第二章 信息系统与企业管理.doc

第二章 信息系统与现代企业管理导入语：信息系统的引入不仅仅是简单地计算机代替人工操作，更重要的是实现先进的管理理念，其基础是现代化的管理思想、方法和手段，其应用对象也是现代化的企业管理过程，因此，信息系统的整体架构与现代化的管理密不可分要充分发挥MIS的作用，必先从整体上了解企业的管理过程，继而明确与之相配套的信息系统的总体架构而管理理论的发展，也带动了信息系统的发展，以至于在现代化的企业中，信息与信息系统管理已日益成为各项管理活动的重点，同时管理信息系统的理论基础同样也是建立在管理理论、系统理论、计算机科学与信息理论之上的，因此，信息系统和管理理论的发展是比翼双飞、相互促进的通过本章内容的学习，应达到以下目的：了解管理理论与信息系统的关系了解CIO在企业中的作用掌握企业信息系统的层次结构掌握事务处理系统的功能及组成了解知识管理系统的工作过程掌握DSS的组成和工作过程了解EIS/ESS的基本工作思路第一节 管理职能与信息系统架构 一. 管理与管理职能 管理是人类各种活动中最重要的活动之一自从人们开始形成群体去实现个人无法达到的目标以来，管理工作就成为协调个人努力必不可少的因素。

由于人类社会日益依靠集体的努力来完成各项任务，而组织起来的群体也变得日益强大，其主管人员的管理工作也就显得日益重要了那么究竟什么是管理呢？著名管理学家罗宾斯（Stephen P. Robbins）认为，“管理这一术语甚至和其他人一起并且通过其他人来有效地完成工作的过程因而通俗地理解，可以认为管理就是通过他人来完成某项任务或达到某个目标的一切活动，这些活动在总体上包括计划、组织、领导和控制等管理者的主要任务就是利用已有的和可以争取到的各种资源，包括人、财、物、技术等，以最小的投入区获得最大的产出就一个组织而言，管理就是通过对企业资源的有效地计划、组织、领导和控制来实现企业目标的全部过程 基于这个概念，管理的职能就是管理者在管理过程中所从事的各种活动或发挥的各种作用 尽管管理工作各不相同，对管理活动也有多种划分方法，但目前比较一致的看法是，这种活动是由计划、组织、领导和控制四大基本职能所构成的一个过程一）计划要进行管理，首先要制定工作计划，并在此计划指导下开展其他活动计划活动就是要设定或明确企业目标，制定实现目标的具体途径或方案计划是管理的起点，确定目标和途径是计划职能所要完成的两大任务目标是管理活动的未来终点，指出了管理的方向。

而途径则是连接当前与未来的桥梁，说明如何才能实现目标二）组织未来实现计划活动所确定的目标，实施计划活动所制定的行动方案，管理者必须分析整个工作包含哪些必要的活动，可以分解成哪些基本活动，对这些活动如何进行优化组合，如何设置工作岗位，进行组织方面的设计；入伙为各种不同的职位配备合适的人员，工作流程是怎样的，谁向谁汇报工作，如何在组织的不同层次上分配决策权限；资金、原料、信息等各种资源如何分配，等等这些活动构成了组织职能的内容三）领导有了目标和方案，规定了任务和分工，还不能保证有效地实现目标每一个组织都是由任何其他各种资源有机结合而成的，人是组织活动中唯一具有自主能动性的关键因素为了正确地最大限度发挥这种能动性的作用，管理者就必须运用各种适当的理论、方法，对组织中的成员进行鼓励和督导，努力营造一种能够使组织中的成员全心全意、士气高昂地为实现企业目标而努力奋斗的氛围这便是管理的领导职能所要完成的任务四）控制组织的环境是复杂多变的，无时无刻不会遭遇意想不到的困难或障碍，阻止要生存和发展，就必须应对各种各样的新问题和新情况为了确保目标的顺利实现，管理者必须对组织各项活动的进展情况自始至终地跟踪和检查，发现或预见到偏差后及时采取措施进行纠正，保证组织活动按计划进行。

