煤炭进出口公司出口煤业务手册.doc

中国煤炭进出口公司出口煤业务手册北大纵横管理咨询公司2002 年 10 月§1 手册概述适用范围本手册适用于中国煤炭进出口公司（以下简称“中煤进出口公司” ）出口煤 业务的流程操作指导和管理， 适用人员为与出口煤业务相关的中煤进出口公司员 工和中煤进出口公司下属企业、公司与出口煤炭业务相关的员工目的A. 通过制定本手册，规范中煤进出口公司出口煤的业务操作B. 通过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任和义务，有效提升出口煤业务的运作效率与效果涉及的主要名词解释及范围界定A. 出口煤业务流程：是指中煤进出口公司执行出口煤业务所涉及到的一 系列连续的、以规定方式进行的、达到一定结果的工作步骤的组合B. 节点：是流程的基本组成元素，是一系列连续动作的组合；同时也是公司安排岗位，明晰岗位职责的基本依据之一§2 出口煤业务图文概述出口煤业务概述出口煤业务是中煤进出口公司的核心业务，是公司必须确保的、树立竞争 优势的业务出口煤业务流程是公司执行出口煤业务的现实执行过程出口煤业务流程总体而言，包括以下 13 个环节：采集信息、制定营销计划 / 方案、签订合同、制定年度经营计划、制定月度经营计划、采购煤炭、批复运 输计划、接卸入库、确定船期、出库装船、结算、提供售后服务、分析月度执行 情况。

出口煤业务流程图出口煤业务资金流说明表出口煤业务资金流说明表职能环节事由支付时间付款方收款方米购商品煤原料煤采购按合同规定需方（买受方）供方（卖出方）商品煤采购按合同规定需方（买受方）供方（卖出方）铁路运输铁路运费及时委托方承运方港口作业港杂费每月汇总结算委托方港务局商检费每月汇总结算委托方检验机构代理费每船货款结算后委托代理方受托代理方海运卸港租船佣金按合同规定承运方委托方商品煤销售货款按合同规定需方（买受方）供方（卖出方）其它出口退税国家供货商货物佣金按合同规定卖出方买受方§3 出口煤业务流程详细说明采集信息（ F1）采集信息是指通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息， 然后对所收集到的信息进行处理， 得到公司所需的各种市场分析报告、 专题报告、 客户信息资料表格等的过程3.1.1 工作步骤3.1.1.1 采集信息A. 信息采集的渠道：a. 专业报纸或经济类报纸：列举报纸名称；b. 专业杂志：列举杂志名称；c. 煤炭行业互联网站：列举网站名称；d. 各种煤炭研究报告：列举煤炭研究机构名称；e. 煤炭或能源统计资料：列举统计资料的名称；f. 公司内部提供的信息（煤炭业务部门、财务部门等） ；g. 日常业务活动；h. 业务相关公司和员工等B. 信息采集的内容：a. 市场信息：（a） 我国和国外政府颁布的与煤炭相关的政策和管理办法；（b） 煤炭行业及相关行业（如能源消费、电力行业、铁路运输、港 口运作、海洋运输等）的信息；（c） 中煤进出口公司目标市场（如日本市场、韩国市场）的信息；（d） 国内竞争对手（如神华集团、五矿集团、山煤集团等）及国外 竞争对手（如澳大利亚、 印尼等主要产煤国家的主要煤炭供应 商等）的信息b. 客户信息：(a) 用户及国际供应商信息；(b) 船公司及港口信息；(c) 居间商信息等C•信息采集的频度：a. 日常：专业报纸、专业互联网站、日常业务联系、公司内部 信息 等；b. 月度：专业杂志、期刊等；c. 年度：行业研究资料、统计资料3.1.1.2 处理信息A. 对信息进行整理、归类，填写相关的表格：a. 填写客户信息表格，建立客户信息档案：客户联 系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表；b. 填写客户信用信息表格， 建立客户信用信息档案： 客户信用信息管理卡；c. 建立市场信息资料库，包括竞争对手资料表等B. 根据整理后的信息对信息进行加工：a. 对客户信用进行评价：(a) 成立客户信用评价小组；(b) 整理客户信用信息，并进行信用分析(c) 客户信用评价小组对客户信用进行打分， 填写客户信用评价表；(d) 对客户信用评价表进行统计整理，按打分结果对客户信用进行 分类，填写客户信用等级分类表；b. 编写《煤炭信息简报》 ；c. 撰写市场分析报告，专题报告，公司领导需要的各种市场营销报 告等3.1.1.3 呈报信息呈报过程：A. 撰写初稿；B. 直接上级审核；C. 定稿，打印，向上呈报；D. 存档3.1.2 工作结果3.1.2.1 内容A. 《煤炭信息简报》必须包括以下内容：近期中煤进出口公司煤炭业务销售动态，近期中煤进出口公司下属生产厂煤炭生产经营计划，近期港口操作公司经营动态，近期公司目标市场用户煤炭需求动态，近期国家煤炭供求状况，近期煤炭价格波动情况， 近期国家煤炭政策信息，近期国际煤炭供求状况等B. 市场分析报告必须包括以下内容：市场分析报告概述；市场变化信息；市场变化信息分析；公司针对变化 应采取的对策建议；市场分析报告总结。

