NoteFirst团队科研协作系统.doc

NoteFirst 文献管理软件简明手册NoteFirst 团队科研协作系统Ver3.2 简明手册2012-04-09知先信息目 录1 NoteFirst团队科研协作和文献管理软件的功能简介 32 NoteFirst软件的下载安装及使用指引 32.1 NoteFirst客户端下载安装 32.2 注册登录 42.3 NoteFirst的Word插件 52.4 NoteFirst的IE插件 62.5 NoteFirst浮动工具 63 群组创建 74 群组属性设置 75 加入群组和群成员管理 96 资源分享 107 成员间交流 118 任务统计和智能自动评价 139 RSS订阅 1310 关键词订阅 1611 知识卡片 1712 文献(题录)管理 1913 新建题录—手动添加题录 2214 题录的快捷获取方式 2415 导入文件：把已收集的文件用NoteFirst进行管理 2516 导入题录：把其他同类软件中的题录导入到NoteFirst 2617 导出题录：把NoteFirst中保存的文献以某种格式导出至本地 2718 全文自动下载 2719 题录自动更新 2820 重复题录处理 2921 参考文献自动形成 3022 参考文献样式设置 3223 读书笔记管理 3424 标签管理 3725 成果报表 3726 模板管理 3827 个人成果收集 4128 关于我们 411 NoteFirst团队科研协作和文献管理软件的功能简介NoteFirst作为国内首款团队科研协作系统，在提供团队科研协作的同时，为团队成员提供知识获取和参考文献管理功能。

主要服务于国家重点实验室、博士生导师、研究型高校、科研院所、研发性企业等专业科研团队和机构其主要功能包括：团队科研协作文献、读书笔记、实验记录、知识卡片等各类资源在团队内一键分享一篇好的读书笔记可以大大提高同事的知识获取效率，完整的实验记录历史能避免重复性无效劳动逐步积累的资源在未来将自动构建起机构知识库，成为团队历史的记录阅读任务、实验任务的自动评估和统计通过成员分享的读书笔记、实验记录，可自动统计成员的阅读任务、实验任务的完成情况；通过成员对分享出资源的评价，可实现任务的智能评价期刊RSS订阅订阅IEEE、Nature、Cell等用户关注期刊的最新文章，也可订阅知名企业最新产品、国家基金项目的最新动态主题订阅订阅用户关注的某个主题或知名专家的最新成果，还可作为查阅个人科研成果被知名数据库（如SCI、EI、PubMed等）收录的工具知识卡片摄取用户可把网页、网页选中内容、屏幕上任何有价值内容保存为知识卡片，并可把知识卡片打包成电子书，实现知识卡片的永久保存参考文献自动形成论文写作时，一键插入参考文献，自动形成文中引文和参考文献列表，及引文序号自动调整知识管理文献、读书笔记、知识卡片、实验记录多种知识资源的便捷分类、检索、标签、分享；文献元数据的自动补充和全文文献的自动下载，个人资源的自动备份和不同计算机之间的资源自动同步。

2 NoteFirst下载安装及使用指引2.1 NoteFirst客户端下载安装登录NoteFirst的网站主页（http://www.NoteF），即可进行NoteFirst软件的免费下载和使用还可以通过其它软件下载基地下载NoteFirst软件：在下载的软件安装包里，点击安装文件setup.exe进行安装安装过程中会关闭所有的Word文件在安装之前，最好主动关闭打开的Word文件需要注意的是，如果计算机中安装了杀毒软件、防火墙等实时防护软件，在安装或登录时会进行提醒此时请选择“允许”或“解除阻止”，否则NoteFirst将无法正常运行2.2 注册登录安装完成后，计算机桌面上自动生成一个“NoteFirst 3.2”快捷方式，双击以后进入登录界面使用之前，需要先注册账号在登录界面中直接点击“注册新账号”（如下图所示），或者进入NoteFirst网站主页http://www.NoteF进行注册注册账号后，需要到注册邮箱中进行账号激活登陆后，进入NoteFirst软件客户端的主界面如下图所示2.3 NoteFirst的Word插件NoteFirst安装后，会在Word中自动生成一个Word插件，来实现参考文献的自动形成。

Microsoft Office Word 2003插件图标如下图：Microsoft Office Word 2007插件图标如下图： 2.4 NoteFirst的IE插件NoteFirst安装后，在IE浏览器的右键菜单中会增加操作：1) NoteFirst保存网页：把当前网页保存为单网页mht文件，实现网页的永久保存NoteFirst保存网页与浏览器的“收藏”不同，“收藏”仅仅保存链接地址，“NoteFirst保存网页”相当于浏览器的“另存为”与“另存为”的区别是把另存形成的文件直接作为知识卡片收藏为NoteFirst软件中，管理更方便高效2) NoteFirst保存题录：如果当前页面是某个文献的详细页面，NoteFirst可以自动抽取页面中的文献标题、作者、摘要、年卷期页码等信息，作为文献进行保存选中部分网页时，右键菜单中“NoteFirst保存网页”会变为“NoteFirst保存选中部分”，可把选中的内容保存为知识卡片2.5 NoteFirst浮动工具NoteFirst运行后会在屏幕出现一个浮动工具，其功能如下图所示：点击×可隐藏浮动工具点击主菜单“视图—显示/隐藏悬浮工具”可重新显示浮动工具。

