内收文登记.doc

内收文登记内收文登记，是指将收来文件拆封后，在收文登记簿上将有关项目加以记录的行为过程文件管理部门收文后，由内收发人员对收文情况做详细记载，在收到文件的首页加盖 收文专用章 ，填写收文顺序号，以便建立文件收进和运转处理的完整记录这是保证文件处理正常进行的起点nbsp; （一）登记的作用 1．便于管理与保护文件对文件登记注册，使之有据可查，防止积压和丢失nbsp;2．便于查找和检索文件因为登记的项目中反映了文件的来源、内容和运转下落等情况，可以为以后的查找和检索文件提供方便nbsp;3．便于统计和催办工作统计包括文件数量统计、运转时间统计、处理中出现的问题统计等，这些从登记簿中都可得到依据同时登记簿也是催办工作的依据nbsp;4．便于核对与交接文件因为文件进出都有签收手续，签收是交接的凭证，可查证责任nbsp;（二）登记的范围 凡是重要的文件均应登记如上级单位的领导、指导性文件；外单位联系工作、商办业务和需要复文的文件；下级单位请示工作的文件；其他重要文件、有参考作用的文件等但一般事务性的、公开性的、无关紧要的文件可以考虑不必登记nbsp;（三）登记的形式 登记形式分为簿册式、卡片式、联单式和计算机式登记等。

几种登记形式各具特点，各单位可根据职权范围、机构层次和收文数量酌情选用nbsp;1．簿册式登记易于保管，方便文件的交接与统计，所以较普遍被采用但不便于修改，不便于分类检索，一般适用于小单位nbsp;2．卡片式登记可将登记好的卡片按文件管理的需要，按作者、内容等灵活分类排列，方便文件检索可按一件或一组文件进行登记，简化登记手续缺点是易丢失，要加强管理nbsp;3．联单式登记一般分为三联或三联以上一次复制后，不必多次登记第一联为单位文书管理人员保存；第二联随文件运转，随时记载办理、传阅的情况；第三联保存在单位档案室，作为检查归档文件是否齐全完整的依据，也可填写案卷号，作为文件与档案检索的工具优点是可以代作送签的文簿，减少单位内部文件交接的登记手续缺点是易磨损，不利于长期保存nbsp;4．计算机式登记 使用计算机对收文进行登记与存储可以一次输入，多次输出，便于利用nbsp;（四）登记的 1．大流水编号登记法即单位每年的收文只编一个序列，从年初到年末，按收到文件的先后顺序依次排列登记nbsp;2．小流水编号登记法即将单位每年的收文按来文单位性质、级别、来文内容、文件性质、收文承办部门等情况，分别立户进行分类登记。

nbsp;每类编一个序列，文件收到后，在其所属类别的序列内顺次编号登记这种编号法，每份文件的序号与不同类别位序相同的序号是相重的，必须在其序号前冠以标志不同类别的字头代号方可识别如办1-1、财2-1nbsp;3．口取纸分类登记法即把收到的文件都登记在一个登记簿上，并进行分类，每一类的首页上贴上口取纸，在口取纸上标明文类nbsp;（五）登记的要求 1．为查阅催办、整理归档奠定基础 收文登记是文件管理的起点，必须从文件管理系统的整体目标出发，为以后文件的分办、催办、传阅与日常管理创造必要的条件因此，收文登记的项目应完备适用，作为文件交接的凭据，文件催办、查阅的索引，档案检索的工具nbsp;文件登记项目包括：收文号、日期、文件来源、发文号、保密等级、文件标题、份数、分送情况、处理情况、归档情况和备注等nbsp;2．减少文件登记的层次并简化手续 文件在办理过程中，需经过许多部门多次登记几乎每经过一个部门乃至一个承办人，都要办理登记与签收手续如收发文登记、传阅登记、承办登记、催办登记、印刷与用印登记等因此，在收文登记时，应力求简要而完备，并精简登记的文件数量nbsp;3．注意文件登记的准确与保密 认真登记，注意防止错漏。

编号要准确，不要漏号、重号要将平件与密件分别进行登记，以利于分别办理，保守国家机密nbsp;第 6 页 共 6 页。