这就是管理的控制职能二. 管理的层次上面讨论的各项管理职能，尽管在理论上相互之间存在着逻辑上的先后顺序关系，但实际的管理活动并不是严格按照计划、组织、领导和控制这样的顺序来进行的组织中的各项管理活动在实践上彼此重叠，在空间组织上相互交织在一起管理者在一个给定的时间内只从事某一特定的管理职能的情况很少，往往同时进行着若干种不同的管理活动，担任多种角色因此，对管理者而言，为了真正体现管理的职能，把握管理过程，达到理想的管理效果，首先必须明确一个基本的管理组织结构，或者称为管理的层次架构，以决定哪一项管理活动主要由谁负责，哪一层极的管理者主要面对什么管理职能组织的管理层次与其实施的管理幅度有关所谓管理幅度，是指管理者根据需要，直接而有效地对下属进行指挥和监督的力度大小，有时可以用管理的数目来界定如公司某部门的下属机构或单位的具体数量，表明该部门对下属单位的管理幅度，数量越多，管理越到位，管理幅度就越大而管理层次，则是指企业中职位等级的数目如管理者把部分工作分配给下属去做，而下属又把其中部分工作分给自己的下属去做，这就形成了分层结构 每个人的精力和时间都是有限的，管理者不可能对任何管理活动事必躬亲、万事亲为，因此，一个企业组织中的管理层次结构是不可缺少的。

通常管理层次与管理幅度之间存在这样的关系：在组织规模给定的情况下，管理层次与管理幅度成反比即每个主管所能直接控制的下属数目越多，所需的管理层次就越少管理层次过多，会造成机构效率低下，采用信息技术（建立有效的信息系统）会使管理层次数目减少，而管理幅度同时增加基本的组织结构形态有两种：扁平化组织和锥形组织A、扁平化组织扁平组织是指管理幅度较大、管理层次较少的组织结构形态其特点是层次少，层次间信息传递快，失真少，组织环境适应性强而且较大的管理幅度有利于下属的主动性发挥但同样会带来一些局限性，如上级主管不能对每个下属进行充分、有效的监督和指导中小型企业常常采用这种模式 图2-1 扁平化组织结构B、锥形组织上面的扁平化组织结构，尽管有着信息传递快，管理到位等优点，而且也是近年来人们推崇的高效率管理模式，但毕竟层次太过简化的扁平化组织适应面太窄，实际中存在较多的仍是所谓的锥形组织，也称金字塔组织 它是一种管理幅度较小、管理层次较多的尖峰结构形态，其特点是层次多，多层次间信息传递慢，失真度较高，环境适应性一般但管理幅度小，有利于主管对每个下属进行充分、有效的监督和指导。

容易出的问题刚好是扁平结构的优势，如效率较低、不利于下属主动性的发挥、易失去有利时机等很多大中型企业都采用这种结构 图2-2 锥形组织结构 任何一个具体的企业组织都有其特定的结构形式，并非只是上述那种简单的结构若对不同的组织形态加以分析并取其共性，大致有以下几种：简单式结构、职能式结构、事业部式结构和混合式结构简单式组织结构一般规模较小的企业采用，通常只有两三个纵向层次，决策权集中在企业所有人或经理手中特点是：规模小，经营业务单一，职能简单，反映快速、灵活，运营成本低，职责明确显然当业务发展变大后就不适应了目前各类创业者新开办的公司大多属于这类职能式结构主要是根据经营活动的性质划分部门注重组织内部的运行效率优势是部门内部实现规模经济，提高生产经营效率所谓规模经济，意味着同类员工在同一个地方工作，减少重复和浪费，部门主管也易于规划和管理但同时也存在容易产生各自为政的情况，一旦环境变化，就存在一个相互协调的问题这一结构模式较为适应企业规模为中小型 图2-3 组织中的职能式组织结构 事业部结构 这是根据企业的生产或服务、业务流程或地域分布等来划分职能部门的方式。