3 群组创建用户可以创建自己的群组（团队）在NoteFirst客户端和网站都有创建群组的入口1) 客户端入口选择“团队协作”功能区，点击快捷工具栏中的“创建群组”2) NoteFirst网站入口在 登录后，在用户中心的“团队协作”点击“创建群组”图3-2创建群组分为3步：选择群类型、填写群信息、邀请群成员群组分为个人群组和团队机构群个人群组的所有权归用户个人，个人可以解散群组；团队机构群的所有权归团队或机构所有，群组管理员无法解散该群，只有机构管理员才有权利解散群组还分为普通群、高级群、超级群普及版用户只有创建普通群的权利4 群组属性设置群组属性设置，在NoteFirst中对应的操作为“群管理”群管理”是群管理员的权限，有以下三个入口：1) 作为创建群组的第2步，即填写群信息；2) NoteFirst客户端的“团队协作”群列表下的“群管理”；3) 群组页面的树形菜单的“群管理”群管理的主要内容包括群名称、简介、公告、领域、标签、群成员加入控制、公开性、群头像等群成员加入控制方式：Ø 允许任何人加入：不需要审核，只要申请加入，只要成员数没有超出人数上限，即可加入Ø 需要身份验证才能加入该群：先提出入群申请，管理员同意后方可加入。

Ø 被邀请者方能加入：只允许受邀者加入，只有收到邀请的用户，方能加入公开性：分为公开和非公开两种状态，Ø 公开：允许任何人访问群空间、关注 Ø 非公开：只有群成员能访问群空间、关注5 加入群组和群成员管理用户加入某个群组的两种方式：主动申请和被邀后加入主动申请用户通过群组搜索，找到感兴趣群组后加入群组搜索：通过NoteFirst客户端的“团队协作”群列表下的“群组搜索”，输入群组名称查找所要加入的群组，点击右侧“申请加入”，并发送申请，加入群组被邀后加入群成员可向好友发出邀请，被邀者查看“系统消息”中的邀请信息时，点击“接受”即可，或者在接受到的邮件中点击“接受邀请”群组身份验证不同，控制策略的显示也不同：Ø 身份验证为“允许任何人加入”时，群组右侧会显示“加入”Ø 身份验证为“需要身份验证才能加入该群”时，群组右侧会显示“申请加入”Ø 身份验证为“被邀请者方能加入”时，群组右侧会显示“需邀请才能加入”系统消息用来通知申请加入群组的审核结果、创建者设置或取消了某成员的管理员身份，管理员移除了某成员和接收邀请信息等邀请成员邀请成员：群组成员向同事、同行、朋友发出邀请，被邀人同意后即成为群成员。

邀请成员的入口：Ø 作为创建群组的第3步，即邀请群成员；Ø NoteFirst客户端的快捷工具栏中的“邀请成员”；Ø 群组页面导航栏中的“邀请好友”邀请成员的三种方式Ø 直接输入Email：输入被邀请人的注册邮箱搜索成员，邀请加入；Ø 好友：通过登陆，在好友中邀请成员；Ø 从NoteFirst注册用户中查找：输入被邀请人的用户名搜索成员，邀请加入群成员管理“群成员管理”是群管理员的权限管理员授权：管理员和创建者可以设置普通成员为管理员移除成员：管理员可以移除普通成员，创建者可以移除管理员和普通成员6 资源分享团队每个成员都会阅读大量文献，做很多笔记，完成很多实验，目前这些个人知识成果大多保存在成员的个人计算机中，会随着成员的毕业、转岗而流失，没有成为团队的知识财富读书笔记的分享可提高整个团队的信息获取效率，也能营造出团队文化NoteFirst可以管理的资源包括文献、笔记、知识卡片、文件、实验记录等，成员可把需要分享的资源自主、便捷地分享到某个参与的团队（群组），实现团队资源的积累与共享，提高成员的学习效率在群组中，资源按种类进行分组，共分为：文献、知识卡片、笔记、文件4大类，每一类都可以建立子文件夹。

共享文件夹只有群管理员有权限进行管理资源分享的三类通道：1) 客户端：文献管理、知识卡片管理工作区，把选中的资源分享到某个群组；选中要分享的资源，点击右键菜单中的“分享到”，之后选择群组和目标文件夹即可还可以通过点击快捷工具中的“分享到”来实现资源分享该工具栏只提供文献和知识卡片的分享；笔记和文件的分享要通过团队协作工作区下的工具栏来实现2) 客户端：团队协作工作区，向当前选中群组的选定文件夹分享自己的资源在团队协作工作区的左边树形菜单中，会显示用户参与的群组点击某个加入的群组，可以查看分享的文件、笔记、知识卡片和文件选中共享文件夹，点击右键菜单中的“分享题录”、“分享卡片”、“分享文件”；或者点击快捷工具栏中的“分享题录”、“分享卡片”、“分享文件”、“分享笔记”，选择要分享的资源，“确定”后即可把选定资源分享到当前群组的共享文件夹题录分享时，会自动分享题录对应的笔记目前的“分享笔记”是分享某个题录的全部笔记，暂不支持特定笔记的分享3) Web：团队协作中，向当前选中群组的选定文件夹分享自己的资源具体操作：选中群组后，根据选择的资源类型不同，会出现相应的快捷工具，点击对应的“分享题录”、“分享卡片”、“分享文件”、“分享笔记”图标，选。