档案数字化加工外包服务需求.docx

档案数字化加工外包效劳需求一、工程工作总量及内容2023-2023 年历史诉讼档案、2023 年文书档案，约 50万页〔按 A4 纸计〕工程主要工作包括档案整理、拆装、扫描、图像处理、 检审校对、文件存储、著录、修正、备份等流程，直至档案 复原，验收合格并通过与安徽省高院电子档案治理系统软 件联接〔软件开发商为南京通达海信息技术〕，实 现网上查阅功能二、工程进度及付款方式中标人签订合同之日起三个月内完成费用结算按实际 加工数量计算进场加工一周内，付款 30%，竣工验收合格后，付款 65%，质保期满后，付款 5%质保期为一年三、扫描加工技术要求档案扫描工作包括整理拆装、扫描与图像处理、著录检 索、文字识别、保存格式存储、文件名目与全文的挂接，并 确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全诉 讼档案的扫描加工要符合《人民法院电子诉讼档案治理暂行 方法》的相关要求加工流程标准：1. 拆卷流程：拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于扫9描的过程拆卷流程应留意以下要点：①检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象， 正、副卷标注是否正确；②拆开案卷，将案卷反面的封条留神撕干净，剪开装订线；③将案卷内页一页页分开，对特别页〔如双面有页码，需做合页，〕做出标识提示扫描人员留意；④取掉案卷中金属物；⑤注明每卷案卷〔包括正、副卷〕 的页数及其他的特别状况。

在有不清楚的状况下，拆卷人员应当准时向档案员进展询问，不得擅自对问题进展处理2. 扫描流程：扫描流程是对档案散页进展快速扫描，形 成影像文件的过程在扫描流程中应留意以下要点：①依据数据交换规章设置扫描影像的输出存放位置；②对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据 材料，需用不同的比例或是扫描方法进展扫描；③将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重 扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清楚度3. 影像处理流程： 影像处理流程是对扫描的影像文件进展修整，提高扫描文件的质量的过程在该阶段应当留意以下要点：①建立存放规章将扫描人员扫好的影像拷到本工作机；②对因扫描缘由造成的黑边等特别影像进展处理；③检查电子影像是否清楚；④对案卷中漏编的页面进展合页处理，确保扫描好的影 像页数与原案卷页数全都；4. 索引流程：索引流程是指依据案卷卷皮信息和案卷内 容，对所扫描的影像文件建立索引的过程在索引流程中应当留意以下问题：①建立存放规章将影像处理人员处理好的影像拷到本 工作机；②依据电子影像内容输入对应的‘案件信息’ 、‘当事人’、‘卷宗信息’、‘卷内名目’等相关信息③检查全案卷有无缺页、少页，如有无法看清楚的影像， 必需通知扫描人员重扫描，确保全案卷的页数和案卷名目信息完全全都；④ 如觉察原名目有少编、错编现象，就按实际页码编写案内名目，以卷内名目的页码内容和电子影像页码内容一 致为标准，并登记在册备查；⑤将索引完成的案卷保存打包上传；⑥索引必需针对同一影像包，形成两份索引文件，以便 在数据交换时进展索引比对，保证数据索引的正确性。

5. 质检流程：质检流程是指对建立索引的影像文件进展 全面统一检查，确保质量的过程质检流程中应留意的问题：①检查电子影像的页数与原始案卷是否全都；②检查索引人员录入的‘案件信息’、‘当事人’、‘卷宗 信息’、‘卷内名目’是否正确；③检查电子影像是否清楚；6. 装订流程：装订流程是将扫描加工完成质检的案卷重 装订的过程装订流程中应留意的问题：①对已完成扫描、索引、质检工序案卷进展重装订；②对重装订的案卷，必需检查案卷内的页数是否完 整，有无挨次混乱，正反颠倒等现象，并加以整理；③按原装订的孔重将案卷装订，以左边和下边对齐为 标准；④对重装订的案卷粘上封条并盖章；7. 数据格式标准：初始加工的数据加工要求：1、标准区分率：不低于 200dpi2、标准文件格式：承受未加密的 TIFF 或者 JPEG 格式， 并且永久留存供给查询应用时，可以转存为 PDF 等其它格式3、颜色：一般承受黑白二值模式进展扫描；对材料中有多色、红头、印章、插有照片图片、字迹清楚度较差、黑 白扫描模式下无法区分清楚的页面，以及年月较为长远的历史档案，应当承受彩色模式进展扫描4、质量：在原件上没有明显质量问题时，所产生的影像文件不应产生黑边、模糊、偏斜等质量问题，对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点〔如装订孔等〕要进展修补。