C. 客户信息记录必须包括以下内容：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表D. 客户信用记录必须包括以下内容：客户信用信息管理卡；客户信用评价表；客户信用等级分类表；E竞争对手信息记录必须包括以下内容：竞争对手资料表F.专题报告必须包括以下内容：专题报告的目的；报告概述；资料分析；结论和建议等；G其它需要呈报的报告：根据公司领导具体要求撰写3.1.2.2 格式参见附件：A 客户信息记录表格：附件MJ B01:客户联系表；附件M1- B02:关键人物的个人资料；附件M1- B03:客户概要信息记录；附件M1- B04:客户信息表；B. 客户信用记录表格：附件MJ B05:客户信用信息管理卡；附件MJ B06:客户信用评价表；附件MJ B07:客户信用等级分类表；C. 附件MJ B08:竞争对手资料表；C. 附件MJY01 :第XX期《煤炭信息简报》；D. 附件M1— 丫02: XXX市场分析报告；E. 附件MJY03: XXX专题报告制订营销计划 /方案（ F2）制订营销计划是指公司为了规范和指导营销行为、 营销活动而进行的计划制订 工作和营销方案制订工作等， 它包括制订年度营销计划和制订项目营销方案两项工 作。

年度营销计划是公司制订的指导全年度营销工作的工作计划， 主要包括年度营 销目标、营销策略、 项目营销安排等； 项目营销方案是指为了完成某一单项市场营 销目标而制订的市场营销方案3.2.1 制订年度营销计划3.2.1.1 工作步骤A 前一年度营销工作总结分析；B 收集市场信息，研究市场分析报告；C 走访客户，洽谈年度煤炭供应设想，听取客户建议；D 确定资源配置，提出年度市场目标；E 制订年度市场营销计划；F 提报审批3.2.1.2 工作结果A 内容a. 本年度各市场营销方案执行的总体时间安排、费用预计；b. 本年度合同价格方案及成本控制方案；c. 本年度资源配置方案；d. 本年度销售策略；e. 本年度市场营销目标等B. 格式参见附件M— Y04: XXXX年度营销计划3.2.2 制订项目营销方案3.2.2.1 工作步骤A. 确定项目营销计划的目的；B. 根据营销计划的目的收集资料和信息；C•对资料和信息进行整理分析；D. 提出营销建议；E. 制订行动计划和营销计划的预算；F. 细化营销行动计划，落实相关责任人3.2.2.2 工作结果A. 内容a. 合同的价格方案和成本控制方案；b. 资源配置方案；c. 营销策略；d. 销售目标；e. 营销活动的时间、地点、参与人、组织者、负责人；f. 营销活动的具体日程安排，活动内容，注意事项；g. 营销活动的费用预计等B. 格式参见附件M— Y05: XXXX营销方案。

签订合同（ F3）签订合同是指中煤进出口公司与国外客户和相关单位签订煤炭业务执行所需的各种合同、协议等法律文件的过程3.3.1 工作步骤3.3.1.1 询盘与发盘A. 询盘与发盘的过程：a. 确定本次询盘或发盘的目的；b. 收集相关的业务资料，并进行整理分析；c. 阅读公司内部的市场分析报告和市场营销计划， 掌握公司的市场营销 策略；d. 确定本次询盘或发盘的条款；e. 联系业务对象，对外询盘或发盘B. 询盘与发盘的方式：a. 通过、进行；b. 通过招投标进行；c. 通过业务媒体发布；d. 参与各种业务洽谈会等C•询盘与发盘的内容 交易的煤炭品种、质量、数量、交货期、价格条款、付款条款等3.3.1.2 还盘磋商A. 还盘磋商的一般过程a. 研究对方还盘条款；b. 制订还盘对策，修改还盘条款；c. 进行还盘磋商d. 确定合约主要条款e. 磋商合约附属条款f. 确定附属条款g. 确定所有合约条款，达成一致意见B. 还盘磋商的方式投标、合同谈判、业务洽谈、还盘、还盘等C. 还盘磋商的内容 包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、 付款方式、付款时间、违约条款等3.3.1.3 接受签约A. 接受签约的过程：a. 缮制合同文本： 合同条款确定之后， 合同缮制人员必须尽快缮制合同文本， 并保证 没有文字错误。

b. 法律顾问审核： 合同文本缮制之后， 必须经过公司法律顾问审核， 并由法律顾问出 具法律意见书 （内容包括：合同条款审核法律意见、法律顾问签章 等，具体内容详见附件： 《法律意见书》），c. 公司内部审批：并按公司规定完成公司内部合同审批程序： 合同在部门负责人审核 后，以“合同审核签署单”形式上报，并附上合同信息摘要表；其 后，由煤炭业务负责人审核，签署审核意见并签名，其后由公司财 务负责人审核，签署审核意见并签名，最后呈报公司负责人审阅、 签署参见中煤进出口公司合同审批程序） d. 外部单位审批：在合同完成公司内部的审批过程之后， 应尽快组织、 协调合同相关 单位（主要包括用户、 供应商以及合同中所涉及的必须签章的单位 和部门）完成合同在相关单位的审批过程e. 合同生效B. 接受签约的方式：签订合同或协议等有法律效力的文件3.3.2 工作结果3.3.2.1 合同内容 合同不同，其包括的内容也有所不同一般而言，煤炭业务合同应包括煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运输条款、交货期、付款方式、付款时 间、违约条款等A.销售合同：煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议处理条款B.煤炭采购合同:煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检验条款；价格条款；运输 条款； 相应的时间条款； 款项支付条款； 违约责任条款； 争议处理条款，C•委托代理合同:委托人；委托代理事项等。

D. 煤炭业务居间合同：居间业务条款，居间责任条款；费用计算条款，费用结算条款；款项支 付条款等3.3.2.2 合同格式A． 合同/ 委托书/ 备忘录签署申请单，参见附件 M3－ B09；。