配电箱等4）适应参观人流的规律）适应参观人流的规律•一般来说，参观人流的形成和流动都一定的特点和规律5）合理安排展览的功能服务区域）合理安排展览的功能服务区域•安排一些如登记处、咨询处、洽谈区、休息区、新闻中心等功能服务区域13（三）会展空间布设的人本化（三）会展空间布设的人本化1、人本化是最好的布展艺术•会展功能是人组织人组织物、陈列物物、陈列物，物招引人、服务人的整物招引人、服务人的整体活动体活动•会展的时效性是指会展空间设计受特定时间的制约，表现为三维空间和时间的交集，构成“时时—空空”交融的多交融的多维空间维空间如图8-2所示•会展空间的布设还必须充分 考虑贯彻人本化理考虑贯彻人本化理念，讲究念，讲究 人本化艺术人本化艺术8-2142、人本化对布展的要求•会展空间导向设计会展空间导向设计必须有效考虑四个方面要求四个方面要求：空间空间尺度、空间时序、空间动线、空间的无障碍导向设计尺度、空间时序、空间动线、空间的无障碍导向设计•在会展空间实际布设中，主要有以下内容要求会展空间实际布设中，主要有以下内容要求：（（1）展览空间的人本化布设）展览空间的人本化布设–一是会展空间设计需要做到人性化–二是会展空间设计要以最有效的空间位置展示展品–三是要保证展示环境空间的安全性（（2）回忆空间的人本化布设）回忆空间的人本化布设•为了保证良好的会议效果和给与会者营造一个舒适的参会空间，会场空间的布设要贯彻人本理念，讲究科学性、合理性和艺术性。

15（四）加强施工现场检查（四）加强施工现场检查•在会场布置、展览布展期间，从事会议设计、展台设计搭建的企业成分复杂搭建的企业成分复杂，因此，整个会展活动期间，会展中心或主办方都需要有专人负责值班需要有专人负责值班、巡视，做好施工现场的监控和管理，保证施工安全，若发现事故“苗头”要及时阻止、排除•展台搭建施工管理展台搭建施工管理具体内容内容如图8-3所示1617（五）观众登记和参观指南（五）观众登记和参观指南1、观众登记（（1）观众登记途径）观众登记途径–网上预登记与现场登记结合，现场登记采用分类登记方式–观众登记表是观众登记的重要信息记载手段2）观众登记的注意事项）观众登记的注意事项–专人负责观众登记工作，督促观众提交完整的客户资料182、参观指南•参观指南是会展编印的、用来指引观众参观的一种小手册主要向会展的专业观众、媒体记者以及参展的嘉宾发放，以便他们方便参观•参观指南内容包括五大方面参观指南内容包括五大方面：–一是会展的基本内容；一是会展的基本内容；–二是二是会展的简短介绍；会展的简短介绍；–三是三是展区和展位划分与安排；展区和展位划分与安排；–四是四是相关图表；相关图表；–五是五是相关活动安排相关活动安排。

19（六）加强人流物流的疏导（六）加强人流物流的疏导•会展活动进展期间，是人流、物流异常密集的时期，容易引发各种矛盾和冲突•首先，会展在短时间内聚集了来自四面八方的人流，所以，会展主办方需要制定相关的人流管理和疏导计划，加强现场秩序的控制，安排人群有秩序地登记、参观和购买•其次，展览现场的物流管理工作十分繁琐，涉及了展览所需物品的包装、运输、装卸、搬运等众多工作，需要规划专门的运输通道并进行引导•另外，还要加强对会展现场交通的疏导工作，包括现场的交通工具、停车场及线路的规划等20掌握掌握现场观众流动的规律现场观众流动的规律（（1 1）展馆）展馆关键区位形成的观众关键区位形成的观众流流•比如出入口处；主道；服务区等观众比较集中2 2）跟随）跟随观众观众流流•羊群效应明显也就是无意识的、无目的人会随着有目的人流动3 3）好奇）好奇适应之后的观众适应之后的观众流流•据观察，一般观众都是进入展厅之后，随意走一段之后，才看展品4 4）本能）本能所形成的观众所形成的观众流流•人们进入大厅之后，大多数人会自然向左转，然后按顺时针方向走21（七）保证安全清场撤场（七）保证安全清场撤场•一般情况下，许多参展商在会展最后一天下午一两钟就开始进行撤展了，如果这个阶段管理不善，很容易造成混乱。

