
便利店采购管理体系方案.doc
9页便利店采购管理体系方案一、总述采购部公司农村便利店项目最重要的部门之一它的成功运作将直接 决定便利店项目的商品结构、价格形象和盈利状况根据营运部的投资和公司的阶段性目标,而制定了今年的经营指标, 采购部的主要任务就是完成公司的经营指标, 包括:各商品服务部 / 店的销 售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘 汰率、通道费用额等围绕着这些经营指标, 采购部需要做好服务部 / 店的商品结构规划、 商 品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品 的定价与变价、商品的促销、库存的管理总公司要做到“五个统一” ,统一品牌、统一采购、统一仓储配送、统 一结算、统一培训根据公司营运管理分层级确定采购管理工作目前在分 公司进行统一采购二、构建商品结构1、建立符合 公司农村便利店项目 发展的具有竞争力的商品结构•生产资料•生活必须品•养生保健品•差异化(特殊)商品2、按照商品大、中、小分类的概念,对商品分类中所有品牌,全部地毯式收集、依照分类概念建立商品库并用高、中、低档的方法建档3、按照市场份额进行类别排队、类别中的高、中、低分档、分档后品 牌排队根据品牌品项分档、 分档后品项排队。
根据商品定位、 品类角色、 场场面积、确定商品组合4、商品组合时要注意以下技术结构: 价格结构档次拉开; 功能、体积、 包装、花色、质地结构;应季、新品、个性,供应商在市场上主打的促销、 特价、搭赠商品;自有品牌和总代理商品5、注意引导市场,形成自有品牌,当地没有的在其它地区实践已经获 得成功的品类或商品侧重考虑引进6、构建差异化商品结构和补充型商品结构三、商品系统功能定位1、商品是各级服务部 / 店的灵魂,通过商品结构系统的合理组合和陈 列来体现公司经营的商品在提升业绩,获取最大化效益目标上发挥的功 能是不同的,分为:形象商品,销量商品,效益商品2、功能定位商品的管理参考标准:•品项占比:形象商品的品项数应不低于 5%,销量商品占 45%,效益 商品占 50%;•单品销售额参考值:形象商品单店月销售额不低于 3000 元,销量商 品不低于 1000元,效益商品不低于 300 元;•毛利控制:形象商品毛利一般不高于 3%,销量商品要比竞争对手低 3%左右,效益商品要实现较高毛利指标;•陈列量:形象商品陈列量应很大,库存天数在 3-15 天;销量商品陈 列量较大,库存天数在 3-30 天;效益商品正常陈列量,库存天数在 3-50 天;•缺货率:形象商品要保证随时有现货,销量商品缺货率低于 0.5%,效益商品缺货率低于 3%。
四、确定和修改商品结构规范1、为确保农村便利店项目的商品结构能最大限度地满足不断变化的客 户的需求,最高效率地利用场地空间以有限的商品数量追求无限的业绩增 长,采购部门确定全国商品结构,编制《商品组织结构汇编手册》 (商品名 录)2、流程(描述):讨论并确定全国商品结构(米购总部)f 讨论并确定各小组商品数量 (各地区采购部)T报回采购总部备案(各地区采购部)3、基本要求: 掌握全国各地市场的发展趋势,商品动态;了解全国各地区市场及商 品的差异性;顾客需求最大的商品分类中商品数量要相应多五、商品引进与汰换管理1 、商品的引进是采购部的日常工作,应制订新商品引进率指标,并落 实到全年、每月和每个商品类别,这样可以经常为顾客带来新鲜感,并在 新商品中创造较高的利润,新商品引进率一年应达到 20%-50%,并分解到每月、每周2、按照商品定期引进计划和标准,及时引进适合公司销售的新商品, 淘汰销售差的旧商品,形成合理的商品结构和店铺商品形象,提升销售业3、通过对竞争对手的调查引进新商品;通过对市场的考察引进新商品; 每月新商品引进率应在5-10%;新品引进时注意遵循“人无我有,人有我 优”的原则,突出特色;注意产品的生命周期。
