现货订单管理办法.docx

现货订单管理办法目录订单申请管理办法订货权限说明基本订货量计算公式订单申请管理规定统一常规订货周期管理统一到货周期管理重点现货商品订货管理订单审核复议制度订单审批管理办法订单审批流程及方式说明经销订单审批流程及方式寄售订单审批流程及方式其他特殊订单审批流程及方式订单审批细则常规补货审批细则采购权限订单审批细则订单监控与调整订单监控过期订单监控经销现货返厂订单监控订单调整订单删除与关闭订单修改VRM 订单监控订单管理报告订单中心-订单周报订单中心-现货订单到货率报告订单中心流程体系以满足门店销售需要、保证畅销品库存为目的，通过现货订单管理有效保证销售、合理库存、提高商品周转，实现利润最大化1、订单申请管理办法1.1、 订货权限说明门店商品部经理订单申请权限：常规补货； 采购订单申请权限：新品首单、批发、低值购买、买断、囤货、成本订单、样品、经销赠品（供 应商赠与公司的）、部分特殊商品等1.2、 基本订货量计算公式订货数量 = 前 8 周平均日销量*（计划库存周转天数+到货天数）- 目前库存量 - 在途数量+ 基本展示量计划库存周转天数：经销 45 天，寄售 60 天逢 3.15、 5.1、 10.1、司庆等大型节假日促销时，具体订货数量的确定须参考去年同期销售 和当年有销售可比性的期段销售，以及单品是否促销等。

销售高峰期后的补货，不能参考前 8 周日均销量，因其含高峰销售，须重点参考去年同期和 当年有销售可比性的期段销售来订货具体订货数量的确定除以上销售、库存、到货周期、展示需求外，还需综合考虑供应商起订 量、合作关系、商品特性、促销期、节假日季节等多方因素1.3、 订单申请管理规定1.3.1、 统一常规订货周期管理：1.3.1.1、 大店和中店 PR 申请的常规补货，每个店的每个供应商订单中心每周操作系统补货一次，按照采购组分配，具体补货时间为：周一 M11/M12/M13/M14/M15/M16周二 M17/M18/ M19周三 M20/M21/M22/M23/M24/M25周四 M26/M27/M28/M29/M30/M31周五 特殊紧急常规补货订单如供应商包含多个采购组单品，且分属在一周中的不同订货日，此类供应商的订单门店 以供应商为单位申请、可不分采购组申请门店常规补货 PR 按供应商创建，同一门店的同一供应商一个订货周期内的所有 PR 订单中心生成一个 PO1.3.1.2、家缤纷店常规补货 PR 分供应商提报1.3.1.3、 门店常规补货 PR 当日下午 14：00 前创建完成，且经销 PR 已通过店总初审的，订单中心保证当天完成订单下达。

1.3.1.4、 紧急补货需求，特别是门店有非当日采购组订单必须申请时，需将 PR 号 OA 通知订单中心以便及时处理紧急订货申请1.3.1.5、 司庆、3.15、5.1、10.1 四大促销前补货时，订单中心另行下发通知暂停执行统一订货周期管理，各部门可及时创建 PR1.3.1.6、 采购订货权限的非常规补货订单不受此限，填报申请表、随时提报，订单中心一个工作日内完成审批；1.3.2、统一到货周期管理 订单到货日期的确定，以订单中心下发的供应商各店的到货周期为准，申请人无特殊说明不 予调整订单到货日期1.3.3、 重点现货商品（包括经销/寄售）订货管理1.3.3.1、 各促销档期海报商品、惊爆品管理：申请人创建 PR 时，必须在项目文本中备注“海报品”、“惊爆品”字样，或申请人填报订单申请表时备注说明，以便订单中心酌情加量审批1.3.3.2、 门店配套性商品：各城市采购负责给出各店基本展示数量此类单品各店库存以保证基本展示为原则1.3.4、 订单审核复议制度门店订单申请 SAP 系统中由订单中心审核、直接修改下达如门店对订单中心审核数量有 异议，可向订单中心提出复议申请人将需复议的订单审批表随时 OA 至订单中心，订单回复件最后增加“复议说明”和“复 议申请数量”两列，对需复议的单品进行说明。

