华胜办公室管理.doc

北京华胜天成科技有限公司办公室管理办法一、 总则第一条 为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定木规定第二条 本规定所指行政事务管理包括印章使用管理、办公用品购买和使用管理、图书报刊订阅管理、行文签发规定、车辆及司机管理、总台管理、来宾 接待、考勤管理、值班安全管理以及其他等二、 印章使用管理第一条 印章的种类（一） 印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章二） 职章：刻有公司董事长或总经理职衔的印章三） 部门章：刻有公司部门名称的印章，其中不对外单位的部门章可加注“对 内专用”四） 职衔签字章：刻有总经理职衔及签名的印章第二条 印章的使用规定（一） 印章使用规定主要适用于便函、介绍信、合同、证件、报表、奖状、申 请等方面用印二） 对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、 税务、金融等机构出示的行文，盖总经理印章三） 以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的 核决等由总经理署名，盖总裁职衔章四） 在授权范围内以部门名义对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由总 经理署名者，盖职衔签字章。

五） 在经办业务的权责范围内各部门对公民营事业单位、民间机构、个人的 行文以及收发文件时，盖部门章六） 公司内其它各类行文按其种类和性质的不同，加盖相应的印章时，必须 根据用印件的内容经总经理或主管的副总经理等负责人批准后，方可用 早七） 用印经办人应对用印情况作备案登记八） 对已经加盖印章的作废文件、证件、介绍信等，各部门应备案注销，记 录备查九） 原则上不允许对空白介绍信、证件等加盖印章，有特殊需要者，应由总 经理批准后方可用印，并作严格登记十） 对于批准权限不当的用印批示，印章管理人员有权不予用印十一） 加盖印章位置要恰当，印迹要清晰，印章名称要与用印件的落款一致，不漏盖，不多盖第二条 印章管理（一） 印章由印章管理人保管，其他人不得随便借用二） 印章管理人应保障印章的安全，防止被其他人员盗走、盗用三） 印章盗用或遗失所造成的损失由相应的印章管理人负责四） 印章遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废五） 任何人不得私刻公司的各种印章，否则一切损失由私刻印章者承扒，公 司同时有权保留诉讼权利第四条 印章的监印（一） 总经理职章及特定业务专用章由总经理核定专人监印二） 总经理职衔签字章由办公室主管监印。

三） 总经理职衔签字章及部门章由总经理指定监印人员三、 办公用品的管理第一条 办公用品的种类（一） 一般办公用品：指每位员工工作时所用的纸、笔等低值易耗的物品二） 各种耗材：指各种设备所用的材料和公用耗材，如：各种打印纸、复印纸、 纸、一次性纸杯等三） 办公设备：指各部门员工所用的办公家具，如：桌椅、电脑等 第二条 办公用品的购买（一） 公司根据各部门提供的办公用品的计划和预算，由办公室统一负责购买办公 用品二） 对一般办公用品和各种耗材要做到办公用品齐全、量足质优、存量合理、开 支适当三） 对办公设备，办公室需要配合部门实时购买四） 对于一般特殊性需求，经部门经理和办公室（或公司指定的负责人）批准后, 可由使用人或部门购买，办公室需要登记记录五） 对于办公室负责购买的办公用品都应作购买物品数量、金额和计划使用部门 的记录第三条 办公用品的领用（一） 一般办公用品由各部门根据计划统一领用二） 各种耗材根据实际使用量由部门统一领用，但每一位员工使用过程中应本 着力行节约的原则三） 办公设备按照计划订购的原则由订购部门领用四） 对于办公用品的领用，办公室应作好领用登记，并由领用者签字 第四条 办公用品的管理由专人负责，并登记记录。

第五条 因管理不善而导致办公用品的损失由管理人员负责四、 图书、报刊订阅管理第一条 图书、报刊的种类（一） 报刊：指各种报纸和期刊（专业与非专业）二） 图书：指各种工具书和专业用书 第二条 图书、报刊的订购（一） 公司根据各部门的要求周期制定报刊订阅计划，负责办理有关订阅手续二） 公司根据各部门的业务需要制定图书购买预算，负责购买时费用额度的预 审三） 公司根据自身需要统一制定工具书的购买计划，并负责购买第二条 办公室负责图书、报刊的分类、登记、借阅和发送，并对公司报刊和工具用书进行统一保管、存档备查第四条 办公室负责催还到期的图书第五条 办公室负责办理期刊和图书的续借第六条 办公室有权对不遵守图书报刊管理办法和损害图书报刊的行为进行制止，并按照公司的有关规定进行罚款五、行文、发文和收文规定第一条 公司行文是传达公司指示、精神、请示、答复问题、指导或商洽工作的重要工具第二条 公司行文实行统一管理行文的管理要做到规范、准确、及时、安全第二条 公司行文、发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）、打印、发文、记录、归档、销毁等第四条 公司彳丁文（一） 公司彳丁文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准 打印。