产品周期产品表现采购策略产品投放期产品刚刚上市,需要迅速被消费者所 认知,需要厂家对市场的大力培育全面考察后谨慎决疋产品成长期产品已形成一定的知名度,并有相应 的顾客群体,销售呈增长趋势,厂家 需加大对市场的推广,扩大产品影响 力根据市场反应积极组织 进货,大量销售产品成熟期产品已拥有稳定的消费群,并形成一 定的市场规模,但市场渐趋饱和适当控制进货数量,以 免造成库存积压产品衰退期产品销售日渐下滑,消费者逐渐选择 更新产品替代迅速淘汰该商品4、对有效销售发生率一直较低的商品要予以淘汰,促进超市商品的良 性循环,商品淘汰率应遵循“一进一出”的原则,通过设定最低销售量和 最低销售额来淘汰商品;5、 对于质量不合格或多次遭顾客投诉的商品要坚决淘汰;对淘汰商品 建立档案,以防以后再次进货6、 商品淘汰时要有严格的程序:列出淘汰商品清单,交采购经理确认、 审核、批准;统计出各级服务部/店和配送中心(仓库)所有淘汰商品的库 存量及金额;确定商品淘汰日期,通知店铺清点汇总淘汰商品;淘汰商品 的供应商货款抵押;淘汰商品的退场(下货架t统一清数t打包t退场)六、商品定价与变价管理1、根据公司整体发展战略,制订合理的价格政策,在市场竞争中掌握 主动,提高店铺的低价形象,促进店铺销售业绩。
2、在为新引进商品制定售价时,应充分考虑到竞争对手售价,部门毛 利计划和品类商品价格带策略,以便制定合理的售价和商品组合,并保证 公司的利益3、商品的定价方法:•成本加成定价法:单位商品价格 =(商品进价+商品附加成本)X ( 1 + 加价系数)其中:商品附加成本指超市的固定资产折旧费、员工工资、产品仓储费 用、产品运输费用、POP促销费用等超市分摊于该商品的费用,可由财务 部提供•售价加成定价法:单位商品价格二(商品进价+商品附加成本)宁(1 -毛利率)注:另可用根据商品的统一零售价倒扣方式制订价格和根据顾客需求制 订价格(反向定价) 4、变价管理: •变价可分:正常变价、促销变价、特价商品变价、时段价格变更、清 仓变价;•变价前必须做好准确的商品盘点,确保该商品库存的准确;•变价商品必须有醒目的 POP价格标志明显,已达到吸引顾客和喧染 超市气氛的目的;•除清仓降价、 季节性降价外, 其他的降价方式应在降价结束后的第一 时间内恢复原来价格;•大多数的降价应与供应商协商,共同分担降价成本七、初期阶段采购商品明细采购什么商品,先进入村落跟村民聊、跟店铺的老板聊,多聊多看多 走动就收集了商品信息。
第一种经营模式容易取得商品信息,店铺卖什么,卖那个品牌、哪些 好卖,我们就采购什么商品 同时我们会咨询店铺的进货渠道和进货价格 当然店铺开始不一定如实告诉我们的进货渠道和进货价格,大多还是需要 我们自己去访市场,得到更多更真实的资料信息只有掌握了更多的资料 信息,我们才能跟别去谈,并恰当的选择供应商第二种经营模式商品品录确定,先调查了解当地人们的购买习惯,再 了解当地商店卖什么商品,然后结合第一种模式最后结合公司现阶段经 营商品(主要是生产资料和生活必需品) ,就得出了商品名录,以报告形式 呈交公司总部审批八、采购订货作业流程九、 供应商开发流程:1、供应商开发流程图2 、与供应商的谈判要点:•谈判要点:销售分析、利润回顾、促销活动及安排、供货情况、送 货要求、价格分析、付款方式、新货计划、市场信息、季节性销售计划、 竞争情况分析、货品种类发展潜质 (详细请见附件)•与供应商的谈判技巧: 谈判前要有充分的准备; 谈判时要精神焕发, 有朝气;尽量与有权决定的人谈判;尽量在配送中心办公室内谈判;我方 应掌握主动;必要时转移话题;尽量以肯定的语气与对方谈话;尽量成为一个倾听者;尽量站在对方的角度,为对方着想;必要时以退为进;不要 草率做出决定;3、供应商档案的建立•供应商的档案应包括以下内容:供应商登记表;供应商产品价格登 记表;供应商企业资料;供应商采购合同;供应商洽谈登记表;供应商顾 客投诉登记表;供应商顾客服务登记表;供应商销售业绩分析表;优秀供 应商综合评估加权评分表。