•一般在此之前召召开开撤撤展展会会议议，将撤撤展展的相关计计划划和方案通知各方及各展位负责人，统一协调撤展工作的展开统一协调撤展工作的展开•在会展结束后，要做好善后工作，如有序疏散与会人员、整理会议资料、检查设施设备、归还租赁物品、清理会场等，使会展活动圆满完成22撤展期间的主要现场管理工作撤展期间的主要现场管理工作 工作项目工作标准具体描述拆除展台安全操作、恢复场地原貌对于标准摊位或由参展商委托施工的展台，由指定搭建商负责拆除；特装修展台则由参展商负责参展商退还展具协助参展商顺利退还展具协调各方面的关系，帮助参展商及时将所租用的展具退还场馆的相关服务部门或指定搭建商处理展品协助参展商妥善处理展品展会结束后，参展商处理展品的常用方法有出售、赠送、回运或销毁，必要时主办单位应提供协助展品出馆管理严格执行出门证管理制度参展商向主办单位申请出门证，场馆保安人员检查放行展场清洁安全管理加强安全和消防保卫工作定时巡逻，及时消除各种安全隐患撤展管理撤展管理23【案例分析案例分析】：u德国德国科隆国际家用电器博览会的科隆国际家用电器博览会的服务清单服务清单 ——收收集集两两三三张张所所在在地地展展会会参参观观指指南南等等现场管理资料现场管理资料，评析，评析其不足及其理论依据其不足及其理论依据。

24第三节第三节 现场管理的方法和措施现场管理的方法和措施•会展现场是最终检验会展项目前期筹备工作如何的场地和场馆因此，会展项目现场成为项目各相关部门和相关任务高度交织和共同协作的特殊空间一、管理方法（一）责任到岗•成立现场管理专门组织，责任到岗、责任到人成立现场管理专门组织，责任到岗、责任到人•一般而言，现场管理组设六个小组现场管理组设六个小组：物业物业组、施工管组、施工管理组、设备设施组、展具服务组、商务服务组理组、设备设施组、展具服务组、商务服务组和储运储运组组如图8-4所示2526（二）标准化管理•标准化管理就是按照标准和制度进行现场管理，使管管理理程程序序标标准准化化、、管管理理方方法法标标准准化化、、管管理理效效果果标标准准化化，以及考考核核方方法法标标准准化化•在会展项目现场管理中，主要表现在施施工工操操作作标标准准化化、、展展品品设设备备管管理理标标准准化化、、会会议议和和展展览览服服务务流流程程标标准准化化、、展展览览环环境境标标准准化化等27（三）检查与考核•为了确保会展项目顺利达到预期目标，需要对各项计划的执行结果进行检查与考核•检查结果与计划比对后，有偏差时要查明造成差距的原因，以改进管理工作，提高管理效果。

四）目视管理l目视管理是生产管理的重要手段之一，是利利用用形形象象直直观而而又又色色彩彩适适宜宜的的各各种种视觉感感知知信信息息来进行行现场活活动的的组织和管理和管理l目视管理，也叫可可视化化管管理理，它是一种以公开化和视觉显示为特征的管理方式28现场观众控制的方法现场观众控制的方法•(1)根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景、展馆的条件来设计、布局、标志引导•(2)通过展示内容控制人流内容相同按顺序归类为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰•(3)通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展台的布局等•(4)通过指示标记控制场地示意图、路标、彩道、绳索等29二、管理措施（一）开展“6S”管理•“6S”管理是现代企业行之有效的现现场场管管理理理念和方法法，“6S”是是指指整整理理（Seiri）、整整顿顿（Seiton）、清清扫扫（Seiso）、清清洁洁（Seiketsu）、素素养养（Shitsuke）和安全安全（Safety）六项六项内容•“6S”前五项起源于日本，其日语罗马拼音均以“S”开头，简称“5S”我国企业引入这一管理模式时，加上“安全（Safety）”成为“6S”。