四、数据验收1、数据抽检（1） 以抽检的方式检查已完成数字化转换的全部数据， 包括名目数据库、图像文件及数据标准的总体质量2） 一个批次的档案，数据验收时抽检的比率不得低 于 5%2、验收指标名目数据库与图像文件挂接错误，卷内名目不完全对应，或名目数据库、图像文件之一消灭不完整、不清楚、有 错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”1） 档案装订：检查全部档案的装订复原状况，过失 率≤1‰2） 扫描图像：漏扫率≤0.2‰3） 图像质量：图像质量状况完好率 99%4） 格式封装：图像文件的命名过失率≤1‰5） 著录：以案卷〔文件〕为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰6） 条目与图像挂接：挂接正确率 100%7） 档案原始材料：100%不缺失3、验收审核（1） 选购方对中标方每一分批数据进展验收数据验收以抽检方式进展中标方提交验收的数据不管涉及验收标 准哪一条，不合格的，全部发回由中标方全面自检，选购方 的验收记录不向中标方公开，待验收通过后，选购方公开验 收记录在退回自检期间，选购方将不再向中标方供给加工 的档案2） 选购方在验收中检出的错误，选购方准时、无偿予以订正并再提交选购方验收。

3） 全部档案验收通过后，须填写“货物验收报告单”，须经选购方分管领导及其他监管人员审核、签字前方有效4） 如档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约5） 由于中标方的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由中标方担当6） 数据验收合格后，中标方须刻录 DVD 光盘一式二份提交给选购方，著录条目和全文数据向选购方数据库迁移档案扫描文件应分别供给 JPEG〔TIFF〕格式和 PDF 格式五、数据备份及挂接1、备份范围：阅历收合格的完整数据应准时进展备份2、备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多 样化，可承受、离线相结合的方式实现多套备份3、数据检验：备份数据也应进展检验备份数据检验的内容主要包括备份数据能否翻开、数据信息是否完整、文 件数量是否准确等4、备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好 标签，以便查找和治理六、保密要求（1） 中标单位必需保证档案内容与档案载体的安全， 中标单位须在合同中进展责任商定〔安全保密协议另签〕； 中标单位在工作期间必需遵守任务相关保密制度；（2） 档案数字化加工后的各种影像、资料全部权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及 各种清单等在工程完毕时都必需完整移交；（3） 工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进展泄漏、传播；不得无故查 看及争论档案内容；（4） 工作人员未经同意，不许私自携带任何可存储设 备进入或离开工作现场；（5） 成交单位在工作中必需与选购方做好档案的安全交接，并有记录；成交单位作息时间与选购方工作人员全都。

七、工程效劳及其他1、中标方需自携设备和人员上门供给加工效劳，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，区分率在≥ 300DPI 以上，相关人员的一切费用全部由中标方负担；选购方不供给 档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，选购方只 供给场地、相关水电需求和必要的档案业务指导2、选购方和中标方各指定专人负责档案的清点交接工 作，《纸质档案扫描工作流程表》伴同档案一起交接3、要求中标方在签订合同时成立工程组，指定专人负责该工程工程负责人必需为中标单位公司级负责人，并列 出具体的工程操作标准及流程、工程实施打算、施工人员及 保证措施4、工程施工人员要求品德端正、阅历丰富、人员稳定、 保密意识强，生疏档案信息化加工系统的操作应用5、要求投标方中标后，在规定时间内将有关扫描设备、 工作场地、人力配置等总体配备完毕6、投标供给商能供给准时响应的工程后期维护效劳施工完毕后三年内因招标方自身系统升级而需要进展档案扫描数据的升迁，需要协作系统开发商供给免费数据升迁服 务7、投标供给商应供给的售后效劳承诺包括：免费效劳期的期限，免费效劳期满后的效劳方式和费用，效劳响应时 间、工程完成时间、公司的技术力气、技术效劳内容、保密 措施和质量水平、免费培训工程等。

8、在综合单价外不再额外增加其他任何费用，即以扫描数量计算的综合价格，对于人工、设备、耗材、差旅费、 杂费和治理费等均应均摊至每画幅项下，包括相关的一切税 费均由中标方负担，招标方不承受报价外的任何其他费用八、技术支持和售后效劳中标方须供给从工程整体验收合格之日起，供给一年的免费质保期效劳无论在质保期内还是质保期满后，须对其实施的工程供给 24 小时不连续技术支持效劳，供给 、 、电子邮件、现场多种方式技术支持效劳，全方位响应需求能准时到达现场，并最迟在第 2 个工作日内排解错误，2 个工作日内不能解决的，必需实行临时应急等措施，以保证选购方的正常使用具体的技术指标在签订合同时协商供给商资格要求符合政府选购法其次十二条规定并具备以下条件；1、 在中华人民共和国境内注册，有力量供给本工程效劳,具有良好的财务状况和商业信誉、具有独立担当民事 责任的独立法人；2、 本次招标不承受联合体投标中标后不允许分包、转包；3、投标人具有档案数字化加工阅历，有近三年来单项 合同金额 15 万元以上规模的单位档案数字化加工的成功案例〔供给合同复印件加盖公章〕。