订单中心经理及时组织复议，当天回复申 请人如复议后需调整订单，订单中心负责当日完成调整2、 订单审批管理办法2.1、订单审批流程及方式说明订单审批流程依订单申请人及订单类型而异（详见分类流程图），审批方式分SAP系统审批和 填报《2010SAP订单申请表》审批2.1.1、经销订单审批流程及方式2.1.1.1、 一般审批按发起人不同分：门店商品部经理 SAP申请PR .门店店总？AP系统审批■订单中心；营采合一门店常规补货在 SAP 系统中制作 PR 申请，采购权限的订单填写订单申请表提报 尤其新品首单与常规补货不可混合提报，因订单类型和首单折扣不同；区域/城市采购 填申请表报批.区域/城市采购总监 •订单中心；大/中/小店采购 填申请表报批廿部类总监/中/小店采购总监 ■►订单中心；以上经销订单审批，如订单中心审批环节无法准确决断，将直接上报大中小店第一负责人 审批2.1.1.2、 特殊商品审批：大宗批发、买断、囤货、低值购买等订单：采购 ►订单中心（附加大宗批发、买断、囤货、低值购买等采购体系审批件）其他特殊商品：部分商品因供应商合作问题、库存问题、销售方式问题等作为特殊商品管 理。

此类商品在一定时间段执行特殊的审批流程，订单中心定期另行发布2.1.2、 寄售订单审批流程及方式2.121、 商品部申请人 SAP申请PR 订单中心；— 2.122、 米购申请人 oa提报申请表 订单中心（大宗批发等提供审批件）； »2.123、 国际贸易部引进的进口商品订货流程：商品部 OA提报申请表 国际贸易部 oa 订单1 ■ ■ ・中心2.1.3、 其他特殊订单审批流程及方式阶梯返利订单审批：部类总监 一•米购总监一►营米副总裁一*超市事业部总经理2.2、订货审批细则2.2.1、 常规补货审批细则2.2.1.1、 最小起订量：常规补货订单需达到最小起订量，否则会影响供应商送货； 采购所负责申请的订单为非常规补货订单，有其特殊性，不受最小起订量限制2.2.1.2、 陈列展示需求：单品展示量对库存影响较大时，门店申请人须在创建系统PR的项目文本中说明展示数量应合理，填报的展示数量和订货数量不矛盾；地堆商品申请需提供地堆编号，订单中OP-B-04-01:2010版本号：1.0,修订号：0 第-4 -页共-7 -页心与空间管理部下发的地堆落位核对无误才能予以下达；2.2.1.3、销售分析：断货分析：前期销量如受断货影响时，订单审批以有销售可比性的同年期段或去年同期的 销售作为参考；异常前期销售的筛查：常规订货所参考的期段销售有批发等大宗销售时，常规补货审批剔 除大宗销售核算可订货数量；2.2.1.4、 库存分析：门店库存以 0001 库存地为准，配送门店以 0001 和 0004 库存地库存合计为准。

门店发生 0001 库存地单品损耗，应及时处理，保证库存有效性；在途库存的审核包括在途采购订单、调拨订单、RTV返厂订单的综合审计； 经销库存共享：经销商品订货审批要参考同城门店库存，尤其是非畅销品的订货考虑 单品价值与调拨成本，充分利用同城多店优势，合理统筹安排订货和调拨，实现同城库 存共享单一门店的订货需求可从同城高库存门店调拨获得满足；当同城门店无法满足 调拨需求时，尤其是少量订货达不到起订量时，可以联合同城门店订货，到货后再调拨 分配，实现库存合理化具体可参阅《2010 经销调拨管理办法》2.2.1.5、 商品特性:达不到最小包装率的单品不予审批订货； 季节性商品订货审批考虑商品的销售周期长短，同季节商品不同年份的差异等因素，确 定订货数量； 有保质期的漆、胶、塑料制品、日化用品等订货审批遵循少量多次的原则； 东北地区胶、漆等液态商品冬季无法正常运输，入冬时需参考同期销量提前备足冬季（11 月至次年 3 月份前）库存； 体积较大、易损、单位价值较高的商品仓储成本高，订货审批遵循少量多次的原则；2.2.1.6、 订货时机：商品促销期订货可适当加大订量，重点是成本降价的经销促销商品；系统变价前的促销 经销商品补货可采取成本订单方式实现低成本采购；节假日销售旺季订货也要保质足量； 对于季节商品，即将过季不再审批订货；2.2.1.7、 供应商合作订单中心流程体系不允许退换货的经销商品，订货需谨慎。