这些部门往往设计成相对独立的核算中心各部门注重相互间的协调与合作 由于决策权下放到公司的较底层，每个部门是一个独立的事业部，客户同特定的部门建立联系，各事业部可迅速对变化的市场作出反应，部门职能健全，部门内易于协调 当然，其不利之处在于不同分部门有重复设置情况，各分部门之间的协调有时也存在问题另外这种结构有可能分散了公司或企业的整体决策权，权力集中于部门内部 图2-4 组织中的事业部组织结构 混合式结构 所谓混合式结构，即结合了职能式与事业部式结构上的特点，以一些职能部门为基础，同时按产品或地区来划分部门这样方式可以克服一些上述两种情况的缺点，但是运行的成本较高，而且部门之间的矛盾仍经常会导致协调困难 图2-5 混合式组织结构 实际中，许多企业尤其是大中型企业的组织结构并非完全依照上述结构，更多的可能是综合性的，但多少体现出上述几种特征，有的企业甚至还分一级部门、二级部门、分支机构等等在管理层次上也会体现出类似情况，比如若管理延伸至基层，必定是锥形组织结构，若只是从比如专业部门而言有可能是一种扁平组织为什么我们要不厌其烦地来回顾企业和组织的管理形态？因为企业的管理信息系统正是建立在企业的管理架构之上的，明白了企业的管理架构，信息系统的建立或实施才更有效、更有针对性。

有的时候，信息系统的建立，还可能引起管理结构的变化，比如由原先层次较多的锥形结构相更加简洁的扁平化结构转变三. 信息系统的横向层次结构信息系统是为企业的管理决策服务的，而组织内对信息的需求是不同的，按照上述企业管理的横向层次结构，也可将企业的管理信息系统分为对应的四个不同层次（注意这里把中间的管理控制层进一步分为管理决策层和知识管理层）服务于组织这四个阶层的信息系统有：业务处理层系统、知识管理层系统、管理决策层系统及战略规划层系统 图2-6 信息系统横向层次（一）业务处理层系统目前企业中应用最广的就属组织的作业层面的各式各样的业务处理系统，有时也称为业务操作层系统（operational-level system）所谓业务，指企业运作中发生的业务操作和交易，如生产企业的原料采购、产成品的销售、收款、员工薪酬等这个层次的信息系统主要目的就是帮助完成上述管理工作，提高业务的处理效率和处理质量，部分或完全取代手工作业，如回答日常问题及追踪纪录组织内所有的交易状况等要回答这类问题，信息必须正确、实时并容易获取业务处理层的系统都是高度结构化的，按照事先设计的程序来处理固定的业务活动，不具备灵活性。

大多数的事务处理系统（TPS）都属于这一层面的应用系统 （二）知识管理层系统知识管理层系统（knowledge-level system）旨在支持组织内的知识及数据工作人员这个层次的系统目的是帮助企业整合新知识，并且帮助组织掌握内部知识流和书面文件的流向随着办公自动化系统的日益普及，知识管理层系统的应用也越来越广泛三）管理决策层系统 管理决策层系统（management-level system）主要指各种决策支持系统，也包括一些管理报告类的信息系统其服务对象定位在组织的中层管理者，可以回答类似组织是否正常运作的问题，其提供的定期管理报告主要是在业务系统的基础上进一步拓展，给出一些更为详细的报表和报告，能对中层管理者的决策提供帮助某些管理层系统还可用来支持非常规的决策，需要面对一些不是很明确、也并非结构化的信息需求，例如可以采用解答“假如……会怎样……”之类的问题：如果下一个月的销售量增加2倍，对生产日程安排有何影响？如果新的分厂开工延缓3个月，对投资回报率又什么影响？要回答这些问题，显然需要组织内外的大量数据，甚至一些不存于业务层系统中的数据这一类系统常称之为决策支持系统（DSS），本章后面会对此专。