•推推行行“6S”活活动动的的作作用用：“现现场场管管理理规规范范化化、、日日常常工工作作部部署署化化、、物物品品摆摆放放标标识识化化、、展展区区管管理理整整洁洁化化、、人人员员素养整齐化、安全管理常态化素养整齐化、安全管理常态化”30311、整理•是指对会展现场的人、事、物进行分析，按照有关要求区分有必要和不必要的、合理的和不合理的，将将会会展现场不需要和不合理的展现场不需要和不合理的人、事、物及时处理物及时处理•目目的的：：腾腾出出空空间间，，使使其其活活用用，，防防止止误误用用，，从从而而塑塑造造清清爽爽的会展的会展现场现场2、整顿•在整理基础上，根据会展现场的布置和有关规定，科学合理地确定现场所需人、设备、物品物料，使其依依规定位置规定位置摆放、设岗，使物放置整齐并加以摆放、设岗，使物放置整齐并加以标示标示•目目的的：使使会会展展现现场场一一目目了了然然，，呈呈现现整整齐齐的的现现场场环环境境，，消除消除寻找人和物的时间，寻找人和物的时间，消除过多的积压物品消除过多的积压物品323、清扫•是对会展现场的设备、场地、展台、物品等进进行行维维护护和清洁打扫和清洁打扫，保持场馆干净、设备正常、环境亮丽。

•目的目的：稳定会展品质稳定会展品质，，减少伤害和不满意减少伤害和不满意4、清洁•就是将将整整理理、、整整顿顿、、清清扫扫进进行行到到底底，通过清洁，是现场保持良好的环境和秩序，并始终使场馆环境处于最佳状态•目的目的：维持上面维持上面3S3S的的成果成果335、素养•就是努努力力提提高高会会展展现现场场全全体体人人员员的的素素质质，使每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养积极主动的工作精神，这是开展这是开展“6S”活动的核心和精髓活动的核心和精髓•目目的的：：培培养养有有好好习习惯惯，，遵遵守守规规则则的的员员工工，，营营造造团团队队精精神6、安全•是指要时时刻刻保保持持安安全全第第一一的的观观念念，重视全员的安全教育，制定各项安全管理制度和防范措施，严格执行安全技术规程、规范、标准，防范防范于未然于未然•目目的的：：建建立立起起安安全全生生产产的的环环境境，，所所有有的的工工作作应应建建立立在在安全的前提下安全的前提下34“6S”管理管理精髓精髓（（1）全员）全员参与参与•董事长——一线员工，所有部门：生产、技术、行管、财务、后勤；（（2）全）全过程过程•全产品研发——终止的生命周期；人人保持——改善——保持——管理活动。

3）全）全效率效率•综合效率，挑战工作极限•“6S”只有只有起点没有终点起点没有终点35（二）巡视检查•巡视检查对象巡视检查对象主要包括：会议及展览设备、公共服务会议及展览设备、公共服务设施、会展环境及现场控制设施、会展环境及现场控制等•会展巡视检查会展巡视检查工作一般分为日常巡视、定点巡视、突日常巡视、定点巡视、突击加强型巡视击加强型巡视1、日常巡视•按照制定的巡视路线，每天以一定的频率进行常规巡视2、定点巡视•是根据每次会展的性质、规模确定重点巡视部位，加强对这些重点区域的巡视和检查的频率和力度3、突击加强型巡视•是在不同的时段，对某些安全隐患进行突击检查，以杜绝任何不安全的因素36（三）宏观监控•由于会展现场人员流动大、环境复杂，安全隐患较多，需需要要对对会会展展现现场场进进行行全全局局性性、、全天候的宏观监控全天候的宏观监控•会展中心可以利用先进的计算机网络技术建设区域性的安安保保监监控控系系统统，实现信息共享及会展活动安保工作的智智能能化化管管理理，从而对会展现场的人流、物流、现场环境状况以及会展项目的整体进展进行密切的监控和管理37【案例】 《印象·刘三姐》的现场布景【案例】 CPD的观众登记【案例分析】 第二届“中国地交会”展布设计【案例分析】 “亚洲会展之都”的会展标准化38。