可退换商品优先退货再考虑换货订单审批2.2.2、 采购权限订单审批细则 采购新品订单以满足基础展示和销售为原则新品进店应有折扣或赠品、样品等支持 出样后影响二次销售的经销商品，采购必须要求供应商提供免费样品所有权归公司所有 的样品申请免费样品订单，计入SAP系统管理；所有权归供应商所有的样品，新品首单中 备注说明，供应商样品到货后入非库存管理系统 经销赠品（供应商赠与公司的）：申请零成本订单如为供应商赠与顾客的赠品，门店非 库存管理； 买断、囤货、低值购买等需提供已完成的审批手续审批时需采购增加“订单下达的最后 期限”，确保订单申请的实效性 成本订单申请时申请表中明确填报成本降幅百分比，不能填写折后金额供应商寄售转经销：统一先由门店寄售库存RTV,采购再按经销首单申请，订单中心依据 单品系统销售记录审核订量3、订单监控与调整3.1、 订单监控3.1.1、 过期订单监控过期订单定义：系统订单创建后，超过计划到货日期 7 天仍未到货的订单或未完全到货的订 单订单中心每日关闭过期订单 已关闭的订单后续到货，订单不允许开启商品部按实际销售需要重新申请订单收货，并在 订单申请中备注“货已到店，已关闭订单号……”，以便于订单中心核查订单成本、数量等。

不能收货部分商品供应商自行拉回，承担晚到货责任3.1.2、 经销现货返厂订单监控订单中心依据门店申请创建现货返厂订单，每个工作日列出经销现货返厂订单明细，次日上 午提交财务结算中心审批结算中心反馈后，审批结果通知门店未通过审批的返厂订单由 订单中心删除，同时通知门店删除对应 PR3.2、 订单调整已上传 VRM 的订单不应再修改调整，避免信息传递延迟造成供应商发货与订单不一致特殊情况必须调整订单时，填报《订单调整申请表》OA向订单中心申请3.2.1、 订单删除与关闭确定供应商不送货的在途订单，可申请删除或关闭未收过货的订单申请删除，已部分收 货的订单申请关闭申请原则：订单申请人申请订单的关闭采购可以申请所负责商品的 门店订单的关闭3.2.2、 订单修改申请人特殊原因需要修改订单数量，需说明详细原因涉及买断、批发、囤货、低值购买 等还需提供相应的调整审批PR转化的PO修改数量，系统只可减量、不可加量如加量修改订单必须重新申请PR,项 目文本备注说明填报申请表提报的订单可减量或增量修改4、 VRM 订单监控订单申请人及订单中心对 VRM 上供应商订单的接收情况都负有监督责任，对供应商的 VRM 订单 咨询都负有解答、问题处理的责任。

VRM 后台监控地址：172.31.2.88/VRMMGR，用户 croot，密码 1234565、 订单管理报告5.1、 订单中心-订单周报订单中心按周总结全国门店及采购现货订单申请、审核情况，以及订单监控、调拨管理等工作 评估订单管理：表扬订单管理优秀门店；同时指出问题、提出解决办法，跟进门店订单管理的 改善 ；组织订单业务培训等，提高订单管理水平，实现订单管理目标。