内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印二） 行文稿拟就后，拟稿人应填发文稿申请表，详细写明文件标题、发送范围、 印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定II期和密级三） 需经会签的行文稿，应在交付打印前送会签部门会签四） 经领导批准签发后的文稿原件交办公室统一编号送有关人员打印；（五） 各部门打印的公文或其他资料须经木部门主管签字，交办公室登记、安排 打印所有打印材料，必须交一份给办公室留底存档，对机密文件要严守 机密，出现问题须承担相应的责任和处罚六） 打印校对后的行文稿，应在发文前送拟稿人核稿（对文稿内容、质量负责）； 校对人员应在发文稿上签名，打印人员也要签名六） 打印人员应认真做好本职工作，按时完成任务对收到的文件资料，应及时给有关部门和人员送发，或及时通知有关人员来拿取回，不得延误第五条 彳丁文管理（一） 办公室和打印人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印、 的行文中的有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截 留任何文件二） 办公室对送来打印、复印、的行文资料，应做好登记第六条 公司发文（一） 公司的发文，一定要由办公室统一编号二） 公司所有发文，办公室应有存档，并将文件原稿（经领导签宁）、审核稿件 连同正本二份送办公室存档。

有领导指示的，还应附批示件三） 对公司的发文，所有收文部门和个人都应有签名记录在办公室存档第七条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、记录、归档第八条 公司收文山办公室统一负责办公室收到公司内部和外部发来的文件后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导和部门阅示阅 示完毕后，山办公室收回归档第九条 所有文件收发放，一定要有登记、签收手续第I条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发第「一条 对于收发的文件，办公室须先登记再处理，急件或涉及商业机密的传 真应由专人单独处理发完后，要加盖发讫章，并注明发送时间和发送 人六、司机与车辆管理第一条 为加强公司车辆的保管及有效运用，以便统一管理，本公司的车辆由公司 办公室管理，并分别按车号登记在册；统一管理车辆的有关证件，负责一切 违规费的缴纳及车辆维修第二条 各部门需要使用车辆时，应事先填写“派车单” 一式二联，经公司主管核 准后交公司办公室调派无“派车单”擅自出车，责任由司机和使用者共 负第三条 各部门派车交货、洽谈公事时，应特别注意安全行驶及遵守交通规则，若 有违规罚款，由驾驶员负责。

第四条 私人用车违反交通规则，罚款由使用人负担；但因公务行驶而违反交通规 贝IJ,如属人为过失，罚款山当事人负担，如其原因可归属于公司时，罚款 由公司负担第五条 公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全 管理的规章规则，安全驾车如有违反，责任自负第六条 司机应爱惜公司车辆，保持车辆的清洁，经常检查车辆的主要机件，若发现故障无法检修的，立即报告公司办公室，由办公室将车辆送厂维修第七条 出车在外或出车归来，应将车辆停放适当的地点保管，不准私自用车司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗第八条 上班时间未被派出的司机，应随时在办公室等候出车，有事确需离开的，应告知办公室去向和所需时间；出车回来后，应到公司办公室报到第九条 司机对公司办公室的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车 对工作安排有意见的，事后可向主管部门反映第十条 司机出车执彳丁任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知公司办 公室负责人，并说明原因第I■一条 未经领导批准，司机不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾 驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车第I二条司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。

违章造成的后果山 当事人负责第I二条公司车辆肇事除法令规定外，还包含足以使本公司遭受任何轻微的损失及 请求保险理赔之事项，肇事司机除负刑事民事责任外，并承担部分经济赔偿 第I四条司机因违章或证件不全被罚款的，费用不予报销违章造成的后果山当事 人承担七、总台值班规定第一条 总台上班着装要得体第二条 总台应在公司上班前准备好考勤簿和笔，作好前台卫生，迎侯员工上班第二条 总台对待员工，接待客人，要礼貌大方，热情周到，对来访客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找员工第四条 接待来访客人，作好来客登记第五条 为来访的客人主动递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯第六条 总台在接转时要做到迅速、准确，用话简炼、清晰，回话礼貌、耐心 第七条 总台接要作好接电记录；严格遵守保密守则，不窃听，不泄漏机第八条 上班不接、打私人，不随意喧闹和闲谈，不做与工作无关的其他事情 第九条 总台下班前应收好考勤簿和有关的记录，清洁机台、会议室和会客室第「条 总台的言行应积极维护公司的形象，凡因个人因素而对公司的声誉造成影响者将自负一切后果八、来宾接待第一条 为促进公共关系、扩大宣传，同时兼顾公司机密，一切来宾的接待工作特 由公司办公室负责安排。

第二条 原则上，来宾应先以公文或预先的形式约定参观的时间与范围，因业 务需要临时决定来公司参观者，由办公室安排参观事宜第三条 对于普通来宾，由办公室协同有关部门，安排陪同人员凡参观人数能在 会客室、会议室容纳者，均在会客室、会议室接待第四条 对于贵宾来访，办公室按照公司通知的方式招待来客，并协助公司高级人 员在安排的地方陪同第五条 对于来公司学习的客人，办公室协助有关部门和人员安排接待第六条 对于来公司协助作项目的人员，在办公室已经知晓的情况下由相关人员接 待第七条 未经核准的来宾，办公室有权拒绝接待参观；对公司员工擅自带人来公司 参观，办公室有权制止并拒绝参观九、考勤管理第一条 公司员工执行上、下班考勤记录制度第二条 公司办公室负责监督公司上下班考勤记录，有权制止违反公司考勤制度和其 它规章制度的行为第三条 员工委托或代人制作考勤记录均属违纪。