•供应商的档案应该及时登记、整理;供应商的档案应由专人负责整 理、保管,并录入电脑系统保存资料,一段时间整理给综管部4、供应商的替换① 经常对供应商的销售情况进行检核, 与供应商共同分析销售差的原因;② 先删除销售差的单品;③ 对总体销售差的供应商在双万协商后仍无改进的要及时删除;④ 对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除;⑤ 对销售额大,单品品种多的供应商要关注,避免其控制超市品种、价 格十、积压和滞销商品处理1、 积压商品形成原因: 店铺未按采购部单品终止要求及时办理退货或 进行折 价处理;采购部的工作失误;供应商未按要求及时取走退货;其他 原因2、 积压商品:是指在电脑系统中处于停止购进 (停止购进超过一个月) 或淘 汰状态的商品3、积压商品具体处理方法:•商品仍可销售:已无合作供应商: 店铺建议折后售价, 预估折损金额,并上报采购部, 由采购部最终确定商品销售价格及处理时间供应商仍在合作中:店铺上报积压商品库存数量,由采购员协调退货 或换货•商品无法销售:按商品报废处理作业流程进行处理商品报废造成 的损失计入店铺损耗4、滞销商品:是指在电脑系统中处于正常状态下的商品,在一定时限 内未动销的商品(百货 60天,食品 30 天)。
5、滞销商品具体处理程序: 店铺和采购部核实商品实际到货日期和是 否有恰当的陈列,并确认实际销售的天数核实无误后,应采取以下步骤: 降低进/售价,如无改善T寻求供应商支持促销,仍无改善T 协调店铺办理退货,寻求新品替换6、积压和滞销商品及时正确处理, 以降低损耗;分析商品积压的原因, 分清责任,并对责任人进行处罚十一、商品质量管理1、采购部认真执行公司的各项商品质量管理制度、标准和规定,加强 检查,对 配送中心商品质量负责 认真学习、宣传和执行国家有关商品 标准化、计量、质量方面的法律、法规和规定及地方政府的有关规定,严 格按照公司要求进行商品引进2、采购员在签订合同前,要求供应上认真、如实地填写“供应商法规自查备忘录”,并提供合法、有效的法规文件,对商品标识和标志进行审查确认对采购合同和有关商品协议进行审查确认3 、采购负责处理配送中心商品质量的日常事务, 配合公司职能部 门处理商品质量问题定期向质检部报告配送中心商品质量情况4、对配送中心商品进行检查,发现有关质量问题,立即封存、知会物 价质检部妥善处理并负责调查有关当事人的责任5、商品不合格处理参照相关制度文件,如《不合格商品的处理办法》 等。
十二、采购部门架构、程序文件1、采购部组织架构:2、采购管理系统程序文件:① 采购管理总则和运作流程;② 采购计划与预算管理;③ 采购价格管理;④ 采购交期管理 ;⑤ 采购品质管理 ;⑥ 采购作业管理控制程序 ;⑦ 供应商调查表;⑧ 样品标签及样品确认书;⑨ 廉政承诺书⑩ 月度采购计划及资金计划等管理制度组成; 注:以上十个程序文件管理制度视实际运作需要增减3、人员培训与考核采购人员应当具有相关职业素质和专业技能,符合公司规定的专业岗 位任职要求采购部与综管部定期对采购员进行教育和培训;对采购人员 的专业水平、工作实绩和职业道德状况定期进行考核采购人员经考核不 合格的,不得继续任职。












